วิธีตั้งกลุ่มรับสาย UCD บน KX-TES824 ให้กระจายสายไปยังพนักงาน

UCD หรือ Uniform Call Distribution เป็นฟังก์ชันกระจายสายเรียกเข้าจากสายนอกไปยังเครื่องภายในที่ว่างในกลุ่มเดียวกัน เหมาะกับฝ่ายขาย ฝ่ายบริการลูกค้า หรือแผนกรับจองที่มีพนักงานหลายคนรับสายร่วมกัน

การตั้งค่าหลักคือกำหนดสมาชิกในกลุ่มภายใน แล้วระบุกลุ่มนั้นเป็น UCD และกำหนด CO Line ให้ส่งสายเข้ากลุ่ม ทีมงาน comsiam แนะนำให้เตรียมรายชื่อเครื่องที่จะเป็นสมาชิกและปลายทางสำรองก่อนเริ่มโปรแกรม

① UCD ทำงานอย่างไร

เมื่อมีสายโทรเข้า UCD group ระบบจะพยายามส่งสายไปยังสมาชิกที่ว่างในกลุ่ม หากสมาชิกไม่ว่างหรือไม่มีผู้รับสายภายในเวลาที่กำหนด ระบบจะใช้การจัดการสายต่อไปตามค่าที่ตั้งไว้ เช่น เล่นข้อความรอ ส่งต่อไปยังปลายทางสำรอง หรือยกเลิกสาย

UCD ใช้กลุ่มภายในที่กำหนดในโปรแกรม [520] ไม่ใช่เพียงตั้งให้โทรศัพท์หลายเครื่องดังพร้อมกันเหมือนการกำหนด Flexible Ringing

② รวมเครื่องภายในเป็น Extension Group

ใช้โปรแกรม [600] Extension Group เพื่อกำหนดเครื่องภายในให้เป็นสมาชิกกลุ่มเดียวกัน เช่น

กลุ่ม	สมาชิกตัวอย่าง	แผนก
Group 1	เครื่อง 101, 102, 103	ฝ่ายขาย
Group 2	เครื่อง 104, 105	ฝ่ายบริการ

เลือกช่องเครื่องภายในและกำหนดหมายเลขกลุ่มตามแผนที่เตรียมไว้ จากนั้นกด STORE เพื่อบันทึก ตรวจให้แน่ใจว่าเครื่องที่ต้องการรวมเป็นสมาชิกอยู่ในกลุ่มเดียวกัน

③ กำหนดกลุ่มให้เป็น UCD

เข้าโปรแกรม [520] UCD Group แล้วเลือกหมายเลข Extension Group ที่ต้องการใช้เป็นกลุ่ม UCD เช่น Group 1 สำหรับฝ่ายขาย

จากนั้นกำหนด CO Line ให้เรียกเข้า UCD ในช่วงเวลาที่ต้องการ

• [414] ตั้ง CO Line Mode ช่วงกลางวัน
• [415] ตั้ง CO Line Mode ช่วงกลางคืน
• [416] ตั้ง CO Line Mode ช่วงพักกลางวัน

เลือก CO Line ที่ต้องการ แล้วตั้งโหมดเป็น UCD พร้อมเลือกกลุ่มหรือปลายทางตามหน้าจอโปรแกรมของระบบ เมื่อเลือก UCD แล้ว ต้องกำหนดกลุ่มใน [520] ให้เรียบร้อยด้วย

④ ตั้งเวลารอและวิธีจัดการเมื่อไม่มีคนรับ

โปรแกรมต่อไปนี้ใช้กำหนดพฤติกรรมของสายเมื่อสมาชิกไม่ว่างหรือไม่รับ

• [521] UCD Busy Waiting Time: ระยะเวลาที่ระบบรอสายเมื่อสมาชิกในกลุ่มไม่ว่าง
• [522] UCD OGM Message Interval Time: ช่วงห่างระหว่างข้อความรอที่เล่นซ้ำ
• [523] UCD Busy Mode: กำหนดการจัดการเมื่อกลุ่มไม่ว่าง เช่น ส่งต่อหรือใช้ข้อความตามตัวเลือกที่ระบบรองรับ
• [524] UCD Intercept Mode: กำหนดการจัดการเมื่อสมาชิกว่างแต่ไม่มีผู้รับสาย
• [525] UCD Ring Time before Intercept: เวลาที่เรียกสมาชิกกลุ่มก่อนส่งต่อ
• [526] UCD Ring Time after Intercept: เวลาที่เรียกปลายทางหลังส่งต่อ

เลือกค่าตามเวลาที่ต้องการให้ลูกค้ารอสาย และกำหนดปลายทางสำรองให้มีผู้รับสายจริง

⑤ ตั้งข้อความรอสำหรับสาย UCD

หากต้องการให้ผู้โทรได้ยินข้อความระหว่างรอ ให้เตรียมข้อความ UCD OGM และกำหนดช่วงเวลาการเล่นซ้ำใน [522] ส่วนโปรแกรม [527] UCD Waiting Message อาจมีเฉพาะบางรุ่นหรือบางเวอร์ชัน ควรตรวจตัวเลือกที่ตู้รองรับก่อนใช้งาน

ตัวอย่างข้อความรอ:

ขณะนี้เจ้าหน้าที่กำลังให้บริการลูกค้าท่านอื่น กรุณารอสักครู่ เจ้าหน้าที่จะรับสายของท่านตามลำดับ

หากติดตั้งข้อความเสียงหรือการ์ดเสียงเสริม ให้ตรวจว่าอัดข้อความไว้แล้วและเลือกหมายเลข OGM ให้ตรงกับการตั้งค่า

⑥ ทดสอบการกระจายสายก่อนเปิดใช้งาน

โทรเข้าจากภายนอกและทดสอบตามกรณีต่อไปนี้

1. โทรเข้าขณะที่สมาชิกทุกคนว่าง เพื่อตรวจว่าระบบส่งสายไปยังกลุ่ม
2. ทำให้สมาชิกหนึ่งเครื่องไม่ว่าง แล้วตรวจว่าสายไปยังสมาชิกอื่นในกลุ่มได้
3. ทดสอบกรณีทุกเครื่องไม่ว่าง เพื่อยืนยัน UCD Busy Mode
4. ปล่อยให้เครื่องดังโดยไม่มีคนรับ เพื่อตรวจ UCD Intercept Mode และปลายทางสำรอง
5. ตรวจเสียงรอและช่วงห่างของข้อความ หากเปิดใช้งาน
6. ทดสอบแยก Day, Night และ Lunch หากตั้ง CO Line Mode ต่างกัน

หากสมาชิกไม่รับสาย UCD ให้ตรวจ [600] ว่าเครื่องอยู่ในกลุ่มที่ถูกต้องหรือไม่ ตรวจ [520] ว่ากำหนดกลุ่มเดียวกัน และตรวจ [414]–[416] ว่าสายนอกส่งเข้า UCD ในโหมดที่กำลังทดสอบหรือไม่ ทีมงาน comsiam แนะนำให้ทดสอบกับทุกสายนอกที่ใช้งานจริง

สรุป

การตั้งกลุ่ม UCD บน KX-TES824 เริ่มจากรวมเครื่องภายในด้วย [600] กำหนดกลุ่มนั้นเป็น UCD ใน [520] และตั้ง CO Line ให้เข้า UCD ใน [414]–[416] จากนั้นกำหนดเวลารอ ข้อความ และปลายทางสำรองผ่าน [521]–[527] ตามฟังก์ชันที่ตู้รองรับ แล้วทดสอบทั้งกรณีสายว่าง สายไม่ว่าง และไม่มีผู้รับ

ComSiam Professional Team