วิธีกดประชุมสาย 3 สาย Panasonic KX-TES824

การประชุมสาย 3 สาย Panasonic KX-TES824 หรือ 3-party Conference เป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้ใช้โทรศัพท์สามารถสนทนากับบุคคลอีกสองฝ่ายพร้อมกันได้ในการโทรครั้งเดียว โดยทุกฝ่ายสามารถได้ยินเสียงและพูดคุยร่วมกัน ไม่จำเป็นต้องวางสายแล้วโทรหากันใหม่หรือผลัดกันรับสาย

ตัวอย่างเช่น พนักงานต้อนรับหมายเลขภายใน 101 กำลังคุยกับลูกค้าภายนอกผ่าน CO1 และต้องการให้ฝ่ายขายหมายเลข 103 เข้ามาร่วมสนทนา สามารถใช้ปุ่ม CONF บนโทรศัพท์ระบบ Panasonic เพื่อเพิ่มเครื่อง 103 เข้าสู่การประชุมสาย 3 ฝ่ายได้

สำหรับโทรศัพท์ระบบ Panasonic หรือ Proprietary Telephone (PT) ใช้ปุ่ม CONF ในการเริ่มติดต่อบุคคลที่สามและรวมทุกฝ่ายเข้าประชุม ส่วนโทรศัพท์แอนะล็อก Single Line Telephone (SLT) ใช้ Recall/Hookflash และรหัสประชุมสาย 3 หรือ #3 ตาม Numbering Plan ของตู้สาขา

Panasonic KX-TES824 รองรับการประชุมสายระหว่างหมายเลขภายในสามเครื่อง หรือการประชุมที่มีทั้งหมายเลขภายในและสายนอก โดยต้องคำนึงถึงจำนวน CO Line ที่ว่าง สิทธิ์การโทรออก การตั้งค่า Conference Pattern และข้อจำกัดในการออกจากการประชุมสาย

บทความนี้จาก ComSiam จะอธิบายวิธีกดประชุมสาย 3 สาย Panasonic KX-TES824 อย่างละเอียด ตั้งแต่ขั้นตอนบน PT และ SLT วิธีใช้ CONF, Recall/Hookflash, การเพิ่มบุคคลที่สามจากเบอร์ภายในหรือสายนอก การจัดการ Consultation Hold, การออกจาก Conference, ความแตกต่างจาก Call Splitting และวิธีแก้ปัญหาประชุมสายไม่ได้

① Conference 3 สาย บน Panasonic KX-TES824 คืออะไร

3-party Conference เป็นการรวมผู้สนทนาสามฝ่ายไว้ในสายเดียวกัน โดยผู้ใช้งานหนึ่งเครื่องเป็นผู้เริ่มการประชุมสายจากการสนทนาระหว่างสองฝ่ายที่มีอยู่ก่อนแล้ว

ตัวอย่าง

สำนักงานมีหมายเลขภายในดังนี้

หมายเลข	ผู้ใช้งาน
101	พนักงานต้อนรับ
102	ฝ่ายบัญชี
103	ฝ่ายขาย
104	ฝ่ายบริการ

เครื่อง 101 กำลังสนทนากับลูกค้าผ่าน CO1 และต้องการให้เครื่อง 103 เข้าร่วม

หลังใช้ Conference สำเร็จ ผู้สนทนาจะประกอบด้วย

พนักงานเครื่อง 101
ลูกค้าภายนอก CO1
ฝ่ายขายเครื่อง 103

ทั้งสามฝ่ายสามารถพูดคุยพร้อมกันได้

Conference มีประโยชน์อย่างไร

ลดขั้นตอนการโอนสายไปมา
ให้พนักงานหลายฝ่ายช่วยตอบลูกค้า
ลดการสื่อสารข้อมูลผิดพลาด
เหมาะกับการปรึกษาปัญหาเฉพาะทาง
ใช้ในการประชุมระยะสั้น
รองรับการเชื่อมต่อหมายเลขภายในและสายนอก
ไม่ต้องใช้เครื่องโทรศัพท์ประชุมแยกต่างหากสำหรับฟังก์ชันพื้นฐาน

② ต้องมีอะไรบ้างก่อนประชุมสาย 3 ฝ่าย

ก่อนเริ่ม Conference ควรตรวจสอบเงื่อนไขต่อไปนี้

โทรศัพท์ต้องรองรับวิธีควบคุมสาย

PT ใช้ปุ่ม CONF หรือปุ่มที่กำหนดให้เป็น Conference

SLT ใช้ Recall/Hookflash และรหัสตาม Numbering Plan

ต้องมีผู้สนทนาอยู่ก่อนหนึ่งฝ่าย

ขั้นตอน 3-party Conference ตามคู่มือเริ่มจากการสนทนาระหว่างสองฝ่าย แล้วเพิ่มบุคคลที่สามเข้ามา

ต้องติดต่อบุคคลที่สามได้

หากเป็นเบอร์ภายใน ต้องใช้หมายเลขภายในที่ถูกต้อง

หากเป็นหมายเลขภายนอก ต้องมี CO Line ว่างและสิทธิ์โทรออก

ต้องมีทรัพยากร Conference ที่พร้อมใช้งาน

ความสามารถในการจัดประชุมหลายชุดพร้อมกันขึ้นอยู่กับ Conference Pattern และข้อจำกัดของระบบ

③ วิธีประชุมสาย 3 ฝ่ายด้วยปุ่ม CONF บน PT

ตาม Panasonic KX-TES824 User Manual ส่วน 1.4.5 โทรศัพท์ระบบ PT สามารถเพิ่มบุคคลที่สามเข้าร่วมระหว่างสนทนาได้ด้วยปุ่ม CONF

ขั้นตอนที่ 1 สนทนากับฝ่ายแรก

สมมติเครื่อง 101 กำลังคุยกับลูกค้าผ่าน CO1

ขั้นตอนที่ 2 กด CONF

กดปุ่ม

CONF

เพื่อเริ่มกระบวนการเพิ่มบุคคลที่สาม

สายเดิมจะถูกพักไว้ชั่วคราว

ขั้นตอนที่ 3 กดหมายเลขบุคคลที่สาม

หากต้องการเพิ่มเครื่อง 103 ให้กด

103

ขั้นตอนที่ 4 รอให้ปลายทางรับสาย

เมื่อเครื่อง 103 รับสาย ให้แจ้งว่าต้องการเชิญเข้าประชุมกับลูกค้า

ขั้นตอนที่ 5 กด CONF อีกครั้ง

หลังจากพูดคุยกับบุคคลที่สามแล้ว ให้กด

CONF

เพื่อรวมผู้สนทนาเข้าด้วยกัน

ขั้นตอนที่ 6 สนทนาพร้อมกันทั้งสามฝ่าย

ระบบจะเริ่ม 3-party Conference ตามเงื่อนไขที่รองรับ

ลำดับ: สนทนากับฝ่ายแรก → CONF → เบอร์ฝ่ายที่สาม → รอรับ → CONF → สนทนา 3 ฝ่าย

④ ตัวอย่างประชุมระหว่างลูกค้า CO1 กับฝ่ายขาย 103

สถานการณ์

พนักงานเครื่อง 101 กำลังรับสายลูกค้าทาง CO1

ลูกค้าต้องการถามรายละเอียดสินค้ากับฝ่ายขาย แต่พนักงานต้อนรับต้องการอยู่ร่วมฟังข้อมูลด้วย

ขั้นตอน

เครื่อง 101 สนทนากับลูกค้า
แจ้งลูกค้าว่าจะเชิญฝ่ายขายเข้าร่วม
กด CONF
กด 103
รอฝ่ายขายรับสาย
แจ้งฝ่ายขายว่าต้องการประชุมร่วมกับลูกค้า
กด CONF อีกครั้ง
ทั้งสามฝ่ายสนทนาพร้อมกัน

ต้องกด TRANSFER หรือไม่

ไม่ต้องสำหรับวิธี 3-party Conference ด้วยปุ่ม CONF ตามคู่มือ

TRANSFER เป็นปุ่มสำหรับการโอนสาย ไม่ใช่ปุ่มหลักของขั้นตอนนี้

ลูกค้าจะได้ยินตอนเราพูดกับฝ่ายขายก่อนรวมสายหรือไม่

ระหว่างติดต่อฝ่ายที่สาม สายลูกค้าเดิมถูกพักไว้ใน Consultation Hold

เมื่อกด CONF เพื่อรวมสายแล้ว ทุกฝ่ายจึงเข้าร่วมการสนทนา

⑤ วิธีประชุมสายระหว่างเบอร์ภายใน 3 เครื่อง

Panasonic KX-TES824 รองรับการประชุมสายระหว่างหมายเลขภายในสามเครื่อง

ตัวอย่าง

เครื่อง 101
เครื่อง 102
เครื่อง 103

ขั้นตอน

เครื่อง 101 โทรหาเครื่อง 102
เครื่อง 102 รับสาย
เครื่อง 101 กด CONF
กดหมายเลข 103
รอเครื่อง 103 รับ
แจ้งว่าจะเข้าร่วมประชุม
กด CONF อีกครั้ง
เครื่อง 101, 102 และ 103 สนทนาพร้อมกัน

ต้องใช้ CO Line หรือไม่

ไม่ต้อง

เพราะผู้สนทนาทั้งสามฝ่ายเป็นหมายเลขภายในของตู้สาขา

เหมาะกับงานอะไร

เหมาะกับการปรึกษางานระหว่างแผนก การแก้ปัญหาภายใน หรือการประชุมระยะสั้นโดยไม่ต้องเดินไปพบกัน

⑥ วิธีเพิ่มโทรศัพท์มือถือเป็นฝ่ายที่สาม

สามารถเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์ภายนอกเข้าร่วม Conference ได้ตามเงื่อนไขการใช้สายนอกของตู้สาขา

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 กำลังสนทนากับเครื่องภายใน 102

ต้องการเพิ่มมือถือผู้จัดการเข้าร่วม

ขั้นตอน

เครื่อง 101 คุยกับ 102
กด CONF
เลือก CO Line ที่ว่าง
กดหมายเลขมือถือผู้จัดการ
รอผู้จัดการรับ
แจ้งรายละเอียด
กด CONF อีกครั้ง
สนทนาทั้งสามฝ่าย

ทำไมต้องเลือก CO Line ก่อน

เพราะการโทรออกไปมือถือเป็นการโทรออกภายนอก ต้องใช้สายนอกที่พร้อมใช้งาน

ต้องมีสิทธิ์โทรออกหรือไม่

ต้องมีสิทธิ์ใช้ CO Line และโทรออกไปยังหมายเลขปลายทางตามการกำหนดของระบบ

⑦ หากกำลังคุยกับลูกค้าผ่าน CO1 จะเพิ่มมือถืออีกเบอร์ได้ไหม

ทำได้เมื่อมีสายนอกอีกเส้นที่ว่าง และระบบมีสิทธิ์และทรัพยากรรองรับ

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 เป็นผู้จัดประชุม
CO1 เป็นสายลูกค้าภายนอก
CO2 ใช้โทรออกไปมือถือผู้จัดการ

ขั้นตอน

เครื่อง 101 กำลังคุยกับลูกค้าบน CO1
กด CONF
เลือก CO2 ที่ว่าง
กดหมายเลขมือถือผู้จัดการ
รอผู้จัดการรับ
แจ้งว่าลูกค้ากำลังรอ
กด CONF เพื่อรวมสาย

ผลลัพธ์

เครื่อง 101, ลูกค้าบน CO1 และผู้จัดการบน CO2 เข้าร่วมการสนทนาพร้อมกัน

ค่าโทรศัพท์

การโทรออกผ่าน CO2 อาจเกิดค่าโทรตามผู้ให้บริการ แม้ใช้ฟังก์ชัน Conference อยู่ก็ตาม

⑧ วิธีประชุมสาย 3 ฝ่ายบนโทรศัพท์แอนะล็อก SLT

โทรศัพท์แอนะล็อก SLT ใช้วิธีต่างจาก PT เพราะไม่มีปุ่ม CONF แบบโทรศัพท์ระบบ

ตามคู่มือส่วน 1.4.5 ต้องใช้ Recall/Hookflash แล้วกดหมายเลขบุคคลที่สาม ก่อนใช้ Recall/Hookflash และรหัส Conference เพื่อรวมสาย

ขั้นตอน

กำลังสนทนากับฝ่ายแรก
กด Recall/Hookflash
กดหมายเลขบุคคลที่สาม
รอปลายทางรับสาย
พูดคุยกับบุคคลที่สาม
กด Recall/Hookflash อีกครั้ง
กดรหัส Conference ตาม Numbering Plan
สนทนาทั้งสามฝ่าย

รหัส Conference

Plan 1: 3
Plan 2: #3
Plan 3: #3

ข้อควรระวัง

การกด Recall/Hookflash ครั้งแรกอาจต้องใช้รหัส Call Hold เพิ่มเติมตาม SLT Hold Mode ของระบบ

จึงควรตรวจสอบโปรแกรม [104] ก่อนใช้งานจริง

⑨ วิธีประชุมสาย SLT เมื่อใช้ Numbering Plan 1

สำหรับ Plan 1 คู่มือระบุรหัส Conference เป็นเลข 3

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 เป็นโทรศัพท์ SLT กำลังคุยกับเครื่อง 102 และต้องการเพิ่มเครื่อง 103

ขั้นตอน

กำลังคุยกับ 102
กด FLASH
กด 103
รอเครื่อง 103 รับ
พูดคุยกับเครื่อง 103
กด FLASH อีกครั้ง
กด 3
ทั้งสามฝ่ายสนทนาพร้อมกัน

รูปแบบ

FLASH → 103 → รอรับ → FLASH → 3

หมายเหตุ

หาก SLT Hold Mode กำหนดให้ต้องใช้รหัส Call Hold เพิ่มเติมหลัง FLASH ครั้งแรก ให้ทำตามรูปแบบที่ระบบตั้งไว้

⑩ วิธีประชุมสาย SLT เมื่อใช้ Numbering Plan 2 หรือ 3

หากตู้สาขาใช้ Plan 2 หรือ Plan 3 ต้องใช้รหัส #3 ในขั้นตอนสุดท้ายแทนเลข 3 เดี่ยว

ขั้นตอน

กำลังสนทนากับฝ่ายแรก
กด Recall/Hookflash
ติดต่อบุคคลที่สามตามขั้นตอนของระบบ
รอให้ปลายทางรับ
พูดคุยกับบุคคลที่สาม
กด Recall/Hookflash อีกครั้ง
กด #3
เริ่ม Conference

รูปแบบ

FLASH → เบอร์ปลายทาง → รอรับ → FLASH → #3

ทำไมต้องใช้ #3

เพราะ Numbering Plan 2 และ Plan 3 กำหนดรูปแบบรหัสฟังก์ชันต่างจาก Plan 1

ข้อสำคัญ

ควรตรวจสอบ Numbering Plan จริง ไม่ใช่ใช้รหัสเดียวกันกับทุกตู้สาขา

⑪ โปรแกรม [104] SLT Hold Mode เกี่ยวข้องอย่างไร

โปรแกรม [104] กำหนดวิธีพักสายสำหรับโทรศัพท์แอนะล็อก

ประกอบด้วย

Hold-1
Hold-2
Hold-3

ผลต่อการเริ่ม Conference

คู่มือ Panasonic ระบุว่าผู้ใช้ SLT อาจต้องกด Call Hold Feature Number หลัง Recall/Hookflash ครั้งแรก ขึ้นอยู่กับ SLT Hold Mode

รหัส Call Hold

Numbering Plan	รหัส
Plan 1	`20`
Plan 2	`#20`
Plan 3	`#20`
บางประเทศ เช่น UK/NZ	`50` หรือ `#50`

ตัวอย่าง

หากระบบกำหนดให้ต้องใช้รหัส Hold และใช้ Plan 1 ขั้นตอนเริ่มติดต่อฝ่ายที่สามอาจเป็น

FLASH → 20 → เบอร์บุคคลที่สาม

หลังจากสนทนากับบุคคลที่สามแล้ว จึงใช้ FLASH และรหัส Conference ตามคู่มือ

ข้อควรระวัง

ไม่ควรเพิ่มรหัส 20 ทุกครั้งโดยไม่ตรวจสอบโหมดจริง เพราะอาจทำให้คำสั่งผิดขั้นตอน

⑫ CONF และ Recall/Hookflash ต่างกันอย่างไร

CONF บน PT

เป็นปุ่มสำหรับเริ่มและรวมสาย Conference ตามขั้นตอนของโทรศัพท์ระบบ

Recall/Hookflash บน SLT

เป็นการส่งสัญญาณเพื่อจัดการสาย เช่น พักสาย ติดต่อฝ่ายอื่น หรือใช้คำสั่ง Conference

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	PT	SLT
เริ่มเพิ่มบุคคลที่สาม	CONF	Recall/Hookflash
กดหมายเลขฝ่ายที่สาม	ใช่	ใช่
รวมสามฝ่าย	CONF	Recall/Hookflash แล้วรหัส 3 หรือ #3
ต้องมีปุ่ม CONF	ตามวิธีนี้	ไม่ต้อง
อาจใช้รหัส Hold เพิ่ม	ไม่ใช่ขั้นตอน PT	ขึ้นอยู่กับ [104]

หากโทรศัพท์ PT ไม่มีปุ่ม CONF

Feature Guide ระบุว่าสามารถกำหนด Flexible CO Button ให้เป็น Conference Button ได้บน PT ที่รองรับ

ควรให้ผู้ดูแลตรวจสอบการกำหนดปุ่มก่อนใช้งาน

⑬ Consultation Hold ใน Conference คืออะไร

Consultation Hold เป็นสถานะพักสายชั่วคราวที่เกิดขึ้นระหว่างผู้ใช้ติดต่อบุคคลที่สามก่อนรวม Conference

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 กำลังคุยกับลูกค้า CO1

ผู้ใช้กด CONF แล้วโทรหาเครื่อง 103

ระหว่างนั้นลูกค้า CO1 จะถูกพักไว้ชั่วคราว

เมื่อเครื่อง 103 รับและผู้ใช้กด CONF อีกครั้ง ระบบจะรวมทั้งสามฝ่าย

ต่างจาก Call Hold ปกติหรือไม่

Consultation Hold เป็นสถานะพักสายระหว่างขั้นตอนการจัดการอีกฝ่าย

ไม่ควรถือว่าการพักสายทุกประเภทมีวิธีดึงกลับหรือสิทธิ์เหมือนกันทั้งหมด

ถ้าไม่ต้องการรวม Conference

ก่อนฝ่ายที่สามเข้าร่วม สามารถกลับไปยังสายที่พักไว้ด้วยวิธีที่คู่มือระบุ

⑭ Confirmation Tone ระหว่างประชุมสายคืออะไร

Confirmation Tone คือเสียงยืนยันที่ระบบส่งเมื่อทำคำสั่งบางประเภทสำเร็จ

สำหรับ 3-party Conference คู่มือแสดงว่าเสียงยืนยันอาจเกิดขึ้นเมื่อการประชุมสายถูกสร้างสำเร็จ

ทุกฝ่ายจะได้ยินหรือไม่

Feature Guide ระบุว่ามี Confirmation Tone ส่งให้ผู้ร่วมสนทนาเมื่อเปลี่ยนจากการสนทนาสองฝ่ายเป็นสามฝ่าย

ปิดเสียงยืนยันได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่า Conference Tone

โปรแกรมที่เกี่ยวข้องคือ

[105] Conference Tone

หากไม่มีเสียงยืนยันถือว่าระบบเสียหรือไม่

ไม่เสมอไป เพราะคู่มือแสดงว่า Confirmation Tone สามารถเป็นทางเลือกตามการตั้งค่าระบบ

ควรตรวจสอบว่าทุกฝ่ายได้ยินและสนทนากันจริงหรือไม่

⑮ Call Splitting ต่างจาก 3-party Conference อย่างไร

Call Splitting ใช้สลับสนทนาระหว่างสองฝ่าย โดยพักอีกฝ่ายไว้

Conference รวมผู้สนทนาหลายฝ่ายให้พูดพร้อมกัน

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	Call Splitting	3-party Conference
สนทนาพร้อมกันสามคน	ไม่ใช่	ใช่
อีกฝ่ายถูกพักระหว่างสลับ	ใช่	ไม่ใช่หลังรวมสาย
PT ใช้ปุ่มหลัก	HOLD และ CO/INTERCOM	CONF
SLT ใช้	Recall/Hookflash	Recall/Hookflash และรหัส Conference
เหมาะกับ	การปรึกษาทีละฝ่าย	การพูดคุยร่วมกัน

ตัวอย่าง

พนักงานต้อนรับพูดกับลูกค้า แล้วสลับไปถามฝ่ายขายโดยลูกค้าไม่ได้ยิน เป็น Call Splitting

แต่หากลูกค้า ฝ่ายขาย และพนักงานต้อนรับพูดร่วมกัน เป็น Conference

⑯ Conference ต่างจาก Call Transfer อย่างไร

Call Transfer

ผู้โอนส่งสายไปให้บุคคลอื่นรับช่วงสนทนา

Conference

ผู้เริ่มประชุมยังอยู่ร่วมสนทนากับอีกสองฝ่าย

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 โอนลูกค้าให้เครื่อง 103 แล้ววางหู เป็น Call Transfer

แต่เครื่อง 101 กด CONF เพื่อให้ตัวเอง ลูกค้า และเครื่อง 103 สนทนาร่วมกัน เป็น Conference

ต้องใช้ TRANSFER เพื่อรวมสายหรือไม่

สำหรับขั้นตอน 3-party Conference บน PT ตามคู่มือ KX-TES824 ใช้ปุ่ม CONF ไม่ใช่ TRANSFER

⑰ วิธีออกจาก Conference เมื่อมีอีกสองฝ่ายเป็นเบอร์ภายใน

คู่มือ Panasonic ระบุว่า หากผู้ใช้กำลังประชุมกับหมายเลขภายในอีกสองเครื่อง สามารถวางหูออกจาก Conference และปล่อยให้สองฝ่ายที่เหลือสนทนาต่อได้

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 เริ่มประชุมกับเครื่อง 102 และ 103

เมื่อเครื่อง 101 ต้องการออก

แจ้งอีกสองฝ่ายว่าจะออกจากการประชุม
วางหูโทรศัพท์
เครื่อง 102 และ 103 สามารถสนทนาต่อได้ตามเงื่อนไขของระบบ

ข้อควรระวัง

ต้องเป็นสถานการณ์ที่คู่มือรองรับการออกจากการประชุมด้วยการวางหู

ไม่ควรนำวิธีนี้ไปใช้กับ Conference ที่ประกอบด้วยสายนอกสองฝ่ายโดยอัตโนมัติ

⑱ วิธีออกจาก Conference เมื่อมีหนึ่งสายนอก

หากผู้เริ่มประชุมกำลังสนทนากับ

หมายเลขภายในอีกหนึ่งเครื่อง
ผู้โทรภายนอกอีกหนึ่งฝ่าย

คู่มือระบุว่าสามารถวางหูออกจาก 3-party Conference โดยปล่อยให้สองฝ่ายที่เหลือสนทนาต่อได้

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 เป็นผู้เริ่มประชุม

ผู้เข้าร่วมคือ

เครื่อง 103
ลูกค้าภายนอก CO1

เมื่อเครื่อง 101 วางหู เครื่อง 103 กับลูกค้า CO1 สามารถสนทนาต่อได้ตามขั้นตอนที่รองรับ

เหมาะกับสถานการณ์ใด

เช่น พนักงานต้อนรับเชิญฝ่ายขายเข้าร่วมพูดคุยกับลูกค้า แล้วออกจากการประชุมเพื่อให้ฝ่ายขายดูแลลูกค้าต่อ

ต้องทดสอบหรือไม่

ควรทดสอบก่อนใช้จริง เพราะการออกจาก Conference ขึ้นอยู่กับรูปแบบผู้เข้าร่วม

⑲ หากมีสายนอกสองฝ่าย วางหูออกจาก Conference ได้ไหม

ต้องระวังเป็นพิเศษ

เมื่อมีผู้ร่วมประชุมเป็นสายนอกสองฝ่าย การวางหูธรรมดาไม่เหมือนการออกจาก Conference ที่เหลือผู้ใช้ภายในอย่างน้อยหนึ่งฝ่าย

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 เป็นผู้จัดประชุมระหว่าง

ลูกค้าบน CO1
ผู้จัดการผ่านมือถือบน CO2

หากเครื่อง 101 ต้องการออกและให้ CO1 กับ CO2 คุยกันต่อ ต้องใช้วิธี

Unattended Conference

ซึ่งมีขั้นตอนและข้อกำหนดเฉพาะสำหรับ PT

ข้อควรจำ

ไม่ควรวางหูโดยคาดหวังว่าคู่สายนอกสองเส้นจะสนทนาต่อได้เสมอ

⑳ Unattended Conference คืออะไร

Unattended Conference เป็นฟังก์ชันที่อนุญาตให้ผู้ใช้ PT ซึ่งเริ่มประชุมกับสายนอกสองฝ่าย ออกจากการประชุมและปล่อยให้สายนอกทั้งสองสนทนากันต่อได้

วิธีตามคู่มือ

เมื่อ PT กำลังอยู่ใน Conference ที่มีสายนอกสองฝ่าย ให้กด

CONF

ตามขั้นตอน Leaving a Conference Call

ข้อจำกัด

ใช้กับ PT ตามคู่มือ
ไม่รองรับ SLT สำหรับการสร้าง Unattended Conference
อาจจำกัดสิทธิ์ด้วย System Programming
ใช้สายนอกสองเส้น
มีการควบคุมระยะเวลาการเชื่อมต่อ CO-to-CO

ข้อควรระวัง

Unattended Conference เป็นการทำงานเฉพาะ ไม่ใช่วิธีออกจาก Conference ทุกประเภท

㉑ วิธีกลับเข้าร่วม Unattended Conference

หากผู้ใช้ PT ออกจาก Conference ที่มีสายนอกสองฝ่ายแล้ว สามารถกลับเข้าร่วมตามขั้นตอนในคู่มือ

ขั้นตอน

ตรวจสอบปุ่ม CO ที่สัมพันธ์กับ Conference
มองหาไฟ CO สีเขียวกะพริบด้วยความเร็วปานกลาง
กดปุ่ม CO ดังกล่าว
กลับเข้าร่วมการสนทนา

ทำไมต้องดูไฟ CO

เพื่อให้เลือกการเชื่อมต่อที่ถูกต้อง ไม่ไปใช้สายนอกเส้นอื่นที่กำลังใช้งานอยู่

หากไม่มีปุ่ม CO กะพริบ

ควรตรวจสอบว่าสายยังคงอยู่หรือถูกยุติแล้ว

㉒ โปรแกรม [205] CO-to-CO Line Call Duration เกี่ยวข้องอย่างไร

เมื่อปล่อยให้สายนอกสองฝ่ายสนทนากันโดยไม่มีผู้ใช้ PT อยู่ร่วม ระบบอาจใช้การจำกัดเวลาการเชื่อมต่อ CO-to-CO

โปรแกรมที่เกี่ยวข้องคือ

[205] CO-to-CO Line Call Duration

ระยะเวลาที่ตั้งได้

ตาม Feature Guide สามารถตั้งระยะเวลาได้ตั้งแต่ 1–32 นาที

หากครบเวลา

ระบบจะยุติการเชื่อมต่อเมื่อครบกำหนดตามเงื่อนไข

มีเสียงเตือนก่อนตัดหรือไม่

มีเสียงเตือนให้ผู้สนทนาภายนอกก่อนครบเวลาประมาณ 15 วินาที

เครื่องผู้จัดประชุมได้รับการแจ้งเตือนหรือไม่

ระบบสามารถแจ้งเครื่องผู้เริ่ม Conference ก่อนครบเวลา เพื่อให้กลับเข้าร่วมและจัดการสายตามข้อกำหนด

㉓ โปรแกรม [105] Conference Tone คืออะไร

โปรแกรม [105] Conference Tone ใช้กำหนดการส่งเสียงยืนยันเมื่อมีการเปลี่ยนสถานะเป็นการประชุมสาย

ใช้ทำอะไร

ช่วยให้ผู้ร่วมสนทนาทราบว่ามีการเพิ่มผู้เข้าร่วมเข้าสู่ Conference

สามารถปิดได้หรือไม่

Feature Guide ระบุว่าสามารถกำหนดให้ไม่มีเสียงยืนยันได้ผ่าน System Programming

จำเป็นต้องเปลี่ยนหรือไม่

ไม่จำเป็นสำหรับการใช้งาน Conference ตามขั้นตอนปกติ

หากสำนักงานต้องการเปลี่ยนรูปแบบเสียง ควรให้ผู้ดูแลตรวจสอบโปรแกรม [105] และนโยบายการใช้งานก่อน

㉔ โปรแกรม [116] Conference Pattern คืออะไร

Panasonic KX-TES824 รองรับการกำหนดรูปแบบและจำนวน Conference ที่เกิดขึ้นพร้อมกันผ่านโปรแกรม

[116] Conference Pattern

ทำไมต้องมีโปรแกรมนี้

เพราะทรัพยากรสำหรับ Conference มีจำนวนจำกัด และรูปแบบการประชุมที่มีสายนอกกับสายภายในใช้ทรัพยากรแตกต่างกัน

ตัวอย่างรูปแบบที่คู่มือกล่าวถึง

Conference ระหว่างหมายเลขภายในสามเครื่อง
Conference ระหว่างหมายเลขภายในสองเครื่องกับสายนอกหนึ่งฝ่าย
Conference ระหว่างหมายเลขภายในหนึ่งเครื่องกับสายนอกสองฝ่าย
Conference แบบ 5 ฝ่าย

หากประชุมสายใหม่ไม่ได้

อาจเกิดจากทรัพยากร Conference ที่รองรับเต็มแล้ว

ควรตรวจสอบโปรแกรม [116] และสถานะการใช้งานปัจจุบันก่อนรีเซ็ตตู้สาขา

㉕ ประชุมสาย 3 ฝ่ายกับ 5 ฝ่ายต่างกันอย่างไร

Panasonic KX-TES824 รองรับ Conference แบบ 3 ฝ่ายและ 5 ฝ่ายตามความสามารถของระบบ

3-party Conference

เริ่มจากการสนทนาสองฝ่าย แล้วเพิ่มบุคคลที่สาม

รองรับ PT และ SLT ตามวิธีที่คู่มือระบุ

5-party Conference

เป็นฟังก์ชันแยกที่ใช้สำหรับการประชุมสูงสุดห้าฝ่ายตามข้อจำกัด

ต้องใช้ PT ตามคู่มือ

ข้อควรจำ

วิธีสร้าง 5-party Conference ไม่ใช่เพียงกด CONF ซ้ำไปเรื่อย ๆ หลังสร้างประชุม 3 ฝ่าย

มีรหัสและขั้นตอนเฉพาะ ซึ่งควรศึกษาแยกจากบทความนี้

㉖ หากต้องการตัดผู้เข้าร่วมหนึ่งคนออกจาก Conference บน PT

คู่มือ Panasonic KX-TES824 ระบุว่าสามารถเลือกกลับไปสนทนากับอีกฝ่ายหนึ่งได้ด้วยปุ่ม CO หรือ INTERCOM

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 กำลัง Conference กับเครื่อง 103 และลูกค้า CO1

หากต้องการหยุดการสนทนากับฝ่ายหนึ่งแล้วพูดกับอีกฝ่าย ให้ใช้ปุ่มที่สัมพันธ์กับสายตามขั้นตอนในคู่มือ

ขั้นตอนทั่วไป

ตรวจสอบฝ่ายที่ต้องการคงการสนทนา
กด CO หรือ INTERCOM ที่สัมพันธ์กับฝ่ายนั้น
ตรวจสอบว่าได้สนทนากับฝ่ายที่ต้องการ
จัดการสถานะอีกสายตามผลของระบบ

ข้อควรระวัง

ไม่ควรกดปุ่ม CO โดยเดา เพราะอาจเลือกสายนอกผิดเส้น

㉗ วิธีพักบุคคลที่สามบน SLT เพื่อกลับไปคุยฝ่ายแรก

ตามคู่มือ 1.4.5 โทรศัพท์ SLT สามารถส่งสัญญาณ Recall/Hookflash ระหว่าง Conference เพื่อกลับไปสนทนากับฝ่ายเดิมตามขั้นตอน

ตัวอย่าง

ผู้ใช้ SLT อยู่ในการประชุมกับสองฝ่าย และต้องการกลับไปคุยกับผู้โทรเดิม

ให้กด Recall/Hookflash ตามขั้นตอนที่คู่มือแสดง

ข้อควรระวัง

การกด FLASH ต้องใช้ในสถานะที่รองรับ

หากโทรศัพท์ส่งสัญญาณไม่ตรงกับตู้สาขา อาจเกิดการตัดสายหรือไม่เปลี่ยนสถานะตามที่ต้องการ

㉘ ทำไมกด CONF แล้วเพิ่มบุคคลที่สามไม่ได้

สาเหตุที่ควรตรวจสอบ ได้แก่

1. ปุ่ม CONF ใช้งานไม่ได้

ตรวจสอบรุ่นโทรศัพท์และการกำหนดปุ่ม

2. หมายเลขปลายทางผิด

ต้องใช้หมายเลขภายในที่ระบบกำหนดจริง

3. ปลายทางไม่รับสาย

ต้องรอให้ฝ่ายที่สามรับก่อนรวม Conference ตามขั้นตอน

4. ไม่มี CO Line ว่าง

กรณีเพิ่มหมายเลขภายนอกต้องใช้สายนอกที่ว่าง

5. สิทธิ์โทรออกไม่เพียงพอ

อาจไม่สามารถโทรออกไปหมายเลขภายนอกที่ต้องการ

6. ทรัพยากร Conference เต็ม

ตรวจสอบรูปแบบ Conference และโปรแกรม [116]

7. อยู่ในสถานะสายที่ไม่รองรับ

ควรเริ่มทดสอบจากการสนทนาสองฝ่ายตามปกติ

㉙ ทำไมโทรศัพท์ SLT กด FLASH แล้วไม่สามารถประชุมสายได้

สาเหตุที่ 1 ใช้รหัส Conference ผิดแผน

Plan 1 ใช้ 3

Plan 2/3 ใช้ #3

สาเหตุที่ 2 ใช้ SLT Hold Mode ไม่ตรง

บางโหมดต้องมีรหัส Call Hold เพิ่มเติมหลัง Recall ครั้งแรก

สาเหตุที่ 3 FLASH ไม่ทำงาน

ตรวจสอบปุ่ม FLASH หรือ RECALL

สาเหตุที่ 4 เวลาสัญญาณ Hookflash ไม่ตรง

โปรแกรม [207] Hookswitch Flash Timing Range อาจเกี่ยวข้อง

สาเหตุที่ 5 ไม่มีฝ่ายที่สามเชื่อมต่อสำเร็จ

ควรตรวจสอบว่าได้คุยกับฝ่ายที่สามก่อนกดรหัสรวม Conference

แนวทางแก้

ทดลองกับโทรศัพท์ SLT ที่ใช้งานปกติ และตรวจสอบ Numbering Plan กับ [104] ก่อนเปลี่ยนโปรแกรมอื่น

㉚ ทำไม Conference แล้วได้ยินเสียงเตือน

อาจเป็นเสียงยืนยันเมื่อสร้าง Conference สำเร็จ

Conference Tone

เสียงที่เกิดขึ้นเมื่อเพิ่มผู้เข้าร่วมตามการตั้งค่าของโปรแกรม [105]

Warning Tone

กรณี Unattended Conference ที่ใช้สายนอกสองฝ่าย อาจได้ยินเสียงเตือนก่อนครบเวลาจำกัดการเชื่อมต่อ

Busy Tone

อาจเกิดเมื่อหมายเลขปลายทางไม่ว่าง

Reorder Tone

อาจแสดงว่าคำสั่งไม่สำเร็จหรือใช้รหัสผิด

วิธีตรวจสอบ

ควรแยกว่ามีเสียงเกิดขึ้นในขั้นตอนใด

หากเกิดหลังรวม Conference และทุกฝ่ายสนทนาได้ อาจเป็นเสียงยืนยันตามปกติ

㉛ ทำไมประชุมสายแล้วเสียงเบาหรือไม่ชัด

ปัญหาคุณภาพเสียงอาจมีหลายสาเหตุ

ตรวจสอบโทรศัพท์

ไมโครโฟน ลำโพง และระดับเสียงของแต่ละเครื่อง

ตรวจสอบสายนอก

หากมี CO Line เกี่ยวข้อง ควรทดสอบคุณภาพเสียงของสายนั้น

ตรวจสอบอุปกรณ์แปลงสัญญาณ

หากใช้ VoIP Gateway หรือ ATA ต่อเข้าตู้สาขา อาจมีผลต่อระดับเสียงและคุณภาพการเชื่อมต่อ

ตรวจสอบผู้เข้าร่วม

ให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนทดลองพูดและฟังตามลำดับ เพื่อแยกว่าเสียงผิดปกติจากฝ่ายใด

วิธีแก้เบื้องต้น

ปรับระดับเสียงที่โทรศัพท์
ตรวจสอบสายและหัวต่อ
ทดสอบโทรศัพท์อีกเครื่อง
ทดลอง Conference แบบภายในสามเครื่อง
หากภายในปกติแต่สายนอกผิดปกติ ให้ตรวจสอบ CO Line เพิ่มเติม

㉜ ข้อควรระวังเมื่อประชุมสายกับโทรศัพท์มือถือ

ค่าโทรศัพท์

หากตู้สาขาโทรออกไปมือถือผ่าน CO Line อาจมีค่าโทรตามแพ็กเกจ

จำนวนสายนอก

ถ้ามีผู้เข้าร่วมภายนอกสองฝ่าย จะใช้ CO Line สองเส้นสำหรับการเชื่อมต่อดังกล่าว

เวลาจำกัด

หากทำ Unattended Conference ต้องตรวจสอบโปรแกรม [205]

สิทธิ์การใช้งาน

บางหมายเลขภายในอาจไม่มีสิทธิ์โทรออกบางประเภทหรือใช้งาน Unattended Conference

การออกจาก Conference

อย่าวางหูโดยไม่ตรวจสอบรูปแบบผู้เข้าร่วม โดยเฉพาะกรณีที่เหลือสายนอกสองฝ่าย

㉝ วิธีทดสอบ Conference ด้วยโทรศัพท์สามเครื่อง

อุปกรณ์

เครื่อง 101 เป็นผู้เริ่ม Conference
เครื่อง 102 เป็นผู้ร่วมคนแรก
เครื่อง 103 เป็นผู้ร่วมคนที่สอง

ขั้นตอน

เครื่อง 101 โทรหา 102
เครื่อง 102 รับ
เครื่อง 101 กด CONF
กด 103
เครื่อง 103 รับ
เครื่อง 101 กด CONF อีกครั้ง
ให้ทั้งสามเครื่องทดลองพูดตามลำดับ
ตรวจสอบว่าทุกคนได้ยินกัน
ทดลองการออกจาก Conference ตามขั้นตอนที่รองรับ
วางสายทั้งหมดหลังทดสอบเสร็จ

สิ่งที่ควรบันทึก

รุ่นโทรศัพท์ PT/SLT
Numbering Plan
ลำดับปุ่มที่กด
เสียง Confirmation Tone
ผลการสนทนาสามฝ่าย
อาการผิดปกติถ้ามี

㉞ วิธีทดสอบ Conference ที่มีสายนอกหนึ่งฝ่าย

ขั้นตอน

ใช้สายนอกทดสอบโทรเข้ามายังเครื่อง 101
เครื่อง 101 รับ
กด CONF
กดเบอร์ภายใน 103
เครื่อง 103 รับ
เครื่อง 101 กด CONF
ให้ผู้โทรภายนอกและเครื่อง 103 ทดลองสนทนา
ตรวจสอบคุณภาพเสียง
ให้เครื่อง 101 ออกจาก Conference ตามวิธีที่คู่มือรองรับ
ตรวจสอบว่าฝ่ายที่เหลือยังสนทนากันได้ตามเงื่อนไข

ข้อแนะนำ

ควรทำการทดสอบระหว่างช่วงที่ไม่มีลูกค้าสำคัญ และใช้ผู้เข้าร่วมที่ทราบล่วงหน้า

㉟ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Conference 3 สาย Panasonic KX-TES824

Panasonic KX-TES824 ประชุมสาย 3 ฝ่ายได้ไหม

ได้ โดยใช้ฟังก์ชัน 3-party Conference ตามคู่มือส่วน 1.4.5

โทรศัพท์ PT กดประชุมสายอย่างไร

กด CONF โทรหาบุคคลที่สาม รอให้รับและพูดคุย แล้วกด CONF อีกครั้ง

โทรศัพท์ SLT ประชุมสายได้ไหม

ได้ โดยใช้ Recall/Hookflash และรหัส Conference ตาม Numbering Plan

SLT Plan 1 ใช้รหัสอะไร

ใช้ 3 หลัง Recall/Hookflash ในขั้นตอนรวม Conference

SLT Plan 2 และ Plan 3 ใช้รหัสอะไร

ใช้ #3

ต้องกด FLASH กี่ครั้งบน SLT

โดยขั้นตอนทั่วไปใช้ Recall/Hookflash ครั้งแรกเพื่อเริ่มติดต่อฝ่ายที่สาม และอีกครั้งก่อนกดรหัส Conference

ทำไมบาง SLT ต้องกด 20

เพราะ SLT Hold Mode บางรูปแบบกำหนดให้ใช้ Call Hold Feature Number หลัง Recall ครั้งแรก

โปรแกรม 104 เกี่ยวกับอะไร

ใช้กำหนด SLT Hold Mode

โปรแกรม 105 เกี่ยวกับอะไร

ใช้กำหนด Conference Tone

โปรแกรม 116 เกี่ยวกับอะไร

ใช้กำหนด Conference Pattern

โปรแกรม 205 เกี่ยวกับอะไร

ใช้กำหนดเวลาการเชื่อมต่อ CO-to-CO สำหรับบริการที่เกี่ยวข้อง เช่น Unattended Conference

โปรแกรม 207 เกี่ยวกับอะไร

ใช้กำหนดช่วงเวลาสัญญาณ Hookswitch Flash

เพิ่มมือถือเข้าประชุมได้ไหม

ได้หากมีสายนอกว่างและสิทธิ์โทรออกตามเงื่อนไข

เพิ่มสายนอกสองฝ่ายได้ไหม

ได้ตามข้อกำหนดของ Conference และจำนวน CO Line ที่พร้อมใช้งาน

Conference กับ Call Splitting ต่างกันอย่างไร

Conference รวมทุกฝ่ายให้พูดพร้อมกัน ส่วน Call Splitting สลับพูดทีละฝ่าย

Conference กับ Call Transfer เหมือนกันไหม

ไม่เหมือนกัน Conference เป็นการพูดร่วมกัน ส่วน Call Transfer เป็นการส่งสายให้ผู้อื่นรับช่วง

เครื่อง PT ไม่มีปุ่ม CONF ทำอย่างไร

ตรวจสอบว่าสามารถกำหนด Flexible CO Button ให้เป็น Conference Button ได้หรือไม่

สามารถออกจาก Conference แล้วให้สองฝ่ายคุยต่อได้ไหม

ได้ตามรูปแบบผู้เข้าร่วมที่คู่มือรองรับ โดยมีข้อจำกัดเฉพาะเมื่อเหลือสายนอกสองฝ่าย

หากมีสายนอกสองฝ่ายต้องออกอย่างไร

ใช้ Unattended Conference จาก PT ตามขั้นตอนที่คู่มือกำหนด

SLT ใช้ Unattended Conference ได้ไหม

คู่มือระบุว่าไม่รองรับการสร้าง Unattended Conference บน SLT

Conference มีเสียงเตือนก่อนตัดสายไหม

สำหรับ Unattended Conference ที่เชื่อมสายนอกสองฝ่าย มีเสียงเตือนเมื่อใกล้ครบเวลาที่ระบบกำหนด

ทำไมกด CONF แล้วไม่ทำงาน

ควรตรวจสอบปุ่ม CONF สถานะสาย หมายเลขปลายทาง สิทธิ์การโทร และ Conference Pattern

ทำไมกด FLASH แล้วสายหลุด

อาจเกิดจากสัญญาณ Hookflash ไม่ตรงกับระบบหรือใช้ SLT Hold Mode ผิดขั้นตอน

ต้องรีเซ็ตตู้เมื่อประชุมสายไม่ได้หรือไม่

ไม่ควรรีเซ็ตทันที ควรตรวจสอบรหัส ขั้นตอนและการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องก่อน

㊱ สรุปวิธีกดประชุมสาย 3 สาย Panasonic KX-TES824

Panasonic KX-TES824 รองรับการประชุมสาย 3 ฝ่าย โดยสามารถรวมผู้ใช้งานโทรศัพท์ภายในและผู้โทรภายนอกเข้าร่วมสนทนาพร้อมกันได้ตามข้อกำหนดของระบบ

หลักการสำคัญ ได้แก่

PT ใช้ CONF เพื่อเริ่มติดต่อและรวม Conference
SLT ใช้ Recall/Hookflash และรหัส Conference
Plan 1 ใช้ 3 สำหรับการรวม Conference บน SLT
Plan 2 และ Plan 3 ใช้ #3
SLT บางโหมดต้องใช้ Call Hold Feature Number เพิ่มเติมหลัง Recall ครั้งแรก
หากเพิ่มสายนอกต้องเลือก CO Line ที่ว่างก่อนโทรออก
Consultation Hold ใช้พักสายเดิมระหว่างติดต่อฝ่ายที่สาม
Confirmation Tone อาจดังเมื่อสร้าง Conference สำเร็จ
Conference ต่างจาก Call Splitting และ Call Transfer
การออกจาก Conference ขึ้นอยู่กับประเภทของผู้เข้าร่วม
Unattended Conference ที่มีสายนอกสองฝ่ายใช้ขั้นตอนเฉพาะบน PT
โปรแกรม [105] เกี่ยวข้องกับ Conference Tone
โปรแกรม [116] เกี่ยวข้องกับ Conference Pattern
โปรแกรม [205] เกี่ยวข้องกับเวลาจำกัดของ CO-to-CO
โปรแกรม [207] เกี่ยวข้องกับ Hookflash ของ SLT

หากสร้าง Conference ไม่สำเร็จ ควรเริ่มตรวจสอบว่าขั้นตอนของ PT หรือ SLT ถูกต้องหรือไม่ และระบบสามารถติดต่อบุคคลที่สามได้จริงหรือไม่ ก่อนตรวจสอบข้อจำกัดการตั้งค่าเพิ่มเติม

ComSiam แนะนำให้สำนักงานฝึกพนักงานใช้งาน 3-party Conference แยกจาก Call Transfer และ Call Splitting ให้ชัดเจน โดยทดสอบด้วยหมายเลขภายในสามเครื่องก่อน แล้วจึงทดลองกับสายนอก เพื่อเพิ่มความสะดวกในการประสานงานและลดข้อผิดพลาดระหว่างการประชุมผ่าน Panasonic KX-TES824