วิธีออกแบบเมนูหลายระดับตามที่ระบบรองรับ

การออกแบบเมนูตอบรับอัตโนมัติหลายระดับบนตู้สาขาโทรศัพท์ Panasonic KX-TES824 ช่วยให้สำนักงานที่มีหลายแผนกสามารถจัดเส้นทางสายเรียกเข้าได้อย่างเป็นระบบ โดยผู้โทรสามารถกดเลือกแผนกหลัก แล้วเลือกหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่เพิ่มเติมภายในแผนกนั้นได้ โดยไม่จำเป็นต้องให้พนักงานประชาสัมพันธ์โอนสายทุกครั้ง

ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าโทรเข้าหมายเลขหลักของบริษัท ระบบอาจเล่นข้อความว่า “ฝ่ายขายกด 1 ฝ่ายบัญชีกด 2 ฝ่ายบริการกด 3” หากลูกค้ากด 3 ระบบจะเข้าสู่เมนูฝ่ายบริการ และให้เลือกต่อว่า “แจ้งปัญหาฮาร์ดแวร์กด 1 แจ้งปัญหาซอฟต์แวร์กด 2” จากนั้นจึงส่งสายไปยังแผนกหรือเจ้าหน้าที่ปลายทาง

อย่างไรก็ตาม Panasonic KX-TES824 ไม่ใช่ IP PBX ที่สามารถสร้างระบบ IVR ได้ไม่จำกัด การออกแบบเมนูต้องอยู่ภายใต้ความสามารถของ 3-level Automated Attendant (AA) จำนวนข้อความ OGM ทรัพยากรบันทึกเสียง และโปรแกรมที่รองรับจริง

Panasonic KX-TES824 สามารถออกแบบเมนูตอบรับอัตโนมัติได้สูงสุด 3 ระดับตามโครงสร้าง 3-level AA โดยใช้โปรแกรม [500] เปิด With AA, โปรแกรม [501] กำหนดเมนูหลัก และโปรแกรม [540–549] กำหนดเมนูระดับที่สองและสาม

บทความนี้ ComSiam จะอธิบายวิธีออกแบบเมนูหลายระดับของ Panasonic KX-TES824 ตั้งแต่ผังการทำงาน ตัวอย่างเมนูบริษัท วิธีตั้งค่าโปรแกรม การจัดการเสียง OGM ข้อจำกัดที่ต้องทราบ ไปจนถึงการทดสอบและส่งมอบระบบให้ใช้งานได้จริง

1. เมนูหลายระดับบน Panasonic KX-TES824 คืออะไร

เมนูหลายระดับ หรือ Multi-level Automated Attendant เป็นระบบที่ให้ผู้โทรกดตัวเลขเพื่อเลือกปลายทางต่อเนื่องกันได้มากกว่าหนึ่งขั้นตอน

Panasonic KX-TES824 ใช้ฟังก์ชัน 3-level Automated Attendant ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบ DISA (Direct Inward System Access)

เมนูระดับที่ 1 — Main Menu

เป็นข้อความเสียงต้อนรับหลักของสำนักงาน เช่น

“สวัสดีค่ะ ยินดีต้อนรับสู่บริษัท ABC ฝ่ายขายกด 1 ฝ่ายบัญชีกด 2 ฝ่ายบริการกด 3 ขอบคุณค่ะ”

เมนูระดับที่ 2 — Department Menu

เมื่อผู้โทรกด 3 จะเข้าสู่เมนูฝ่ายบริการ

“ยินดีต้อนรับสู่ฝ่ายบริการ แจ้งปัญหาฮาร์ดแวร์กด 1 แจ้งปัญหาซอฟต์แวร์กด 2”

เมนูระดับที่ 3 — Subdepartment Menu

เมื่อผู้โทรกด 2 จากเมนูฝ่ายบริการ ระบบอาจเล่นข้อความว่า

“ฝ่ายซอฟต์แวร์ ติดต่อเจ้าหน้าที่กด 1 ติดต่อหัวหน้าทีมกด 2”

เมื่อผู้โทรกด 1 ระบบจึงส่งสายไปยัง Extension หรือ Extension Group ที่กำหนด

ประโยชน์ของเมนูหลายระดับ

• แยกสายเรียกเข้าตามฝ่ายงาน
• ลดภาระพนักงานรับสาย
• ลดการโอนสายผิดแผนก
• รองรับสำนักงานที่มีหน่วยงานย่อยหลายส่วน
• ช่วยจัดเส้นทางสายตามประเภทบริการ
• ใช้งานกับโทรศัพท์ภายในเดิมได้
• ช่วยให้ผู้ดูแลระบบกำหนดปลายทางได้ชัดเจน

แม้ระบบรองรับสามระดับ แต่ไม่ได้หมายความว่าทุกสำนักงานจำเป็นต้องใช้ครบทั้งสามระดับ

2. โครงสร้าง 3-level AA ทำงานอย่างไร

การออกแบบควรเริ่มจากผังเมนู ไม่ใช่เริ่มจากกดโปรแกรมทันที

ตัวอย่างผังเมนูสามระดับ

ระดับที่ 1: เมนูหลัก

• กด 1 → ฝ่ายขาย
• กด 2 → ฝ่ายบัญชี
• กด 3 → เมนูฝ่ายบริการ

ระดับที่ 2: เมนูฝ่ายบริการ

• กด 1 → ฝ่ายฮาร์ดแวร์
• กด 2 → เมนูฝ่ายซอฟต์แวร์

ระดับที่ 3: เมนูฝ่ายซอฟต์แวร์

• กด 1 → เจ้าหน้าที่ฝ่ายซอฟต์แวร์
• กด 2 → หัวหน้าทีมซอฟต์แวร์

ตารางเส้นทางผู้โทร

ลำดับการกด	เส้นทาง	ปลายทาง
1	เมนูหลัก → ฝ่ายขาย	ฝ่ายขาย
2	เมนูหลัก → บัญชี	บัญชี
3 → 1	บริการ → ฮาร์ดแวร์	ทีมฮาร์ดแวร์
3 → 2 → 1	บริการ → ซอฟต์แวร์ → เจ้าหน้าที่	เจ้าหน้าที่ซอฟต์แวร์
3 → 2 → 2	บริการ → ซอฟต์แวร์ → หัวหน้าทีม	หัวหน้าทีมซอฟต์แวร์

หมายเลข 3 → 2 → 1 เป็นลำดับตัวเลือกเมนู ไม่ใช่หมายเลข Extension 321

ระบบจะประมวลผลแต่ละระดับตามโปรแกรม AA และข้อความที่กำหนดไว้

3. Panasonic KX-TES824 รองรับเมนูหลายระดับได้มากแค่ไหน

ตาม Feature Guide ระบบรองรับ Automated Attendant ได้สูงสุดสามระดับ

ข้อจำกัดที่ควรทราบ

รายการ	ความสามารถ
ระดับของเมนู AA	สูงสุด 3 ระดับ
ตัวเลือก Single Digit AA	0–9
ข้อความ DISA/UCD OGM หลัก	สูงสุด 8 ข้อความ
ข้อความ OGM สำหรับ AA ระดับย่อย	สูงสุด 24 ข้อความ
จำนวน OGM รวมตามโครงสร้าง	สูงสุด 32 ข้อความ
ระยะเวลาบันทึก OGM รวมพื้นฐาน	3 นาที
ระยะเวลารวมเมื่อใช้อุปกรณ์ขยายที่รองรับ	6 นาที
จำนวนการเล่น OGM พร้อมกัน	สูงสุด 2 ช่อง เมื่อมีการ์ดขยายตามที่คู่มือกำหนด

จำนวนข้อความเป็นข้อจำกัดของทรัพยากร ไม่ได้หมายความว่าระบบสามารถสร้างเมนูย่อยได้ไม่จำกัดภายในแต่ละระดับ

สิ่งที่ต้องพิจารณา

เมนูที่มีหลายระดับจำเป็นต้องใช้ข้อความ OGM เพิ่มขึ้น และผู้โทรต้องใช้เวลากดตัวเลือกมากขึ้น

หากสำนักงานมีเพียงสามแผนก การออกแบบเมนูชั้นเดียวอาจเหมาะสมกว่า

4. โปรแกรมที่ใช้ตั้งค่า 3-level AA

การสร้างเมนูหลายระดับต้องตรวจสอบโปรแกรมที่เกี่ยวข้องดังนี้

โปรแกรม	ชื่อหรือหน้าที่
[009]	Extension Number
[400]	CO Line Connection
[414]	CO Line Mode – Day
[415]	CO Line Mode – Night
[416]	CO Line Mode – Lunch
[500]	DISA Incoming Call Dial Mode
[501]	DISA Built-in AA
[505]	DISA Wait Time after OGM
[506]	DISA Busy Mode
[507]	DISA Intercept Mode
[510]	DISA No Dial Mode
[511]	DISA Security Mode
[517]	DISA AA Wait Time
[540–549]	3-level AA Assignment
[600]	Extension Group

โปรแกรม [500] และ [501] เป็นจุดเริ่มต้น ส่วน [540–549] ใช้สร้างเส้นทางเมนูระดับที่สองและสาม

ต้องตรวจสอบความสามารถของเฟิร์มแวร์และรุ่นย่อยที่ติดตั้งก่อนดำเนินการ

5. โปรแกรม [500] ใช้เปิดการทำงานของ AA อย่างไร

โปรแกรม [500] DISA Incoming Call Dial Mode กำหนดรูปแบบการรับหมายเลขจากผู้โทรภายนอก

ตัวเลือกหลักมีสองแบบ

Without AA

ใช้สำหรับการรับหมายเลขผ่าน DISA โดยไม่ใช้เมนู Single Digit AA

With AA

ใช้เมื่อต้องการให้ผู้โทรกดหมายเลขหลักเดียวเพื่อเลือกปลายทางตามที่กำหนดใน Built-in AA

สำหรับการออกแบบเมนูสามระดับ ต้องตรวจสอบให้โปรแกรมอยู่ในรูปแบบ With AA

ขั้นตอนตั้งค่าผ่าน PT Programming

1. เข้าสู่ System Programming จากโทรศัพท์ระบบ Panasonic ที่รองรับ
2. เลือกโปรแกรม [500]
3. กด NEXT
4. เลือก With AA
5. กด STORE
6. ออกจากโปรแกรม

ลำดับโดยสรุป: 500 → NEXT → With AA → STORE → END

การตั้งค่าต้องดำเนินการภายใน System Programming ไม่ใช่การกดรหัสใช้งานจากโทรศัพท์ทั่วไป

6. วิธีใช้โปรแกรม [501] กำหนดเมนูหลัก

โปรแกรม [501] DISA Built-in AA ใช้กำหนดตัวเลขเมนูระดับแรก

ปลายทางที่รองรับ ได้แก่

• Jack
• GRP
• 3-level AA
• Not Stored

ตัวอย่างการตั้งค่า

สำนักงานต้องการเมนูหลักดังนี้

AA Number	ประเภทปลายทาง	ปลายทาง
1	Jack	ฝ่ายขาย
2	Jack	ฝ่ายบัญชี
3	3-level AA	เมนูฝ่ายบริการ

ขั้นตอนตั้งค่า

1. เข้าสู่ System Programming
2. เลือกโปรแกรม [501]
3. เลือก AA Number 1
4. เลือก Jack
5. กำหนด Extension Jack ฝ่ายขาย
6. กด STORE
7. เลือก AA Number 2
8. กำหนดปลายทางฝ่ายบัญชี
9. เลือก AA Number 3
10. เปลี่ยนประเภทปลายทางเป็น 3-level AA
11. บันทึกค่า

ข้อควรระวัง

เมื่อเลือก AA Number 3 เป็น 3-level AA ระบบจะถือว่าตัวเลือกนี้เชื่อมเข้าสู่เมนูระดับถัดไป ไม่ใช่ส่งสายไปยัง Extension โดยตรง

หากเปลี่ยนประเภทปลายทางภายหลัง ต้องตรวจสอบผลกระทบกับข้อความ OGM และเมนูที่เกี่ยวข้อง

7. โปรแกรม [540–549] ใช้ทำอะไร

โปรแกรม [540–549] เป็นชุดโปรแกรม 3-level AA Assignment ที่ใช้กำหนดรายละเอียดของแต่ละกิ่งเมนูหลัก

หมายเลขโปรแกรมสัมพันธ์กับ AA Number ระดับแรกดังนี้

โปรแกรม	AA Number ระดับแรก
[540]	0
[541]	1
[542]	2
[543]	3
[544]	4
[545]	5
[546]	6
[547]	7
[548]	8
[549]	9

ตัวอย่าง

หากต้องการให้ผู้โทรกด 3 จากเมนูหลักเพื่อเข้าสู่เมนูฝ่ายบริการ ให้กำหนด AA Number 3 ใน [501] เป็น 3-level AA

จากนั้นใช้โปรแกรม [543] เพื่อกำหนดการทำงานของเมนูระดับที่สองและสามที่อยู่ภายใต้ AA Number 3

เหตุใดจึงต้องจับคู่หมายเลขให้ถูก

หากเลือก [541] แทน [543] จะเป็นการทำงานกับกิ่งเมนูหลักหมายเลข 1 ไม่ใช่หมายเลข 3

จึงควรบันทึกแผนผังหมายเลขก่อนเริ่มตั้งค่า

8. ตัวอย่างตั้งเมนูฝ่ายบริการด้วยโปรแกรม [543]

สมมุติต้องการให้เมนูหลักกด 3 เข้าสู่ฝ่ายบริการ

เมนูฝ่ายบริการมีตัวเลือก

• กด 1 ไปฝ่ายฮาร์ดแวร์
• กด 2 ไปเมนูฝ่ายซอฟต์แวร์

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบโปรแกรม [501]

กำหนด AA Number 3 เป็น 3-level AA

ขั้นตอนที่ 2 เปิดโปรแกรม [543]

เข้าสู่ 3-level AA Assignment สำหรับ AA Number 3

ขั้นตอนที่ 3 กำหนด Second AA Number 1

เลือกชนิดปลายทางเป็น Jack หรือ GRP แล้วกำหนดปลายทางฝ่ายฮาร์ดแวร์

ขั้นตอนที่ 4 กำหนด Second AA Number 2

เลือกประเภท 3-level AA เพื่อให้ผู้โทรเข้าสู่เมนูระดับที่สาม

ขั้นตอนที่ 5 บันทึกค่า

กด STORE ตามขั้นตอนของโปรแกรม

ขั้นตอนที่ 6 กำหนด Third AA

ภายใต้กิ่ง Second AA Number 2 ให้กำหนด

• Third AA 1 → เจ้าหน้าที่ซอฟต์แวร์
• Third AA 2 → หัวหน้าทีมซอฟต์แวร์

ปลายทางระดับสามสามารถกำหนดเป็น Jack หรือ GRP ตามตัวเลือกที่ระบบรองรับ

ตารางตัวอย่าง

ระดับ	ตัวเลือก	ประเภท	ปลายทาง
1	3	3-level AA	เมนูฝ่ายบริการ
2	1	Jack	ฝ่ายฮาร์ดแวร์
2	2	3-level AA	เมนูซอฟต์แวร์
3	1	Jack	เจ้าหน้าที่ซอฟต์แวร์
3	2	GRP	ทีมซอฟต์แวร์

ตัวอย่างนี้แสดงโครงสร้างการตั้งค่าที่ต้องการ ไม่ใช่การระบุว่าทุกสำนักงานมี Extension Jack หรือ Group เหมือนกัน

9. วิธีเตรียมข้อความเสียง OGM สำหรับเมนูสามระดับ

ก่อนเปิดใช้งานเมนู ต้องเตรียมเสียงต้อนรับให้สัมพันธ์กับแต่ละระดับ

ข้อความระดับที่ 1

“สวัสดีค่ะ ยินดีต้อนรับสู่บริษัท ABC ฝ่ายขายกด 1 ฝ่ายบัญชีกด 2 ฝ่ายบริการกด 3 ขอบคุณค่ะ”

ข้อความระดับที่ 2

“ยินดีต้อนรับสู่ฝ่ายบริการ หากต้องการแจ้งปัญหาฮาร์ดแวร์กด 1 หากต้องการติดต่อฝ่ายซอฟต์แวร์กด 2”

ข้อความระดับที่ 3

“ยินดีต้อนรับสู่ฝ่ายซอฟต์แวร์ ติดต่อเจ้าหน้าที่กด 1 ติดต่อหัวหน้าทีมกด 2”

หลักการเขียนข้อความ OGM

1. แจ้งชื่อแผนกอย่างกระชับ
2. จำกัดตัวเลือกให้ผู้โทรจำได้ง่าย
3. ไม่ประกาศหมายเลขที่ยังไม่ได้ตั้งค่า
4. ตรวจสอบเสียงอ่านให้ชัดเจน
5. เว้นจังหวะระหว่างตัวเลือก
6. ลดข้อความที่ไม่จำเป็น
7. ทดสอบการกดหมายเลขระหว่างเล่น OGM
8. เก็บต้นฉบับบทพูดไว้ก่อนบันทึก

การออกแบบสามระดับควรให้ผู้โทรสามารถติดต่อปลายทางได้เร็วที่สุด ไม่ควรเพิ่มระดับเพียงเพื่อให้ระบบดูซับซ้อนขึ้น

10. วิธีบันทึกและฟัง OGM สำหรับ 3-level AA

ตาม Panasonic KX-TES824 User Manual หมวด 2.1.7 การจัดการข้อความ OGM ทำจากโทรศัพท์ระบบ Panasonic ที่รองรับและมีสิทธิ์ Operator หรือ Manager

คำสั่งที่เกี่ยวข้อง

คำสั่งใน Programming Mode	หน้าที่
90	ลบ DISA/UCD OGM หลัก
91	บันทึก DISA/UCD OGM หลัก
92	เล่น DISA/UCD OGM หลัก
93	บันทึกข้อความ OGM สำหรับ AA ระดับที่ 2 หรือ 3
94	เล่นข้อความ OGM สำหรับ AA ระดับที่ 2 หรือ 3

วิธีเตรียมข้อความระดับที่ 2

1. ตรวจสอบว่าเมนูหลักถูกกำหนดเป็น 3-level AA
2. เตรียมข้อความเสียงระดับที่สอง
3. เข้าสู่ Programming Mode ด้วยเครื่องที่มีสิทธิ์
4. เลือกคำสั่ง 93
5. เลือกหมายเลข AA ระดับที่สองตามโครงสร้างที่คู่มือกำหนด
6. ดำเนินการบันทึกข้อความ
7. ฟังตรวจสอบด้วยคำสั่ง 94

วิธีเตรียมข้อความระดับที่ 3

เมื่อมีการกำหนดกิ่งเมนูระดับสามแล้ว ให้เลือกชุดหมายเลขของ AA ระดับที่สองและสามตามขั้นตอน User Manual ก่อนบันทึกข้อความ

ข้อควรระวัง: การบันทึกข้อความระดับสองและสามไม่ได้ใช้การเลือกหมายเลข OGM 1–8 แบบเดียวกับข้อความ DISA/UCD หลัก ต้องเลือกหมายเลขกิ่ง AA ให้ถูกต้องตามโครงสร้างเมนู

11. ข้อควรระวังเมื่อเปลี่ยนประเภทปลายทาง AA

ประเด็นนี้มีความสำคัญมากสำหรับช่างที่ปรับปรุงเมนูในระบบที่กำลังใช้งานจริง

ตาม Panasonic KX-TES824 Feature Guide การเปลี่ยนประเภทปลายทางจากเมนู AA ระดับที่สองหรือสามไปเป็นปลายทางรูปแบบอื่น อาจทำให้ข้อความ OGM และรายการเมนูภายในกิ่งนั้นถูกลบ

ตัวอย่าง

เดิมกำหนด

AA 3 → เมนูฝ่ายบริการ → เมนูฝ่ายซอฟต์แวร์ → เจ้าหน้าที่

หากเปลี่ยน AA 3 จาก 3-level AA เป็น Jack โดยตรง ข้อมูลเมนูย่อยที่เคยอยู่ภายใต้ AA 3 อาจได้รับผลกระทบ

สิ่งที่ต้องทำก่อนเปลี่ยนค่า

• บันทึกผัง AA เดิม
• บันทึกปลายทางทุกตัวเลือก
• เก็บต้นฉบับข้อความ OGM
• ตรวจสอบความพร้อมของข้อมูลสำรอง
• แจ้งผู้เกี่ยวข้องก่อนเปลี่ยนแปลง
• กำหนดช่วงเวลาทดสอบ
• เตรียมแผนคืนค่าที่ทำได้จริง

ไม่ควรถือว่า System Data Backup จะกู้ข้อความเสียง OGM กลับมาได้ทุกกรณี จึงควรเก็บต้นฉบับข้อความหรือเสียงสำหรับบันทึกใหม่แยกต่างหาก

12. วิธีจัดการกรณีผู้โทรไม่กดหมายเลข

เมนูหลายระดับต้องกำหนดพฤติกรรมสำหรับผู้โทรที่ไม่กดหมายเลขด้วย

ตัวอย่างสถานการณ์

ลูกค้าโทรเข้าและฟังข้อความระดับแรกจนจบ แต่ไม่ได้กดตัวเลข

หรือเข้าสู่เมนูฝ่ายบริการแล้วไม่กดหมายเลขต่อ

โปรแกรมที่ควรตรวจสอบ

• [505] DISA Wait Time after OGM
• [510] DISA No Dial Mode
• โปรแกรม DISA Intercept ที่เกี่ยวข้อง

สิ่งที่ต้องตัดสินใจ

สำนักงานต้องการให้ระบบทำอย่างไรเมื่อผู้โทรไม่กดหมายเลข

• ส่งไปยังเจ้าหน้าที่ที่กำหนด หากรูปแบบโปรแกรมรองรับ
• ดำเนินการตามเงื่อนไข No Dial
• จัดการสายตามเงื่อนไข DISA ที่ตั้งไว้

ไม่ควรประกาศว่า “กรุณารอสักครู่เพื่อติดต่อเจ้าหน้าที่” หากระบบไม่ได้ถูกกำหนดให้ส่งสายไปยังเจ้าหน้าที่จริง

13. การออกแบบเมนูสามระดับให้รองรับ Extension Group

ในสำนักงานที่มีพนักงานหลายคน เมนูไม่จำเป็นต้องส่งไปยังเครื่องโทรศัพท์เพียงเครื่องเดียว

สามารถใช้ Extension Group ตามความสามารถของระบบได้

ตัวอย่าง

ผู้โทรกด

3 → 2 → 1

เพื่อเข้าสู่ทีมซอฟต์แวร์

สำนักงานอาจกำหนดปลายทางเป็น Group ของฝ่ายซอฟต์แวร์ แทน Extension Jack เครื่องเดียว

โปรแกรมที่เกี่ยวข้อง

[600] Extension Group

ใช้กำหนดกลุ่มของ Extension ตามความสามารถของตู้

สิ่งที่ควรตรวจสอบ

1. สมาชิกในกลุ่มถูกต้อง
2. โทรศัพท์สมาชิกทำงานปกติ
3. การโทรภายในถึงกลุ่มทำงานได้
4. รูปแบบการเรียกกลุ่มตรงกับความต้องการ
5. เมนู AA ส่งสายเข้ากลุ่มถูกต้อง
6. ทดสอบกรณีพนักงานหลายคนกำลังใช้สาย

การเลือก GRP ไม่ได้หมายความว่าทุกเครื่องจะดังพร้อมกันในทุกกรณี ต้องตรวจสอบการทำงานของกลุ่มที่กำหนดไว้จริง

14. วิธีทดสอบเมนูหลายระดับก่อนเปิดใช้งาน

หลังตั้งค่าเสร็จ ต้องทดสอบจากโทรศัพท์ภายนอกจริง

ขั้นตอนที่ 1 ทดสอบเมนูหลัก

โทรเข้าหมายเลขสำนักงาน และตรวจสอบว่าได้ยินข้อความ OGM หลัก

ขั้นตอนที่ 2 ทดสอบการกด 1

ตรวจสอบว่าไปฝ่ายขาย

ขั้นตอนที่ 3 ทดสอบการกด 2

ตรวจสอบว่าไปฝ่ายบัญชี

ขั้นตอนที่ 4 ทดสอบการกด 3

ตรวจสอบว่าเข้าสู่เมนูฝ่ายบริการ ไม่ใช่ส่งสายไปยัง Extension โดยตรง

ขั้นตอนที่ 5 ทดสอบเมนูระดับสอง

กด 3 → 1 และตรวจสอบว่าระบบส่งสายไปฝ่ายฮาร์ดแวร์

ขั้นตอนที่ 6 ทดสอบเมนูระดับสาม

กด 3 → 2 → 1 และตรวจสอบว่าไปยังเจ้าหน้าที่ซอฟต์แวร์

ขั้นตอนที่ 7 ทดสอบหมายเลขผิด

ตรวจสอบการทำงานเมื่อผู้โทรกดตัวเลือกที่ไม่ได้กำหนดไว้

ขั้นตอนที่ 8 ทดสอบการไม่กดหมายเลข

ตรวจสอบพฤติกรรม No Dial ตามค่าที่ตั้งจริง

ขั้นตอนที่ 9 ทดสอบ Busy และ No Answer

ให้ปลายทางกำลังใช้งานหรือไม่มีผู้รับสาย แล้วตรวจสอบการจัดการสาย

ขั้นตอนที่ 10 ทดสอบ Day/Night/Lunch

ตรวจสอบว่า CO Line ใช้เมนูและ OGM ที่ถูกต้องในแต่ละช่วงเวลา

ขั้นตอนที่ 11 ตรวจสอบการปลดสาย

หลังสิ้นสุดการสนทนา ให้ตรวจสอบว่าสายนอกกลับสู่สถานะว่าง

ขั้นตอนที่ 12 บันทึกผลทดสอบ

จัดทำรายงานผลสำหรับส่งมอบและใช้ตรวจสอบเมื่อมีปัญหาภายหลัง

15. ตาราง Troubleshooting ปัญหา 3-level AA

อาการ	จุดตรวจสอบ	แนวทางแก้ไข
กด 3 แล้วไม่เข้าเมนูย่อย	[501]	ตรวจ 3-level AA
เข้าเมนูย่อยผิดกิ่ง	[540–549]	ตรวจ AA Number
กด 3 → 1 แล้วไปผิดแผนก	Destination	ตรวจ Jack หรือ Group
เมนูระดับสามไม่ทำงาน	[540–549]	ตรวจการกำหนด Third AA
ไม่มีเสียง OGM ระดับสอง	OGM และคำสั่ง 94	ตรวจข้อความที่บันทึก
ไม่มีเสียง OGM ระดับสาม	Third-level OGM	ตรวจหมายเลขกิ่ง
กดหมายเลขแล้วไม่ตอบสนอง	DTMF	ตรวจ CO Line หรือ Gateway
กด Extension หลายหลักผิด	[517]	ตรวจ AA Wait Time
ไม่กดหมายเลขแล้วสายตัด	[510]	ตรวจ No Dial
ปลายทางไม่ว่าง	[506]	ตรวจ Busy Mode
ปลายทางไม่รับสาย	[507–509]	ตรวจ Intercept
เปลี่ยน AA แล้ว OGM หาย	การเปลี่ยนประเภท Destination	ตรวจข้อมูลเมนูเดิม
กลางวันใช้ได้ กลางคืนไม่ได้	[414–416]	ตรวจ CO Line Mode
สายเข้าพร้อมกันแล้วมีปัญหา	ทรัพยากร DISA	ตรวจจำนวนช่องเสียง

การแก้ไขควรเริ่มจากตรวจผัง AA ก่อน แล้วจึงตรวจโปรแกรมและข้อความ OGM เพื่อไม่ให้แก้ไขผิดกิ่งเมนู

16. Checklist ก่อนส่งมอบระบบเมนูหลายระดับ

รายการตรวจสอบ	ผลตรวจ
ตรวจสอบรุ่น Panasonic KX-TES824	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ตรวจสอบความสามารถ 3-level AA	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ตรวจสอบ CO Line	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ตรวจสอบหมายเลข Extension	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ตรวจสอบ Extension Jack	ผ่าน / ไม่ผ่าน
จัดทำผังเมนูระดับแรก	ผ่าน / ไม่ผ่าน
จัดทำผังเมนูระดับสอง	ผ่าน / ไม่ผ่าน
จัดทำผังเมนูระดับสาม	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ตั้ง [500] เป็น With AA	ผ่าน / ไม่ผ่าน
กำหนด [501] ครบ	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ตรวจสอบ [540–549]	ผ่าน / ไม่ผ่าน
บันทึก OGM หลัก	ผ่าน / ไม่ผ่าน
บันทึก OGM ระดับสอง	ผ่าน / ไม่ผ่าน
บันทึก OGM ระดับสาม	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ฟังข้อความตรวจสอบด้วย 92/94	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ตรวจสอบความจุข้อความ	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ทดสอบทุกกิ่งเมนู	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ทดสอบกดหมายเลขผิด	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ทดสอบกรณีไม่กดหมายเลข	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ทดสอบปลายทาง Busy	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ทดสอบปลายทางไม่รับสาย	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ทดสอบ DTMF	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ทดสอบ Day/Night/Lunch	ผ่าน / ไม่ผ่าน
ตรวจสอบ DISA Security	ผ่าน / ไม่ผ่าน
เก็บต้นฉบับข้อความ OGM	ผ่าน / ไม่ผ่าน
สำรองค่าโปรแกรม	ผ่าน / ไม่ผ่าน
จัดทำรายงานส่งมอบ	ผ่าน / ไม่ผ่าน

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Panasonic KX-TES824 รองรับ IVR หรือเมนูหลายระดับได้หรือไม่

รองรับผ่านระบบ DISA และ 3-level Automated Attendant ได้สูงสุดสามระดับตามข้อจำกัดของระบบ ไม่ใช่ IVR แบบปรับแต่งได้ไม่จำกัดเหมือน IP PBX สมัยใหม่

โปรแกรม [500] ใช้ทำอะไร

ใช้เลือก DISA Incoming Call Dial Mode โดยต้องใช้ With AA เมื่อออกแบบเมนู Single Digit AA และ 3-level AA

โปรแกรม [501] ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนดปลายทางเมนูหลัก สามารถเลือก Jack, GRP, 3-level AA หรือ Not Stored ตามตัวเลือกที่รองรับ

โปรแกรม [540–549] ต่างกันอย่างไร

แต่ละโปรแกรมสัมพันธ์กับ AA Number ระดับแรกตั้งแต่ 0–9 เช่น [541] สำหรับ AA 1 และ [543] สำหรับ AA 3

หากต้องการให้กด 3 เข้าเมนูฝ่ายบริการ ต้องใช้โปรแกรมอะไร

กำหนด AA Number 3 เป็น 3-level AA ใน [501] แล้วใช้ [543] กำหนดเมนูระดับที่สองและสามภายใต้ AA Number 3

ต้องบันทึก OGM แยกแต่ละระดับหรือไม่

เมื่อมีเมนูที่ต้องประกาศตัวเลือกเพิ่มเติม ต้องมีข้อความ OGM ที่เกี่ยวข้องกับเมนูนั้น โดยใช้วิธีบันทึกและเลือกหมายเลข AA ตามคู่มือ

รหัสบันทึก OGM ระดับสองและสามคืออะไร

ใช้คำสั่ง 93 ภายใน Programming Mode ตามขั้นตอน User Manual และใช้ 94 สำหรับเล่นตรวจสอบข้อความ

ระบบรองรับ OGM ได้กี่ข้อความ

รองรับ DISA/UCD OGM หลักสูงสุด 8 ข้อความ และ OGM สำหรับ AA หลายระดับอีกสูงสุด 24 ข้อความ รวม 32 ข้อความตามโครงสร้างระบบและทรัพยากรที่รองรับ

หากเปลี่ยน AA จากเมนูหลายระดับเป็น Jack ข้อความเสียงจะหายหรือไม่

มีความเสี่ยง เพราะ Feature Guide ระบุว่าการเปลี่ยนประเภท Destination บางกรณีอาจทำให้ OGM และรายการเมนูย่อยที่เกี่ยวข้องถูกลบ จึงต้องเก็บข้อมูลก่อนเปลี่ยนแปลง

3-level AA ส่งสายไป Extension Group ได้ไหม

ได้ตามตัวเลือก GRP ที่ระบบรองรับ โดยต้องตรวจสอบการกำหนด Extension Group และทดสอบการรับสายจริง

เมนูสามระดับใช้งานผ่าน VoIP Gateway ได้หรือไม่

สามารถใช้ได้เมื่อ Gateway ส่งสัญญาณสายอนาล็อกเข้าตู้และรองรับการส่ง DTMF ได้ถูกต้อง ต้องทดสอบการกดแต่ละระดับจากโทรศัพท์ภายนอกจริง

ทำไมกดเมนูระดับแรกได้ แต่ระดับสองไม่ทำงาน

ควรตรวจสอบว่า [501] กำหนดเป็น 3-level AA หรือไม่ และตรวจรายละเอียดใน [540–549] รวมถึงการบันทึกข้อความ OGM ระดับสอง

ควรทำเมนูครบสามระดับทุกสำนักงานหรือไม่

ไม่จำเป็น หากใช้เมนูเดียวหรือสองระดับแล้วติดต่อปลายทางได้สะดวก ควรหลีกเลี่ยงการเพิ่มขั้นตอนที่ทำให้ผู้โทรต้องกดหมายเลขมากเกินไป

สรุป วิธีออกแบบเมนูหลายระดับตามที่ระบบรองรับ

Panasonic KX-TES824 รองรับระบบตอบรับอัตโนมัติแบบ 3-level Automated Attendant ซึ่งช่วยให้สำนักงานสามารถออกแบบเมนูหลัก เมนูแผนก และเมนูย่อยเพื่อส่งสายไปยังปลายทางที่ต้องการได้

การตั้งค่าที่สำคัญคือโปรแกรม [500] สำหรับเปิด With AA, [501] สำหรับกำหนดเมนูหลัก และ [540–549] สำหรับกำหนดเส้นทางเมนูระดับที่สองและสาม

การออกแบบต้องคำนึงถึงจำนวน OGM ความจุการบันทึกเสียง จำนวนช่อง DISA และความชัดเจนของข้อความเสียงต้อนรับ โดยเฉพาะเมื่อปรับเปลี่ยนประเภท Destination ซึ่งอาจส่งผลให้ข้อความหรือเมนูย่อยเดิมถูกลบ

ก่อนส่งมอบงานต้องทดสอบทุกเส้นทางเมนูจากสายนอกจริง ตรวจสอบการรับ DTMF การเรียก Extension หรือ Group และการทำงานเมื่อปลายทางไม่ว่างหรือไม่มีผู้รับสาย

ComSiam แนะนำให้วางผังเมนูสามระดับและตารางหมายเลข AA ก่อนเริ่มตั้งค่า เก็บต้นฉบับข้อความ OGM สำรองโปรแกรม และจัดทำ Checklist ผลการทดสอบทุกกิ่งเมนู เพื่อช่วยให้ระบบโทรศัพท์สำนักงานทำงานถูกต้อง ปลอดภัย และง่ายต่อการดูแลรักษาในระยะยาว

ComSiam Professional Team