ComSiam Service
การเตรียมบทพูดเสียงต้อนรับสำหรับ Panasonic KX-TES824 เป็นขั้นตอนสำคัญก่อนบันทึกเสียง OGM (Outgoing Message) ลงในระบบ DISA เพราะข้อความเสียงต้อนรับที่ดีต้องสั้น ชัดเจน เข้าใจง่าย และช่วยให้ลูกค้ากดเลือกแผนกที่ต้องการได้ทันที
หากเสียงต้อนรับยาวเกินไป ลูกค้าอาจต้องรอฟังข้อมูลที่ไม่จำเป็น ขณะที่ข้อความสั้นเกินไปอาจทำให้ไม่ทราบว่าควรกดหมายเลขใด ส่งผลให้เกิดการกดเมนูผิดหรือสายถูกส่งไปยังปลายทางที่ไม่ต้องการ
บทความนี้ ComSiam จะแนะนำวิธีเขียนบทพูดเสียงต้อนรับ DISA สำหรับตู้สาขา Panasonic KX-TES824 พร้อมตัวอย่างข้อความที่นำไปใช้ได้จริงสำหรับสำนักงาน บริษัท ร้านค้า โรงแรม และธุรกิจบริการ
① เสียงต้อนรับ DISA หรือ OGM คืออะไร?
OGM ย่อมาจาก Outgoing Message หมายถึงข้อความเสียงที่ระบบโทรศัพท์เล่นให้ผู้โทรได้ยินเมื่อมีสายเรียกเข้า
สำหรับ Panasonic KX-TES824 ระบบ DISA สามารถใช้ OGM แนะนำให้ผู้โทรกดหมายเลขภายในหรือเลือกแผนกผ่านระบบ Automated Attendant (AA) ได้
ตัวอย่างเสียงต้อนรับ:
“สวัสดีค่ะ บริษัท ABC ยินดีต้อนรับ ติดต่อฝ่ายขาย กด 1 ฝ่ายบัญชี กด 2 ฝ่ายบริการ กด 3 หรือติดต่อพนักงาน กด 0 ขอบคุณค่ะ”
ข้อความนี้ช่วยให้ผู้โทรทราบทันทีว่าต้องกดหมายเลขใดเพื่อติดต่อแผนกที่ต้องการ
เสียง OGM ต่างจากเสียงตอบรับทั่วไปอย่างไร?
เสียงตอบรับทั่วไปอาจเป็นเพียงข้อความแจ้งข้อมูลบริษัทหรือเวลาทำการ
ส่วนเสียงต้อนรับ DISA จะทำหน้าที่แนะนำวิธีกดหมายเลข เพื่อให้ระบบเชื่อมต่อสายไปยังปลายทางที่กำหนดไว้ด้วย
ดังนั้น การเขียนบทพูด DISA ต้องตรวจสอบให้หมายเลขเมนูในข้อความตรงกับการตั้งค่าจริงเสมอ
② เสียงต้อนรับ DISA ควรยาวกี่วินาที?
สำหรับสำนักงานทั่วไป แนะนำให้ตั้งเป้าหมายข้อความเสียงต้อนรับประมาณ 15–30 วินาที
ช่วงเวลาดังกล่าวเป็นคำแนะนำด้านประสบการณ์ผู้โทร ไม่ใช่ข้อกำหนดตายตัวของ Panasonic
| ระยะเวลา | การใช้งานที่เหมาะสม |
|---|---|
| 5–10 วินาที | แจ้งชื่อบริษัทหรือข้อความสั้นมาก |
| 10–15 วินาที | บริษัทที่มีเมนูเพียง 1–2 ตัวเลือก |
| 15–30 วินาที | สำนักงานที่มีเมนูประมาณ 3–4 ตัวเลือก |
| 30–45 วินาที | ธุรกิจที่จำเป็นต้องประกาศข้อมูลเพิ่มเติม |
| มากกว่า 45 วินาที | ควรพิจารณาตัดข้อความหรือแยกเมนู |
ทำไมไม่ควรใช้เสียงต้อนรับยาวเกินไป?
เพราะผู้โทรมักต้องการติดต่อพนักงานหรือแผนกให้เร็วที่สุด ไม่ได้ต้องการฟังโฆษณาหรือข้อมูลบริษัททั้งหมด
เสียงต้อนรับที่ดีควรให้ข้อมูลเพียงพอสำหรับการเลือกปลายทาง โดยไม่สร้างขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
③ โครงสร้างบทพูดเสียงต้อนรับที่ดีควรมีอะไรบ้าง?
แนะนำให้แบ่งข้อความเสียงออกเป็น 4 ส่วนหลัก
1. คำทักทาย
เริ่มด้วยข้อความสุภาพ เช่น
“สวัสดีค่ะ”
หรือ
“สวัสดีครับ”
2. ชื่อบริษัท
กล่าวชื่อบริษัทให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้โทรมั่นใจว่าโทรมาถูกหมายเลข
ตัวอย่าง:
“บริษัท ABC ยินดีต้อนรับ”
3. คำแนะนำเมนูกดเลือก
เป็นส่วนสำคัญที่สุดของข้อความเสียง
ตัวอย่าง:
“ติดต่อฝ่ายขาย กด 1 ฝ่ายบัญชี กด 2 ฝ่ายบริการ กด 3”
4. ตัวเลือกติดต่อพนักงาน
หากระบบกำหนดเมนูโอเปอเรเตอร์ไว้ สามารถเพิ่มข้อความ เช่น
“ติดต่อพนักงาน กด 0”
ต้องตรวจสอบก่อนว่าเลข 0 ถูกกำหนดปลายทางไว้จริง ไม่ควรประกาศตัวเลือกที่ระบบยังไม่ได้ตั้งค่า
④ ตัวอย่างบทพูดเสียงต้อนรับ DISA สำหรับสำนักงานทั่วไป
ตัวอย่างนี้เหมาะกับสำนักงานที่มีฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี และฝ่ายบริการ
ตัวอย่าง OGM สำหรับสำนักงาน
สวัสดีค่ะ บริษัท ABC ยินดีต้อนรับ
ติดต่อฝ่ายขาย กด 1
ติดต่อฝ่ายบัญชี กด 2
ติดต่อฝ่ายบริการ กด 3
หรือติดต่อพนักงาน กด 0
ขอบคุณค่ะ
จุดเด่นของบทพูดนี้
- บอกชื่อบริษัทตั้งแต่ต้น
- มีตัวเลือกแผนกชัดเจน
- ใช้ข้อความสั้นและเข้าใจง่าย
- ไม่มีการประชาสัมพันธ์ที่ไม่จำเป็น
- เหมาะกับเมนู Single Digit AA
ข้อสำคัญ: ปลายทางของเลข 1, 2, 3 และ 0 เป็นเพียงตัวอย่าง ต้องกำหนดให้ตรงกับหมายเลขที่ตั้งค่าในระบบ DISA จริง
⑤ ตัวอย่างเสียงต้อนรับสำหรับบริษัทขนาดเล็ก
บริษัทขนาดเล็กอาจมีเพียงฝ่ายขายและฝ่ายบริการ
ตัวอย่างบทพูด
สวัสดีค่ะ บริษัท ABC ยินดีให้บริการ
ติดต่อฝ่ายขาย กด 1
ติดต่อฝ่ายบริการ กด 2
ขอบคุณค่ะ
ข้อความนี้เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการลดจำนวนตัวเลือกและทำให้ลูกค้าติดต่อได้รวดเร็ว
หากสำนักงานไม่มีพนักงานโอเปอเรเตอร์ ก็ไม่จำเป็นต้องเพิ่มเมนูติดต่อพนักงาน แต่ควรวางแผนกรณีลูกค้าไม่กดหมายเลขด้วย
⑥ ตัวอย่างเสียงต้อนรับสำหรับธุรกิจบริการไอที
บริษัทที่ให้บริการติดตั้งระบบเครือข่าย CCTV ระบบโทรศัพท์ และงานซ่อมบำรุง สามารถแบ่งเมนูตามความต้องการของลูกค้าได้
ตัวอย่างบทพูด
สวัสดีครับ บริษัท ABC ยินดีต้อนรับ
สอบถามสินค้าและบริการ กด 1
แจ้งซ่อมและบริการหลังการขาย กด 2
ติดต่อฝ่ายบัญชี กด 3
ขอบคุณครับ
ควรแบ่งเมนูอย่างไร?
ควรพิจารณาจากลักษณะสายเรียกเข้าจริง เช่น
- ลูกค้าใหม่ต้องการสอบถามราคา
- ลูกค้าเดิมต้องการแจ้งซ่อม
- ลูกค้าต้องการติดต่อเรื่องเอกสารหรือการชำระเงิน
การออกแบบตามความต้องการของผู้โทรมักมีประโยชน์มากกว่าการแบ่งตามโครงสร้างองค์กรที่ลูกค้าไม่คุ้นเคย
⑦ ตัวอย่างเสียงต้อนรับสำหรับโรงแรม
โรงแรมหรือที่พักขนาดเล็กอาจแบ่งหมายเลขตามการติดต่อหลัก
ตัวอย่างบทพูด
สวัสดีค่ะ โรงแรม ABC ยินดีต้อนรับ
ติดต่อสำรองห้องพัก กด 1
ติดต่อแผนกต้อนรับ กด 2
ติดต่อฝ่ายบัญชี กด 3
ขอบคุณค่ะ
ข้อควรระวัง
หากโรงแรมต้องการให้ลูกค้าติดต่อพนักงานได้ตลอดเวลา ควรมีแผนรองรับช่วงกลางคืนหรือกรณีไม่มีผู้รับสาย
ไม่ควรปล่อยให้ผู้โทรต้องฟังเสียงต้อนรับซ้ำโดยไม่ทราบว่าจะติดต่อเจ้าหน้าที่อย่างไร
⑧ ตัวอย่างเสียงต้อนรับสำหรับร้านค้าและธุรกิจขายสินค้า
เหมาะกับร้านค้าที่มีลูกค้าติดต่อเรื่องการสั่งซื้อและบริการหลังการขาย
ตัวอย่างบทพูด
สวัสดีค่ะ ร้าน ABC ยินดีให้บริการ
สอบถามสินค้าและสั่งซื้อ กด 1
ตรวจสอบคำสั่งซื้อ กด 2
แจ้งปัญหาสินค้า กด 3
ขอบคุณค่ะ
ข้อความนี้เหมาะสำหรับร้านค้าที่มีหลายแผนกหรือมีพนักงานรับผิดชอบงานแตกต่างกัน
⑨ ตัวอย่างเสียงต้อนรับช่วงกลางคืน
เสียงต้อนรับช่วงกลางคืนควรแจ้งให้ผู้โทรทราบว่าบริษัทปิดทำการ และควรติดต่อได้เมื่อใด
ตัวอย่าง OGM ช่วงกลางคืน
สวัสดีค่ะ บริษัท ABC
ขณะนี้อยู่นอกเวลาทำการ
บริษัทเปิดให้บริการวันจันทร์ถึงวันศุกร์
เวลา 8 นาฬิกา 30 นาที ถึง 17 นาฬิกา 30 นาที
กรุณาติดต่ออีกครั้งในเวลาทำการ
ขอบคุณค่ะ
จำเป็นต้องมีเมนูกดเลือกหรือไม่?
ไม่จำเป็นเสมอไป
หากไม่มีพนักงานรับสายหลังเลิกงาน สามารถใช้เสียงแจ้งเวลาทำการอย่างเดียวได้ แต่ต้องกำหนดการจัดการสายหลังเล่นข้อความให้เหมาะสม
หากต้องการรับแจ้งเหตุฉุกเฉิน ควรออกแบบปลายทางสำหรับเจ้าหน้าที่เวรอย่างชัดเจน
⑩ ตัวอย่างเสียงต้อนรับช่วงพักกลางวัน
ตัวอย่างบทพูด
สวัสดีค่ะ บริษัท ABC
ขณะนี้อยู่ระหว่างพักกลางวัน
บริษัทจะเปิดให้บริการอีกครั้งเวลา 13 นาฬิกา
กรุณาติดต่ออีกครั้งในเวลาทำการ
ขอบคุณค่ะ
สำหรับ Panasonic KX-TES824 สามารถกำหนดรูปแบบการรับสายตาม Day, Night และ Lunch Mode ได้ โดยใช้การตั้งค่าสายนอกที่เกี่ยวข้อง
การเปลี่ยนข้อความเสียงตามช่วงเวลาต้องตรวจสอบทั้งโหมดเวลาและหมายเลข OGM ที่กำหนดไว้
⑪ วิธีเลือกคำพูดให้ผู้โทรเข้าใจง่าย
การใช้คำในบทพูดส่งผลโดยตรงต่อความเข้าใจของลูกค้า
| ไม่แนะนำ | แนะนำ |
|---|---|
| หากท่านประสงค์จะติดต่อแผนกการจำหน่ายสินค้า | ติดต่อฝ่ายขาย |
| สำหรับการประสานงานด้านเอกสารทางการเงิน | ติดต่อฝ่ายบัญชี |
| หากต้องการความช่วยเหลือด้านเทคนิค | ติดต่อฝ่ายบริการ |
| กรุณาดำเนินการกดหมายเลขหนึ่ง | กด 1 |
| ขอขอบพระคุณท่านเป็นอย่างสูงที่ได้กรุณาติดต่อ | ขอบคุณค่ะ |
หลักการสำคัญ
ใช้คำที่ผู้โทรเข้าใจทันที และหลีกเลี่ยงศัพท์เทคนิคที่ไม่จำเป็น
โดยเฉพาะชื่อแผนก ควรเลือกคำที่ลูกค้าคุ้นเคยมากกว่าชื่อหน่วยงานภายในบริษัท
⑫ ควรมีเมนูกดเลือกกี่หมายเลข?
สำหรับสำนักงานทั่วไป แนะนำให้เริ่มต้นประมาณ 3–4 ตัวเลือก หากเพียงพอต่อการใช้งาน
ตัวอย่าง:
- กด 1 ฝ่ายขาย
- กด 2 ฝ่ายบัญชี
- กด 3 ฝ่ายบริการ
- กด 0 ติดต่อพนักงาน
หากมีตัวเลือกจำนวนมาก ผู้โทรอาจจำหมายเลขที่ต้องการไม่ได้
Panasonic KX-TES824 รองรับ Single Digit Automated Attendant และระบบเมนูได้สูงสุด 3 ระดับตามการตั้งค่าที่รองรับ แต่ไม่จำเป็นต้องนำทุกความสามารถมาใช้
เมนูที่ดีไม่ใช่เมนูที่มีตัวเลือกมากที่สุด แต่เป็นเมนูที่ช่วยให้ผู้โทรถึงปลายทางได้ง่ายที่สุด
⑬ วิธีเตรียมบทพูดสำหรับ DISA แบบหลายระดับ
เมื่อบริษัทมีหลายแผนก สามารถวางแผนเมนูหลายระดับได้ตามข้อจำกัดของ KX-TES824
ตัวอย่างเมนูระดับแรก
สวัสดีค่ะ บริษัท ABC
ติดต่อฝ่ายขาย กด 1
ติดต่อฝ่ายบริการ กด 2
ตัวอย่างเมนูย่อยฝ่ายขาย
ฝ่ายขายยินดีให้บริการ
สอบถามสินค้า กด 1
สอบถามใบเสนอราคา กด 2
ตัวอย่างเมนูย่อยฝ่ายบริการ
ฝ่ายบริการยินดีให้บริการ
แจ้งซ่อม กด 1
สอบถามงานติดตั้ง กด 2
หมายเลขที่กดในแต่ละระดับต้องสัมพันธ์กับการกำหนดปลายทาง AA ของระบบ ไม่ใช่การกดหมายเลขแล้วระบบจะสร้างเมนูให้เองโดยอัตโนมัติ
ก่อนบันทึกเสียง ควรออกแบบผังเมนูให้เรียบร้อยและตรวจสอบว่าการตั้งค่ารองรับโครงสร้างที่ต้องการ
⑭ วิธีเตรียมเสียงพูดก่อนอัด OGM
คุณภาพเสียงต้อนรับขึ้นอยู่กับทั้งบทพูดและวิธีบันทึกเสียง
1. เลือกสถานที่เงียบ
หลีกเลี่ยงบริเวณที่มีเสียงพัดลม เครื่องปรับอากาศดังมาก หรือเสียงสนทนารบกวน
2. ใช้น้ำเสียงธรรมชาติ
พูดด้วยความเร็วปานกลาง สุภาพ และไม่เร่งรีบ
3. เว้นจังหวะระหว่างเมนู
ควรหยุดเล็กน้อยเมื่อจบแต่ละตัวเลือก เพื่อให้ผู้โทรแยกหมายเลขได้ชัดเจน
ตัวอย่าง:
“ฝ่ายขาย กด 1 … ฝ่ายบัญชี กด 2 … ฝ่ายบริการ กด 3”
4. ออกเสียงตัวเลขชัดเจน
ต้องทำให้ผู้โทรแยกความแตกต่างระหว่างหมายเลขแต่ละตัวได้ง่าย
5. ทดลองอ่านก่อนบันทึก
ควรอ่านบทพูดอย่างน้อย 2–3 รอบ และจับเวลาจริงเพื่อให้แน่ใจว่าไม่ยาวเกินเป้าหมาย
⑮ ข้อจำกัดของข้อความเสียง OGM บน Panasonic KX-TES824
ก่อนเตรียมบทพูด ควรทราบข้อจำกัดของระบบ
ระยะเวลาบันทึกเสียง
KX-TES824 มีเวลาบันทึกข้อความเสียง DISA/UCD รวมประมาณ 3 นาทีในระบบพื้นฐาน
หากติดตั้งการ์ดขยายข้อความเสียง DISA/UCD ที่รองรับ สามารถเพิ่มเวลารวมเป็นประมาณ 6 นาที
จำนวนข้อความเสียง
ระบบรองรับข้อความ DISA/UCD OGM สูงสุด 8 ข้อความ และข้อความเพิ่มเติมสำหรับระบบ AA หลายระดับตามข้อกำหนดของอุปกรณ์
จำนวนช่องเล่นเสียง
หากติดตั้งการ์ดขยายที่รองรับ ระบบสามารถเล่นเสียงต้อนรับพร้อมกันได้สูงสุด 2 ช่อง
การเขียนบทพูดให้กระชับช่วยลดการใช้ความจุเสียงและลดระยะเวลาที่ช่อง DISA ถูกใช้งาน
⑯ วิธีตรวจสอบบทพูดก่อนนำไปอัดเสียง
หลังเขียนข้อความเสียงต้อนรับแล้ว ควรตรวจสอบตามรายการต่อไปนี้
- กล่าวชื่อบริษัทถูกต้อง
- ใช้คำทักทายสุภาพ
- บทพูดสั้นและเข้าใจง่าย
- หมายเลขเมนูตรงกับการตั้งค่า DISA
- ไม่มีแผนกที่ไม่ได้ใช้งานจริง
- ไม่มีข้อความโฆษณาที่ยาวเกินจำเป็น
- ระบุช่วงเวลาทำการถูกต้อง หากมี
- มีวิธีติดต่อพนักงานตามที่ระบบรองรับ
- ทดสอบอ่านและจับเวลาแล้ว
- ไม่มีคำที่อ่านออกเสียงยาก
- ตรวจสอบแผนการจัดการกรณีผู้โทรไม่กดเลข
- เตรียมบทพูดฉบับสุดท้ายเรียบร้อย
ควรให้ผู้รับผิดชอบแต่ละแผนกตรวจสอบเมนูของตนก่อนบันทึกเสียงจริง เพื่อลดการแก้ไขภายหลัง
⑰ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการเขียนเสียงต้อนรับ
เสียงต้อนรับยาวเกินไป
ควรตัดข้อความประชาสัมพันธ์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการเลือกเมนูออก
ใช้ศัพท์ที่ลูกค้าไม่เข้าใจ
ควรใช้ชื่อแผนกที่สั้นและคุ้นเคย
ประกาศหมายเลขเมนูไม่ตรงกับระบบ
ควรตรวจสอบค่าปลายทาง AA ก่อนบันทึกเสียงทุกครั้ง
ไม่มีตัวเลือกเมื่อผู้โทรไม่ทราบว่าจะกดอะไร
ควรวางแผนรองรับกรณีไม่กดเลข เช่น การส่งสายไปยังโอเปอเรเตอร์ หากระบบได้รับการตั้งค่าให้รองรับ
เปลี่ยนแผนกแล้วไม่ได้เปลี่ยน OGM
ควรตรวจสอบบทพูดใหม่เมื่อมีการปรับโครงสร้างองค์กรหรือเปลี่ยนเบอร์ภายใน
⑱ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบทพูดเสียงต้อนรับ DISA
เสียงต้อนรับ DISA ควรยาวกี่วินาที?
สำนักงานทั่วไปควรเริ่มออกแบบประมาณ 15–30 วินาที แล้วปรับตามจำนวนเมนูและความจำเป็นของข้อมูล
จำเป็นต้องพูดชื่อบริษัทหรือไม่?
แนะนำให้พูด เพื่อยืนยันว่าผู้โทรติดต่อถูกหมายเลข และเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจ
สามารถใช้เสียงผู้ชายได้หรือไม่?
ได้ ระบบไม่จำกัดเพศของผู้บันทึกเสียง ควรเลือกผู้ที่พูดชัดเจนและมีน้ำเสียงเหมาะกับองค์กร
ควรมีคำว่า “กรุณารอสักครู่” หรือไม่?
ใช้ได้หากหลังข้อความเสียงระบบจะดำเนินการให้ผู้โทรรอหรือโอนสายจริง แต่ไม่ควรประกาศให้รอหากระบบจะตัดสายหรือจำเป็นต้องกดหมายเลขก่อน
สามารถใช้เสียงต้อนรับหลายภาษาได้หรือไม่?
สามารถบันทึกข้อความหลายภาษาได้ภายในข้อจำกัดความจุเสียง และอาจใช้เมนูเลือกภาษาตามโครงสร้าง AA ที่ตั้งค่าไว้
สามารถเปลี่ยนเสียงต้อนรับภายหลังได้หรือไม่?
ได้ ผู้ดูแลที่มีสิทธิ์สามารถบันทึกและจัดการ OGM ใหม่ตามขั้นตอนของระบบ
⑲ สรุปวิธีเตรียมบทพูดเสียงต้อนรับให้กระชับ Panasonic KX-TES824
การเตรียมบทพูดเสียงต้อนรับ DISA ที่ดีควรเริ่มจากการกำหนดวัตถุประสงค์ของสายเข้า เลือกแผนกที่ลูกค้าติดต่อบ่อย และเขียนข้อความให้สั้นที่สุดโดยยังคงข้อมูลสำคัญครบถ้วน
สำหรับสำนักงานทั่วไป เสียงต้อนรับควรมีคำทักทาย ชื่อบริษัท เมนูเลือกแผนก และตัวเลือกติดต่อพนักงานตามที่ตั้งค่าไว้จริง
ควรหลีกเลี่ยงข้อความประชาสัมพันธ์ยาว ๆ และทดสอบอ่านก่อนนำไปบันทึกลงระบบ
ComSiam แนะนำให้เตรียมสคริปต์ OGM เป็นเอกสารฉบับมาตรฐานของบริษัท พร้อมระบุหมายเลขเมนู ปลายทาง และช่วงเวลาที่ใช้งาน เพื่อให้การแก้ไขเสียงต้อนรับในอนาคตทำได้สะดวกและลดความผิดพลาด
เมื่อเตรียมบทพูดเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการบันทึกเสียง OGM จากเครื่องโทรศัพท์ที่ได้รับสิทธิ์ และทดสอบเสียงผ่านระบบ DISA ก่อนเปิดใช้งานจริง
ComSiam Professional Team
