วิธี Setup KX-TES824 ครั้งแรกสำหรับมือใหม่

การ Setup Panasonic KX-TES824 ครั้งแรกควรเริ่มจากตรวจการต่อสาย เข้าถึงระบบด้วยเครื่องโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ที่รองรับ แล้วกำหนดวันเวลา สายนอก เบอร์ภายใน จุดรับสาย และสิทธิ์โทรออก ก่อนทดสอบและสำรองค่าที่ใช้งานได้แล้ว

หากเป็นตู้มือสองหรือตู้ที่ใช้งานอยู่ ต้องตรวจค่าปัจจุบันก่อน ไม่ควรล้างระบบทันที สำหรับการเริ่มต้น comsiam แนะนำให้ตั้งค่าพื้นฐานจนรับสายและโทรออกได้ก่อน แล้วจึงเพิ่มเสียงต้อนรับ เมนูเลือกแผนก และฟังก์ชันอื่นตามความจำเป็น

① Setup ต่างจากติดตั้งอย่างไร

การติดตั้งเป็นงานจัดวางตู้ เพิ่มการ์ด และต่อสาย ส่วน Setup เป็นการกำหนดว่าระบบจะทำงานอย่างไร

งานติดตั้ง	งาน Setup
ยึดตู้บนผนัง	ตั้งวันและเวลา
ต่อสายนอกเข้าพอร์ต CO	เปิดใช้เฉพาะสายนอกที่มีบริการ
ต่อเครื่องโทรศัพท์ภายใน	ตรวจและกำหนดหมายเลขภายใน
ติดตั้งการ์ดขยาย	กำหนดสิทธิ์ใช้พอร์ตที่เพิ่ม
ตรวจสายและไฟเลี้ยง	กำหนดเครื่องรับสายและโหมดเวลา

ตั้งค่าถูกต้องแต่ต่อสายผิด ระบบก็อาจใช้งานไม่ได้ จึงต้องตรวจความพร้อมของฮาร์ดแวร์ก่อนเริ่มโปรแกรม

② เตรียมข้อมูลก่อนเข้าโปรแกรม

ใช้รายการต่อไปนี้จัดทำแผนระบบเบื้องต้น

ข้อมูล	ตัวอย่าง
สายนอกที่ใช้จริง	CO 1 และ CO 2
พอร์ตสายนอกที่ยังไม่ใช้	CO 3
จุดรับสายหลัก	แผนกต้อนรับ
จุดโทรศัพท์อื่น	ฝ่ายขาย บัญชี และผู้จัดการ
เครื่องที่โทรออกได้	ต้อนรับ ฝ่ายขาย และบัญชี
เครื่องที่โทรภายในเป็นหลัก	จุดบริการหรือโกดัง
เวลาทำการ	ระบุเวลาจริงของบริษัท
นอกเวลาทำการ	ระบุเครื่องรับสายหรือวิธีจัดการ

ตัวอย่างนี้เป็นแผนสำหรับอธิบายเท่านั้น ต้องปรับให้ตรงกับบริการและอุปกรณ์ของสำนักงานจริง

อย่ากำหนดหมายเลขภายในจากความจำ ต้องตรวจแผนหมายเลขปัจจุบันของตู้ก่อน เพื่อป้องกันหมายเลขซ้ำหรือโทรผิดจุด

③ ตรวจว่าตู้พร้อมตั้งค่าหรือไม่

ก่อนเริ่ม Setup ให้ตรวจอย่างน้อยดังนี้

1. ตู้มีไฟเลี้ยงและไม่มีอาการผิดปกติ
2. การ์ดติดตั้งตรงกับชุดที่ต้องการ
3. เครื่องโทรศัพท์ต่อบนพอร์ตที่รองรับ
4. สายของเครื่อง PT มีครบตามการเชื่อมต่อที่กำหนด
5. สายนอกมีสัญญาณจากบริการที่ใช้งานร่วมกันได้
6. ทราบรหัสเข้าถึงระบบ
7. มีข้อมูลสำรองหากเป็นตู้ที่มีค่าเดิม
8. มีช่วงเวลาที่สามารถทดสอบโดยไม่กระทบงานสำคัญ

หากเครื่องภายในยังไม่มีเสียงสัญญาณ ควรตรวจเครื่อง สาย และพอร์ตก่อน ไม่ควรเริ่มแก้ค่าหลายรายการเพื่อชดเชยปัญหาการต่อสาย

④ เลือกวิธีตั้งค่าที่พร้อมใช้งาน

KX-TES824 สามารถตั้งค่าด้วยวิธีที่ระบบรองรับ ได้แก่ ผ่านเครื่องโทรศัพท์ระบบ หรือผ่านคอมพิวเตอร์พร้อมโปรแกรม KX-TE Maintenance Console

ตั้งค่าผ่านเครื่องโทรศัพท์

ใช้เครื่องโทรศัพท์ระบบ Panasonic แบบแอนะล็อกที่รองรับงานโปรแกรม โดยเตรียมเครื่องแบบมีจอที่ Extension Jack 01 ตามแนวทางในคู่มือ

โทรศัพท์ธรรมดาแบบ SLT ไม่ควรถูกใช้แทนเครื่องโปรแกรมระบบโดยคาดเดาว่าจะทำงานเหมือนกัน

ตั้งค่าผ่านคอมพิวเตอร์

เตรียมโปรแกรม ไดรเวอร์ สายเชื่อมต่อ และคอมพิวเตอร์ที่เข้ากันได้ แล้วทดสอบการเชื่อมต่อก่อนแก้ไข

พอร์ต USB ของตู้เป็นช่องสำหรับการสื่อสารกับซอฟต์แวร์ที่รองรับ ไม่ได้หมายความว่าเสียบแล้วตั้งค่าได้ทันทีบนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่อง

⑤ ตรวจค่าเดิมก่อนตัดสินใจเริ่มระบบใหม่

แยกสถานการณ์ของตู้ให้ชัดเจน

สถานการณ์	สิ่งที่ควรทำก่อน
ตู้ที่ใช้งานอยู่	อ่านค่า จดรายการ และสำรองข้อมูล
ตู้มือสอง	ตรวจสิทธิ์เข้าถึงและค่าจากผู้ใช้เดิม
ตู้ที่ผู้ขายตั้งค่ามาแล้ว	ตรวจว่าค่าตรงกับแผนของสำนักงานหรือไม่
ตู้ที่เริ่มใช้งานครั้งแรก	ทำขั้นตอนเริ่มระบบตามคู่มือที่ตรงกับเครื่อง

Initialize หรือ System Data Clear ไม่ใช่การเปิดเครื่องใหม่ทั่วไป การดำเนินการดังกล่าวอาจล้างข้อมูลที่จำเป็น จึงต้องยืนยันเหตุผลและเตรียมข้อมูลก่อนทำ

หากค่าที่มีอยู่ใช้งานได้บางส่วน ให้ตรวจและแก้เฉพาะส่วนที่ต้องเปลี่ยนก่อนพิจารณาล้างระบบทั้งหมด

⑥ ตั้งวันและเวลาให้ถูกต้อง

วันและเวลามีผลต่อการแสดงข้อมูลและฟังก์ชันที่อาศัยตารางเวลา

หลังเชื่อมต่อระบบ ให้ตรวจ

• วันที่
• เดือนและปี
• วันในสัปดาห์
• เวลา
• รูปแบบเวลาและช่วง AM/PM หากหน้าตั้งค่าใช้รูปแบบนั้น

จากนั้นบันทึกค่าและตรวจผลที่เครื่องหรือโปรแกรมอีกครั้ง

หากต้องตั้งโหมดกลางวันและกลางคืนตามเวลา ต้องยืนยันวันเวลาก่อนเสมอ มิฉะนั้นการเปลี่ยนโหมดอาจเกิดผิดช่วง

⑦ เปิดใช้เฉพาะสายนอกที่มีบริการจริง

ตรวจว่าพอร์ต CO ใดมีสายโทรศัพท์เชื่อมต่อและใช้งานได้จริง แล้วกำหนดสถานะให้ตรงกัน

ตัวอย่างตู้พื้นฐานที่ใช้สองสายนอก

พอร์ต	สถานะที่ต้องตรวจและกำหนด
CO 1	เปิดใช้เมื่อมีบริการและทดสอบแล้ว
CO 2	เปิดใช้เมื่อมีบริการและทดสอบแล้ว
CO 3	จัดเป็นพอร์ตที่ไม่ได้ใช้

หากปล่อยพอร์ตไม่มีสัญญาณไว้ในกลุ่มที่ผู้ใช้ยึดได้ อาจเกิดอาการเลือกสายนอกแล้วโทรไม่ได้ ทั้งที่เส้นอื่นยังใช้งานปกติ

สำหรับการ Setup comsiam แนะนำให้ทดสอบสายนอกทีละเส้นและบันทึกผลก่อนกำหนดสิทธิ์รวม เพื่อทราบว่าเส้นใดพร้อมใช้งานจริง

⑧ ตรวจและจัดหมายเลขภายใน

ทำตารางจับคู่ระหว่างพอร์ต หมายเลข และตำแหน่งเครื่อง

พอร์ต	หมายเลขจริง	ตำแหน่ง
Jack 01	กรอกหลังตรวจระบบ	แผนกต้อนรับ
Jack 02	กรอกหลังตรวจระบบ	ฝ่ายขาย
Jack 03	กรอกหลังตรวจระบบ	ฝ่ายบัญชี
Jack 04	กรอกหลังตรวจระบบ	ห้องผู้จัดการ

หลังตรวจหรือเปลี่ยนหมายเลข ให้โทรทดสอบระหว่างเครื่องและยืนยันว่าเครื่องที่ดังตรงกับตาราง

เลขพอร์ตกับหมายเลขภายในเป็นคนละข้อมูล อย่าใช้แทนกันในการบอกพนักงานหรือทำป้ายเครื่องโทรศัพท์

ควรเลือกแผนหมายเลขที่พนักงานจำง่าย และรักษาความสม่ำเสมอเมื่อต้องเพิ่มเครื่องภายหลัง

⑨ กำหนดเครื่องรับสายเข้า

เริ่มจากรูปแบบง่ายที่ตรวจสอบได้ เช่น ให้สายหลักดังที่แผนกต้อนรับก่อน แล้วค่อยเพิ่มรูปแบบตามงาน

ตัวอย่างแผนรับสาย

สายนอก	เครื่องที่ต้องดัง
CO 1	แผนกต้อนรับ
CO 2	ฝ่ายขายและแผนกต้อนรับ
สายนอกอื่น	ตามหน้าที่ที่กำหนด

เมื่อบันทึกค่าแล้ว ใช้โทรศัพท์มือถือโทรเข้าหมายเลขของแต่ละเส้น ตรวจว่าเครื่องที่ต้องดังทำงานจริง

หากกำหนดหลายโหมดเวลา ต้องทดสอบสายเข้าในแต่ละโหมดด้วย เพราะค่ารับสายกลางวันอาจไม่เหมือนค่ากลางคืนหรือพักกลางวัน

⑩ กำหนดสิทธิ์โทรออก

แยกสองเรื่องออกจากกัน

1. สิทธิ์ใช้สายนอก: เครื่องใดใช้ CO เส้นใดได้
2. ข้อจำกัดหมายเลข: เครื่องนั้นโทรไปยังหมายเลขประเภทใดได้ตามค่าที่กำหนด

ตัวอย่างแผนสิทธิ์

จุดใช้งาน	ความต้องการ
แผนกต้อนรับ	รับสายและโทรออกตามหน้าที่
ฝ่ายขาย	โทรออกหาลูกค้า
ฝ่ายบัญชี	โทรออกประสานงาน
โกดัง	โทรภายในหรือโทรออกเฉพาะที่จำเป็น
จุดบริการ	ตามขอบเขตที่บริษัทกำหนด

ควรทดสอบทั้งหมายเลขที่อนุญาตและหมายเลขที่ต้องจำกัด โดยเลือกปลายทางทดสอบที่เหมาะสมและไม่ก่อค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น

อย่าจำกัดการโทรจนกระทบหมายเลขสำคัญที่ธุรกิจจำเป็นต้องใช้

⑪ ตั้งโหมดเวลาเมื่อระบบพื้นฐานพร้อมแล้ว

หากต้องการรูปแบบรับสายต่างกันตามช่วงเวลา ให้กำหนดแผนก่อนตั้งค่า

ช่วงเวลา	ตัวอย่างความต้องการ
กลางวัน	รับสายที่แผนกต้อนรับและฝ่ายขาย
พักกลางวัน	ให้เครื่องเวรรับสาย
กลางคืน	ให้จุดที่มีผู้รับผิดชอบรับสาย หรือใช้ระบบตอบรับที่จัดไว้

เลือกระหว่างการเปลี่ยนโหมดด้วยตนเองกับการเปลี่ยนตามเวลา ตามความสามารถและการตั้งค่าของระบบ

หลังตั้งค่าให้ตรวจว่าตู้กำลังอยู่ในโหมดใด และทดสอบผลจริง อย่าใช้เพียงเวลาที่ตั้งไว้เป็นหลักฐานว่าระบบเปลี่ยนโหมดถูกต้องแล้ว

⑫ ทดสอบตามลำดับหลัง Setup

ทดสอบเบอร์ภายใน

1. โทรจากเครื่องแรกไปเครื่องที่สอง
2. ตรวจเสียงเรียกเข้า
3. รับสายและพูดทั้งสองฝั่ง
4. โทรย้อนกลับ
5. ทำซ้ำจนครบจุดใช้งาน

ทดสอบโทรออก

1. ใช้เครื่องที่ได้รับสิทธิ์
2. ยึดสายนอกตามรหัสหรือปุ่มที่ตั้งไว้จริง
3. โทรไปยังหมายเลขทดสอบ
4. ตรวจเสียงและการวางสาย
5. ทดสอบสายนอกแต่ละเส้น

ทดสอบรับสายและโอนสาย

1. โทรเข้าหมายเลขบริษัทจากภายนอก
2. ตรวจเครื่องที่ดัง
3. รับสาย
4. โอนไปยังอีกแผนกตามวิธีของเครื่องที่ใช้
5. ตรวจว่าปลายทางสนทนากับผู้โทรได้

ไม่ควรสมมุติว่ารหัสยึดสายนอกหรือรหัสใช้งานเหมือนกันทุกตู้ ต้องตรวจค่าที่ตั้งจริงก่อนสอนพนักงาน

⑬ แก้ปัญหาเมื่อ Setup แล้วใช้งานไม่ได้

อาการ	จุดที่ควรตรวจ
โทรภายในไม่ได้	หมายเลข เครื่อง สาย และชนิดพอร์ต
โทรภายในได้แต่โทรออกไม่ได้	สิทธิ์โทรออก พอร์ต CO และบริการต้นทาง
โทรออกได้บางครั้ง	การยึดพอร์ตที่ไม่มีสัญญาณหรือสายนอกไม่ว่าง
สายเข้าไม่ดัง	การกำหนดเครื่องรับ โหมดเวลา และสัญญาณต้นทาง
สายเข้าดังผิดแผนก	ตารางพอร์ตและค่ารับสายของโหมดปัจจุบัน
เครื่องหนึ่งใช้ได้ แต่อีกเครื่องไม่ได้	เปรียบเทียบสาย เครื่อง และสิทธิ์ของแต่ละจุด
โปรแกรมเชื่อมต่อไม่ได้	ซอฟต์แวร์ ไดรเวอร์ สาย พอร์ต และรหัส

แก้ทีละรายการและทดสอบหลังเปลี่ยนทุกครั้ง จะช่วยให้ทราบว่าค่าใดมีผลต่ออาการ ไม่ควรแก้หลายส่วนพร้อมกันโดยไม่มีบันทึก

⑭ เปลี่ยนรหัสและสำรองค่าหลังทดสอบผ่าน

เมื่อระบบทำงานตามแผนแล้ว ให้ดำเนินการดังนี้

• เปลี่ยนรหัสผู้ดูแลตามวิธีที่รองรับ
• เก็บรหัสกับผู้รับผิดชอบที่เหมาะสม
• สำรองค่าระบบหากมีเครื่องมือที่รองรับ
• ระบุวันที่และชุดอุปกรณ์ของข้อมูลสำรอง
• เก็บรายการหมายเลขภายใน
• เก็บตารางสายนอกและสิทธิ์ใช้งาน
• บันทึกรายการที่ยังต้องปรับเพิ่มเติม

ไฟล์สำรองควรมีข้อมูลกำกับว่าเป็นของตู้และชุดอุปกรณ์ใด ไม่ควรนำไปคืนค่ากับเครื่องอื่นโดยยังไม่ตรวจความเข้ากันได้

⑮ เช็กลิสต์ก่อนเปิดใช้งานจริง

1. ทุกจุดโทรภายในได้ตามแผน
2. สายนอกที่เปิดใช้โทรออกและรับสายได้
3. สายเข้าดังตรงเครื่องที่กำหนด
4. สิทธิ์โทรออกถูกต้อง
5. โอนสายและพักสายได้ตามวิธีของเครื่อง
6. วันเวลาและโหมดรับสายถูกต้อง
7. พอร์ตที่ไม่ได้ใช้ถูกจัดการแล้ว
8. มีข้อมูลผู้ดูแลและค่าระบบ
9. พนักงานทดลองใช้งานแล้ว
10. มีผู้รับผิดชอบเมื่อเกิดปัญหา

ควรเพิ่มเสียงต้อนรับหรือเมนูเลือกแผนกหลังผ่านการทดสอบพื้นฐาน เพื่อให้แยกปัญหาได้ง่ายเมื่อระบบซับซ้อนขึ้น

⑯ สรุป

Setup KX-TES824 ครั้งแรกควรทำตามลำดับ: ตรวจสายและอุปกรณ์ ตรวจค่าเดิม ตั้งวันเวลา เปิดสายนอก จัดเบอร์ภายใน กำหนดสายเข้าและสิทธิ์โทรออก แล้วทดสอบก่อนสำรองข้อมูล ไม่ควรรีเซ็ตล้างค่าเป็นขั้นตอนแรกกับตู้ที่ยังไม่ทราบประวัติ

สำหรับการเริ่มระบบกับ comsiam ให้ทำตารางพอร์ตและจุดใช้งานตั้งแต่ต้น แก้ค่าทีละส่วน และให้พนักงานทดลองรับสายกับโอนสายจริงก่อนเปิดใช้งานเต็มรูปแบบ

ComSiam Professional Team