ComSiam Service
การอัดเสียง OGM บนตู้สาขาโทรศัพท์ Panasonic KX-TES824 เป็นขั้นตอนสำคัญในการเปิดใช้งานระบบ DISA สำหรับตอบรับสายโทรศัพท์อัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นเสียงต้อนรับบริษัท เมนูกดเลือกฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบริการ หรือข้อความแจ้งเวลาทำการ
อย่างไรก็ตาม การบันทึกเสียง OGM ไม่สามารถทำจากเครื่องโทรศัพท์ภายในทุกเครื่องได้ เพราะระบบกำหนดสิทธิ์ให้เครื่องที่เป็น Operator หรือ Manager สามารถจัดการข้อความเสียงต้อนรับ DISA/UCD ได้
บทความนี้ ComSiam จะอธิบายวิธีตรวจสอบสิทธิ์เครื่องโทรศัพท์ วิธีเข้าโหมดบันทึก OGM ขั้นตอนอัดเสียงจากหูโทรศัพท์ การฟังเสียงที่บันทึกไว้ และวิธีแก้ปัญหาเมื่อไม่สามารถอัดเสียงต้อนรับได้
① OGM Panasonic KX-TES824 คืออะไร?
OGM ย่อมาจาก Outgoing Message หมายถึงข้อความเสียงที่ระบบตู้สาขาเล่นให้ผู้โทรได้ยินเมื่อมีสายเรียกเข้าผ่านระบบตอบรับอัตโนมัติ
สำหรับ Panasonic KX-TES824 ข้อความเสียง OGM สามารถนำมาใช้กับระบบต่าง ๆ ได้แก่
- DISA (Direct Inward System Access)
- UCD (Uniform Call Distribution)
- Automated Attendant หรือ AA
- เมนูเสียงต้อนรับหลายระดับตามความสามารถของระบบ
ตัวอย่างเสียง OGM:
“สวัสดีค่ะ บริษัท ABC ยินดีต้อนรับ ติดต่อฝ่ายขาย กด 1 ฝ่ายบัญชี กด 2 ฝ่ายบริการ กด 3 ขอบคุณค่ะ”
เมื่อมีสายเข้าผ่านสายนอก CO Line ที่กำหนดให้ใช้ DISA ระบบจะเล่นข้อความเสียงที่เลือกไว้ และดำเนินการตามการตั้งค่าเมนู
② เครื่องโทรศัพท์แบบไหนสามารถอัด OGM ได้?
เครื่องที่ใช้บันทึก DISA/UCD OGM ต้องเป็นเครื่องภายในที่ถูกกำหนดสิทธิ์เป็น Operator หรือ Manager ของระบบ
เครื่องที่เหมาะสำหรับบันทึกเสียง
ตัวอย่างเช่น โทรศัพท์ Panasonic KX-T7730 ที่เชื่อมต่อกับตู้สาขา และได้รับการกำหนดสิทธิ์อย่างถูกต้อง
ข้อสำคัญคือ รุ่นโทรศัพท์เพียงอย่างเดียวไม่ได้ยืนยันสิทธิ์ในการบันทึกเสียง
แม้จะใช้ KX-T7730 เหมือนกัน แต่หากเครื่องนั้นไม่ได้รับสิทธิ์ Operator หรือ Manager ก็อาจไม่สามารถใช้งานฟังก์ชันนี้ได้
วิธีตรวจสอบก่อนเริ่ม
① ตรวจสอบว่าเครื่องโทรศัพท์เชื่อมต่อกับตู้สาขาและใช้งานได้
② ตรวจสอบหมายเลขภายในของเครื่อง
③ ตรวจสอบว่าเครื่องถูกกำหนดเป็น Operator หรือ Manager หรือไม่
④ ตรวจสอบว่าปุ่ม PROGRAM ทำงานปกติ
⑤ เตรียมข้อความเสียงที่ต้องการบันทึก
หากไม่ทราบสิทธิ์ของเครื่อง ควรตรวจสอบการตั้งค่าระบบก่อน ไม่ควรเปลี่ยนหมายเลข Operator หรือ Manager โดยไม่มีข้อมูลเดิม
③ เตรียมอุปกรณ์ก่อนอัดเสียง OGM
การบันทึกเสียงต้อนรับต้องเตรียมอุปกรณ์และสภาพแวดล้อมให้เหมาะสม
อุปกรณ์ที่ต้องใช้
- ตู้สาขา Panasonic KX-TES824
- เครื่องโทรศัพท์ Panasonic ที่รองรับขั้นตอน Programming
- เครื่องภายในที่ได้รับสิทธิ์ Operator หรือ Manager
- หูโทรศัพท์ที่ใช้งานปกติ
- บทพูดเสียงต้อนรับที่เตรียมไว้
- สถานที่เงียบสำหรับบันทึกเสียง
ทำไมควรใช้หูโทรศัพท์แทนไมโครโฟน Hands-free?
คู่มือ Panasonic แนะนำให้ใช้หูโทรศัพท์ในการบันทึก OGM เพื่อลดเสียงรบกวนจากสิ่งแวดล้อม
การใช้ไมโครโฟน Hands-free อาจรับเสียงพัดลม เครื่องปรับอากาศ หรือเสียงสนทนารอบข้างมากเกินไป
④ วิธีเข้าโหมดบันทึก OGM Panasonic KX-TES824
การบันทึกเสียง DISA/UCD OGM ใช้ฟังก์ชัน Programming ของเครื่องที่มีสิทธิ์
ขั้นตอนเข้าโหมด
① ตรวจสอบว่าเครื่องอยู่ในสถานะพร้อมใช้งาน
② กดปุ่ม PROGRAM เพื่อเข้าสู่โหมด Programming
③ ยกหูโทรศัพท์ก่อนเข้าสู่คำสั่งบันทึกเสียง
④ กดหมายเลข 9 เพื่อเข้าสู่ฟังก์ชันจัดการ OGM
⑤ เลือกคำสั่งบันทึก ฟัง หรือลบข้อความเสียงตามต้องการ
คำสั่งหลักสำหรับจัดการ OGM
| คำสั่ง | หน้าที่ |
|---|---|
| 9 | เข้าฟังก์ชัน OGM ในโหมด Programming |
| 0 | ลบ OGM |
| 1 | บันทึก OGM |
| 2 | ฟัง OGM |
| 3 | บันทึก OGM สำหรับ AA หลายระดับ |
| 4 | ฟัง OGM สำหรับ AA หลายระดับ |
ต้องแยกให้ชัดว่าคำสั่งเหล่านี้ใช้กับการจัดการ DISA/UCD OGM ไม่ใช่คำสั่งโปรแกรมระบบ 3 หลักอย่างโปรแกรม 414 หรือ 500
⑤ วิธีอัดเสียง OGM1 แบบละเอียด
ตัวอย่างนี้ต้องการบันทึกข้อความต้อนรับหมายเลข OGM1
ขั้นตอนบันทึก
① ใช้เครื่อง Operator หรือ Manager ที่รองรับ
② กด PROGRAM
③ ยกหูโทรศัพท์
④ กด 9
⑤ กด 1 เพื่อเลือกบันทึก OGM
⑥ กด 1 อีกครั้งเพื่อเลือก OGM หมายเลข 1
⑦ พูดข้อความเสียงต้อนรับผ่านหูโทรศัพท์เมื่อระบบเข้าสู่ช่วงบันทึก
⑧ กด STORE เพื่อจัดเก็บเสียงที่บันทึก
⑨ ตรวจสอบการตอบสนองของระบบ
⑩ ออกจากโหมด Programming เมื่อเสร็จสิ้น
ตัวอย่างลำดับคำสั่ง
PROGRAM → ยกหู → 9 → 1 → 1 → พูดข้อความ → STORE
โดยเลข 1 ตัวแรกหลังเลข 9 หมายถึงคำสั่งบันทึก และเลข 1 ตัวถัดไปหมายถึงหมายเลข OGM1
หากต้องการบันทึก OGM2 ให้เปลี่ยนหมายเลขข้อความเป็น 2
หลังบันทึกแล้วควรฟังตรวจสอบทุกครั้ง ก่อนกำหนดให้ข้อความดังกล่าวทำงานกับสายนอกจริง
⑥ ตัวอย่างบทพูดสำหรับอัดเสียง OGM1
แนะนำให้ใช้ข้อความสั้น กระชับ และระบุหมายเลขกดเลือกแผนกชัดเจน
ตัวอย่างเสียงต้อนรับสำนักงาน
สวัสดีค่ะ บริษัท ABC ยินดีต้อนรับ
ติดต่อฝ่ายขาย กด 1
ติดต่อฝ่ายบัญชี กด 2
ติดต่อฝ่ายบริการ กด 3
หรือติดต่อพนักงาน กด 0
ขอบคุณค่ะ
คำแนะนำก่อนบันทึก
- อ่านบทพูดล่วงหน้าอย่างน้อย 2 รอบ
- ออกเสียงชื่อบริษัทให้ชัดเจน
- เว้นจังหวะระหว่างแต่ละเมนู
- อย่าพูดเร็วเกินไป
- ตรวจสอบว่าเลขกดตรงกับระบบ AA
- หลีกเลี่ยงเสียงรบกวน
สำหรับสำนักงานทั่วไป อาจตั้งเป้าหมายข้อความเสียงประมาณ 15–30 วินาที แล้วปรับตามจำนวนเมนูจริง
⑦ วิธีอัด OGM2 สำหรับเสียงต้อนรับกลางคืน
หากต้องการแยกเสียงต้อนรับกลางวันและกลางคืน สามารถเตรียม OGM หลายหมายเลขได้
ตัวอย่างการออกแบบ:
| OGM | การใช้งาน |
|---|---|
| OGM1 | เสียงต้อนรับเวลาทำการ |
| OGM2 | เสียงแจ้งนอกเวลาทำการ |
| OGM3 | เสียงแจ้งพักกลางวัน |
ขั้นตอนบันทึก OGM2
① กด PROGRAM จากเครื่องที่มีสิทธิ์
② ยกหูโทรศัพท์
③ กด 9
④ กด 1 เพื่อเลือกบันทึก
⑤ กด 2 เพื่อเลือก OGM2
⑥ พูดข้อความที่เตรียมไว้
⑦ กด STORE เพื่อบันทึก
ตัวอย่างข้อความ OGM2
สวัสดีค่ะ บริษัท ABC
ขณะนี้อยู่นอกเวลาทำการ
บริษัทเปิดให้บริการวันจันทร์ถึงวันศุกร์
เวลา 8 นาฬิกา 30 นาที ถึง 17 นาฬิกา 30 นาที
กรุณาติดต่ออีกครั้งในเวลาทำการ
ขอบคุณค่ะ
การอัด OGM2 ไม่ได้ทำให้ระบบเปลี่ยนไปใช้ข้อความกลางคืนโดยอัตโนมัติ ต้องกำหนดหมายเลข OGM และโหมดรับสายให้ถูกต้องด้วย
⑧ วิธีฟังเสียง OGM หลังบันทึก
หลังอัดข้อความเสียงแล้ว ควรฟังทดสอบก่อนนำไปใช้งานจริง
ขั้นตอนฟัง OGM1
① กด PROGRAM
② ยกหูโทรศัพท์
③ กด 9
④ กด 2 เพื่อเลือกฟัง OGM
⑤ กด 1 เพื่อเลือก OGM1
⑥ ฟังข้อความเสียงที่ระบบเล่น
⑦ ตรวจสอบความชัดเจนของเสียง
ลำดับคำสั่ง
PROGRAM → ยกหู → 9 → 2 → 1
หากต้องการฟัง OGM2 ให้เปลี่ยนหมายเลขข้อความเป็น 2
สิ่งที่ต้องตรวจสอบขณะฟัง
- เสียงดังเหมาะสม
- ไม่มีเสียงรบกวนมากเกินไป
- คำพูดครบทุกประโยค
- หมายเลขเมนูฟังชัดเจน
- ไม่มีข้อความถูกตัดก่อนจบ
- ไม่มีช่วงเงียบนานเกินจำเป็น
หากพบปัญหาให้เตรียมบันทึกเสียงใหม่และตรวจสอบอีกครั้ง
⑨ Panasonic KX-TES824 บันทึก OGM ได้กี่ข้อความ?
ตามความสามารถของระบบ KX-TES824 สามารถจัดการข้อความเสียง DISA/UCD OGM ได้สูงสุด 8 ข้อความ
สำหรับระบบ 3-level Automated Attendant มีส่วนข้อความเพิ่มเติมอีกสูงสุด 24 ข้อความ รวมความสามารถในการบันทึกสูงสุด 32 ข้อความตามข้อกำหนดของระบบ
ความจุการบันทึก
| รายการ | ความสามารถ |
|---|---|
| DISA/UCD OGM | สูงสุด 8 ข้อความ |
| OGM สำหรับ 3-level AA | สูงสุด 24 ข้อความ |
| รวม | สูงสุด 32 ข้อความ |
| เวลาบันทึกพื้นฐาน | รวม 3 นาที |
| เมื่อติดตั้งการ์ดขยาย OGM | รวม 6 นาที |
เวลาบันทึกดังกล่าวเป็นความจุรวมของข้อความที่บันทึก ไม่ใช่ 3 นาทีต่อ OGM หนึ่งข้อความ
หากความจุรวมเต็ม ระบบอาจหยุดการบันทึกโดยอัตโนมัติ
⑩ อัดเสียง OGM แล้วทำไมผู้โทรยังไม่ได้ยิน?
การบันทึก OGM เป็นเพียงขั้นตอนเตรียมข้อความเสียง ยังต้องกำหนดให้พอร์ตสายนอกใช้ DISA และเลือก OGM ที่ต้องการด้วย
โปรแกรมที่ต้องตรวจสอบ
| โปรแกรม | หน้าที่ |
|---|---|
| 414 | เลือกรูปแบบรับสายช่วงกลางวัน |
| 415 | เลือกรูปแบบรับสายช่วงกลางคืน |
| 416 | เลือกรูปแบบรับสายช่วงพักกลางวัน |
| 500 | กำหนดโหมดการกดหมายเลข DISA |
| 501 | กำหนดปลายทางเมนู AA |
| 504 | กำหนดเวลาหน่วงการตอบรับ DISA |
ตัวอย่างการใช้งานจริง
บริษัทต้องการให้ CO1 เล่น OGM1 ในเวลากลางวัน
ต้องตรวจสอบว่า
① OGM1 ถูกบันทึกแล้ว
② CO1 ถูกกำหนดให้รับสายด้วย DISA
③ เลือก OGM1 ให้ CO1
④ ระบบอยู่ในโหมดเวลาที่กำหนด
⑤ ทดสอบโทรเข้าจากภายนอก
การตั้งค่าครบทุกส่วนจึงจะทำให้เสียงต้อนรับทำงานได้ตามต้องการ
⑪ ความแตกต่างระหว่าง DISA OGM และ BV OGM
ผู้ดูแลระบบควรแยกข้อความเสียงสองประเภทนี้ให้ถูกต้อง
DISA/UCD OGM
ใช้สำหรับเสียงต้อนรับ เมนูกดเลือก และระบบกระจายสายโทรศัพท์
การจัดการจากเครื่อง Operator หรือ Manager ใช้ฟังก์ชัน OGM ในโหมด Programming
Built-in Voice Message (BV) OGM
เป็นข้อความเสียงสำหรับระบบฝากข้อความ ซึ่งต้องมีอุปกรณ์และการตั้งค่าที่รองรับ
ระบบ BV ใช้ชุดคำสั่งต่างจาก DISA/UCD OGM เช่น คำสั่ง 722 สำหรับ Common BV OGM
ดังนั้น หากต้องการบันทึกเสียงต้อนรับให้ลูกค้ากดเลือกแผนก ไม่ควรใช้คำสั่ง BV แทนคำสั่ง DISA/UCD OGM
⑫ ปัญหาอัด OGM ไม่ได้ แก้ไขอย่างไร?
ปัญหาที่ 1: กด PROGRAM แล้วไม่สามารถบันทึกได้
ควรตรวจสอบว่าเครื่องโทรศัพท์รองรับโหมด Programming และได้รับสิทธิ์ Operator หรือ Manager หรือไม่
ปัญหาที่ 2: กดหมายเลข 9 แล้วระบบไม่ตอบสนอง
ตรวจสอบลำดับขั้นตอนว่ากด PROGRAM และยกหูก่อนเข้าสู่คำสั่งหมายเลข 9 ถูกต้องหรือไม่
ปัญหาที่ 3: บันทึกเสียงได้ แต่เสียงไม่ชัด
อาจเกิดจากเสียงรบกวนในสถานที่บันทึก หรือการพูดห่างไมโครโฟนมากเกินไป
ควรใช้หูโทรศัพท์และบันทึกในสถานที่เงียบ
ปัญหาที่ 4: เสียงถูกตัดก่อนพูดจบ
ตรวจสอบเวลาบันทึกรวมของระบบว่าความจุเต็มหรือไม่
หากจำเป็น ให้ลดความยาวข้อความหรือจัดการข้อความที่ไม่ใช้งาน โดยต้องตรวจสอบก่อนลบเสมอ
ปัญหาที่ 5: อัด OGM ใหม่แล้วเสียงเก่ายังเล่นอยู่
ควรตรวจสอบว่าเลือกหมายเลข OGM ตรงกับข้อความที่ต้องการเปลี่ยนหรือไม่
รวมถึงตรวจสอบว่าพอร์ต CO ใช้ OGM หมายเลขใดในโหมดเวลาปัจจุบัน
⑬ ข้อควรระวังเมื่อบันทึก OGM บนระบบที่ใช้งานจริง
1. อย่าบันทึกทับ OGM โดยไม่ตรวจสอบ
OGM เดิมอาจถูกใช้กับสายนอกหลายพอร์ต หรือหลายโหมดเวลา
2. จัดเก็บบทพูดเดิมไว้
ควรเก็บข้อความเดิมเป็นเอกสารหรือไฟล์เสียงอ้างอิง หากจำเป็นต้องกลับไปใช้ข้อความก่อนหน้า
3. หลีกเลี่ยงการแก้ไขช่วงที่มีสายโทรเข้าเป็นจำนวนมาก
ควรเลือกช่วงเวลาที่กระทบต่อผู้ใช้งานน้อยที่สุด
4. ตรวจสอบความจุการบันทึก
เมื่อบันทึก OGM หลายข้อความ ต้องคำนึงถึงเวลารวมที่ระบบรองรับ
5. ทดสอบจากสายนอกจริง
เสียงที่ฟังจากเครื่องภายในอาจแตกต่างจากเสียงที่ลูกค้าได้ยินผ่านเครือข่ายโทรศัพท์
⑭ Checklist หลังบันทึก OGM
- ใช้เครื่อง Operator หรือ Manager
- เข้าฟังก์ชันบันทึก OGM ถูกต้อง
- เลือกหมายเลข OGM ตรงตามแผน
- บันทึกข้อความเสียงเรียบร้อย
- กด STORE เพื่อจัดเก็บ
- ฟังข้อความเสียงทดสอบแล้ว
- เสียงชัดเจนและครบทุกประโยค
- หมายเลขเมนูตรงกับการตั้งค่า AA
- เลือก OGM ให้ CO Line ถูกต้อง
- ตรวจสอบโหมด Day/Night/Lunch
- โทรทดสอบจากภายนอกแล้ว
- ทดสอบการกดเมนูแล้ว
- บันทึกข้อมูลการเปลี่ยนแปลงเรียบร้อย
⑮ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการอัด OGM
ใช้เครื่อง Panasonic KX-T7730 อัดเสียง OGM ได้หรือไม่?
ได้ หากเครื่องเชื่อมต่อกับระบบอย่างถูกต้อง และหมายเลขภายในนั้นได้รับสิทธิ์ Operator หรือ Manager
เครื่องภายในทั่วไปสามารถอัด OGM ได้ไหม?
ไม่ใช่ทุกเครื่อง การบันทึก DISA/UCD OGM จำกัดตามสิทธิ์ Operator หรือ Manager
อัด OGM ต้องใช้โปรแกรม 414 หรือไม่?
ไม่ใช่ โปรแกรม 414 ใช้กำหนดรูปแบบการรับสายนอกช่วงกลางวัน ส่วนการบันทึก OGM ใช้ฟังก์ชัน OGM ในโหมด Programming
OGM1 กับ OGM2 ต่างกันอย่างไร?
เป็นหมายเลขข้อความเสียงคนละรายการ ผู้ดูแลสามารถกำหนดให้ใช้ตามวัตถุประสงค์ เช่น เวลาทำการและนอกเวลาทำการ
สามารถอัดเสียงใหม่แทนข้อความเดิมได้หรือไม่?
ได้ แต่ควรตรวจสอบหมายเลข OGM และผลกระทบต่อพอร์ตที่ใช้งานข้อความเดิมก่อน
อัดเสียงแล้วจำเป็นต้องรีสตาร์ตตู้สาขาหรือไม่?
โดยทั่วไปไม่จำเป็นต้องรีสตาร์ตเพียงเพื่อใช้งานข้อความเสียงที่บันทึกและตั้งค่าไว้อย่างถูกต้อง ควรทดสอบการทำงานก่อนพิจารณาดำเนินการอื่น
ถ้าใช้สายนอกจาก ONT สามารถใช้เสียง OGM ได้หรือไม่?
ได้ หากพอร์ต TEL ของ ONT ส่งสัญญาณโทรศัพท์แอนะล็อกที่เข้ากันได้กับพอร์ต CO และระบบโทรศัพท์ทำงานตามปกติ
⑯ สรุปวิธีอัด OGM จากเครื่องที่มีสิทธิ์ Panasonic KX-TES824
การอัดเสียง OGM สำหรับระบบ DISA บน Panasonic KX-TES824 ต้องใช้เครื่องโทรศัพท์ที่ได้รับสิทธิ์ Operator หรือ Manager โดยเข้าสู่โหมด Programming และใช้ฟังก์ชันหมายเลข 9 เพื่อบันทึกข้อความเสียงที่ต้องการ
หัวใจสำคัญคือการเลือกหมายเลข OGM ให้ถูกต้อง บันทึกเสียงผ่านหูโทรศัพท์ กดจัดเก็บ และฟังตรวจสอบก่อนนำไปใช้งานจริง
หลังจากบันทึกเสียงแล้ว ต้องตรวจสอบการกำหนด CO Line และหมายเลข OGM ในโปรแกรมรับสายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ลูกค้าที่โทรเข้ามาได้ยินข้อความเสียงตามที่ออกแบบไว้
สำหรับระบบที่ใช้งานในสำนักงานจริง ควรบันทึกค่าการตั้งค่าเดิม ตรวจสอบผลกระทบต่อสายนอก และทดสอบการรับสายก่อนเปิดใช้งานอย่างเป็นทางการ
ComSiam Professional Team
