วิธีตั้งข้อความเสียง UCD Panasonic KX-TES824 ให้ลูกค้าได้ยินระหว่างรอสาย

วิธีตั้งข้อความเสียง UCD Panasonic KX-TES824 ให้ลูกค้าได้ยินระหว่างรอสาย สามารถทำได้โดยบันทึกข้อความเสียง Outgoing Message (OGM) ผ่านโทรศัพท์ Operator หรือ Manager แล้วใช้โปรแกรม 527 — UCD Waiting Message เลือกหมายเลขข้อความที่จะให้ลูกค้าได้ยินเมื่อสมาชิกทุกเครื่องใน UCD Group ไม่ว่าง

นอกจากนี้ ยังสามารถใช้โปรแกรม 522 — UCD OGM Message Interval Time กำหนดช่วงห่างระหว่างการเล่นข้อความซ้ำ และโปรแกรม 521 — UCD Busy Waiting Time กำหนดระยะเวลารอสาย ก่อนให้ระบบดำเนินการตาม 523 — UCD Busy Mode

ตัวอย่างเช่น บริษัทมีพนักงานฝ่ายขาย 4 คน ใช้เบอร์ภายใน 101, 102, 103 และ 104 หากพนักงานทุกคนกำลังสนทนาอยู่ ลูกค้าที่โทรเข้าหมายเลขบริษัทจะได้ยินข้อความว่า

ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท ขณะนี้เจ้าหน้าที่กำลังให้บริการลูกค้าท่านอื่น กรุณารอสักครู่ เราจะรับสายของท่านโดยเร็วที่สุด

จากนั้นระบบสามารถให้ลูกค้าได้ยินเสียงระหว่างรอและเล่นข้อความซ้ำตามการตั้งค่า เมื่อมีพนักงานพร้อมรับสาย ระบบจึงกระจายสายให้สมาชิกที่ว่าง หรือดำเนินการตามเงื่อนไขเมื่อครบเวลารอ

ข้อสำคัญ: การบันทึกเสียง UCD ไม่ใช่การบันทึกเสียงฝากข้อความส่วนตัวแบบ Built-in Voice Message (BV) และโปรแกรม 527 ไม่ใช่โปรแกรมบันทึกเสียง แต่เป็นโปรแกรมเลือกข้อความ DISA/UCD OGM ที่บันทึกไว้แล้ว

บทความนี้ comsiam อธิบายตั้งแต่การเตรียมข้อความเสียง การบันทึกและฟังเสียง OGM การเลือกข้อความในโปรแกรม 527 การกำหนดช่วงห่างด้วยโปรแกรม 522 การตั้งเวลารอ และการตรวจสอบเมื่อลูกค้าโทรเข้าแล้วไม่ได้ยินข้อความเสียงตามต้องการ

① ข้อความเสียง UCD Panasonic KX-TES824 คืออะไร?

UCD ย่อมาจาก Uniform Call Distribution เป็นระบบกระจายสายโทรศัพท์ภายนอกไปยังพนักงานที่พร้อมรับสายภายในกลุ่ม

เมื่อสมาชิกทุกเครื่องใน UCD Group ไม่ว่าง ระบบสามารถเปิดข้อความเสียงที่บันทึกไว้เพื่อแจ้งสถานะให้ลูกค้าทราบระหว่างรอ

ข้อความลักษณะนี้เรียกว่า UCD Outgoing Message หรือ UCD OGM

ตัวอย่างการใช้งาน

บริษัทมีพนักงานรับสายดังนี้

เบอร์ภายใน	สถานะ
101	Busy
102	Busy
103	Busy
104	Busy

เมื่อมีลูกค้าโทรเข้ามาอีกสาย ระบบสามารถเล่นข้อความแจ้งว่าพนักงานกำลังให้บริการสายอื่นอยู่

ลูกค้าจึงเข้าใจว่าได้ติดต่อมายังหมายเลขที่ถูกต้อง และสามารถรอเจ้าหน้าที่ตามขั้นตอนที่บริษัทกำหนดได้

② Panasonic KX-TES824 บันทึกเสียง UCD ได้หรือไม่?

ได้ โดย Panasonic KX-TES824 รองรับการบันทึกข้อความเสียงสำหรับระบบ DISA และ UCD ผ่านโทรศัพท์ Operator หรือ Manager ที่ได้รับสิทธิ์

ความสามารถสำคัญ

• บันทึกข้อความเสียง
• ฟังข้อความที่บันทึกแล้ว
• ลบข้อความเฉพาะรายการ
• เลือกข้อความเพื่อใช้กับ UCD
• กำหนดช่วงห่างระหว่างข้อความ
• ใช้ข้อความเสียงร่วมกับฟังก์ชัน DISA ตามการตั้งค่า

จำนวนข้อความ

ระบบรองรับหมายเลขข้อความสำหรับ DISA/UCD ตั้งแต่ 1–8

ทั้งนี้เป็นช่องข้อความที่ใช้งานร่วมกันตามการกำหนดของระบบ ไม่ควรเข้าใจว่ามี 8 ช่องสำหรับ DISA และอีก 8 ช่องสำหรับ UCD แยกต่างหาก

③ UCD OGM ต่างจาก DISA OGM อย่างไร?

ทั้งสองอย่างใช้ข้อความเสียง Outgoing Message แต่มีวัตถุประสงค์ต่างกัน

รายการ	UCD OGM	DISA OGM
จุดประสงค์	แจ้งผู้โทรระหว่างรอสาย	ตอบรับสายและนำทางผู้โทร
เงื่อนไขหลัก	สมาชิก UCD ไม่ว่าง	สายเข้าระบบ DISA
โปรแกรมสำคัญ	527	โปรแกรม DISA ที่เกี่ยวข้อง
ตัวอย่างข้อความ	เจ้าหน้าที่กำลังติดสาย	กรุณากด 1 เพื่อติดต่อฝ่ายขาย
หมายเลขข้อความ	ใช้ช่อง DISA/UCD OGM	ใช้ช่อง DISA/UCD OGM

ตัวอย่าง UCD OGM

“ขณะนี้เจ้าหน้าที่กำลังให้บริการลูกค้าท่านอื่น กรุณารอสักครู่”

ตัวอย่าง DISA OGM

“ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท กด 1 ติดต่อฝ่ายขาย กด 2 ติดต่อฝ่ายบริการ”

อย่าสลับหมายเลขข้อความโดยไม่ตรวจสอบ เพราะการใช้ช่องที่มีข้อความ DISA อยู่แล้วอาจทำให้ลูกค้าที่กำลังรอสายได้ยินเมนูที่ไม่เหมาะสม

④ โปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับ UCD Waiting Message

โปรแกรม	หน้าที่
600	Extension Group
520	UCD Group
521	UCD Busy Waiting Time
522	UCD OGM Message Interval Time
523	UCD Busy Mode
527	UCD Waiting Message
414–416	CO Line Mode ตามช่วงเวลา
408–410	Flexible Ringing สำหรับปลายทางที่เกี่ยวข้อง
599	Clear All OGMs of DISA/UCD

โปรแกรมหลักที่ควรรู้

527: เลือกข้อความเสียงที่จะเล่นขณะ UCD รอสาย

522: กำหนดช่วงห่างระหว่างข้อความที่เล่นซ้ำ

521: กำหนดเวลารอเมื่อสมาชิกทุกเครื่องไม่ว่าง

523: กำหนดผลเมื่อครบเวลารอ

การตั้งข้อความเสียงให้ทำงานครบถ้วนต้องตรวจสอบโปรแกรมหลายส่วนร่วมกัน ไม่ใช่เลือกข้อความในโปรแกรม 527 เพียงอย่างเดียว

⑤ UCD Waiting Message ทำงานเมื่อใด?

ข้อความ UCD Waiting Message จะเกี่ยวข้องกับสถานการณ์ที่สายภายนอกถูกส่งเข้าสู่ UCD Group แล้วพบว่าสมาชิกทุกเครื่องไม่ว่าง

ลำดับการทำงานตัวอย่าง

1. ลูกค้าโทรเข้า CO 1
2. ตู้ใช้ CO Line Mode แบบ UCD
3. ระบบตรวจสอบสมาชิกของ UCD Group
4. พบว่าสมาชิกทุกเครื่อง Busy
5. ระบบเข้าสู่การจัดการสายรอ
6. เล่น UCD OGM ตามข้อความที่เลือก
7. เล่นเสียงระหว่างรอและข้อความซ้ำตามเงื่อนไข
8. เมื่อมีสมาชิกว่าง ระบบสามารถส่งสายให้รับได้
9. หากครบเวลารอ จะใช้ UCD Busy Mode ที่กำหนด

ข้อสำคัญ

หากมีพนักงานพร้อมรับสายตั้งแต่แรก ระบบอาจส่งสายให้สมาชิกทันที จึงไม่จำเป็นต้องเล่นข้อความรอสายก่อนทุกครั้ง

⑥ สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนบันทึกข้อความ UCD

1. หมายเลข CO Line ที่ใช้งาน UCD
2. หมายเลข Extension Group ของพนักงาน
3. ค่า UCD Group ในโปรแกรม 520
4. หมายเลข OGM ที่ว่างหรืออนุญาตให้เปลี่ยน
5. ข้อความภาษาไทยที่ต้องการบันทึก
6. โทรศัพท์ Panasonic PT สำหรับ Operator หรือ Manager
7. ห้องเงียบสำหรับบันทึกเสียง
8. ค่าโปรแกรม 527 เดิม
9. ค่าโปรแกรม 521 และ 522 เดิม
10. ค่าโปรแกรม 523 เดิม
11. เบอร์โทรศัพท์ภายนอกสำหรับทดสอบ
12. แผนคืนค่าเมื่อเสียงที่บันทึกไม่ถูกต้อง

ข้อแนะนำ

ควรเขียนข้อความให้เรียบร้อยก่อนบันทึก และตรวจสอบว่าหมายเลข OGM ที่จะใช้ไม่ได้เป็นข้อความสำคัญของระบบ DISA ที่เปิดใช้งานอยู่

⑦ ตัวอย่างข้อความเสียง UCD ภาษาไทยสำหรับสำนักงาน

แบบที่ 1 — สั้นและเป็นทางการ

“ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท ขณะนี้เจ้าหน้าที่กำลังให้บริการสายอื่น กรุณารอสักครู่”

แบบที่ 2 — เหมาะกับฝ่ายขาย

“ขอบคุณที่ติดต่อฝ่ายขาย ขณะนี้พนักงานทุกสายกำลังให้บริการลูกค้า กรุณารอสักครู่ เจ้าหน้าที่จะรับสายของท่านเมื่อพร้อมให้บริการ”

แบบที่ 3 — เหมาะกับฝ่ายบริการลูกค้า

“ขอบคุณที่ติดต่อฝ่ายบริการลูกค้า ขณะนี้เจ้าหน้าที่กำลังติดสาย กรุณารอสักครู่ ขออภัยในความไม่สะดวก”

แบบที่ 4 — สำหรับการรอสายที่อาจนาน

“ขณะนี้เจ้าหน้าที่กำลังให้บริการลูกค้าท่านอื่น กรุณารอสักครู่ หากท่านไม่สะดวกรอสาย สามารถติดต่อกลับมาใหม่ในเวลาทำการได้”

แบบที่ 5 — สุภาพและกระชับ

“ขอบคุณที่โทรหาเรา ขณะนี้สายกำลังไม่ว่าง กรุณารอสักครู่”

ควรเลือกข้อความแบบใด?

แนะนำข้อความสั้น ชัดเจน และไม่รับปากเวลาที่ไม่แน่นอน เช่น ไม่ควรพูดว่า “จะรับสายภายใน 30 วินาที” หากระบบไม่ได้รับประกันว่าจะมีพนักงานว่างภายในเวลานั้น

⑧ วิธีเตรียมเสียงก่อนบันทึกลง Panasonic KX-TES824

คุณภาพข้อความเสียงมีผลต่อความชัดเจนที่ลูกค้าได้ยิน

แนวทางเตรียมเสียง

1. ใช้สถานที่เงียบ
2. ปิดพัดลมหรืออุปกรณ์ที่มีเสียงรบกวนใกล้โทรศัพท์
3. อ่านข้อความชัดเจน
4. ใช้ความเร็วพูดปานกลาง
5. เว้นจังหวะหลังคำสำคัญ
6. ไม่พูดใกล้ไมโครโฟนเกินไป
7. หลีกเลี่ยงเพลงประกอบที่ดังกลบเสียงพูด
8. ตรวจสอบความยาวข้อความให้เหมาะกับหน่วยความจำ
9. ฟังเสียงที่บันทึกกลับก่อนใช้งานจริง

ตัวอย่าง

ข้อความยาวประมาณ 10–20 วินาทีอาจเหมาะกับงานแจ้งรอสายทั่วไป แต่ต้องประเมินร่วมกับความจุเสียงและจำนวนข้อความที่บันทึกในตู้

ความยาวดังกล่าวเป็นข้อเสนอด้านการสื่อสาร ไม่ใช่ข้อจำกัดที่ระบบกำหนดตายตัว

⑨ โทรศัพท์เครื่องไหนสามารถบันทึก UCD OGM ได้?

ตามคู่มือ Panasonic KX-TES824 การบันทึกข้อความ DISA/UCD OGM ทำโดยผู้ใช้งานที่ได้รับสิทธิ์ Operator หรือ Manager ผ่านโทรศัพท์ PT ที่รองรับ

ตัวอย่าง

• Panasonic KX-T7730
• โทรศัพท์ Panasonic Proprietary Telephone รุ่นที่รองรับฟังก์ชัน

ข้อควรระวัง

โทรศัพท์อนาล็อกทั่วไปแบบ SLT ไม่รองรับวิธีบันทึก DISA/UCD OGM เดียวกับ PT ตามคู่มือ

หากกดรหัสแล้วไม่เข้าสู่การบันทึก ให้ตรวจสอบสิทธิ์ของเครื่องและรูปแบบคำสั่งก่อน

⑩ วิธีบันทึกข้อความเสียง UCD ด้วยรหัส 91

คำสั่งสำหรับบันทึกข้อความ DISA/UCD OGM จากโทรศัพท์ Operator หรือ Manager คือ 91 ตามขั้นตอนใน User Manual

ขั้นตอน

1. กดปุ่ม PROGRAM บนโทรศัพท์ PT
2. ยกหูโทรศัพท์
3. กด 91
4. กดหมายเลข DISA/UCD OGM ที่ต้องการตั้งแต่ 1–8
5. พูดข้อความที่เตรียมไว้ผ่านหูโทรศัพท์
6. กด STORE เพื่อบันทึก
7. รอสัญญาณยืนยัน
8. ฟังตรวจสอบข้อความหากเครื่องเข้าสู่ขั้นตอนเล่นกลับ
9. วางหูเมื่อเสร็จสิ้น

ตัวอย่าง

ต้องการบันทึกข้อความใน OGM หมายเลข 1

PROGRAM → ยกหู → 91 → 1 → พูดข้อความ → STORE

ข้อสำคัญ

ต้องตรวจสอบก่อนว่า OGM หมายเลข 1 ไม่ถูกใช้งานเป็นข้อความ DISA ที่สำคัญ เพราะการบันทึกทับจะเปลี่ยนเสียงที่ผู้โทรได้ยินในเส้นทางที่อ้างอิงหมายเลขเดียวกัน

⑪ วิธีฟังข้อความเสียง UCD ที่บันทึกไว้

หลังบันทึกเสียงแล้ว ต้องฟังทวนก่อนนำไปใช้กับลูกค้าจริง

ขั้นตอน

1. ใช้โทรศัพท์ PT ของ Operator หรือ Manager
2. กด PROGRAM
3. กด 92
4. กดหมายเลข DISA/UCD OGM ที่ต้องการฟัง เช่น 1
5. ฟังข้อความที่ระบบเล่น
6. ตรวจสอบความชัดเจนและเนื้อหา
7. กด HOLD หรือ PROGRAM ตามขั้นตอนของเครื่องเมื่อจบการตรวจสอบ

ตัวอย่าง

PROGRAM → 92 → 1 → ฟังข้อความ

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ

• เสียงดังเพียงพอหรือไม่
• มีเสียงซ่าหรือเสียงรบกวนหรือไม่
• ข้อความครบประโยคหรือไม่
• เสียงถูกตัดก่อนจบหรือไม่
• หมายเลข OGM ตรงกับรายการที่ต้องการหรือไม่

หากเสียงไม่ชัด ควรแก้ไขโดยบันทึกใหม่ก่อนเปิดใช้ระบบ UCD จริง

⑫ วิธีเลือกข้อความเสียง UCD ด้วยโปรแกรม 527

เมื่อบันทึกเสียงเรียบร้อยแล้ว ให้เลือกหมายเลขข้อความในโปรแกรม 527 — UCD Waiting Message

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 527
3. กด NEXT
4. กรอกหมายเลข UCD OGM ที่ต้องการตั้งแต่ 1–8
5. ตรวจสอบหมายเลขที่แสดง
6. กด STORE
7. กลับเข้าตรวจสอบค่าที่บันทึก
8. กด END เพื่อออกจากโปรแกรม

ลำดับคำสั่ง

527 → NEXT → หมายเลข UCD OGM → STORE → END

ตัวอย่าง

ต้องการใช้ข้อความ OGM หมายเลข 1

527 → NEXT → 1 → STORE

ตัวเลือกที่ต้องทราบ

โปรแกรม 527 รองรับการเลือกข้อความหมายเลข 1–8 หรือสถานะ Not Stored

หากยังไม่ได้เลือกหมายเลขข้อความให้ถูกต้อง ระบบอาจไม่เล่นข้อความ UCD ที่ต้องการ

⑬ โปรแกรม 527 บันทึกเสียงได้เลยหรือไม่?

ไม่ได้ โปรแกรม 527 มีหน้าที่เลือกหมายเลขข้อความเสียง ไม่ใช่ใช้บันทึกข้อความ

ความแตกต่าง

งาน	วิธี
บันทึกเสียง DISA/UCD OGM	คำสั่ง 91
ฟังเสียงที่บันทึก	คำสั่ง 92
ลบข้อความ DISA/UCD เฉพาะรายการ	คำสั่ง 90
เลือกข้อความสำหรับ UCD	โปรแกรม 527
กำหนดช่วงห่างข้อความ	โปรแกรม 522
กำหนดเวลารอสาย	โปรแกรม 521

ตัวอย่าง

หากโปรแกรม 527 ตั้งเป็น OGM หมายเลข 2 แต่ข้อความจริงบันทึกไว้ใน OGM หมายเลข 1 ระบบจะไม่ได้เลือกข้อความที่ตั้งใจใช้งาน

จึงควรทำตารางหมายเลขข้อความและตรวจสอบให้ตรงกัน

⑭ วิธีตั้งให้ข้อความ UCD เล่นซ้ำทุก 1 นาที

ใช้โปรแกรม 522 — UCD OGM Message Interval Time

โปรแกรมนี้กำหนดระยะห่างระหว่างการเล่น UCD OGM ซ้ำในกระบวนการรอสาย

ค่าที่รองรับ

ตัวเลือก	ระยะเวลา
30 วินาที	30 seconds
1 นาที	1 minute
1 นาที 30 วินาที	1.5 minutes
2 นาที	2 minutes

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 522
3. กด NEXT
4. กด SELECT จนแสดง 1 min
5. ตรวจสอบค่า
6. กด STORE
7. กด END

ลำดับคำสั่ง

522 → NEXT → SELECT (1 min) → STORE

ข้อควรระวัง

โปรแกรม 522 กำหนดช่วงห่างของข้อความ ไม่ได้กำหนดเวลารอสายรวม

หากต้องการให้รอทั้งหมด 3 นาที ต้องตั้งโปรแกรม 521 เพิ่มเติมด้วย

⑮ วิธีตั้ง UCD Waiting Time เป็น 3 นาที

ใช้โปรแกรม 521 — UCD Busy Waiting Time

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 521
3. กด NEXT
4. กรอกค่า 3
5. กด SELECT เลือก min
6. ตรวจสอบว่าแสดง 3 นาที
7. กด STORE
8. กด END

ลำดับคำสั่ง

521 → NEXT → 3 → SELECT (min) → STORE

ตัวอย่างการทำงาน

เมื่อทุกเครื่องใน UCD Group ไม่ว่าง ระบบจะเข้าสู่ขั้นตอนการรอสาย

ระหว่างรอสามารถเล่น UCD OGM ตามค่าที่ตั้งไว้ในโปรแกรม 527 และกำหนดช่วงห่างผ่าน 522

หากครบ 3 นาทีโดยยังไม่มีพนักงานพร้อมรับสาย ระบบจะดำเนินการตามโปรแกรม 523

⑯ โปรแกรม 523 ควบคุมอะไรหลังจบข้อความและครบเวลารอ?

โปรแกรม 523 — UCD Busy Mode ใช้กำหนดการจัดการสายเมื่อครบ UCD Busy Waiting Time

ตัวเลือกสำคัญ

โหมด	ผลการทำงาน
Disconnect	ตัดสาย
Disconnect-OGM	เล่นข้อความก่อนตัดสาย
Intercept-Normal	ส่งไปปลายทาง Flexible Ringing
Intercept-DISA	ส่งเข้าสู่ระบบ DISA

ตัวอย่าง

บริษัทต้องการให้ลูกค้ารอ 3 นาที เมื่อครบเวลาแล้วส่งไปยังประชาสัมพันธ์

เลือกโปรแกรม 523 เป็น Intercept-Normal และตรวจสอบปลายทาง Flexible Ringing

ข้อควรเข้าใจ

UCD Waiting Message ที่เล่นระหว่างรอ กับข้อความที่ใช้ในขั้นตอน Disconnect-OGM อาจใช้หมายเลขที่กำหนดต่างกันได้ตามการตั้งค่า

จึงควรตรวจสอบทั้งโปรแกรม 527 และ 523 ไม่ใช่ตรวจเฉพาะข้อความรอสาย

⑰ ตัวอย่างการตั้ง UCD OGM ให้ลูกค้ารอ 3 นาที

สมมติบริษัทมีข้อมูลดังนี้

รายการ	ค่าตัวอย่าง
CO Line	CO 1
Extension Group	Group 1
สมาชิก	เบอร์ 101–104
UCD Group [520]	Group 1
CO Line Mode [414]	UCD
UCD Waiting Time [521]	3 นาที
UCD OGM Interval [522]	1 นาที
UCD Busy Mode [523]	Intercept-Normal
UCD Waiting Message [527]	OGM 1

ขั้นตอนการดำเนินงาน

1. ตรวจสอบสมาชิกของ Extension Group ผ่านโปรแกรม 600
2. ตั้งโปรแกรม 520 ให้ใช้ Group 1
3. ตั้ง CO 1 เป็น UCD สำหรับ Day Mode
4. เตรียมและบันทึกข้อความ OGM 1
5. ฟังตรวจสอบข้อความ
6. ตั้งโปรแกรม 527 ให้ใช้ OGM 1
7. ตั้งโปรแกรม 522 เป็น 1 นาที
8. ตั้งโปรแกรม 521 เป็น 3 นาที
9. ตั้งโปรแกรม 523 เป็น Intercept-Normal
10. ตรวจสอบปลายทาง Flexible Ringing สำหรับ Intercept
11. โทรทดสอบกรณีสมาชิกทุกเครื่องไม่ว่าง
12. ตรวจสอบเสียงและเวลารอจริง

ผลที่ต้องการ

ลูกค้าได้ยินข้อความแจ้งรอสาย และหากมีสมาชิกว่างก็สามารถเข้าสู่การรับสายได้ตามเงื่อนไข UCD

หากครบเวลารอโดยยังไม่มีสมาชิกว่าง ระบบดำเนินการตาม Intercept-Normal ที่กำหนดไว้

⑱ ข้อความ UCD เล่นซ้ำอย่างไร?

เมื่อระบบมีข้อความ UCD ที่กำหนดไว้และเข้าเงื่อนไขรอสาย จะใช้ช่วงห่างข้อความตามโปรแกรม 522

ตัวอย่างแนวคิด

• เริ่มรอ — เล่น UCD OGM ตามเงื่อนไข
• ช่วงระหว่างข้อความ — ผู้โทรรอและอาจได้ยินเสียงรอสาย
• เมื่อถึงช่วงเวลาการเล่นซ้ำ — ระบบเล่น UCD OGM อีกครั้ง
• หากมีเครื่องว่าง — ส่งสายเข้าสู่การรับสาย
• เมื่อครบเวลารอ — ใช้ UCD Busy Mode

สิ่งที่ไม่ควรเข้าใจผิด

การตั้งช่วงห่าง 1 นาทีไม่ได้หมายความว่าข้อความจะต้องเริ่มเล่นตรงวินาทีที่ 0, 60, 120 และ 180 ทุกครั้งโดยไม่มีปัจจัยอื่น

จังหวะการเล่นและสิ้นสุดข้อความขึ้นอยู่กับความยาว OGM สถานะสาย และการทำงานของตู้

ดังนั้นต้องโทรทดสอบเพื่อฟังพฤติกรรมจริง

⑲ UCD OGM กับเสียงเพลงระหว่างรอสายต่างกันอย่างไร?

UCD OGM คือข้อความเสียงที่บันทึกไว้เพื่อแจ้งข้อมูลแก่ผู้โทร

Music on Hold คือเสียงที่ระบบใช้ระหว่างถือสายตามฟังก์ชันและการเชื่อมต่ออุปกรณ์ที่รองรับ

ตัวอย่าง

UCD OGM:

“ขณะนี้เจ้าหน้าที่กำลังให้บริการสายอื่น กรุณารอสักครู่”

Music on Hold:

เสียงดนตรีหรือเสียงจากแหล่งสัญญาณที่เชื่อมต่อและกำหนดไว้ในระบบ

ข้อควรระวัง

การเลือก UCD OGM ในโปรแกรม 527 ไม่ได้แปลว่าได้ติดตั้งแหล่งเสียงเพลงรอสายไว้เรียบร้อยแล้ว

หากต้องการเสียงดนตรี ควรตรวจสอบแหล่ง Music on Hold และการตั้งค่าระบบแยกต่างหาก

⑳ Panasonic KX-TES824 บันทึกข้อความเสียงได้กี่นาที?

จากคู่มือ Feature Guide ของ KX-TES824 ระบบรองรับเวลาบันทึกข้อความ DISA/UCD และข้อความ 3-Level AA รวมกันภายใต้ทรัพยากรของระบบ

ความจุเสียงที่คู่มือระบุ

การกำหนดระบบ	เวลาบันทึกรวม
ความสามารถพื้นฐาน	3 นาที
เมื่อติดตั้งการ์ดขยายข้อความที่รองรับ	6 นาที

นอกจากนี้ การ์ดขยายสำหรับ DISA/UCD ยังเพิ่มความสามารถในการเล่นข้อความให้ผู้โทรพร้อมกันได้สูงสุด 2 ช่องตามเงื่อนไขของระบบ

ข้อควรระวัง

• เวลาบันทึกเป็นทรัพยากรรวม ไม่ใช่ 3 นาทีต่อหนึ่งข้อความ
• ข้อความ DISA และ UCD อาจใช้ทรัพยากรร่วมกัน
• อุปกรณ์เสริมต้องเป็นรุ่นที่รองรับกับตู้จริง
• ไม่ควรบันทึกเสียงยาวเกินจำเป็น

ก่อนบันทึกข้อความใหม่ ควรตรวจสอบความจุที่มีอยู่และข้อความเดิมที่ถูกใช้งาน

㉑ วิธีลบข้อความเสียง UCD ที่บันทึกผิด

หากบันทึกข้อความผิดช่องหรือไม่ต้องการใช้อีก ควรตรวจสอบหมายเลขข้อความอย่างรอบคอบ

คำสั่งลบข้อความเฉพาะรายการ

ใช้คำสั่ง 90 ผ่านโทรศัพท์ PT ของ Operator หรือ Manager ตามขั้นตอนใน User Manual

ขั้นตอนโดยสรุป

1. ใช้โทรศัพท์ที่ได้รับสิทธิ์
2. กด PROGRAM
3. กด 90
4. เลือกหมายเลข DISA/UCD OGM ที่ต้องการลบ
5. กด STORE เพื่อยืนยัน
6. ตรวจสอบว่าข้อความถูกลบตามต้องการ

ข้อควรระวังสำคัญ

อย่าสับสนกับโปรแกรม 599 — Clear All OGMs of DISA/UCD

โปรแกรม 599 ใช้ล้างข้อความทั้งหมดในกลุ่มที่เกี่ยวข้อง จึงไม่ควรใช้สำหรับแก้ไขเสียงผิดเพียงรายการเดียว

หากช่องข้อความนั้นยังใช้งานโดย DISA หรือ UCD อยู่ การลบอาจทำให้ผู้โทรไม่ได้ยินข้อความตามแผนทันที

㉒ ทำไมตั้งโปรแกรม 527 แล้วลูกค้าไม่ได้ยินข้อความ?

สาเหตุที่ 1 — ยังไม่ได้บันทึกข้อความ

โปรแกรม 527 เพียงเลือกหมายเลข OGM ไม่ได้สร้างเสียงให้เอง

สาเหตุที่ 2 — เลือกหมายเลข OGM ผิด

เช่น บันทึกเสียงไว้หมายเลข 2 แต่ตั้ง 527 เป็นหมายเลข 1

สาเหตุที่ 3 — CO Line ไม่ได้ใช้ UCD

ตรวจสอบโปรแกรม 414–416

สาเหตุที่ 4 — สมาชิกยังมีเครื่องว่าง

ระบบอาจส่งสายให้พนักงานได้ทันที โดยไม่เข้าสู่ขั้นตอนรอ

สาเหตุที่ 5 — มีข้อจำกัดด้านช่องเล่นข้อความ

หากช่องข้อความถูกใช้งานหรือมีการใช้ทรัพยากรพร้อมกัน ต้องตรวจสอบความสามารถจริงของอุปกรณ์

สาเหตุที่ 6 — ข้อความถูกลบหรือบันทึกไม่สำเร็จ

ใช้คำสั่งฟังกลับเพื่อตรวจสอบ

สาเหตุที่ 7 — โปรแกรม 527 ไม่ได้ถูกบันทึก

กลับเข้าตรวจสอบค่าอีกครั้ง

แนวทางตรวจสอบ

เริ่มจาก

ฟัง OGM → ตรวจ 527 → ตรวจ 520 → ตรวจ 414–416 → ทดสอบทุกเครื่อง Busy

ไม่ควรเริ่มด้วยการรีเซ็ตตู้ เพราะอาจทำให้ข้อความและค่าตั้งระบบอื่นเสียหาย

㉓ ทำไมข้อความ UCD เล่นครั้งเดียวแล้วไม่เล่นซ้ำ?

สาเหตุที่เป็นไปได้

1. โปรแกรม 522 ตั้งช่วงห่างนาน
2. โปรแกรม 521 กำหนดเวลารอสั้น
3. มีพนักงานว่างก่อนถึงช่วงเล่นข้อความซ้ำ
4. ผู้โทรวางสาย
5. ระบบเข้าสู่ UCD Busy Mode
6. ข้อความมีความยาวมากเมื่อเทียบกับเวลารอ
7. อุปกรณ์หรือช่องเล่นข้อความไม่พร้อม

ตัวอย่าง

หากตั้ง Waiting Time เป็น 30 วินาที แต่ OGM Interval เป็น 2 นาที การรอสายอาจสิ้นสุดก่อนถึงจังหวะเล่นข้อความซ้ำ

วิธีแก้ไข

ตรวจสอบเวลาทั้งสองโปรแกรมให้สัมพันธ์กัน และทดสอบโดยให้สมาชิกทุกเครื่อง Busy ตลอดช่วงเวลาที่ต้องการตรวจสอบ

㉔ ทำไมข้อความเสียง UCD เบาหรือไม่ชัด?

สาเหตุอาจมาจากการบันทึกหรือคุณภาพอุปกรณ์

จุดตรวจสอบ

• เสียงรบกวนขณะบันทึก
• ระยะห่างระหว่างปากกับไมโครโฟน
• ความดังของเสียงพูด
• คุณภาพหูโทรศัพท์
• ข้อความยาวจนถูกตัด
• สัญญาณสายโทรศัพท์
• การเชื่อมต่ออุปกรณ์เสียงที่เกี่ยวข้อง

วิธีแก้ไข

1. ฟังข้อความผ่านโทรศัพท์ภายในก่อน
2. หากเสียงเบาหรือไม่ชัด ให้บันทึกใหม่
3. ใช้สถานที่เงียบ
4. พูดชัดเจนและเว้นจังหวะ
5. ฟังทวนอีกครั้ง
6. โทรทดสอบจากภายนอก
7. ตรวจสอบคุณภาพเสียงทั้งต้นทางและปลายทาง

ควรทดสอบผ่านสายโทรศัพท์ภายนอกจริง เพราะเสียงที่ผู้โทรได้ยินอาจต่างจากการฟังภายในสำนักงาน

㉕ วิธีทดสอบ UCD Waiting Message หลังตั้งค่า

ควรทดสอบในช่วงเวลาที่ได้รับอนุญาต โดยไม่รบกวนสายลูกค้าที่ใช้งานจริง

ขั้นตอนเตรียม

1. ตรวจสอบ CO Line ที่ใช้ UCD
2. ตรวจสอบ Extension Group โปรแกรม 600
3. ตรวจสอบ UCD Group โปรแกรม 520
4. ตรวจสอบ CO Line Mode
5. ตรวจสอบข้อความ OGM ที่บันทึก
6. ตรวจสอบโปรแกรม 527
7. ตรวจสอบโปรแกรม 522
8. ตรวจสอบโปรแกรม 521
9. ตรวจสอบ UCD Busy Mode โปรแกรม 523

ทดสอบเมื่อมีเครื่องว่าง

1. ให้สมาชิกอย่างน้อยหนึ่งเครื่อง Idle
2. โทรเข้าหมายเลขบริษัท
3. ตรวจสอบว่าระบบส่งสายให้พนักงานตามเงื่อนไข UCD
4. รับสายและตรวจสอบเสียง

ทดสอบเมื่อทุกเครื่อง Busy

1. ให้สมาชิกทุกคนสนทนาอยู่
2. โทรเข้าจากภายนอก
3. ฟังข้อความที่ผู้โทรได้รับ
4. ตรวจสอบความชัดเจน
5. จับเวลารอสาย
6. ตรวจสอบการเล่นข้อความซ้ำ
7. ปล่อยให้พนักงานหนึ่งคนว่าง
8. ตรวจสอบการส่งสายต่อ

ทดสอบเมื่อครบเวลารอ

1. ให้สมาชิกทุกเครื่อง Busy ต่อเนื่อง
2. โทรเข้าจากภายนอก
3. รอจนครบค่าโปรแกรม 521
4. ตรวจสอบผลของโปรแกรม 523
5. ตรวจสอบว่ามีการส่งสายหรือตัดสายตรงตามแผน

การทดสอบทั้งสามกรณีช่วยยืนยันว่าเสียง UCD ทำงานสัมพันธ์กับการแจกสายและเวลารอจริง

㉖ ตารางตรวจสอบข้อความเสียง UCD

รายการ	ค่าเป้าหมาย	ผลตรวจ
CO Line	CO 1	รอตรวจ
CO Line Mode	UCD	รอตรวจ
UCD Group	Group 1	รอตรวจ
สมาชิก	101–104	รอตรวจ
หมายเลข OGM	1	รอตรวจ
โปรแกรม 527	OGM 1	รอตรวจ
โปรแกรม 522	1 นาที	รอตรวจ
โปรแกรม 521	3 นาที	รอตรวจ
โปรแกรม 523	Intercept-Normal	รอตรวจ
คุณภาพเสียง	ชัดเจน	รอตรวจ
ทุกเครื่อง Busy	ได้ยิน OGM	รอตรวจ
เล่นข้อความซ้ำ	ตามช่วงที่ตั้ง	รอตรวจ
สมาชิกว่าง	ส่งสายได้	รอตรวจ
ครบเวลารอ	ทำงานตาม Busy Mode	รอตรวจ

ตารางนี้เป็นแบบฟอร์มตัวอย่าง ต้องบันทึกผลหลังตรวจสอบจากอุปกรณ์จริงเท่านั้น

㉗ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ UCD Waiting Message

Panasonic KX-TES824 ตั้งเสียงรอสาย UCD ได้หรือไม่?

ได้ โดยบันทึก DISA/UCD OGM แล้วเลือกข้อความผ่านโปรแกรม 527

โปรแกรม 527 ใช้ทำอะไร?

เลือกหมายเลข UCD Waiting Message ที่ต้องการให้ผู้โทรได้ยิน

โปรแกรม 522 ใช้ทำอะไร?

กำหนดระยะห่างระหว่างการเล่น UCD OGM ซ้ำ

โปรแกรม 521 ใช้ทำอะไร?

กำหนดเวลารอเมื่อสมาชิก UCD ทุกเครื่อง Busy

โปรแกรม 523 ใช้ทำอะไร?

กำหนดการจัดการสายเมื่อครบเวลารอ

บันทึกเสียง UCD ใช้รหัสอะไร?

ใช้คำสั่งบันทึก OGM 91 ผ่านโทรศัพท์ PT ของ Operator หรือ Manager ตามขั้นตอนในคู่มือ

ฟังเสียง OGM ที่บันทึกไว้ใช้รหัสอะไร?

ใช้คำสั่ง 92

ลบเสียง UCD เฉพาะรายการใช้รหัสอะไร?

ใช้คำสั่ง 90 ตามขั้นตอนที่กำหนด

Panasonic KX-TES824 มีช่องข้อความ DISA/UCD กี่หมายเลข?

รองรับหมายเลข 1–8 โดยใช้ร่วมกันตามการกำหนดของระบบ

ตั้งให้ข้อความเล่นซ้ำทุก 1 นาทีได้หรือไม่?

ได้ โดยเลือก 1 นาทีในโปรแกรม 522

ข้อความ UCD เล่นเมื่อมีพนักงานว่างหรือไม่?

โดยทั่วไป UCD Waiting Message ใช้ในกรณีสมาชิกทุกเครื่องไม่ว่าง หากมีสมาชิกพร้อมรับสาย ระบบสามารถแจกสายได้โดยไม่ต้องเล่นข้อความรอ

ทำไมตั้งโปรแกรม 527 แล้วไม่มีเสียง?

ต้องตรวจสอบว่าบันทึก OGM ไว้แล้ว เลือกหมายเลขถูกต้อง และ CO Line ใช้ UCD

UCD OGM กับเสียงเพลงรอสายเป็นสิ่งเดียวกันหรือไม่?

ไม่ใช่ UCD OGM เป็นข้อความเสียง ส่วน Music on Hold เป็นเสียงระหว่างถือสายจากระบบหรือแหล่งเสียงที่รองรับ

สามารถใช้ข้อความเดียวกันกับ DISA และ UCD ได้หรือไม่?

สามารถเลือกหมายเลขข้อความตามที่ระบบรองรับ แต่ควรออกแบบเนื้อหาให้เหมาะกับทั้งสองฟังก์ชันและไม่บันทึกทับข้อความที่ใช้งานอยู่

ต้องติดตั้งอุปกรณ์เสริมทุกกรณีหรือไม่?

ขึ้นอยู่กับความสามารถที่ต้องการและอุปกรณ์ของตู้จริง โดยเฉพาะกรณีต้องการเพิ่มเวลาบันทึกหรือจำนวนช่องเล่นข้อความพร้อมกัน

㉘ สรุปวิธีตั้งข้อความเสียง UCD Panasonic KX-TES824 ให้ลูกค้าได้ยินระหว่างรอสาย

การตั้งข้อความเสียง UCD บน Panasonic KX-TES824 ช่วยให้ลูกค้าได้รับข้อมูลระหว่างรอพนักงานรับสาย ในกรณีที่สมาชิก UCD Group ทุกเครื่องไม่ว่าง

โปรแกรมหลักที่ต้องใช้ ได้แก่

527 — UCD Waiting Message: เลือกข้อความเสียง

522 — UCD OGM Message Interval Time: กำหนดช่วงห่างระหว่างข้อความ

521 — UCD Busy Waiting Time: กำหนดเวลารอสาย

523 — UCD Busy Mode: กำหนดการจัดการเมื่อครบเวลารอ

ขั้นตอนสำคัญ

1. ตรวจสอบ CO Line ที่ใช้ UCD
2. ตรวจสอบสมาชิก Extension Group
3. ตรวจสอบโปรแกรม 520
4. เตรียมข้อความเสียงภาษาไทย
5. ตรวจสอบหมายเลข DISA/UCD OGM ที่ว่าง
6. ใช้โทรศัพท์ Operator หรือ Manager บันทึกเสียงด้วยคำสั่ง 91
7. ฟังตรวจสอบเสียงด้วยคำสั่ง 92
8. เข้า System Programming
9. ตั้งโปรแกรม 527 เลือกหมายเลข OGM
10. ตั้งโปรแกรม 522 กำหนดช่วงห่างข้อความ
11. ตั้งโปรแกรม 521 กำหนดเวลารอ
12. ตั้งโปรแกรม 523 กำหนดการจัดการเมื่อครบเวลา
13. ตรวจสอบปลายทางสำรองหากใช้ Intercept-Normal
14. ตรวจสอบเสียง Music on Hold หากใช้งาน
15. ทดสอบเมื่อสมาชิกบางเครื่องว่าง
16. ทดสอบเมื่อสมาชิกทุกเครื่อง Busy
17. ตรวจสอบข้อความเสียงและคุณภาพเสียงจริง
18. ทดสอบการส่งสายเมื่อสมาชิกกลับมาว่าง
19. ทดสอบผลเมื่อครบเวลารอ
20. บันทึกค่าและจัดเก็บข้อมูลระบบ

สำหรับสำนักงานที่มีฝ่ายขายหรือฝ่ายบริการหลายคน comsiam แนะนำให้ใช้ข้อความสั้น สุภาพ และอธิบายสถานการณ์อย่างชัดเจน เช่น แจ้งว่าพนักงานกำลังให้บริการสายอื่นอยู่ โดยไม่รับปากระยะเวลาที่ไม่สามารถรับประกันได้

หากตั้งเวลารอไว้หลาย分钟 ควรมีข้อความแจ้งระหว่างรอและกำหนดปลายทางสำรองที่เหมาะสม เพื่อไม่ให้ลูกค้าต้องรอสายนานโดยไม่มีข้อมูล

การตั้ง UCD Waiting Message อย่างถูกต้องช่วยเพิ่มความเป็นมืออาชีพของระบบโทรศัพท์ ลดความสับสนของผู้โทร และทำให้ Panasonic KX-TES824 รองรับการรับสายลูกค้าได้อย่างมีระบบมากขึ้น

ComSiam Professional Team