วิธีโอนสาย Panasonic KX-TES824 ไปยังเบอร์ภายในอื่น

วิธีโอนสาย Panasonic KX-TES824 ไปยังเบอร์ภายในอื่น เป็นหนึ่งในฟังก์ชันสำคัญสำหรับระบบโทรศัพท์สำนักงาน เพราะช่วยให้พนักงานที่รับสายสามารถส่งต่อการสนทนาไปยังหมายเลขภายในของเพื่อนร่วมงานหรือแผนกที่เกี่ยวข้องได้ โดยไม่ต้องให้ลูกค้าวางสายแล้วโทรเข้ามาใหม่

ตัวอย่างเช่น พนักงานต้อนรับหมายเลข 101 รับสายจากลูกค้าทาง CO1 แต่ลูกค้าต้องการติดต่อฝ่ายขายหมายเลข 103 พนักงานสามารถใช้ Call Transfer เพื่อส่งสายไปยังเครื่อง 103 ได้โดยตรง

Panasonic KX-TES824 รองรับการโอนสายทั้งแบบรอให้ปลายทางรับก่อนและแบบไม่รอให้ปลายทางรับ โดยโทรศัพท์ระบบ Panasonic หรือ Proprietary Telephone (PT) ใช้ปุ่ม TRANSFER ส่วนโทรศัพท์แอนะล็อก Single Line Telephone (SLT) ใช้ปุ่ม Recall/Flash หรือสัญญาณ Hookflash ตามการตั้งค่าระบบ

ปัญหาที่พบได้บ่อย ได้แก่ กด TRANSFER แล้วสายหลุด โอนสายไม่ได้ โทรศัพท์ปลายทางไม่ดัง สายเรียกกลับมายังเครื่องเดิม หรือกด FLASH บนโทรศัพท์แอนะล็อกแล้วไม่สามารถโอนสายได้

บทความนี้จาก ComSiam จะอธิบายวิธีโอนสาย Panasonic KX-TES824 ไปยังเบอร์ภายในอื่นอย่างละเอียด ทั้งวิธีใช้ TRANSFER, DSS, Recall/Hookflash, โปรแกรม [104] SLT Hold Mode, การโอนแบบแจ้งก่อนและไม่แจ้งก่อน, Transfer Recall และการแก้ปัญหาให้ตรงกับคู่มือ Panasonic

① Call Transfer ใน Panasonic KX-TES824 คืออะไร

Call Transfer เป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้ใช้งานส่งสายสนทนาที่กำลังรับอยู่ไปยังหมายเลขภายในอื่น

ผู้รับสายเดิมไม่จำเป็นต้องสนทนากับลูกค้าจนจบ หากมีเจ้าหน้าที่อีกคนที่เหมาะสมกว่าในการรับเรื่อง

ตัวอย่างการใช้งาน

สำนักงานกำหนดหมายเลขโทรศัพท์ดังนี้

หมายเลขภายใน	ผู้ใช้งาน
101	พนักงานต้อนรับ
102	ฝ่ายบัญชี
103	ฝ่ายขาย
104	ฝ่ายบริการ
105	ผู้จัดการ

เมื่อลูกค้าโทรเข้ามายังเครื่อง 101 และต้องการพูดกับฝ่ายบัญชี พนักงานสามารถโอนสายไปยังเครื่อง 102 ได้

ประโยชน์ของ Call Transfer

ส่งต่อสายไปยังพนักงานที่รับผิดชอบโดยตรง
ลดการให้ลูกค้าโทรเข้ามาใหม่
ทำให้สำนักงานแบ่งหน้าที่รับสายได้ชัดเจน
รองรับทั้งโทรศัพท์ระบบ PT และโทรศัพท์แอนะล็อก SLT
รองรับการโอนแบบแจ้งปลายทางก่อน
รองรับการโอนแบบไม่รอให้ปลายทางรับ
ใช้ร่วมกับปุ่ม DSS บน PT ที่ตั้งค่ารองรับได้

② วิธีโอนสาย Panasonic KX-TES824 ด้วยปุ่ม TRANSFER บน PT

ตาม Panasonic KX-TES824 User Manual ส่วน 1.4.1 การโอนสายไปยังเบอร์ภายในจากโทรศัพท์ระบบ PT ใช้ปุ่ม TRANSFER ระหว่างกำลังสนทนา

ขั้นตอนที่ 1 รับสายลูกค้า

สมมติเครื่อง 101 รับสายนอกจาก CO1

ขั้นตอนที่ 2 แจ้งลูกค้าว่าจะโอนสาย

ควรบอกลูกค้าว่าจะโอนให้แผนกที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 3 กดปุ่ม TRANSFER

ขณะสนทนา ให้กด

TRANSFER

ระบบจะพักสายลูกค้าไว้ชั่วคราวในสถานะ Consultation Hold

ขั้นตอนที่ 4 กดหมายเลขภายใน

กดหมายเลขภายในที่ต้องการ เช่น

103

หรือใช้ปุ่ม DSS ตามที่โทรศัพท์และตู้สาขากำหนดไว้

ขั้นตอนที่ 5 รอสัญญาณเรียก

หากปลายทางพร้อมรับสาย ระบบจะส่ง Ringback Tone ให้ทราบว่ากำลังเรียกเครื่อง 103

ขั้นตอนที่ 6 เลือกรูปแบบการโอน

สามารถรอให้เครื่อง 103 รับก่อน หรือวางหูระหว่างที่เครื่อง 103 กำลังดังตามขั้นตอนโอนแบบไม่แจ้งก่อน

ขั้นตอนที่ 7 วางหูเพื่อจบการโอน

เมื่อพร้อมส่งต่อสาย ให้ผู้โอนวางหูโทรศัพท์

ระบบจะจัดการการโอนตามสถานะของหมายเลขปลายทาง

ลำดับพื้นฐาน: รับสาย → TRANSFER → เบอร์ภายใน → วางหู

③ ตัวอย่างโอนสายจากเครื่อง 101 ไปเครื่อง 103

สมมติพนักงานต้อนรับหมายเลข 101 กำลังสนทนากับลูกค้าทาง CO1 และต้องการโอนไปฝ่ายขายหมายเลข 103

วิธีโอน

เครื่อง 101 รับสายลูกค้า
แจ้งลูกค้าว่าจะโอนให้ฝ่ายขาย
กด TRANSFER
กด 103
รอเครื่อง 103 รับสาย
แจ้งฝ่ายขายว่ามีลูกค้าต้องการสอบถามสินค้า
วางหูโทรศัพท์
ลูกค้าเข้าสู่การสนทนากับเครื่อง 103

ต้องกดเลข 9 ก่อนหมายเลขภายในหรือไม่

ไม่ต้อง

เพราะการโอนสายไปยังเครื่องภายในใช้หมายเลข Extension ภายในตู้สาขา

ไม่ใช่การเลือกโทรออกสายนอกใหม่

สามารถใช้หมายเลขภายใน 2 หลักได้หรือไม่

ได้ หาก Numbering Plan ที่กำหนดไว้ใช้หมายเลขภายในสองหลัก

จึงต้องใช้หมายเลขจริงของระบบ ไม่ควรสมมติว่าทุกสำนักงานใช้หมายเลข 101–124 เสมอไป

④ วิธีโอนสายแบบรอให้ปลายทางรับก่อน

การโอนแบบรอให้ปลายทางรับก่อนเรียกว่า Call Transfer with Announcement หรือ Screened Transfer

เหมาะกับงานที่ต้องแจ้งข้อมูลให้ผู้รับสายก่อนส่งลูกค้าเข้าไปสนทนา

ขั้นตอน

กำลังสนทนากับลูกค้า
กด TRANSFER บน PT
กดหมายเลขภายใน เช่น 103
รอให้เครื่อง 103 รับสาย
แจ้งชื่อผู้โทรหรือรายละเอียดเรื่องที่ติดต่อ
ตรวจสอบว่าปลายทางพร้อมรับสาย
วางหูโทรศัพท์เพื่อโอนสาย

ตัวอย่าง

ลูกค้าต้องการสอบถามยอดค้างชำระ

พนักงานต้อนรับโทรปรึกษาฝ่ายบัญชีหมายเลข 102 ก่อนว่าเจ้าหน้าที่พร้อมรับหรือไม่

เมื่อฝ่ายบัญชีตอบรับแล้วจึงวางหูเพื่อโอนสายลูกค้า

ข้อดี

ผู้รับโอนทราบรายละเอียดก่อน
ลดการโอนสายผิดแผนก
ช่วยตรวจสอบว่าปลายทางพร้อมรับ
เหมาะกับสายสำคัญหรือลูกค้าที่ต้องการคำแนะนำเฉพาะทาง

⑤ วิธีโอนสายแบบไม่รอให้ปลายทางรับ

การโอนแบบไม่รอรับเรียกว่า Call Transfer without Announcement หรือ Unscreened Transfer

ผู้โอนไม่จำเป็นต้องรอให้ปลายทางรับสายก่อนวางหู

ขั้นตอน

รับสายลูกค้า
กด TRANSFER
กดหมายเลขภายในปลายทาง
ตรวจสอบว่าระบบกำลังเรียกหมายเลขที่ต้องการ
วางหูโทรศัพท์โดยไม่ต้องรอให้ปลายทางรับ
ระบบดำเนินการเรียกหมายเลขปลายทางต่อ

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 ต้องการโอนสายไปเครื่อง 104

ให้กด

TRANSFER → 104 → วางหู

หากปลายทางไม่รับสายจะเป็นอย่างไร

ระบบรองรับ Transfer Recall ซึ่งช่วยให้สายที่โอนไปแล้วเรียกกลับมายังเครื่องผู้โอนเมื่อไม่มีผู้รับภายในเวลาที่กำหนด

ควรใช้เมื่อใด

เหมาะกับสถานการณ์ที่ทราบว่าหมายเลขภายในปลายทางพร้อมรับสายและไม่จำเป็นต้องแจ้งรายละเอียดล่วงหน้า

หากเป็นสายสำคัญ ควรพิจารณาใช้การโอนแบบรอรับก่อน

⑥ เปรียบเทียบการโอนแบบรอรับกับไม่รอรับ

รายการ	รอรับก่อน	ไม่รอรับ
ชื่อภาษาอังกฤษ	With Announcement	Without Announcement
ติดต่อปลายทางก่อน	ใช่	ระบบเรียกแต่ไม่รอรับ
แจ้งรายละเอียดก่อน	ได้	ไม่ได้
วางหูเพื่อจบการโอน	หลังพูดกับปลายทาง	หลังเรียกปลายทาง
เหมาะกับ	สายสำคัญ	สายทั่วไป
หากปลายทางไม่รับ	ยังอยู่ในขั้นตอนจัดการสาย	อาจเกิด Transfer Recall

ควรเลือกแบบไหน

หากต้องการมั่นใจว่ามีผู้รับสายต่อ ควรใช้แบบรอรับ

หากต้องการโอนสายรวดเร็วและปลายทางพร้อมรับอยู่แล้ว สามารถใช้แบบไม่รอรับได้

⑦ วิธีโอนสายด้วยปุ่ม DSS บนโทรศัพท์ Panasonic

DSS ย่อมาจาก Direct Station Selection เป็นปุ่มที่กำหนดให้เชื่อมต่อกับหมายเลขภายในโดยตรง

ตัวอย่างเช่น

DSS1 = เครื่อง 101
DSS2 = เครื่อง 102
DSS3 = เครื่อง 103

ผู้ใช้สามารถใช้ปุ่ม DSS เพื่อเลือกปลายทางระหว่างการโอนสายได้

วิธีใช้

กำลังสนทนากับลูกค้า
กด TRANSFER
กด DSS ของหมายเลขที่ต้องการ
รอรับหรือดำเนินการโอนตามขั้นตอน
วางหูเพื่อเสร็จสิ้น

ทำไม DSS ช่วยได้

ลดการกดหมายเลขผิด
ช่วยให้โอนสายรวดเร็ว
เหมาะกับสำนักงานที่ติดต่อหมายเลขเดิมบ่อย
ใช้กับโทรศัพท์ระบบที่รองรับการกำหนดปุ่ม

⑧ One-touch Transfer คืออะไร

One-touch Transfer คือฟังก์ชันที่ให้โทรศัพท์ระบบ PT หรือ DSS Console ที่กำหนดค่าไว้สามารถโอนสายนอกไปยังหมายเลขภายในผ่านการกด DSS โดยตรง

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 กำลังสนทนากับลูกค้า

หากระบบเปิด One-touch Transfer สำหรับ DSS ที่เกี่ยวข้อง ผู้ใช้สามารถกด DSS ของเครื่อง 103 ระหว่างสนทนาเพื่อเริ่มขั้นตอนโอนสายได้

โปรแกรมที่เกี่ยวข้อง

[005] One-touch Transfer Using a DSS Button

ต้องเปิดใช้งานก่อนหรือไม่

ฟังก์ชันนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ

ไม่ควรถือว่าโทรศัพท์ Panasonic ทุกเครื่องรองรับการกด DSS เพื่อโอนสายแบบสัมผัสเดียวโดยอัตโนมัติ

ข้อควรระวัง

หากเปิด One-touch Transfer แล้ว การกด DSS ระหว่างสนทนาอาจเริ่มกระบวนการโอนสาย

ดังนั้น หากต้องการโทรสอบถามภายในโดยไม่โอนสาย ควรตรวจสอบการกำหนดปุ่มให้ถูกต้องก่อน

⑨ วิธีโอนสายจากโทรศัพท์แอนะล็อก SLT

โทรศัพท์แอนะล็อกหรือ Single Line Telephone (SLT) ไม่มีปุ่ม TRANSFER เฉพาะแบบโทรศัพท์ระบบ PT หลายรุ่น

จึงใช้ Recall/Hookflash เพื่อเริ่มการโอนสายตามคู่มือ Panasonic KX-TES824

ขั้นตอนทั่วไป

กำลังสนทนากับลูกค้า
แจ้งว่ากำลังจะโอนสาย
กด FLASH หรือ RECALL
ดำเนินการตาม SLT Hold Mode ของระบบ
กดหมายเลขภายในปลายทาง
รอสัญญาณเรียก
หากต้องการแจ้งก่อน ให้รอปลายทางรับ
วางหูเมื่อพร้อมจบการโอน

ตัวอย่าง

หากระบบตั้งเป็น Hold-1 หรือ Hold-2 และใช้หมายเลขภายใน 103

FLASH → 103 → วางหู

ข้อสำคัญ

หากระบบตั้งเป็น Hold-3 ขั้นตอนจะต่างออกไป เพราะต้องกด Call Hold Feature Number เพิ่มเติมก่อนหมายเลขภายใน

⑩ โปรแกรม [104] SLT Hold Mode คืออะไร

โปรแกรม [104] SLT Hold Mode ใช้กำหนดวิธีที่โทรศัพท์แอนะล็อกส่งคำสั่งพักสายและโอนสาย

Panasonic KX-TES824 รองรับสามรูปแบบ ได้แก่

Hold-1
Hold-2
Hold-3

ตารางเปรียบเทียบการโอนสาย

SLT Hold Mode	วิธีเริ่มโอนสายภายใน
Hold-1	FLASH → เบอร์ภายใน
Hold-2	FLASH → เบอร์ภายใน
Hold-3	FLASH → รหัส Call Hold → เบอร์ภายใน

ความแตกต่างสำคัญ

Hold-1 และ Hold-2 ใช้ Recall/Hookflash ตามด้วยหมายเลขภายในสำหรับการโอนสาย

ส่วน Hold-3 ต้องกดรหัส Call Hold Feature Number เพิ่มเติม

ทำไมต้องตรวจสอบโปรแกรม 104

เพราะหากกดตามขั้นตอนผิดโหมด ระบบอาจไม่โอนสายตามที่ต้องการ

ตัวอย่างเช่น เครื่อง SLT ถูกตั้งเป็น Hold-3 แต่ผู้ใช้งานกด FLASH แล้วตามด้วยหมายเลข 103 ทันที อาจทำให้คำสั่งไม่ทำงานตามที่คาด

⑪ วิธีโอนสาย SLT แบบ Hold-1

Hold-1 ใช้ Recall/Hookflash เพื่อเริ่มโอนสาย

ขั้นตอน

กำลังสนทนากับลูกค้า
กด FLASH หรือ RECALL
รอฟังเสียงจากระบบ
กดหมายเลขภายใน เช่น 103
รอปลายทางรับ หากต้องการแจ้งก่อน
วางหูเพื่อโอนสาย

รูปแบบคือ

FLASH → 103 → วางหู

ข้อควรระวัง

บางโทรศัพท์ SLT อาจส่งสัญญาณ Hookflash ผิดจังหวะ

หากระบบตีความการวางหูผิด อาจเกิดปัญหาสายถูกพักแทนการสิ้นสุดสาย

จึงควรทดสอบก่อนใช้งานจริง

⑫ วิธีโอนสาย SLT แบบ Hold-2

Hold-2 มีขั้นตอนโอนสายภายในเหมือน Hold-1 ตาม Feature Guide

ขั้นตอน

กำลังสนทนา
กด FLASH
กดหมายเลขภายใน
รอปลายทางรับหากต้องการแจ้งก่อน
วางหูเพื่อโอนสาย

ตัวอย่าง

FLASH → 103 → วางหู

Hold-2 ต่างจาก Hold-1 อย่างไร

Hold-2 กำหนดให้ใช้รหัส Call Hold เพิ่มเติมสำหรับการพักสายทั่วไป

แต่สำหรับการเริ่มโอนสายภายในยังใช้ FLASH ตามด้วยหมายเลขภายในได้

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

ผู้ใช้เข้าใจว่า Hold-2 ต้องกดรหัส 20 ก่อนโอนสายทุกครั้ง

ซึ่งไม่ตรงกับตาราง SLT Hold Mode ใน Feature Guide

⑬ วิธีโอนสาย SLT แบบ Hold-3

Hold-3 กำหนดขั้นตอนโอนสายภายในแตกต่างจาก Hold-1 และ Hold-2

ผู้ใช้ต้องกดรหัส Call Hold Feature Number หลัง FLASH ก่อนกดหมายเลขภายใน

รหัสที่ใช้

Numbering Plan	Call Hold Feature Number
Plan 1	`20`
Plan 2	`#20`
Plan 3	`#20`
ระบบบางประเทศ	`50` หรือ `#50`

ตัวอย่าง Plan 1

ต้องการโอนสายไปเครื่อง 103

ให้กด

FLASH → 20 → 103 → วางหู

ตัวอย่าง Plan 2/3

ต้องการโอนสายไปเครื่องภายในที่ตั้งไว้

ให้กด

FLASH → #20 → หมายเลขภายใน → วางหู

ต้องตรวจสอบอะไร

ต้องทราบว่าเครื่อง SLT ใช้ Hold-3 จริง และใช้ Numbering Plan ใด

ไม่ควรนำรหัส Hold-3 ไปใช้กับทุกเครื่องโดยไม่ตรวจสอบ

⑭ FLASH และ Hookflash ต่างกันอย่างไร

FLASH หรือ RECALL เป็นปุ่มบนโทรศัพท์แอนะล็อกที่ส่งสัญญาณเพื่อเข้าสู่ขั้นตอนจัดการสาย

Hookflash เป็นการส่งสัญญาณด้วยการกดและปล่อยสวิตช์วางหูอย่างรวดเร็ว

ทำไมต้องระวัง

หากกด Hookswitch ค้างนานเกินไป ตู้สาขาอาจเข้าใจว่าเป็นการวางสายจริง

โปรแกรมที่เกี่ยวข้อง

[207] Hookswitch Flash Timing Range

ใช้กำหนดช่วงเวลาของสัญญาณ Hookflash ที่ระบบยอมรับ

หากกด FLASH แล้วสายหลุด

ควรตรวจสอบปุ่ม FLASH ของโทรศัพท์และค่าของโปรแกรม [207] ก่อนสรุปว่าตู้สาขาเสีย

⑮ Consultation Hold เกี่ยวข้องกับ Call Transfer อย่างไร

เมื่อผู้ใช้กด TRANSFER บน PT หรือ Recall/Hookflash บน SLT เพื่อเริ่มโอนสาย ระบบจะพักคู่สนทนาเดิมไว้ชั่วคราว

สถานะนี้เรียกว่า Consultation Hold

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 กำลังคุยกับลูกค้า A

ผู้ใช้กด TRANSFER แล้วโทรหาเครื่อง 103

ระหว่างที่กำลังเรียกเครื่อง 103 ลูกค้า A จะถูกพักไว้

หากเครื่อง 103 รับสาย ผู้ใช้สามารถแจ้งข้อมูลให้ฝ่ายขายก่อนวางหูเพื่อจบการโอน

Consultation Hold ต่างจาก Call Transfer อย่างไร

Consultation Hold เป็นสถานะพักสายระหว่างขั้นตอน

ส่วน Call Transfer เป็นฟังก์ชันที่ส่งสายไปยังปลายทางอื่น

จึงไม่ควรถือว่าการกด TRANSFER ครั้งเดียวจะทำให้สายถูกโอนไปยังผู้รับทันทีโดยไม่มีขั้นตอนเพิ่มเติม

⑯ Transfer Recall คืออะไร

Transfer Recall เป็นฟังก์ชันเรียกสายกลับมายังโทรศัพท์ที่เป็นผู้โอน เมื่อผู้ใช้งานโอนสายแบบไม่แจ้งปลายทางก่อน แต่หมายเลขปลายทางไม่รับภายในเวลาที่กำหนด

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 รับสายนอก
เครื่อง 101 โอนสายไปเครื่อง 103
เครื่อง 101 วางหูโดยไม่รอให้ 103 รับ
เครื่อง 103 ไม่รับสาย
เวลาผ่านไปตาม Transfer Recall Time
ระบบเรียกสายกลับมายังเครื่อง 101

ทำไมต้องมี Transfer Recall

เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้สายลูกค้าค้างอยู่ที่หมายเลขปลายทางโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ

สายเรียกกลับหมายความว่าระบบเสียหรือไม่

ไม่ใช่

หากเป็น Transfer Recall จากการโอนแบบไม่รอรับ เป็นการทำงานตามเงื่อนไขของตู้สาขา

⑰ โปรแกรม [201] Transfer Recall Time ใช้ทำอะไร

โปรแกรม [201] Transfer Recall Time ใช้กำหนดระยะเวลาที่ระบบรอให้ปลายทางรับสาย ก่อนเรียกสายกลับไปยังเครื่องผู้โอนในกรณีที่เข้าเงื่อนไข

ค่าที่คู่มือรองรับ

15 วินาที
30 วินาที
1 นาที
2 นาที

โปรแกรม [201] ต่างจาก [200] อย่างไร

โปรแกรม	หน้าที่
[200] Hold Recall Time	แจ้งเตือนสายพักค้าง
[201] Transfer Recall Time	แจ้งเตือนสายที่โอนไปแล้วแต่ไม่มีคนรับ

ควรตั้งค่าเท่าไร

ควรพิจารณาตามการทำงานของสำนักงาน

หากปลายทางต้องใช้เวลารับโทรศัพท์นาน อาจเลือกช่วงเวลาที่เหมาะสม

แต่หากตั้งเวลานานเกินไป ลูกค้าอาจรอสายโดยไม่มีคนรับนานขึ้น

การเปลี่ยนค่าควรทำโดยผู้ดูแลและตรวจสอบผลกระทบก่อน

⑱ สายโอนกลับมาเพราะไม่มีคนรับ ต้องทำอย่างไร

หากโทรศัพท์เครื่องผู้โอนดังขึ้นอีกครั้งหลังโอนสายไปแล้ว ควรตรวจสอบว่าเป็น Transfer Recall หรือไม่

ขั้นตอน

ตรวจสอบเสียงเรียกจากเครื่องผู้โอน
รับสายที่เรียกกลับตามขั้นตอนของโทรศัพท์
ตรวจสอบว่าเป็นลูกค้ารายเดิมหรือไม่
แจ้งลูกค้าว่าปลายทางยังไม่รับสาย
เลือกว่าจะลองโอนไปอีกหมายเลข รับเรื่องไว้ หรือนัดติดต่อกลับ
ดำเนินการตามความต้องการของลูกค้า

ถ้าไม่รับสายเรียกกลับอีกจะเกิดอะไรขึ้น

Feature Guide ระบุว่า หากไม่มีผู้รับสายเป็นเวลา 30 นาทีหลังจากเริ่ม Transfer Recall ระบบจะตัดสาย

จึงไม่ควรปล่อยสายเรียกกลับไว้โดยไม่มีผู้รับผิดชอบ

⑲ วิธีดึงสายนอกเดิมกลับเมื่อปลายทางไม่รับ

หากกำลังอยู่ระหว่างขั้นตอนโอนสายและปลายทางยังไม่รับ ผู้ใช้สามารถใช้ขั้นตอนกลับไปยังสายที่ถูกพักไว้ตามคู่มือ

สำหรับ PT

ตรวจสอบว่าอยู่ในขั้นตอนโอนสาย
ตรวจสอบสถานะ CO Line เดิม
ใช้วิธีกลับไปยังสายเดิมที่โทรศัพท์รองรับ
ยืนยันว่าเชื่อมต่อกลับไปยังลูกค้าแล้ว
แจ้งลูกค้าว่าปลายทางยังไม่รับ

สำหรับ SLT

ควรใช้ Recall/Hookflash และขั้นตอนกลับสู่สายเดิมที่คู่มือรองรับ โดยต้องพิจารณา SLT Hold Mode และสถานะของสาย

ข้อควรระวัง

อย่าวางหูโดยคาดหวังว่าจะยกเลิกการโอนเสมอไป เพราะการวางหูอาจทำให้การโอนแบบไม่แจ้งก่อนดำเนินต่อ

หากไม่แน่ใจ ควรทดสอบขั้นตอนยกเลิกการโอนด้วยสายทดสอบก่อนใช้งานกับลูกค้าจริง

⑳ ทำไมกด TRANSFER แล้วโอนสายไม่ได้

สาเหตุที่พบได้มีหลายประการ

1. กดหมายเลขภายในผิด

ตรวจสอบว่าเบอร์ภายในที่กดมีอยู่จริงในระบบ

2. ปุ่ม TRANSFER ไม่ทำงาน

อาจเป็นปัญหาของโทรศัพท์ PT หรืออุปกรณ์

3. ปลายทางไม่พร้อมรับสาย

อาจกำลังสนทนา เปิด DND หรือมีสถานะที่ไม่สามารถรับสายได้

4. ขั้นตอนโอนไม่ครบ

ผู้ใช้อาจไม่ได้กด TRANSFER ก่อนเลือกปลายทาง หรือไม่ได้วางหูเพื่อจบการโอน

5. ใช้ SLT Hold Mode ผิด

โทรศัพท์แอนะล็อกที่ใช้ Hold-3 อาจต้องกดรหัส Call Hold เพิ่มเติม

6. สายเดิมถูกตัด

ผู้โทรอาจวางสายหรือการเชื่อมต่อถูกยุติก่อนโอนสำเร็จ

วิธีตรวจสอบ

ทดลองโอนระหว่างหมายเลขภายในที่รู้จักกันก่อน เพื่อแยกปัญหาสายนอกและการตั้งค่าจากปัญหาโทรศัพท์

㉑ Panasonic KX-TES824 กด TRANSFER แล้วสายหลุด

หากกด TRANSFER แล้วสายหลุด ควรตรวจสอบลำดับการทำงานอย่างละเอียด

ตรวจสอบว่ากด TRANSFER จริง

โทรศัพท์ระบบบางรุ่นมีปุ่ม HOLD และ FLASH/RECALL อยู่ใกล้กัน

หากกดผิดอาจทำให้พฤติกรรมของสายแตกต่างจากที่ต้องการ

ตรวจสอบการวางหู

หากวางหูก่อนตรวจสอบหมายเลขปลายทาง อาจเป็นการโอนแบบไม่รอรับโดยไม่ได้ตั้งใจ

ตรวจสอบสายนอก

หากอาการเกิดเฉพาะ CO Line หนึ่งเส้น อาจมีปัญหาการเชื่อมต่อหรือสัญญาณจากผู้ให้บริการ

ตรวจสอบปลายทาง

อาจไม่มีหมายเลขภายในนั้น หรือปลายทางไม่สามารถรับสายได้

ตรวจสอบด้วยสายภายใน

ให้ทดสอบโอนสายระหว่างหมายเลขภายในก่อน

หากโอนภายในได้ปกติ แต่โอนสายนอกไม่ได้ ควรตรวจสอบการเชื่อมต่อสายนอกและเงื่อนไขเพิ่มเติม

㉒ กด FLASH บน SLT แล้วโอนสายไม่ได้

สาเหตุที่ 1 FLASH ไม่ทำงาน

ตรวจสอบปุ่ม FLASH หรือ RECALL ของโทรศัพท์

สาเหตุที่ 2 สัญญาณ Hookflash ไม่ถูกต้อง

โปรแกรม [207] อาจไม่ตรงกับช่วงเวลาของอุปกรณ์

สาเหตุที่ 3 ใช้ Hold Mode ไม่ตรง

หากเป็น Hold-3 ต้องใช้ Call Hold Feature Number เพิ่มเติม

สาเหตุที่ 4 กดหมายเลขภายในผิด

ตรวจสอบหมายเลขปลายทางที่ใช้งานจริง

สาเหตุที่ 5 มีสายพักค้างอยู่

SLT มีข้อจำกัดในการจัดการสายหลายสาย จึงอาจไม่สามารถดำเนินการตามที่ต้องการหากมีสายอื่นอยู่ในสถานะพัก

แนวทางแก้ไข

ทดสอบ FLASH ด้วยสายภายใน
ตรวจสอบโหมด [104]
ตรวจสอบ Numbering Plan
ทดสอบกับโทรศัพท์แอนะล็อกอีกเครื่อง
ตรวจสอบค่าของ [207] เมื่อจำเป็น

㉓ โทรศัพท์ปลายทางไม่ดังหลังโอนสาย

หากเครื่อง 101 โอนสายไปเครื่อง 103 แต่เครื่อง 103 ไม่ดัง อาจเกิดจากหลายสาเหตุ

ตรวจสอบหมายเลขภายใน

ตรวจสอบว่าเครื่อง 103 มีอยู่จริงและเชื่อมต่อกับตู้สาขา

ตรวจสอบ DND

หากปลายทางเปิด Do Not Disturb อาจไม่รับสายเรียกเข้าตามปกติ

ตรวจสอบการโอนสายอัตโนมัติ

ปลายทางอาจเปิด Call Forwarding ไปยังหมายเลขอื่น

ตรวจสอบเสียงเรียกเข้า

โทรศัพท์บางรุ่นอาจตั้งระดับเสียงกริ่งต่ำหรือปิดเสียงไว้

ตรวจสอบพอร์ตภายใน

หากโทรศัพท์ไม่ได้รับ Dial Tone หรือใช้งานไม่ได้ อาจมีปัญหาที่สายภายในหรือพอร์ต

วิธีทดสอบ

ใช้เครื่องภายในอีกเครื่องโทรตรงไปยังหมายเลขปลายทางก่อน

หากโทรตรงยังไม่ดัง ให้แก้ปัญหาการรับสายของเครื่องปลายทางก่อนทดสอบ Call Transfer ต่อ

㉔ โทรศัพท์ปลายทางไม่ว่าง โอนสายได้หรือไม่

ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขของระบบและสถานะของหมายเลขปลายทาง

หากเครื่องปลายทางกำลังสนทนาอยู่ ผู้โอนอาจได้ยิน Busy Tone หรือเสียงที่เกี่ยวข้อง

แนวทางที่เหมาะสม

รอให้ปลายทางว่าง
ติดต่อหมายเลขภายในอื่น
กลับมาแจ้งลูกค้า
เสนอให้รับเรื่องไว้
พิจารณาบริการที่เกี่ยวข้อง เช่น Call Waiting ตามความสามารถของระบบ

ไม่ควรวางหูเพื่อโอนสายโดยไม่มีการตรวจสอบ หากทราบอยู่แล้วว่าปลายทางไม่พร้อมรับ

㉕ Call Transfer ต่างจาก Call Hold อย่างไร

Call Hold และ Call Transfer เป็นคนละฟังก์ชัน

Call Hold

ใช้พักสายไว้ชั่วคราว โดยผู้ใช้สามารถกลับมารับหรือให้เครื่องอื่นดึงกลับได้ตามประเภทของ Hold

Call Transfer

ใช้ส่งสายไปยังหมายเลขภายในอื่นเพื่อให้ปลายทางรับช่วงสนทนา

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	Call Hold	Call Transfer
วัตถุประสงค์	พักสาย	โอนสาย
ผู้ใช้เดิมกลับมารับ	ได้	ไม่จำเป็นหลังโอนสำเร็จ
PT ใช้ปุ่ม	HOLD	TRANSFER
SLT ใช้ Recall	ได้ตามโหมด	ได้ตามโหมด
มี Transfer Recall	ไม่ใช่	มีตามเงื่อนไข
เหมาะกับ	ค้นหาข้อมูล	ส่งลูกค้าให้แผนกอื่น

㉖ Call Transfer ต่างจาก Call Park อย่างไร

Call Park ใช้ฝากสายไว้ใน System Parking Zone

ผู้รับต้องใช้รหัส Call Park Retrieve เพื่อดึงสายจากโซนดังกล่าว

Call Transfer ใช้ส่งสายไปยังหมายเลขภายในโดยตรง

ตัวอย่าง

หากพนักงาน 101 โอนสายไป 103 ด้วย TRANSFER ระบบจะเรียกเครื่อง 103 ตามขั้นตอนการโอน

แต่หากฝากสายไว้ที่ Parking Zone 2 ผู้ใช้เครื่อง 103 ต้องกดรหัสรับสายจากโซน 2 เอง

เลือกแบบไหน

หากทราบแน่นอนว่าต้องส่งสายไปยังพนักงานคนใด ใช้ Call Transfer

หากต้องการฝากสายไว้ให้พนักงานอีกคนดึงไปรับในภายหลัง ใช้ Call Park

㉗ โอนสายภายในกับโอนสายนอกต่างกันอย่างไร

Panasonic KX-TES824 มีความสามารถในการโอนสายไปยังหมายเลขภายในและปลายทางภายนอก แต่มีข้อกำหนดต่างกัน

โอนสายไปหมายเลขภายใน

เป็นฟังก์ชันพื้นฐานที่รองรับ PT และ SLT ตามขั้นตอนของระบบ

โอนสายไปปลายทางภายนอก

Feature Guide ระบุว่าต้องพิจารณาสิทธิ์ตามโปรแกรม

[606] Call Transfer to CO Line

และโทรศัพท์ SLT ไม่รองรับการโอนสายไปปลายทางภายนอกตามข้อกำหนดดังกล่าว

ข้อควรจำ

บทความนี้เน้นการโอนสายไปยังเบอร์ภายใน ไม่ใช่การโอนสายไปโทรศัพท์มือถือหรือสายนอกอีกเส้น

ไม่ควรใช้ข้อกำหนดของการโอนออกภายนอกมาสรุปว่าสำนักงานไม่สามารถโอนสายภายในได้

㉘ วิธีทดสอบ Call Transfer อย่างปลอดภัย

ควรใช้โทรศัพท์อย่างน้อยสองเครื่องเพื่อทดสอบ และมีผู้ช่วยรับสายปลายทาง

เตรียมอุปกรณ์

เครื่อง 101 เป็นผู้โอน
เครื่อง 103 เป็นผู้รับโอน
โทรศัพท์ทดสอบอีกเครื่องหรือสายนอกทดสอบ
ตรวจสอบว่าเบอร์ภายในใช้งานปกติ

ทดสอบแบบรอรับ

สร้างสายทดสอบมายังเครื่อง 101
เครื่อง 101 รับสาย
กด TRANSFER
กด 103
เครื่อง 103 รับสาย
แจ้งว่าจะมีการโอนสาย
เครื่อง 101 วางหู
ยืนยันว่าเครื่อง 103 สนทนากับผู้โทรต้นทางได้

ทดสอบแบบไม่รอรับ

สร้างสายทดสอบใหม่
เครื่อง 101 กด TRANSFER
กด 103
วางหูก่อนปลายทางรับ
ตรวจสอบว่าเครื่อง 103 ดัง
ให้เครื่อง 103 รับและยืนยันการสนทนา

ทดสอบ Transfer Recall

สร้างสายทดสอบ
เครื่อง 101 โอนแบบไม่รอรับไปยังหมายเลขทดสอบ
ไม่ให้ปลายทางรับสาย
รอจนระบบเข้าสู่ Transfer Recall
ตรวจสอบว่าเครื่อง 101 ดังกลับ
รับสายเรียกกลับและยืนยันการเชื่อมต่อ
จบการทดสอบให้เรียบร้อย

ไม่ควรใช้สายลูกค้าจริงในการทดลอง Transfer Recall

㉙ วิธีป้องกันปัญหาโอนสายผิดในสำนักงาน

จัดทำหมายเลขภายในให้ชัดเจน

ควรติดรายการหมายเลขภายในไว้ใกล้โทรศัพท์

ใช้ปุ่ม DSS เมื่อเหมาะสม

ลดความผิดพลาดจากการกดตัวเลข

ฝึกโอนแบบรอรับก่อน

เหมาะกับพนักงานใหม่ เพราะสามารถตรวจสอบผู้รับสายก่อนวางหู

แยก HOLD กับ TRANSFER ให้เข้าใจ

ปุ่มสองตัวนี้มีวัตถุประสงค์ต่างกัน

ตรวจสอบ SLT Hold Mode

หากสำนักงานใช้โทรศัพท์แอนะล็อก ควรระบุว่าใช้ Hold-1, Hold-2 หรือ Hold-3

ตรวจสอบ Transfer Recall

ให้พนักงานทราบว่าถ้าสายโอนกลับมา ต้องรับสายและดำเนินการต่ออย่างไร

อย่ารีเซ็ตตู้โดยไม่จำเป็น

การโอนสายไม่ได้มักต้องตรวจสอบขั้นตอนและสถานะโทรศัพท์ก่อนเปลี่ยนการตั้งค่าระบบ

㉚ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการโอนสาย Panasonic KX-TES824

Panasonic KX-TES824 โอนสายไปเบอร์ภายในกดอะไร

บน PT ให้กด TRANSFER ตามด้วยหมายเลขภายใน แล้ววางหูเพื่อดำเนินการโอน

โอนสายจาก 101 ไป 103 ทำอย่างไร

ขณะเครื่อง 101 สนทนาอยู่ ให้กด TRANSFER แล้วกด 103 จากนั้นรอรับเพื่อแจ้งก่อนหรือวางหูเพื่อโอนแบบไม่แจ้งก่อน

โทรศัพท์แอนะล็อกโอนสายได้หรือไม่

ได้ โดยใช้ Recall/Hookflash และขั้นตอนที่ตรงกับ SLT Hold Mode

Hold-1 ใช้โอนสายอย่างไร

FLASH ตามด้วยหมายเลขภายใน แล้ววางหู

Hold-2 ใช้โอนสายอย่างไร

FLASH ตามด้วยหมายเลขภายใน แล้ววางหู เช่นเดียวกับ Hold-1

Hold-3 ใช้โอนสายอย่างไร

FLASH ตามด้วย Call Hold Feature Number แล้วตามด้วยหมายเลขภายในก่อนจบการโอน

โปรแกรม 104 ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนด SLT Hold Mode ได้แก่ Hold-1, Hold-2 และ Hold-3

โปรแกรม 207 ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนดช่วงเวลาของสัญญาณ Hookswitch Flash

โปรแกรม 201 ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนด Transfer Recall Time สำหรับสายโอนแบบไม่รอรับที่ปลายทางไม่ตอบ

Panasonic KX-TES824 โอนสายแบบไม่รอรับได้ไหม

ได้ โดยใช้ Call Transfer without Announcement ตามเงื่อนไขของระบบ

Transfer Recall คืออะไร

เป็นการเรียกสายกลับมายังเครื่องผู้โอน เมื่อหมายเลขปลายทางไม่รับภายในเวลาที่กำหนด

ทำไมโอนสายแล้วโทรศัพท์ดังกลับมา

อาจเป็น Transfer Recall เพราะปลายทางไม่รับสาย

โปรแกรม 200 กับ 201 เหมือนกันหรือไม่

ไม่เหมือนกัน โปรแกรม [200] ใช้ Hold Recall Time ส่วน [201] ใช้ Transfer Recall Time

ต้องกด 9 ก่อนโอนสายภายในไหม

ไม่ต้อง หากต้องการโอนไปหมายเลขภายในตาม Numbering Plan ของตู้

สามารถโอนสายด้วย DSS ได้ไหม

ได้บน PT ที่รองรับ และอาจใช้ One-touch Transfer หากเปิดโปรแกรม [005] ไว้

กด DSS ระหว่างสนทนาแล้วสายถูกโอนไปทันทีเกิดจากอะไร

อาจเป็นผลจากการตั้งค่า One-touch Transfer

โอนสายภายในกับมือถือเหมือนกันหรือไม่

ไม่เหมือนกัน การโอนไปภายนอกมีข้อกำหนดด้านสิทธิ์และทรัพยากรของสายนอกเพิ่มเติม

ทำไมกด TRANSFER แล้วสายหลุด

อาจเกิดจากลำดับขั้นตอนผิด สายเดิมถูกตัด หมายเลขปลายทางไม่ถูกต้อง หรือปัญหาของอุปกรณ์และการเชื่อมต่อ

โทรศัพท์ SLT ต้องกด 20 ทุกครั้งก่อนโอนหรือไม่

ไม่ต้อง หากใช้ Hold-1 หรือ Hold-2 แต่ Hold-3 ต้องใช้ Call Hold Feature Number ตาม Numbering Plan

ถ้าปลายทางไม่รับสายควรทำอย่างไร

หากยังอยู่ระหว่างการโอน ให้กลับไปจัดการสายเดิมตามขั้นตอน หรือหากโอนแบบไม่รอรับแล้ว ให้รับ Transfer Recall เมื่อระบบเรียกกลับ

ต้องรีเซ็ตตู้เมื่อโอนสายไม่ได้หรือไม่

ไม่ควรรีเซ็ตทันที ควรตรวจสอบหมายเลขภายใน ขั้นตอน TRANSFER/FLASH และโปรแกรมที่เกี่ยวข้องก่อน

㉛ สรุปวิธีโอนสาย Panasonic KX-TES824 ไปยังเบอร์ภายในอื่น

การโอนสาย Panasonic KX-TES824 ไปยังเบอร์ภายในอื่น เป็นฟังก์ชันสำคัญสำหรับสำนักงานที่มีหลายแผนก โดยช่วยให้พนักงานรับสายสามารถส่งต่อการสนทนาไปยังผู้รับผิดชอบที่เหมาะสมได้

หลักการสำคัญ ได้แก่

PT ใช้ TRANSFER ตามด้วยหมายเลขภายใน
SLT ใช้ Recall/Hookflash ตาม SLT Hold Mode
Hold-1 และ Hold-2 ใช้ FLASH ตามด้วยหมายเลขภายใน
Hold-3 ต้องใช้ Call Hold Feature Number ก่อนหมายเลขภายใน
การโอนแบบรอรับช่วยให้แจ้งรายละเอียดกับปลายทางก่อน
การโอนแบบไม่รอรับช่วยให้ส่งสายได้รวดเร็ว
ปุ่ม DSS สามารถช่วยเลือกหมายเลขภายใน
โปรแกรม [005] เกี่ยวข้องกับ One-touch Transfer
Consultation Hold ทำงานระหว่างขั้นตอนโอนสาย
โปรแกรม [201] ใช้กำหนด Transfer Recall Time
สายที่โอนแบบไม่รอรับอาจเรียกกลับเมื่อปลายทางไม่ตอบ
โปรแกรม [207] เกี่ยวข้องกับสัญญาณ FLASH ของ SLT

หากโอนสายไม่ได้ ควรตรวจสอบประเภทโทรศัพท์ ขั้นตอนที่กด หมายเลขภายใน และการตั้งค่าที่เกี่ยวข้องก่อนแก้ไขระบบ

ComSiam แนะนำให้สำนักงานฝึกพนักงานเรื่องการโอนสายแบบแจ้งก่อนและไม่แจ้งก่อน พร้อมจัดทำตารางหมายเลขภายในและขั้นตอน Transfer Recall ให้ชัดเจน เพื่อช่วยลดการโอนสายผิด ลดปัญหาลูกค้ารอสายนาน และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน Panasonic KX-TES824 ในสำนักงาน