Panasonic KX-TES824 ตั้งค่าระบบสำหรับสำนักงานหลายแผนกอย่างไร

Panasonic KX-TES824 ตั้งค่าระบบสำหรับสำนักงานหลายแผนกอย่างไร? เริ่มจากวางผังหมายเลขโทรศัพท์ภายใน (Extension Number) ให้ตรงกับพอร์ตจริง (Extension Jack) จากนั้นกำหนด Extension Group แยกตามแผนก จัดสรรสายนอก CO Line ออกแบบการรับสายเข้า และกำหนดสิทธิ์โทรออกด้วย COS/TRS ให้เหมาะสมกับหน้าที่ของพนักงานแต่ละคน

โปรแกรมสำคัญของ Panasonic KX-TES824 ได้แก่ [009] สำหรับกำหนดหมายเลขภายใน, [600] สำหรับ Extension Group, [400] และ [404] สำหรับการจัดการสายนอก, [414–416] สำหรับเลือกรูปแบบรับสายเข้า, [601–603] สำหรับ COS และ [405–407] สำหรับสิทธิ์ใช้ CO Line

หากสำนักงานมีหลายแผนก เช่น ประชาสัมพันธ์ ฝ่ายขาย บัญชี ฝ่ายบริการ และผู้บริหาร สามารถออกแบบให้แต่ละแผนกรับสายและโทรออกต่างกันได้ เช่น ให้ประชาสัมพันธ์รับสายหลัก ให้ฝ่ายขายรับสายลูกค้าผ่าน UCD ให้บัญชีใช้สายนอกเฉพาะ และให้ผู้บริหารมีสิทธิ์โทรออกตามนโยบาย

การออกแบบที่ดีต้องพิจารณา Day, Night และ Lunch ร่วมด้วย เพราะระบบอาจเปลี่ยนปลายทางรับสายและสิทธิ์โทรออกตามช่วงเวลาโดยอัตโนมัติ

บทความนี้ ComSiam อธิบายขั้นตอนวางแผนและตั้งค่าระบบ Panasonic KX-TES824 สำหรับสำนักงานหลายแผนก ตั้งแต่จัดเบอร์ภายใน รับสายเข้า โทรออก Hunting, Paging, Call Pickup, Forwarding, Operator และ SMDR ไปจนถึงการทดสอบและส่งมอบระบบ

1. Panasonic KX-TES824 เหมาะกับสำนักงานหลายแผนกหรือไม่

Panasonic KX-TES824 เป็นตู้สาขาโทรศัพท์อนาล็อกแบบ Advanced Hybrid System ที่รองรับโทรศัพท์ Panasonic Proprietary Telephone (PT) และ Single Line Telephone (SLT)

ระบบเริ่มต้นรองรับสายนอก 3 วงจรและเบอร์ภายใน 8 พอร์ต และสามารถขยายได้สูงสุด 8 สายนอกและ 24 เบอร์ภายในด้วยการ์ดที่เข้ากันได้

1.1 สำนักงานแบบใดเหมาะกับระบบนี้

• บริษัทที่มีหลายแผนกภายในอาคารเดียวกัน
• สำนักงานที่ใช้โทรศัพท์ประจำโต๊ะ
• ธุรกิจที่มีพนักงานรับสายลูกค้า
• บริษัทที่ต้องการแยกสายนอกตามแผนก
• สำนักงานที่มีระบบโทรศัพท์อนาล็อกเดิม
• องค์กรที่ต้องการควบคุมสิทธิ์โทรออกและบันทึกข้อมูลการโทร

1.2 ข้อจำกัดที่ควรทราบ

KX-TES824 ไม่ใช่ IP PBX ที่รองรับ SIP Extension แบบเนทีฟ การใช้งานร่วมกับระบบ VoIP ต้องอาศัยอุปกรณ์ Gateway หรือการเชื่อมต่อที่เหมาะสม

หากสำนักงานต้องการโทรศัพท์ IP จำนวนมาก การทำงานจากหลายสาขาผ่านอินเทอร์เน็ต หรือระบบคิวสายขนาดใหญ่ ควรประเมินข้อจำกัดก่อนเลือกใช้

2. วางแผนโครงสร้างสำนักงานก่อนตั้งค่า

ก่อนเริ่ม System Programming ควรสำรวจโครงสร้างองค์กรและความต้องการใช้งานจริง

2.1 ข้อมูลที่ต้องเก็บ

1. จำนวนพนักงานแต่ละแผนก
2. จำนวนโทรศัพท์ PT และ SLT
3. จำนวน CO Line ที่ติดตั้ง
4. หมายเลขโทรศัพท์ภายนอก
5. เส้นทางสายเข้าของลูกค้า
6. เบอร์พนักงานที่มีหน้าที่รับสายหลัก
7. สิทธิ์โทรออกที่แต่ละแผนกต้องใช้
8. เวลาทำการและช่วงพักกลางวัน
9. ความจำเป็นในการใช้ DISA, UCD หรือ Hunting
10. อุปกรณ์เชื่อมต่ออื่น เช่น ONT, Gateway และระบบบันทึกข้อมูลการโทร

2.2 ตัวอย่างสำนักงาน 5 แผนก

แผนก	จำนวนเครื่อง	หน้าที่
ประชาสัมพันธ์	2	รับสายหลักและโอนสาย
ฝ่ายขาย	5	รับสายลูกค้าและโทรออก
บัญชี	3	ติดต่อธนาคารและคู่ค้า
ฝ่ายบริการ	4	รับเรื่องแจ้งซ่อม
ผู้บริหาร	2	ประสานงานและอนุมัติงาน
รวม	16	ใช้ 16 พอร์ตภายใน

ตัวอย่างนี้อยู่ภายในความจุสูงสุดของระบบที่ขยายอย่างเหมาะสมแล้ว

3. Extension Number และ Extension Jack ต่างกันอย่างไร

การตั้งระบบหลายแผนกต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างหมายเลขภายในกับพอร์ตจริง

Extension Number คือเบอร์ที่พนักงานกดโทรหากัน เช่น 101, 102 หรือ 103

Extension Jack คือพอร์ตทางกายภาพที่ต่อโทรศัพท์เข้ากับตู้สาขา เช่น Jack 01, 02 หรือ 03

3.1 ตัวอย่างผังเบอร์

Jack	Extension	แผนก	ผู้ใช้งาน
01	101	ประชาสัมพันธ์	พนักงานรับสายหลัก
02	102	ประชาสัมพันธ์	พนักงานรับสายสำรอง
03	103	ฝ่ายขาย	ฝ่ายขาย 1
04	104	ฝ่ายขาย	ฝ่ายขาย 2
05	105	ฝ่ายขาย	ฝ่ายขาย 3
06	106	บัญชี	บัญชี 1
07	107	บัญชี	บัญชี 2
08	108	บริการ	เจ้าหน้าที่บริการ

ตารางเป็นตัวอย่าง ไม่ใช่ผังพอร์ตที่ต้องใช้ทุกสำนักงาน

3.2 ทำไมต้องตรวจ Jack จริง

เพราะโปรแกรมหลายรายการของ KX-TES824 ใช้ Extension Jack เป็นตัวระบุปลายทาง หากเลือกผิดอาจไปเปลี่ยนสิทธิ์ของพนักงานคนอื่น

4. โปรแกรม [009] Extension Number ใช้ทำอะไร

โปรแกรม [009] ใช้กำหนดแผนหมายเลขและหมายเลขภายในของ Extension Jack

4.1 Numbering Plan

ระบบรองรับ Numbering Plan 1, 2 และ 3 โดยช่วงหมายเลขที่ใช้งานได้ขึ้นอยู่กับประเทศและการตั้งค่าระบบ

4.2 ขั้นตอนตรวจสอบและตั้งค่า

1. ตรวจสอบหมายเลขภายในทั้งหมด
2. ตรวจสอบ Extension Jack จริง
3. บันทึกหมายเลขเดิม
4. เข้า System Programming ด้วยสิทธิ์ผู้ดูแล
5. เปิดโปรแกรม [009]
6. เลือก Numbering Plan ที่ต้องการ
7. ตรวจสอบหรือกำหนดหมายเลขภายในของแต่ละ Jack
8. บันทึกการเปลี่ยนแปลงตามขั้นตอนคู่มือ
9. ทดสอบโทรระหว่างเบอร์ภายใน

4.3 ข้อควรระวัง

การเปลี่ยน Numbering Plan อาจกระทบรหัสฟังก์ชันอื่น เช่น Paging หรือการเลือกสายนอก

ไม่ควรเปลี่ยนแผนหมายเลขเพื่อความสะดวกเพียงอย่างเดียวโดยไม่ได้ประเมินทั้งระบบ

5. ควรออกแบบหมายเลขภายในอย่างไร

การจัดหมายเลขตามแผนกช่วยให้ผู้ใช้งานจำง่าย

5.1 ตัวอย่างแนวทาง

แผนก	เบอร์ตัวอย่าง
ประชาสัมพันธ์	101–102
ฝ่ายขาย	103–107
บัญชี	108–110
ฝ่ายบริการ	111–114
ผู้บริหาร	115–116

5.2 ควรใช้หมายเลขสั้นหรือยาว

ควรใช้หมายเลขที่อยู่ในช่วงซึ่ง Numbering Plan ของระบบรองรับ และไม่ขัดกับรหัสฟังก์ชัน

5.3 ควรเปลี่ยนบ่อยหรือไม่

ไม่ควร เพราะหมายเลขภายในเกี่ยวข้องกับปุ่ม DSS, Speed Dial, Call Forwarding, เอกสารพนักงาน และการตั้งค่าหลายส่วน

6. Extension Group ใช้แยกแผนกอย่างไร

Extension Group เป็นการจัดกลุ่มพอร์ตภายในสำหรับใช้กับฟังก์ชันกลุ่ม เช่น Hunting, UCD, Paging และ Call Pickup

6.1 โปรแกรมหลัก

[600] — Extension Group

6.2 จำนวนกลุ่ม

KX-TES824 รองรับ Extension Group 1–8

เบอร์ภายในหนึ่งพอร์ตเป็นสมาชิกได้หนึ่งกลุ่มในเวลาเดียวกัน

6.3 ตัวอย่าง

Group	แผนก	เบอร์ภายใน
1	ประชาสัมพันธ์	101–102
2	ฝ่ายขาย	103–107
3	บัญชี	108–110
4	บริการ	111–114
5	ผู้บริหาร	115–116

6.4 ข้อควรระวัง

Extension Group ไม่ใช่การกำหนดสิทธิ์โทรออกโดยตรง

แม้พนักงานอยู่กลุ่มเดียวกัน ก็ต้องกำหนด COS/TRS และสิทธิ์ CO Line ราย Extension Jack ให้เหมาะสม

7. วิธีตั้งค่า Extension Group ด้วย [600]

7.1 ขั้นตอน

1. เข้าสู่ System Programming
2. เลือกโปรแกรม 600
3. กด NEXT
4. เลือก Extension Jack ที่ต้องการ
5. เลือก Extension Group หมายเลข 1–8
6. กด STORE
7. ทำซ้ำสำหรับสมาชิกที่เหลือ
8. ออกจากโปรแกรม
9. ทดสอบฟังก์ชันกลุ่มที่เกี่ยวข้อง

7.2 ต้องระวังอะไร

การย้ายสมาชิกระหว่างกลุ่มอาจกระทบ Group Pickup, Paging, Hunting, UCD และ DISA Ring Group พร้อมกัน

ก่อนเปลี่ยนต้องตรวจสอบว่ากลุ่มเดิมถูกใช้งานกับฟังก์ชันใดบ้าง

8. การจัด CO Line สำหรับสำนักงานหลายแผนก

CO Line คือวงจรสายนอกที่เชื่อมต่อระหว่าง KX-TES824 กับผู้ให้บริการโทรศัพท์หรืออุปกรณ์ต้นทางที่เข้ากันได้

8.1 ตัวอย่างการจัดสรร

CO Line	การใช้งานหลัก
CO1	สายสำนักงานหลัก
CO2	ฝ่ายขาย
CO3	ฝ่ายบัญชี
CO4	ฝ่ายบริการ

8.2 โปรแกรมที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรม	หน้าที่
[400]	CO Line Connection
[404]	CO Line Group Number
[405]	Flexible Outward Dialling — Day
[406]	Flexible Outward Dialling — Night
[407]	Flexible Outward Dialling — Lunch

8.3 ถ้ามีเพียง CO Line 3 เส้น

สามารถออกแบบให้หลายแผนกใช้สายนอกร่วมกันได้ โดยต้องตรวจสอบปริมาณการโทรและจำนวนวงจรที่ว่างจริง

ไม่ควรสมมติว่าแยกแผนกได้เท่ากับมีวงจรโทรศัพท์ไม่จำกัด

9. โปรแกรม [400] และ [404] ใช้ทำอะไร

9.1 [400] CO Line Connection

ใช้กำหนดสถานะการเชื่อมต่อของ CO Line

ควรปิดการเลือกวงจรที่ไม่ได้ติดตั้งจริงหรือไม่ได้ใช้งานตามขั้นตอนคู่มือ

9.2 [404] CO Line Group Number

ใช้จัดกลุ่มสายนอกตามประเภทหรือวัตถุประสงค์ โดยระบบรองรับ CO Line Group 1–8

9.3 ตัวอย่าง

CO1 และ CO2 อาจอยู่กลุ่มสำหรับสายสำนักงานทั่วไป ส่วน CO3 อาจอยู่กลุ่มที่แผนกบัญชีใช้

9.4 ข้อควรทราบ

CO Line Group และ Extension Group เป็นคนละระบบ อย่าสับสนหมายเลข Group ของทั้งสองประเภท

10. วิธีตั้งสิทธิ์ใช้ CO Line ของแต่ละแผนก

ใช้ Flexible Outward Dialling เพื่อกำหนดว่าโทรศัพท์แต่ละพอร์ตสามารถใช้สายนอกใดได้

10.1 โปรแกรม

• [405] Day
• [406] Night
• [407] Lunch

10.2 ตัวอย่างนโยบาย

แผนก	สายนอกที่อนุญาต
ประชาสัมพันธ์	CO1
ฝ่ายขาย	CO1–CO2
บัญชี	CO3
บริการ	CO4
ผู้บริหาร	CO1–CO4

10.3 ขั้นตอน

1. เข้าโปรแกรม [405], [406] หรือ [407]
2. เลือกหมายเลข CO Line
3. เลือก Extension Jack ที่เกี่ยวข้องตามขั้นตอนคู่มือ
4. กำหนด Enable หรือ Disable
5. กด STORE
6. ทำซ้ำให้ครบทุกช่วงเวลา
7. ทดสอบการเลือกสายนอกจริง

11. COS/TRS ใช้ควบคุมการโทรออกอย่างไร

Class of Service (COS) ใช้กำหนดระดับสิทธิ์ของเบอร์ภายใน ส่วน Toll Restriction (TRS) ใช้ตรวจสอบเลขโทรศัพท์ปลายทางว่าถูกจำกัดหรือไม่

11.1 โปรแกรม COS

โปรแกรม	ช่วงเวลา
[601]	Day
[602]	Night
[603]	Lunch

11.2 โปรแกรม TRS

โปรแกรม	หน้าที่
[302–305]	หมายเลขที่ห้ามตาม COS
[306]	หมายเลขข้อยกเว้น
[309]	Emergency Number

11.3 ตัวอย่าง

ฝ่ายขายอาจได้รับ COS 2 ในช่วง Day เพื่อโทรติดต่อลูกค้า ส่วนบัญชีอาจใช้ COS 3 ตามนโยบายองค์กร

อย่างไรก็ตาม หมายเลขที่โทรออกได้จริงขึ้นอยู่กับรายการ TRS ที่กำหนด ไม่ใช่เลข COS เพียงอย่างเดียว

12. วิธีตั้ง COS/TRS ให้แต่ละแผนก

12.1 ขั้นตอน

1. ระบุประเภทหมายเลขที่แต่ละแผนกจำเป็นต้องโทร
2. ตรวจสอบรายการ Denied Code และ Exception Code เดิม
3. จัดทำตาราง COS
4. ตั้งค่า COS ผ่าน [601–603]
5. ปรับ TRS [302–306] เมื่อได้รับอนุมัติ
6. ตรวจสอบ Emergency Number [309]
7. ทดสอบหมายเลขที่อนุญาตและหมายเลขที่ต้องปฏิเสธ

12.2 สิ่งที่ไม่ควรทำ

ไม่ควรนำเลขนำหน้ามือถือหรือทางไกลมาใส่ใน Denied Code โดยไม่ตรวจสอบรูปแบบหมายเลขโทรศัพท์ที่ใช้จริง

อาจทำให้เบอร์สำคัญของธุรกิจโทรออกไม่ได้

13. การรับสายนอกสำหรับสำนักงานหลายแผนกมีกี่รูปแบบ

KX-TES824 รองรับการรับสายเข้าหลายประเภท ได้แก่

1. Normal
2. Direct In Line (DIL)
3. Direct Inward System Access (DISA)
4. Uniform Call Distribution (UCD)

13.1 Normal

กำหนดให้สายจาก CO Line เรียกเบอร์ภายในที่ได้รับสิทธิ์ตาม Flexible Ringing

13.2 DIL

ส่งสายจาก CO Line เข้ามายังหมายเลขภายในที่กำหนดโดยตรง

13.3 DISA

ผู้โทรสามารถได้ยินเสียงต้อนรับและเลือกปลายทางด้วยการกดหมายเลขหรือเมนูตามการตั้งค่า

13.4 UCD

กระจายสายเข้าภายนอกไปยังสมาชิกในกลุ่มที่พร้อมรับตามลักษณะ UCD

14. โปรแกรม [414–416] CO Line Mode ใช้ทำอะไร

โปรแกรม	ช่วงเวลา
[414]	Day
[415]	Night
[416]	Lunch

14.1 ตัวอย่าง

CO1 อาจใช้ Normal ในช่วง Day แล้วเปลี่ยนเป็น DISA ในช่วง Night

CO2 อาจใช้ UCD สำหรับฝ่ายขายในเวลาทำการ

CO3 อาจใช้ DIL ไปยังบัญชี

14.2 ต้องระวังอะไร

การตั้ง CO Line Mode ต้องสัมพันธ์กับโปรแกรมปลายทางของโหมดนั้น เช่น Flexible Ringing, DIL Destination, DISA และ UCD

ไม่สามารถเลือกชื่อโหมดอย่างเดียวแล้วสมมติว่าทุกส่วนพร้อมทำงาน

15. วิธีตั้งการรับสายเข้าแบบ Normal

Normal เหมาะกับสำนักงานที่ต้องการให้โทรศัพท์หลายเครื่องรับสายจาก CO Line ตามที่กำหนด

15.1 โปรแกรมหลัก

โปรแกรม	หน้าที่
[408]	Flexible Ringing — Day
[409]	Flexible Ringing — Night
[410]	Flexible Ringing — Lunch
[411–413]	Delayed Ringing

15.2 ตัวอย่าง

ต้องการให้ CO1 ดังที่ประชาสัมพันธ์เบอร์ 101 และ 102 ในช่วง Day

ให้ตั้ง CO1 เป็น Normal และกำหนด Flexible Ringing ใน [408] สำหรับ Extension Jack ของทั้งสองเครื่อง

15.3 Delayed Ringing คืออะไร

ใช้กำหนดให้บางเครื่องเริ่มดังช้ากว่าเครื่องหลักตามการตั้งค่าระบบ

เหมาะกับการให้ประชาสัมพันธ์รับสายก่อน แล้วให้เครื่องสำรองเริ่มดังเมื่อยังไม่มีผู้รับตามเงื่อนไข

16. วิธีตั้งรับสายด้วย DIL

Direct In Line หรือ DIL ส่งสายเข้าจาก CO Line ไปยังเบอร์ภายในที่กำหนด

16.1 โปรแกรมเกี่ยวข้อง

• [414–416] เลือก CO Line Mode
• [408–410] เกี่ยวข้องกับปลายทางรับสายตามโหมดที่กำหนด
• โปรแกรม Intercept Routing ที่เกี่ยวข้องเมื่อไม่มีผู้รับ

16.2 ตัวอย่าง

CO3 เป็นหมายเลขของฝ่ายบัญชี

ให้กำหนด CO3 เป็น DIL และกำหนดปลายทางตามโครงสร้างระบบที่ต้องการ

16.3 ต้องทดสอบอะไร

• สายเข้าถูกเบอร์
• เบอร์ปลายทางว่างแล้วรับได้
• เบอร์ปลายทาง Busy
• ไม่มีคนรับสาย
• ระบบทำงานถูกต้องใน Day/Night/Lunch

17. วิธีใช้งาน DISA สำหรับสำนักงานหลายแผนก

DISA เหมาะกับสำนักงานที่ต้องการให้ลูกค้าโทรเข้าหมายเลขกลางแล้วกดเลือกแผนก

17.1 ตัวอย่างเมนู

“ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท กรุณากด 1 สำหรับฝ่ายขาย กด 2 สำหรับบัญชี และกด 3 สำหรับฝ่ายบริการ”

17.2 ระบบที่เกี่ยวข้อง

• CO Line Mode [414–416]
• DISA OGM และการ์ดที่รองรับ
• DISA AA Assignment
• Security Mode และ Security Code
• Intercept Routing
• ปลายทาง Extension หรือ DISA Ring Group

17.3 ข้อควรระวัง

ต้องตรวจสอบว่าเมนูและหมายเลขที่กดไม่ชนกับการใช้งานระบบอื่น รวมถึงตรวจสอบความปลอดภัยของการโทรออกผ่าน DISA เพื่อป้องกันการใช้สายนอกโดยไม่ได้รับอนุญาต

18. UCD เหมาะกับแผนกใด

Uniform Call Distribution (UCD) เหมาะกับกลุ่มที่มีพนักงานหลายคนทำหน้าที่รับสายประเภทเดียวกัน เช่น ฝ่ายขายหรือฝ่ายบริการลูกค้า

18.1 โปรแกรมสำคัญ

โปรแกรม	หน้าที่
[520]	UCD Group
[521]	UCD Busy Waiting Time
[522]	UCD OGM Message Interval Time
[523]	UCD Busy Intercept Mode
[524]	UCD Intercept Mode
[525]	UCD Ring Time before Intercept
[526]	UCD Ring Time after Intercept
[527]	UCD OGM Message Selection

18.2 ตัวอย่าง

CO2 เป็นสายลูกค้าฝ่ายขาย

ตั้ง CO2 เป็น UCD แล้วกำหนด Group 2 ให้มีสมาชิกฝ่ายขายตาม Extension Group ที่เตรียมไว้

18.3 ต้องทดสอบอะไร

• สมาชิกว่างหนึ่งคน
• สมาชิกหลายคนว่าง
• สมาชิกทุกคน Busy
• ไม่มีผู้รับสาย
• ระยะเวลารอ
• เสียงประกาศ UCD
• เส้นทาง Intercept

19. Hunting ต่างจาก UCD อย่างไร

Idle Extension Hunting เริ่มค้นหาเบอร์อื่นในกลุ่มเมื่อเบอร์แรกที่ถูกเรียกไม่ว่าง ส่วน UCD เป็นระบบจัดการสายเข้าที่ส่งไปยังกลุ่มโดยตรง

19.1 โปรแกรม Hunting

โปรแกรม	หน้าที่
[100]	Hunting Group Set
[101]	Hunting Type
[600]	Extension Group

19.2 Circular Hunting

ค้นหาสมาชิกว่างตามลำดับ Extension Jack แบบวนรอบ

19.3 Terminated Hunting

ค้นหาไปจนถึง Jack หมายเลขสูงสุดแล้วหยุด

19.4 ควรใช้แบบไหน

ใช้ Hunting เมื่อต้องการให้เบอร์หลักมีเบอร์สำรองเมื่อไม่ว่าง

ใช้ UCD เมื่อต้องการกระจายสายเข้าหลายคนในแผนก และต้องการจัดการสถานะ Busy หรือการรอคิวตามความสามารถของระบบ

20. Paging ใช้ประกาศเรียกพนักงานแต่ละแผนกอย่างไร

Paging คือการประกาศเสียงผ่านโทรศัพท์ PT หรือระบบลำโพงภายนอกที่รองรับ

20.1 Group Paging

เหมาะกับการประกาศถึงพนักงานภายใน Extension Group เดียวกัน

20.2 ตัวอย่างรหัส Numbering Plan 1

• ทุก Extension: 330
• Group 1: 331
• Group 2: 332
• External Paging: 34

20.3 Numbering Plan 2 และ 3

ใช้ #33 หรือ #34 ตามประเภท Paging

20.4 ความสัมพันธ์กับ [600]

Paging Group อาศัย Extension Group ที่กำหนดไว้ใน [600]

หากพนักงานอยู่ผิดกลุ่มอาจไม่ได้รับประกาศของแผนกนั้น

21. Call Pickup ช่วยพนักงานรับสายแทนกันอย่างไร

Call Pickup ช่วยให้ผู้ใช้โทรศัพท์ภายในรับสายที่กำลังเรียกเข้าเบอร์อื่นได้ตามเงื่อนไข

21.1 Group Call Pickup

ใช้รับสายที่กำลังเรียกเข้าเบอร์สมาชิกภายใน Extension Group เดียวกัน

21.2 Directed Call Pickup

ใช้ระบุหมายเลขภายในที่กำลังมีสายเรียกเข้าแล้วรับแทนโดยตรง

21.3 ข้อควรระวัง

ต้องตรวจสอบ Call Pickup Deny เพราะบางเบอร์อาจตั้งไม่อนุญาตให้ผู้อื่นรับสายแทน

21.4 ควรใช้กับแผนกใด

เหมาะกับประชาสัมพันธ์ ฝ่ายขาย และฝ่ายบริการที่พนักงานอาจต้องรับสายแทนกันเป็นประจำ

22. Call Forwarding ควรออกแบบอย่างไร

Call Forwarding ใช้ส่งสายที่เรียกเข้าเบอร์หนึ่งไปยังปลายทางอื่น

22.1 รูปแบบหลัก

• All Calls
• Busy/No Answer
• To Outside CO Line
• Follow Me

22.2 ตัวอย่าง

ผู้จัดการเบอร์ 115 ไม่อยู่โต๊ะ ต้องการให้ผู้ช่วยเบอร์ 116 รับสายแทน

สามารถตั้ง All Calls จากเบอร์ 115 ไป 116 ตามขั้นตอนของระบบ

22.3 ข้อควรระวัง

FWD กับ Hunting และ UCD มีเงื่อนไขการทำงานร่วมกันที่ต้องตรวจสอบ

ไม่ควรตั้ง FWD ซ้อนหลายชั้นโดยไม่ทดสอบ เพราะ KX-TES824 มีข้อจำกัดเรื่องการ Forward อัตโนมัติ

23. Operator และ Manager แตกต่างกันอย่างไร

KX-TES824 รองรับ Operator หนึ่งรายและ Manager หนึ่งรายตามโครงสร้างระบบ

23.1 Operator

ผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่รับสายและควบคุมฟังก์ชันบางส่วนของสำนักงาน

23.2 Manager

เบอร์ที่เชื่อมต่อกับ Extension Jack 01 เป็น Manager Extension ตาม Feature Guide

23.3 โปรแกรมเกี่ยวข้อง

[008] — Operator Assignment

ใช้กำหนดเบอร์ที่ทำหน้าที่ Operator

23.4 ตัวอย่าง

อาจกำหนดให้ประชาสัมพันธ์เบอร์ 101 เป็น Operator หากตรงกับนโยบายและผังการติดตั้ง

23.5 ข้อควรระวัง

บทบาท Manager ผูกกับ Extension Jack 01 จึงต้องตรวจผังพอร์ตจริงก่อนออกแบบสิทธิ์ผู้ดูแล

24. Time Service Day, Night และ Lunch ควรตั้งอย่างไร

สำนักงานหลายแผนกมักต้องการเส้นทางรับสายต่างกันตามเวลา

24.1 โปรแกรมหลัก

โปรแกรม	หน้าที่
[006]	Time Service Switching Mode
[007]	Time Service Start Time

24.2 Day

ให้ประชาสัมพันธ์และทีมงานประจำรับสายตามหน้าที่

24.3 Lunch

กำหนดผู้รับสายสำรองหรือเส้นทาง DISA/เสียงแจ้งตามความสามารถของระบบ

24.4 Night

อาจส่งสายเข้าไปยัง Operator ที่รับผิดชอบนอกเวลา หรือใช้ระบบประกาศตามที่ติดตั้งไว้

24.5 ต้องตรวจสอบอะไรบ้าง

ต้องตั้งค่าทั้ง CO Line Mode, Flexible Ringing, COS และสิทธิ์ CO Line ให้ครบแต่ละช่วงเวลา

25. ตัวอย่างผังการรับสาย Day/Night/Lunch

สายนอก	Day	Lunch	Night
CO1 สายหลัก	Normal ไปประชาสัมพันธ์	ประชาสัมพันธ์สำรอง	DISA
CO2 ฝ่ายขาย	UCD ฝ่ายขาย	DISA	DISA
CO3 บัญชี	DIL ไปบัญชี	เบอร์สำรอง	DISA
CO4 บริการ	UCD บริการ	รับสายกลุ่มบริการ	DISA

ตารางเป็นตัวอย่างที่ต้องปรับให้ตรงกับอุปกรณ์และสิทธิ์ของระบบจริง

26. Account Code มีประโยชน์ต่อสำนักงานหลายแผนกอย่างไร

Account Code เป็นรหัส 4 หลักสำหรับระบุการโทรออกสายนอกหรือใช้ร่วมกับระบบควบคุมสิทธิ์

26.1 โปรแกรมสำคัญ

โปรแกรม	หน้าที่
[605]	Account Code Mode
[310]	Account Code
[805]	SMDR Account Code

26.2 โหมดที่รองรับ

• Option
• Forced
• Verify-All
• Verify-Toll

26.3 ตัวอย่างการใช้งาน

ฝ่ายขายอาจใช้รหัสแยกตามลูกค้าหรือโครงการ เพื่อช่วยตรวจสอบข้อมูลการโทรผ่าน SMDR

26.4 ข้อจำกัด

Forced Mode บังคับให้กรอกรหัส แต่ไม่ได้ตรวจเทียบกับรายการรหัสที่ลงทะเบียนแบบ Verify-All

หากองค์กรต้องการตรวจสอบรหัสจริง ควรเลือกโหมดที่ตรงกับนโยบาย

27. Station Lock ช่วยควบคุมโทรศัพท์ได้อย่างไร

Station Lock หรือ Extension Lock ใช้ป้องกันการโทรออกโดยไม่ได้รับอนุญาต

27.1 คำสั่งพื้นฐาน

ล็อก: 77 + รหัส 4 หลักซ้ำสองครั้ง + #

ปลดล็อก: 77 + รหัสเดิม 4 หลัก + #

27.2 โปรแกรมที่เกี่ยวข้อง

[312] — TRS—Extension Lock Class

27.3 เหมาะกับจุดใด

เหมาะกับโทรศัพท์ในพื้นที่ส่วนกลางหรือเครื่องที่พนักงานไม่ได้เฝ้าตลอดเวลา

28. SMDR ใช้ตรวจสอบการโทรของแต่ละแผนกอย่างไร

Station Message Detail Recording หรือ SMDR ใช้บันทึกข้อมูลการโทรผ่านระบบ

28.1 ข้อมูลที่อาจบันทึก

• วันและเวลา
• เบอร์ภายใน
• CO Line
• หมายเลขปลายทาง
• ระยะเวลาสนทนา
• Account Code
• ข้อมูลอื่นตามความสามารถและการตั้งค่า

28.2 โปรแกรมหลัก

โปรแกรม	หน้าที่
[800]	SMDR RS-232C Parameter
[801]	SMDR Parameter
[802]	Incoming/Outgoing Call Selection for Printing
[803]	Secret Number SMDR Print Suppression
[805]	SMDR Account Code
[929]	SMDR Mode for Printing

28.3 ใช้ตรวจสอบต้นทุนได้หรือไม่

ใช้ประกอบการตรวจสอบการใช้โทรศัพท์ได้ แต่ตัวระบบไม่ได้แทนใบเรียกเก็บเงินของผู้ให้บริการอย่างสมบูรณ์

28.4 ควรดูแลข้อมูลอย่างไร

จำกัดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้า และจัดเก็บรายงานตามนโยบายรักษาข้อมูลขององค์กร

29. ขั้นตอนตั้งระบบสำนักงานหลายแผนกตั้งแต่ต้นจนจบ

29.1 ขั้นที่ 1 สำรวจระบบเดิม

ตรวจจำนวน CO Line, Extension Jack, การ์ดเสริม และรุ่นโทรศัพท์

29.2 ขั้นที่ 2 สำรองการตั้งค่า

บันทึก System Programming เดิมก่อนแก้ไข ใช้ KX-TE Maintenance Console และวิธีสำรองข้อมูลที่รองรับตามอุปกรณ์จริง

29.3 ขั้นที่ 3 วางผังหมายเลขภายใน

กำหนด [009] ให้ตรงกับรายชื่อและพอร์ต

29.4 ขั้นที่ 4 กำหนด Extension Group

ตั้ง [600] แยกแผนก

29.5 ขั้นที่ 5 จัด CO Line

ตรวจ [400], [404] และสิทธิ์ใช้สายนอก [405–407]

29.6 ขั้นที่ 6 ตั้งการรับสายเข้า

กำหนด [414–416] และโปรแกรมปลายทาง Normal, DIL, DISA หรือ UCD

29.7 ขั้นที่ 7 ตั้ง COS/TRS

ใช้ [601–603] และ [302–306] ตามนโยบาย

29.8 ขั้นที่ 8 ตั้งระบบกลุ่ม

ตรวจ Hunting, UCD, Paging และ Call Pickup

29.9 ขั้นที่ 9 ตั้ง Operator และฟังก์ชันเสริม

กำหนด [008], Call Forwarding, Account Code และ Station Lock ตามความจำเป็น

29.10 ขั้นที่ 10 ทดสอบและส่งมอบ

ทดสอบทุกแผนก ทั้งสายเข้า สายออก โหมดเวลา และกรณีระบบผิดปกติ

30. ตารางโปรแกรมที่ควรตรวจสอบสำหรับสำนักงานหลายแผนก

หมายเลข	ชื่อโปรแกรม
[006]	Time Service Switching Mode
[007]	Time Service Start Time
[008]	Operator Assignment
[009]	Extension Number
[100]	Hunting Group Set
[101]	Hunting Type
[302–305]	TRS Denied Code
[306]	TRS Exception Code
[309]	Emergency Number
[310]	Account Code
[312]	TRS—Extension Lock Class
[400]	CO Line Connection
[404]	CO Line Group Number
[405–407]	Flexible Outward Dialling
[408–410]	Flexible Ringing
[411–413]	Delayed Ringing
[414–416]	CO Line Mode
[520]	UCD Group
[521–527]	UCD Control
[600]	Extension Group
[601–603]	TRS-COS
[605]	Account Code Mode
[800–803]	SMDR Configuration
[805]	SMDR Account Code
[929]	SMDR Mode for Printing

31. การทดสอบระบบหลังตั้งค่า

31.1 ทดสอบเบอร์ภายใน

ทดลองโทรระหว่างทุกแผนกและตรวจหมายเลขที่แสดง

31.2 ทดสอบ CO Line

โทรออกและรับสายเข้าผ่านทุกวงจรที่ติดตั้ง

31.3 ทดสอบการรับสายตามเวลา

ทดสอบ Day, Night และ Lunch แยกกัน

31.4 ทดสอบ UCD

ให้สมาชิกบางคนไม่ว่าง และให้ทุกคนไม่ว่าง เพื่อดูการรอคิวและ Intercept

31.5 ทดสอบ Hunting

ตรวจ Circular และ Terminated ตามรูปแบบที่ตั้งไว้

31.6 ทดสอบ COS/TRS

ตรวจทั้งหมายเลขที่อนุญาตและหมายเลขที่ถูกจำกัด โดยหลีกเลี่ยงการโทรที่ก่อค่าใช้จ่ายโดยไม่จำเป็น

31.7 ทดสอบ SMDR

ตรวจรายการโทรและ Account Code ตามระบบที่ติดตั้ง

31.8 ทดสอบเมื่อสายนอกขัดข้อง

ตัดวงจรทดสอบเฉพาะที่ได้รับอนุญาตและปลอดภัย แล้วตรวจสอบผลกระทบต่อแผนกต่าง ๆ

32. ทำไมตั้งสำนักงานหลายแผนกแล้วสายเข้าผิดแผนก

32.1 CO Line Mode ไม่ตรง

ตรวจ [414–416]

32.2 Flexible Ringing ไม่ถูกต้อง

ตรวจ [408–410]

32.3 Time Service ผิด

ตรวจ [006] และ [007]

32.4 Extension Group ไม่ตรง

ตรวจ [600] หากใช้ UCD หรือ DISA Ring Group

32.5 มี Call Forwarding

ตรวจสถานะ FWD/DND ของเบอร์ปลายทาง

32.6 มีโปรแกรม Intercept Routing

ตรวจเส้นทางเมื่อไม่มีผู้รับสายหรือปลายทางไม่ว่าง

33. ทำไมบางแผนกโทรออกไม่ได้

33.1 ไม่มีสิทธิ์ใช้ CO Line

ตรวจ [405–407]

33.2 COS ถูกจำกัด

ตรวจ [601–603]

33.3 หมายเลขตรงกับ TRS Denied Code

ตรวจ [302–305] และ [306]

33.4 โทรศัพท์ถูก Station Lock

ตรวจรหัสล็อกและ [312]

33.5 Account Code ไม่ถูกต้อง

ตรวจ [605] และ [310]

33.6 สายนอกไม่พร้อมใช้งาน

ตรวจ CO Line, ONT หรือ Gateway และบริการต้นทาง

34. ตารางแก้ปัญหาระบบโทรศัพท์สำนักงานหลายแผนก

อาการ	โปรแกรมหรือจุดตรวจสอบ
เบอร์ภายในผิด	[009]
พนักงานอยู่ผิดกลุ่ม	[600]
เลือก CO Line ไม่ได้	[400], [405–407]
สายเข้าผิดแผนก	[408–410], [414–416]
สายสำรองดังช้าไม่ถูกต้อง	[411–413]
UCD ไม่กระจายสาย	[520–527]
Hunting ไม่ทำงาน	[100], [101], [600]
Paging ผิดกลุ่ม	[600]
Call Pickup ไม่ทำงาน	กลุ่มและ Pickup Deny
FWD ไม่ทำงาน	รหัส 71 และสถานะ DND
โทรทางไกลไม่ได้	TRS [302–306]
กลางคืนโทรไม่ได้	[602], [406]
Operator ไม่ถูกต้อง	[008]
Account Code ไม่ผ่าน	[605], [310]
SMDR ไม่มีข้อมูล	[800–802], [929]
ข้อมูลรหัสบัญชีไม่แสดง	[805]

35. Checklist ตรวจสอบก่อนส่งมอบสำนักงานหลายแผนก

• ตรวจสอบรุ่น Panasonic KX-TES824
• ตรวจสอบจำนวน CO Line
• ตรวจสอบจำนวน Extension Jack
• ตรวจสอบการ์ดเสริม
• จัดทำผังโทรศัพท์ทุกแผนก
• บันทึกหมายเลข Extension Number
• ตรวจสอบโปรแกรม [009]
• ตรวจสอบ Extension Group [600]
• ตรวจสอบ CO Line Connection [400]
• ตรวจสอบ CO Line Group [404]
• ตรวจสอบสิทธิ์ใช้ CO Line [405–407]
• ตรวจสอบ Flexible Ringing [408–410]
• ตรวจสอบ Delayed Ringing [411–413]
• ตรวจสอบ CO Line Mode [414–416]
• ตรวจสอบ Operator [008]
• ตรวจสอบ COS [601–603]
• ตรวจสอบ TRS [302–306]
• ตรวจสอบ Emergency Number [309]
• ตรวจสอบ Time Service [006], [007]
• ทดสอบ Normal
• ทดสอบ DIL
• ทดสอบ DISA หากใช้งาน
• ทดสอบ UCD หากใช้งาน
• ทดสอบ Hunting หากใช้งาน
• ทดสอบ Paging
• ทดสอบ Group Call Pickup
• ทดสอบ Call Forwarding
• ทดสอบ Account Code หากใช้งาน
• ทดสอบ Station Lock หากใช้งาน
• ทดสอบ SMDR หากใช้งาน
• ตรวจสอบคุณภาพเสียง
• ตรวจสอบสถานะเมื่อสายนอกไม่พร้อม
• คืนค่า Time Service หลังทดสอบ
• สำรองค่าการตั้งค่าที่ส่งมอบ
• จัดทำเอกสารเบอร์ภายใน
• อบรมผู้ใช้งานและผู้ดูแลระบบ

36. แบบฟอร์มตรวจรับระบบสำนักงานหลายแผนก

ชื่อโครงการ: ______________________

สถานที่ติดตั้ง: _____________________

วันที่ทดสอบ: ______________________

ผู้ทดสอบ: _________________________

รายการ	ผลการทดสอบ
Extension Number	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Extension Group	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
CO Line	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Flexible Ringing	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
DIL	☐ ผ่าน ☐ ไม่เกี่ยวข้อง
DISA	☐ ผ่าน ☐ ไม่เกี่ยวข้อง
UCD	☐ ผ่าน ☐ ไม่เกี่ยวข้อง
Hunting	☐ ผ่าน ☐ ไม่เกี่ยวข้อง
Paging	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Call Pickup	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Call Forwarding	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
COS/TRS	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Day Mode	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Night Mode	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Lunch Mode	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Operator	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Account Code	☐ ผ่าน ☐ ไม่เกี่ยวข้อง
SMDR	☐ ผ่าน ☐ ไม่เกี่ยวข้อง
System Backup	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน

หมายเหตุ: _______________________

รายการที่ต้องแก้ไข: _________________

ผู้ตรวจรับ: _______________________

37. คำถามที่พบบ่อย FAQ

Panasonic KX-TES824 รองรับสำนักงานหลายแผนกได้หรือไม่

ได้ หากจำนวนโทรศัพท์และสายนอกอยู่ในความจุที่ระบบและการ์ดขยายรองรับ

Panasonic KX-TES824 รองรับเบอร์ภายในสูงสุดกี่เบอร์

สูงสุด 24 เบอร์ภายในเมื่อขยายด้วยอุปกรณ์ที่รองรับ

Panasonic KX-TES824 มีสายนอกสูงสุดกี่เส้น

สูงสุด 8 CO Line เมื่อขยายระบบตามข้อกำหนด

โปรแกรม [009] ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนด Extension Number และ Numbering Plan

โปรแกรม [600] ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนด Extension Group สำหรับฟังก์ชันกลุ่มต่าง ๆ

ต้องแยก Extension Group ทุกแผนกหรือไม่

ไม่จำเป็นเสมอไป แต่ควรจัดตามลักษณะการใช้งานของ Hunting, Paging, Pickup, UCD และ DISA

แบ่งสิทธิ์โทรออกของแต่ละแผนกได้ไหม

ได้ด้วย COS/TRS และ Flexible Outward Dialling ของแต่ละ Extension Jack

โปรแกรม [405–407] ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนดสิทธิ์ใช้ CO Line ในช่วง Day, Night และ Lunch

โปรแกรม [414–416] ใช้ทำอะไร

ใช้เลือกรูปแบบรับสายเข้าของ CO Line ตามช่วงเวลา

Normal กับ DIL ต่างกันอย่างไร

Normal ใช้การกำหนดสายเรียกเข้าผ่าน Flexible Ringing ส่วน DIL กำหนดปลายทางสายเข้าจาก CO Line แบบส่งตรง

DISA เหมาะกับสำนักงานหลายแผนกไหม

เหมาะเมื่อผู้โทรต้องการฟังเสียงต้อนรับและกดเลือกแผนกด้วยตนเอง

UCD เหมาะกับแผนกใด

เหมาะกับฝ่ายขายหรือฝ่ายบริการที่มีพนักงานรับสายหลายคน

Hunting ต่างจาก UCD อย่างไร

Hunting ค้นหาเบอร์ว่างเมื่อเบอร์แรกไม่ว่าง ส่วน UCD เป็นการกระจายสายเข้าที่ส่งมายังกลุ่มตามกลไกของระบบ

Paging ใช้ประกาศแต่ละแผนกได้ไหม

ได้ โดยใช้ Group Paging ตาม Extension Group ที่กำหนด

Call Pickup ใช้รับสายข้ามแผนกได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับประเภท Pickup สิทธิ์และเงื่อนไขของระบบ โดย Group Pickup ใช้กับสมาชิกในกลุ่มเดียวกัน

Call Forwarding ใช้ส่งสายไปผู้ช่วยได้หรือไม่

ได้ โดยตั้ง All Calls หรือ Busy/No Answer ตามความต้องการ

Operator ต่างจาก Manager อย่างไร

Operator เป็นเบอร์ที่กำหนดผ่าน [008] ส่วน Manager ผูกกับ Extension Jack 01 ตาม Feature Guide

ใช้ Account Code เพื่อแยกค่าโทรตามแผนกได้ไหม

ใช้ช่วยจัดหมวดหมู่การโทรและข้อมูล SMDR ได้ แต่ต้องใช้ข้อมูลค่าโทรจริงจากผู้ให้บริการประกอบ

ใช้โทรศัพท์จาก VoIP Gateway ได้หรือไม่

สามารถเชื่อมผ่านพอร์ตโทรศัพท์อนาล็อกที่เข้ากันได้ โดยต้องตรวจสอบจำนวนวงจร สัญญาณเสียงและ Dial Plan

ต้องตั้ง Day/Night/Lunch ให้ครบหรือไม่

ควรตรวจสอบครบทุกช่วงเวลา เพราะมีผลทั้งการรับสายและสิทธิ์โทรออก

ต้อง Factory Reset ก่อนตั้งระบบใหม่หรือไม่

ไม่ควรทำโดยไม่มีเหตุจำเป็น เพราะอาจทำให้ค่าการตั้งค่าเดิมสูญหาย ควรสำรองและแก้เฉพาะรายการที่จำเป็น

38. สรุป Panasonic KX-TES824 ตั้งค่าระบบสำหรับสำนักงานหลายแผนกอย่างไร

Panasonic KX-TES824 รองรับการจัดระบบโทรศัพท์สำหรับสำนักงานหลายแผนก โดยเริ่มจากการวางผัง Extension Number และ Extension Jack ให้ถูกต้อง จากนั้นกำหนด Extension Group และจัดสรร CO Line ตามหน้าที่ของพนักงาน

โปรแกรม [009] ใช้จัดหมายเลขภายใน [600] ใช้จัดกลุ่มพนักงาน และ [400], [404–407] ใช้ควบคุมการเชื่อมต่อและสิทธิ์เลือกสายนอก

สำหรับการรับสายเข้า สามารถเลือก Normal, DIL, DISA หรือ UCD ผ่านโปรแกรม [414–416] พร้อมกำหนดปลายทางและเงื่อนไขเพิ่มเติมให้เหมาะกับแต่ละแผนก

ระบบยังมี Hunting สำหรับค้นหาเบอร์สำรองเมื่อไม่ว่าง, Paging สำหรับประกาศเรียกพนักงาน, Call Pickup สำหรับรับสายแทน และ Call Forwarding สำหรับส่งสายไปยังปลายทางที่กำหนด

การโทรออกสามารถควบคุมด้วย COS/TRS และสิทธิ์ CO Line แยกตามช่วง Day, Night และ Lunch พร้อมใช้ Account Code, Station Lock และ SMDR สนับสนุนการบริหารและตรวจสอบ

ก่อนส่งมอบต้องทดสอบทุกแผนกในทุกสถานการณ์สำคัญ รวมถึงกรณีสายไม่ว่าง ไม่มีผู้รับสาย สิทธิ์โทรออกไม่เพียงพอ และอุปกรณ์สายนอกขัดข้อง

ComSiam แนะนำให้จัดทำเอกสารผังระบบและสำรองค่าการตั้งค่าทุกครั้ง พร้อมกำหนดผู้รับผิดชอบดูแลระบบอย่างชัดเจน เพื่อให้ Panasonic KX-TES824 รองรับการทำงานของสำนักงานหลายแผนกได้อย่างเป็นระบบและลดปัญหาการรับสายที่ตกหล่น

ComSiam Professional Team