วิธีใช้ Exclusive Hold บนเครื่องระบบ Panasonic KX-TES824

Exclusive Hold บน Panasonic KX-TES824 เป็นฟังก์ชันพักสายโทรศัพท์แบบเฉพาะเครื่อง ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถพักการสนทนาไว้ชั่วคราว โดยป้องกันไม่ให้โทรศัพท์ภายในเครื่องอื่นดึงสายที่พักไว้ไปสนทนาต่อได้ ต่างจาก General Call Hold ซึ่งอนุญาตให้เครื่องอื่นรับสายพักกลับได้ตามเงื่อนไขของตู้สาขา

สำหรับโทรศัพท์ระบบ Panasonic หรือ Proprietary Telephone (PT) ที่รองรับปุ่ม HOLD การใช้งาน Exclusive Hold ทำได้โดยกดปุ่ม HOLD สองครั้งระหว่างการสนทนา จากนั้นสามารถวางหูโทรศัพท์และกลับมารับสายจากเครื่องเดิมได้ภายหลัง

ฟังก์ชันนี้เหมาะกับสำนักงานที่ต้องการให้ผู้รับสายเดิมกลับมาสนทนากับลูกค้าเอง เช่น ผู้จัดการ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายขาย หรือพนักงานที่กำลังตรวจสอบข้อมูลสำคัญระหว่างการโทร

อย่างไรก็ตาม หากกด HOLD สองครั้งแล้วพนักงานเครื่องอื่นรับสายไม่ได้ อาจไม่ใช่อาการเสีย แต่เป็นพฤติกรรมตามปกติของ Exclusive Hold นอกจากนี้ยังต้องเข้าใจความหมายของไฟ CO/INTERCOM การสลับโหมดพักสาย และระบบ Hold Recall เพื่อป้องกันการลืมสายพักไว้เป็นเวลานาน

บทความนี้จาก ComSiam จะอธิบายวิธีใช้ Exclusive Hold บนเครื่องระบบ Panasonic KX-TES824 อย่างละเอียด ตั้งแต่การกด HOLD สองครั้ง การสลับ General Hold และ Exclusive Hold วิธีดึงสายกลับ การอ่านไฟสถานะ ข้อจำกัดโทรศัพท์แอนะล็อก SLT และแนวทางแก้ปัญหาตามคู่มือ Panasonic

① Exclusive Hold ใน Panasonic KX-TES824 คืออะไร

Exclusive Hold หรือ Exclusive Call Hold เป็นบริการพักสายที่อนุญาตให้เฉพาะโทรศัพท์ระบบ PT ซึ่งเป็นผู้พักสายนั้นเท่านั้นสามารถดึงสายกลับมาสนทนาได้

หากพนักงานเครื่อง 101 พักสายแบบ Exclusive Hold พนักงานเครื่อง 102 จะไม่สามารถใช้วิธี Call Hold Retrieve ปกติเพื่อดึงสายดังกล่าวไปสนทนาได้

ตัวอย่างการใช้งาน

สมมติสำนักงานมีโทรศัพท์ดังนี้

หมายเลขภายใน	ผู้ใช้งาน
101	พนักงานต้อนรับ
102	ฝ่ายขาย
103	ฝ่ายบัญชี
104	ผู้จัดการ

เมื่อผู้จัดการเครื่อง 104 รับสายลูกค้าและต้องการตรวจสอบข้อมูลก่อนตอบ สามารถใช้ Exclusive Hold เพื่อพักสายไว้กับเครื่อง 104

แม้พนักงานต้อนรับเครื่อง 101 จะเห็นว่าสายนอกนั้นกำลังถูกใช้งานอยู่ ก็ไม่สามารถดึง Exclusive Hold ไปสนทนาแทนด้วยวิธีปกติ

Exclusive Hold มีประโยชน์อย่างไร

• รักษาการควบคุมสายไว้ที่เครื่องเดิม
• ลดโอกาสเพื่อนร่วมงานดึงสายไปโดยไม่ตั้งใจ
• เหมาะกับการสนทนาที่ผู้รับสายเดิมต้องกลับมาตอบ
• ช่วยแยกสายพักเฉพาะเครื่องออกจากสายพักส่วนรวม
• รองรับการสลับกลับเป็น General Hold เมื่อจำเป็น

② วิธีใช้ Exclusive Hold บน Panasonic KX-TES824

ตามคู่มือ Panasonic KX-TES824 User Manual ส่วน 1.4.2 ผู้ใช้โทรศัพท์ระบบ PT สามารถเข้าสู่ Exclusive Hold ได้ด้วยการกด HOLD สองครั้ง

ขั้นตอนที่ 1 เริ่มสนทนาให้เชื่อมต่อแล้ว

เริ่มจากการรับสายหรือโทรออกตามปกติ เช่น รับสายลูกค้าผ่าน CO1 หรือกำลังสนทนากับเครื่องภายใน 102

ขั้นตอนที่ 2 แจ้งปลายทางก่อนพักสาย

แจ้งผู้โทรว่าต้องการพักสายเพื่อค้นหาข้อมูลหรือดำเนินการบางอย่าง

ควรแจ้งให้ผู้โทรทราบว่าจะกลับมาสนทนาอีกครั้ง

ขั้นตอนที่ 3 กด HOLD ครั้งแรก

ระหว่างสนทนา ให้กดปุ่ม

HOLD

ระบบจะนำสายเข้าสู่ General Call Hold ก่อน

ขั้นตอนที่ 4 กด HOLD ครั้งที่สอง

กดปุ่ม

HOLD

อีกครั้งขณะที่สายกำลังอยู่ในสถานะพัก

ระบบจะเปลี่ยนจาก General Hold เป็น Exclusive Hold

ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบสถานะไฟ

เมื่อเข้าสู่ Exclusive Hold ไฟ CO หรือ INTERCOM ที่สัมพันธ์กับสายของเครื่องผู้พักจะแสดงสีเขียวกะพริบด้วยความเร็วปานกลาง

ขั้นตอนที่ 6 วางหูโทรศัพท์

เมื่อยืนยันว่าระบบพักสายสำเร็จ สามารถวางหูโทรศัพท์ได้

ขั้นตอนที่ 7 กลับมาดึงสายจากเครื่องเดิม

เมื่อต้องการสนทนาต่อ ให้กลับมายังโทรศัพท์ PT เครื่องเดิม แล้วกดปุ่ม CO หรือ INTERCOM ที่แสดงสถานะพักสาย

③ ตัวอย่างพัก CO1 แบบ Exclusive Hold

สมมติสำนักงานใช้ Panasonic KX-TES824 โดยเครื่อง 101 เป็นโทรศัพท์ระบบที่มีปุ่ม CO1 และ HOLD

เมื่อลูกค้าโทรเข้ามาที่ CO1 และพนักงานเครื่อง 101 ต้องการตรวจสอบข้อมูล ให้ทำดังนี้

1. เครื่อง 101 รับสาย CO1
2. แจ้งลูกค้าว่าขอพักสาย
3. กด HOLD ครั้งแรก
4. กด HOLD ครั้งที่สอง
5. ตรวจสอบว่าไฟ CO1 กะพริบสีเขียวความเร็วปานกลาง
6. วางหูโทรศัพท์
7. ตรวจสอบข้อมูลให้เรียบร้อย
8. ยกหูแล้วกด CO1 ที่กะพริบ
9. สนทนากับลูกค้าต่อ

รูปแบบคือ

รับสาย CO1 → HOLD → HOLD → Exclusive Hold → กด CO1 เพื่อดึงกลับ

ถ้าเครื่อง 102 ต้องการรับสาย CO1 จะทำได้ไหม

ไม่ได้ด้วย Call Hold Retrieve ปกติ ตราบใดที่ CO1 ยังอยู่ใน Exclusive Hold ของเครื่อง 101

หากต้องการให้เครื่อง 102 รับต่อ ควรเปลี่ยนเป็น General Hold หรือใช้ขั้นตอนโอนสายที่เหมาะสม

④ General Hold กับ Exclusive Hold ต่างกันอย่างไร

Panasonic KX-TES824 รองรับการพักสายสองประเภทหลัก

General Call Hold

เป็นการพักสายแบบทั่วไป ซึ่งอนุญาตให้เครื่องภายในอื่นดึงสายที่พักไว้กลับมาสนทนาได้ตามเงื่อนไข

บน PT สามารถกด HOLD หนึ่งครั้งเพื่อพักสายแบบนี้

Exclusive Call Hold

เป็นการพักสายที่จำกัดให้เฉพาะ PT เครื่องที่เป็นผู้พักสายเท่านั้นสามารถดึงกลับได้

บน PT สามารถกด HOLD สองครั้งเพื่อเข้าสู่โหมดนี้

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	General Hold	Exclusive Hold
วิธีพักจาก PT	HOLD 1 ครั้ง	HOLD 2 ครั้ง
เครื่องเดิมดึงกลับ	ได้	ได้
เครื่องอื่นดึงกลับ	ได้ตามเงื่อนไข	ไม่ได้
สีไฟของเครื่องผู้พัก	เขียวกะพริบช้า	เขียวกะพริบปานกลาง
ความเหมาะสม	รับสายร่วมกัน	พักสายไว้เฉพาะผู้รับเดิม
การใช้งานบน SLT	รองรับ General Hold	ไม่รองรับแบบ PT

⑤ วิธีกด HOLD เพื่อสลับ General และ Exclusive Hold

คู่มือ Panasonic ระบุว่าเมื่อสายอยู่ในสถานะพัก การกดปุ่ม HOLD เพิ่มเติมบน PT สามารถสลับระหว่าง General Hold กับ Exclusive Hold ได้

ลำดับการสลับ

การกด	สถานะ
กด HOLD ครั้งที่ 1	General Hold
กด HOLD ครั้งที่ 2	Exclusive Hold
กด HOLD ครั้งที่ 3	กลับเป็น General Hold
กด HOLD ครั้งที่ 4	กลับเป็น Exclusive Hold

ตารางนี้เป็นตัวอย่างเมื่อผู้ใช้งานกด HOLD ต่อเนื่องเพื่อเปลี่ยนโหมดของสายเดิมในสถานะที่รองรับ

เมื่อใดควรสลับกลับ General Hold

ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการพักสายไว้แบบ Exclusive Hold แต่ภายหลังต้องการให้ฝ่ายบัญชีช่วยรับสายแทน

สามารถเปลี่ยนสายเป็น General Hold ตามขั้นตอน แล้วแจ้งฝ่ายบัญชีว่าสายพักอยู่ที่ CO Line หมายเลขใด

ข้อควรระวัง

ไม่ควรกด HOLD หลายครั้งโดยไม่ตรวจสอบสถานะ เพราะอาจทำให้เปลี่ยนกลับเป็น Exclusive Hold โดยไม่ตั้งใจ

ควรสังเกตไฟของปุ่ม CO หรือ INTERCOM หลังเปลี่ยนโหมดทุกครั้ง

⑥ ไฟสถานะ Exclusive Hold หมายถึงอะไร

ไฟ LED ของปุ่ม CO และ INTERCOM ช่วยระบุสถานะการพักสาย

ตามคู่มือ Panasonic KX-TES824 มีความหมายสำคัญดังนี้

สถานะไฟ	ความหมาย
เขียวกะพริบช้า	เครื่องของคุณพักสายแบบ General Hold
แดงกะพริบช้า	เครื่องอื่นพักสายแบบ General Hold
เขียวกะพริบปานกลาง	เครื่องของคุณพักสายแบบ Exclusive Hold
แดงติดค้าง	เครื่องอื่นพักสายแบบ Exclusive Hold ในบริบทการพักสาย

ไฟเขียวกะพริบปานกลาง

เป็นสัญญาณสำคัญว่าโทรศัพท์เครื่องของคุณพักสายแบบ Exclusive Hold

ผู้ใช้งานควรกลับมารับด้วยเครื่องเดิม

ไฟแดงติดค้าง

ในบริบทของ Exclusive Hold หมายถึงเครื่องอื่นเป็นผู้พักสายนั้นแบบ Exclusive

อย่างไรก็ตาม ไฟแดงติดค้างของ CO อาจใช้แสดงการใช้งานสายนอกโดยเครื่องอื่นในสถานการณ์ทั่วไปด้วย

จึงต้องแยกความหมายจากสถานการณ์ที่กำลังเกิดขึ้น ไม่ใช่ดูเพียงสีไฟอย่างเดียว

⑦ วิธีดึงสายนอก Exclusive Hold กลับคืน

หากพักสายนอกไว้แบบ Exclusive Hold ต้องใช้โทรศัพท์ PT เครื่องเดิมเป็นผู้ดึงสายกลับ

ขั้นตอน

1. กลับมายังโทรศัพท์เครื่องที่กด HOLD
2. ตรวจสอบว่าไฟ CO ของสายพักกะพริบสีเขียวความเร็วปานกลาง
3. ยกหูโทรศัพท์
4. กดปุ่ม CO ของสายที่พักไว้
5. รอระบบเชื่อมต่อ
6. สนทนากับปลายทางต่อ

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 พัก CO2 แบบ Exclusive Hold

เมื่อต้องการรับสายกลับ ให้เครื่อง 101 ยกหูแล้วกด CO2

ไม่ใช่ให้เครื่อง 102 ใช้รหัสรับสายพักแทน

หากมีหลาย CO Line

ควรตรวจสอบว่า CO1, CO2 หรือ CO3 เส้นใดเป็นสายที่พักไว้

อย่ากดปุ่ม CO โดยเดาจากตำแหน่ง เพราะอาจเลือกสายผิดเส้น

⑧ วิธีดึงสายภายใน Exclusive Hold กลับคืน

Exclusive Hold ไม่ได้จำกัดเฉพาะสายนอกเท่านั้น แต่สามารถใช้กับสายภายใน Intercom ตามความสามารถของ PT

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 กำลังสนทนากับเครื่อง 102

เครื่อง 101 ต้องการพักสายไว้ชั่วคราว

1. เครื่อง 101 กด HOLD ครั้งแรก
2. กด HOLD ครั้งที่สอง
3. ระบบเข้าสู่ Exclusive Hold
4. เมื่อต้องการกลับมาสนทนา ให้เครื่อง 101 กด INTERCOM ที่แสดงสถานะพักสาย
5. สนทนากับเครื่อง 102 ต่อ

เครื่องอื่นดึงสายภายในนี้ได้หรือไม่

ไม่ได้ด้วย Call Hold Retrieve ปกติ ขณะที่ยังเป็น Exclusive Hold

เครื่อง PT ที่เป็นผู้พักสายต้องเป็นผู้กลับมารับเอง

⑨ ทำไมเครื่องอื่นรับ Exclusive Hold ไม่ได้

เพราะเป็นข้อกำหนดหลักของฟังก์ชันนี้

ตาม Feature Guide ของ Panasonic KX-TES824 ระบบกำหนดให้เฉพาะ PT ที่พักสายเป็นผู้ดึง Exclusive Hold กลับได้

ตัวอย่าง

• เครื่อง 101 รับสายนอก CO2
• เครื่อง 101 กด HOLD สองครั้ง
• เครื่อง 102 พยายามรับ CO2
• ระบบไม่อนุญาตให้เครื่อง 102 ดึง Exclusive Hold

แม้เครื่อง 102 จะทราบหมายเลข CO2 ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถใช้รหัส Call Hold Retrieve เพื่อข้ามข้อจำกัดนี้ได้

วิธีแก้เมื่อจำเป็นต้องให้เครื่องอื่นรับสาย

ให้เครื่อง 101 กลับมาจัดการสาย แล้วใช้หนึ่งในแนวทางต่อไปนี้ตามความเหมาะสม

• เปลี่ยนกลับเป็น General Hold
• ดึงสายกลับแล้วใช้ Call Transfer
• ใช้ Call Park เพื่อฝากสายไว้ใน Parking Zone

แต่ละวิธีมีวัตถุประสงค์ต่างกัน จึงควรเลือกให้ตรงกับการทำงานจริง

⑩ Exclusive Hold ต่างจาก Call Transfer อย่างไร

Call Transfer คือการโอนสายสนทนาไปยังเครื่องภายในหรือปลายทางอื่นตามความสามารถของระบบ

แต่ Exclusive Hold เป็นเพียงการพักสายไว้กับเครื่องเดิม

ตัวอย่าง Exclusive Hold

ผู้จัดการเครื่อง 104 พักสายลูกค้าไว้ แล้วกลับมารับเอง

ตัวอย่าง Call Transfer

พนักงานต้อนรับเครื่อง 101 รับสายลูกค้า แล้วโอนให้ฝ่ายขายเครื่อง 103 สนทนาต่อ

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	Exclusive Hold	Call Transfer
วัตถุประสงค์	พักสายไว้กับผู้รับเดิม	ส่งสายไปยังปลายทางอื่น
เครื่องอื่นรับต่อโดยตรง	ไม่ได้	ได้เมื่อโอนสำเร็จ
ผู้รับเดิมต้องกลับมา	ใช่	ไม่จำเป็นหลังโอนเสร็จ
วิธีเริ่มต้น	HOLD สองครั้ง	ขั้นตอน TRANSFER
เหมาะกับ	ค้นหาข้อมูลแล้วกลับมาตอบ	ส่งลูกค้าไปยังแผนกอื่น

⑪ Exclusive Hold ต่างจาก Call Park อย่างไร

Call Park เป็นการพักสายไว้ใน System Parking Zone เพื่อให้เครื่องภายในอื่นดึงสายจากตำแหน่งพักดังกล่าวได้

ส่วน Exclusive Hold ผูกการดึงสายกลับไว้กับ PT ที่เป็นผู้พัก

ตัวอย่าง

หากพนักงานต้องการกลับมาตอบลูกค้าด้วยตนเอง ให้ใช้ Exclusive Hold

แต่หากต้องการฝากสายให้พนักงานอีกแผนกเดินไปที่โทรศัพท์เครื่องใดก็ได้แล้วรับต่อ ให้พิจารณา Call Park

เปรียบเทียบ

รายการ	Exclusive Hold	Call Park
ตำแหน่งพักสาย	ผูกกับ PT ที่พัก	System Parking Zone
เครื่องอื่นดึงกลับ	ไม่ได้ด้วยวิธีปกติ	ได้ตามรหัส Parking Zone
เหมาะกับ	ผู้พักสายรับคืนเอง	ฝากสายให้ผู้อื่นรับ
วิธีเรียกคืน	CO/INTERCOM เครื่องเดิม	Call Park Retrieve

⑫ โทรศัพท์แอนะล็อก SLT ใช้ Exclusive Hold ได้หรือไม่

โทรศัพท์แอนะล็อก SLT ไม่รองรับ Exclusive Call Hold ในรูปแบบที่คู่มือกำหนดสำหรับโทรศัพท์ระบบ PT

ทำไม SLT ใช้ไม่เหมือน PT

เพราะ Exclusive Hold ใช้การเปลี่ยนโหมดด้วยปุ่ม HOLD บนโทรศัพท์ระบบ

ส่วน SLT ใช้ Recall/Hookflash และรหัส Call Hold ตาม SLT Hold Mode

SLT พักสายอย่างไร

โทรศัพท์แอนะล็อกสามารถใช้ General Call Hold ได้ตามโปรแกรม [104] SLT Hold Mode

รูปแบบที่รองรับ ได้แก่

• Hold-1
• Hold-2
• Hold-3

แต่ไม่ควรตีความว่า Hold-2 หรือ Hold-3 หมายถึง Exclusive Hold

ตัวเลขดังกล่าวเป็นชื่อโหมดวิธีพักสายของ SLT ไม่ใช่ประเภทการพักสายแบบ Exclusive

⑬ Hold-1, Hold-2 และ Hold-3 ต่างจาก Exclusive Hold อย่างไร

ผู้ใช้งานมักสับสนระหว่างชื่อ SLT Hold Mode กับประเภทของ Call Hold

Hold-1, Hold-2 และ Hold-3

เป็นวิธีจัดการสัญญาณ Recall/Hookflash ของโทรศัพท์แอนะล็อกตามโปรแกรม [104]

General และ Exclusive Hold

เป็นประเภทของการพักสาย ซึ่งกำหนดว่าเครื่องอื่นสามารถดึงสายที่พักไว้ได้หรือไม่

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	วัตถุประสงค์
Hold-1	กำหนดวิธีพักและโอนสายของ SLT
Hold-2	กำหนดให้ SLT ใช้รหัส Hold เพิ่มเติม
Hold-3	กำหนดวิธีพักและโอนสายของ SLT อีกแบบ
General Hold	อนุญาตให้เครื่องอื่นดึงสายพัก
Exclusive Hold	จำกัดการดึงกลับไว้ที่ PT ผู้พักสาย

ดังนั้น หากใช้โทรศัพท์ SLT แล้วต้องการ Exclusive Hold ไม่ควรเปลี่ยนโปรแกรม [104] โดยคิดว่าจะทำให้ SLT กลายเป็น Exclusive Hold

⑭ Hold Recall ทำงานกับ Exclusive Hold อย่างไร

Hold Recall เป็นการแจ้งเตือนเมื่อมีสายพักค้างเกินระยะเวลาที่กำหนด

ฟังก์ชันนี้ใช้กับ Call Hold รวมถึงกรณี Exclusive Hold ตามเงื่อนไขของระบบ

ตัวอย่าง

1. เครื่อง 101 รับสายนอก CO1
2. เครื่อง 101 กด HOLD สองครั้ง
3. ระบบเข้าสู่ Exclusive Hold
4. เครื่อง 101 วางหู
5. เวลาผ่านไปโดยไม่ได้ดึงสายกลับ
6. ระบบส่ง Hold Recall ไปยังเครื่อง 101

หากเครื่อง 101 กำลังสนทนาสายอื่น

ระบบอาจส่ง Alarm Tone เพื่อเตือนว่ามีสายพักค้างอยู่

หากตั้งปิด Hold Recall

Feature Guide ระบุว่าสามารถกำหนด Hold Recall Time เป็น Disable ได้ ซึ่งจะไม่มีเสียงเตือนตามรอบเวลาดังกล่าว

แต่การปิดเสียงเตือนไม่ได้หมายความว่าจะสามารถพักสายนอกไว้ได้ไม่จำกัดเวลา

⑮ โปรแกรม [200] Hold Recall Time ใช้ทำอะไร

Panasonic KX-TES824 มีโปรแกรม

[200] Hold Recall Time

ใช้กำหนดระยะเวลาที่ระบบจะรอก่อนส่งเสียงเรียกเตือนกลับไปยังเครื่องที่พักสาย

ประโยชน์

• เตือนพนักงานเมื่อพักสายนานเกินไป
• ลดโอกาสลืมสายลูกค้า
• ช่วยกำหนดนโยบายการพักสาย
• รองรับการทำงานทั้ง General และ Exclusive Hold ตามเงื่อนไข

โปรแกรม [200] เปลี่ยนสิทธิ์ Exclusive Hold ได้หรือไม่

ไม่ได้

โปรแกรมนี้ใช้ควบคุมระยะเวลา Hold Recall ไม่ได้เปลี่ยน Exclusive Hold ให้เครื่องอื่นสามารถดึงสายได้

ควรแก้ไขโปรแกรมหรือไม่

ควรให้ผู้ดูแลตรวจสอบความเหมาะสมของค่าเดิมก่อน

ไม่ควรเปลี่ยนระบบเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดจากการกด HOLD ผิดจำนวนครั้ง

⑯ Panasonic KX-TES824 พัก Exclusive Hold ได้นานเท่าไร

Feature Guide ระบุว่า หากสายนอก CO Line ถูกพักไว้และไม่มีการดึงกลับภายใน 30 นาที ระบบจะตัดสายอัตโนมัติ

ข้อกำหนดนี้เกี่ยวข้องกับ Call Hold ของสายนอก ไม่ใช่ว่า Exclusive Hold จะรักษาสายได้นานไม่จำกัด

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 พัก CO1 แบบ Exclusive Hold

หากไม่มีการดึงกลับภายในเวลาที่ระบบกำหนด สายนอกจะถูกยุติหลังครบเงื่อนไข 30 นาที

คำแนะนำ

ไม่ควรปล่อยให้ผู้โทรรอนานเพียงเพราะต้องการควบคุมสายไว้กับเครื่องเดิม

หากจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลเป็นเวลานาน ควรแจ้งผู้โทรและพิจารณาวิธีติดต่อกลับอย่างเหมาะสม

⑰ Exclusive Hold ใช้กับ Doorphone ได้หรือไม่

ไม่ได้

ตามคู่มือ Panasonic KX-TES824 ฟังก์ชัน Call Hold ไม่รองรับการพักสายจาก Doorphone

ดังนั้น แม้ใช้โทรศัพท์ระบบที่มีปุ่ม HOLD ก็ไม่ควรคาดหวังว่าจะพักสาย Doorphone แบบ General หรือ Exclusive ได้

หากรับสาย Doorphone อยู่ควรทำอย่างไร

ให้จัดการการสนทนาและการสิ้นสุดสายตามฟังก์ชัน Doorphone ที่ระบบรองรับ

ไม่ควรใช้การกด HOLD สองครั้งแทนวิธีควบคุม Doorphone

⑱ Exclusive Hold ใช้พักหลายสายได้หรือไม่

ตาม Feature Guide โทรศัพท์ระบบ PT สามารถพักสายนอกหลายสายและสายภายในหนึ่งสายด้วย Call Hold ได้ตามทรัพยากรที่มีอยู่

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 ใช้โทรศัพท์ระบบที่รองรับ CO1, CO2 และ CO3

ผู้ใช้งานอาจพักสายนอกมากกว่าหนึ่งเส้นได้ตามความสามารถของเครื่องและตู้สาขา

แต่ต้องตรวจสอบสถานะของแต่ละสายให้ชัดเจน

สายภายในหลายสาย

หากต้องการพัก Intercom มากกว่าหนึ่งสาย คู่มือแนะนำให้ใช้ Call Park แทน

ข้อควรระวัง

การพักหลายสายไม่ได้หมายความว่าสามารถสนทนาหลายสายพร้อมกันโดยอัตโนมัติ

ผู้ใช้งานต้องเลือกสายที่ต้องการดึงกลับและจัดการทีละสายตามขั้นตอนของโทรศัพท์

⑲ ทำไมกด HOLD สองครั้งแล้วสายไม่เป็น Exclusive Hold

1. ใช้โทรศัพท์ที่ไม่รองรับ

ต้องเป็นโทรศัพท์ระบบ PT ที่รองรับปุ่ม HOLD และการเปลี่ยน Hold Mode

2. ไม่ได้กดระหว่างการสนทนาที่ถูกต้อง

ต้องเริ่มจากการสนทนาที่เชื่อมต่อแล้ว และกด HOLD ตามลำดับ

3. สายไม่ได้อยู่ในสถานะพัก

หากมีการรับสายกลับหรือสถานะเปลี่ยนไป การกด HOLD เพิ่มเติมอาจไม่ใช่การสลับโหมดของสายเดิม

4. กดปุ่มผิด

โทรศัพท์บางรุ่นมีปุ่ม FLASH/RECALL, TRANSFER และ HOLD แยกกัน

ต้องใช้ปุ่ม HOLD ตามขั้นตอน

5. ไม่ได้ตรวจสอบไฟ

ควรดูไฟเขียวกะพริบปานกลางที่ปุ่ม CO หรือ INTERCOM เพื่อยืนยันสถานะ Exclusive Hold

6. มีปัญหาที่อุปกรณ์

หากปุ่ม HOLD ไม่ตอบสนอง ควรตรวจสอบอุปกรณ์และการเชื่อมต่อ ก่อนสรุปว่าตู้สาขาเสีย

⑳ ทำไมเครื่องอื่นยังรับสายได้ ทั้งที่เรากด HOLD สองครั้ง

หากเครื่องอื่นยังรับสายได้ ควรตรวจสอบว่าการพักสายเข้าสู่ Exclusive Hold จริงหรือไม่

ตรวจสอบไฟของเครื่องผู้พัก

หากไฟเขียวกะพริบช้า อาจยังอยู่ใน General Hold

หากไฟเขียวกะพริบปานกลาง จึงเป็นสถานะที่คู่มือระบุสำหรับ Exclusive Hold

ตรวจสอบว่าอีกเครื่องใช้วิธีใดรับสาย

หากสายนอกถูกกำหนดให้ดังบนหลายเครื่องตั้งแต่แรก หรือมีการโอนสายเกิดขึ้น ควรตรวจสอบลำดับการทำงานจริง

ตรวจสอบว่ามีการสลับโหมดกลับหรือไม่

หากกด HOLD เพิ่มเติมโดยไม่ได้ตั้งใจ อาจสลับ Exclusive Hold กลับเป็น General Hold แล้ว

ตรวจสอบสถานะสาย

หากสายเดิมถูกดึงกลับและจัดการด้วยบริการอื่นแล้ว สถานการณ์อาจไม่ใช่ Exclusive Hold ที่ยังคงอยู่

㉑ ทำไมกด CO แล้วดึง Exclusive Hold กลับไม่ได้

ตรวจสอบว่าใช้เครื่องเดิม

Exclusive Hold จำกัดให้ PT เครื่องที่พักสายเป็นผู้ดึงกลับ

ตรวจสอบหมายเลข CO

หากพัก CO2 แต่กด CO1 จะไม่ใช่การเรียกสายเดิม

ตรวจสอบไฟสถานะ

หากไฟดับหรือสถานะเปลี่ยนไป อาจไม่มีสายที่พักอยู่แล้ว

ตรวจสอบเวลาที่พัก

หากพักสายนอกเกิน 30 นาทีโดยไม่ดึงกลับ ระบบอาจตัดสายไปแล้ว

ตรวจสอบว่าผู้โทรวางสายหรือไม่

หากปลายทางยุติสาย จะไม่สามารถกลับไปสนทนากับสายเดิมได้

ตรวจสอบปุ่ม CO ของโทรศัพท์

หากเคยแก้ไข Flexible CO ควรตรวจสอบว่าปุ่มยังถูกกำหนดให้สัมพันธ์กับสายนอกที่ต้องการ

㉒ ทำไม Exclusive Hold มีเสียงเรียกเตือนกลับมา

อาการนี้อาจเป็น Hold Recall ไม่ใช่ความผิดปกติของโทรศัพท์

ขั้นตอนตรวจสอบ

1. ตรวจสอบว่าสายถูกพักไว้นานหรือไม่
2. ตรวจสอบว่าเสียงเตือนมาจากเครื่องที่พักสาย
3. ตรวจสอบสถานะไฟ CO/INTERCOM
4. ดึงสายกลับจากเครื่องเดิม
5. ตรวจสอบว่าสามารถสนทนาต่อได้
6. หากเกิดบ่อย ให้ตรวจสอบค่า Hold Recall Time

ควรปิด Hold Recall เพื่อไม่ให้รบกวนหรือไม่

ควรพิจารณาอย่างระมัดระวัง

เพราะ Hold Recall มีประโยชน์ในการเตือนพนักงานไม่ให้ลืมลูกค้าที่กำลังพักสายอยู่

การปิดเสียงเตือนอาจเพิ่มความเสี่ยงที่ผู้ใช้จะปล่อยสายค้างไว้จนระบบตัดสาย

㉓ วิธีทดสอบ Exclusive Hold บน Panasonic KX-TES824

ควรทดสอบด้วยโทรศัพท์สองเครื่องที่สามารถควบคุมได้ โดยไม่ใช้สายนอกของลูกค้าจริง

เตรียมอุปกรณ์

• โทรศัพท์ระบบ PT เครื่อง 101
• โทรศัพท์ภายในอีกเครื่อง เช่น 102
• ตรวจสอบว่าปุ่ม HOLD ใช้งานได้
• ตรวจสอบสถานะไฟ CO หรือ INTERCOM

ทดสอบ General Hold

1. เครื่อง 101 โทรหาเครื่อง 102
2. เครื่อง 102 รับสาย
3. เครื่อง 101 กด HOLD หนึ่งครั้ง
4. ตรวจสอบไฟเขียวกะพริบช้า
5. เครื่อง 101 เรียกสายกลับด้วย INTERCOM

ทดสอบ Exclusive Hold

1. เริ่มสนทนาใหม่ระหว่างเครื่อง 101 กับ 102
2. เครื่อง 101 กด HOLD ครั้งแรก
3. กด HOLD ครั้งที่สอง
4. ตรวจสอบไฟเขียวกะพริบปานกลาง
5. ให้เครื่องที่สามทดลองใช้ Call Hold Retrieve หากมีอุปกรณ์และไม่กระทบการใช้งาน
6. ตรวจสอบว่าไม่สามารถดึง Exclusive Hold จากเครื่องอื่นได้
7. เครื่อง 101 ดึงสายกลับเอง
8. ยืนยันว่าการสนทนาต่อเนื่องได้

ทดสอบการสลับกลับ General Hold

เริ่มสนทนาใหม่แล้วเข้าสู่ Exclusive Hold

กด HOLD อีกครั้งในสถานะพักสายตามคู่มือ

ตรวจสอบว่าไฟกลับมาเป็นเขียวกะพริบช้า ซึ่งหมายถึง General Hold

㉔ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Exclusive Hold

Panasonic KX-TES824 ใช้ Exclusive Hold อย่างไร

บนโทรศัพท์ระบบ PT ให้กด HOLD สองครั้งระหว่างสนทนา แล้ววางหูเมื่อระบบพักสายสำเร็จ

กด HOLD หนึ่งครั้งเป็นโหมดอะไร

เป็น General Call Hold

กด HOLD สองครั้งเป็นโหมดอะไร

เป็น Exclusive Call Hold บน PT

กด HOLD ครั้งที่สามหมายถึงอะไร

เมื่อสายยังอยู่ในสถานะพัก การกด HOLD อีกครั้งจะสลับกลับเป็น General Hold

Exclusive Hold กับ General Hold ต่างกันอย่างไร

Exclusive Hold จำกัดให้เครื่องผู้พักสายดึงกลับ ส่วน General Hold อนุญาตให้เครื่องอื่นดึงสายได้ตามเงื่อนไข

เครื่องอื่นใช้รหัส 53 ดึง Exclusive Hold ได้ไหม

ไม่ได้ด้วย Call Hold Retrieve ปกติ

เครื่องอื่นใช้รหัส #59 ดึง Exclusive Hold ได้ไหม

ไม่ได้เช่นกัน เพราะยังเป็น Exclusive Hold ของเครื่อง PT อื่น

ไฟ CO เขียวกะพริบปานกลางหมายถึงอะไร

หมายถึงเครื่องของคุณพักสายแบบ Exclusive Hold ตามคู่มือ

ไฟ CO เขียวกะพริบช้าหมายถึงอะไร

หมายถึงเครื่องของคุณพักสายแบบ General Hold

ไฟ CO แดงติดค้างหมายถึง Exclusive Hold เสมอหรือไม่

ไม่เสมอไป ต้องดูสถานะจริง เพราะไฟแดงติดค้างของ CO ยังใช้แสดงการใช้งานสายนอกโดยเครื่องอื่นได้

โทรศัพท์แอนะล็อก SLT ใช้ Exclusive Hold ได้หรือไม่

ไม่ได้ในรูปแบบที่คู่มือกำหนดสำหรับโทรศัพท์ระบบ PT

โปรแกรม 104 ทำให้ SLT ใช้ Exclusive Hold ได้หรือไม่

ไม่ได้ โปรแกรม [104] ใช้กำหนดวิธีพักและโอนสายของ SLT ไม่ใช่การเปิด Exclusive Hold

Exclusive Hold ใช้กับสายภายในได้หรือไม่

ได้บนโทรศัพท์ระบบ PT ที่รองรับตามขั้นตอน Call Hold

Exclusive Hold ใช้กับ Doorphone ได้หรือไม่

ไม่ได้ เพราะคู่มือระบุว่าไม่สามารถพักสาย Doorphone ด้วย Call Hold

Hold Recall ยังเตือนเมื่อใช้ Exclusive Hold หรือไม่

เตือนตามการตั้งค่า Hold Recall Time และสถานะสายที่ระบบรองรับ

พักสายนอกแบบ Exclusive Hold ได้นานเท่าไร

หากไม่มีการดึงสายนอกกลับภายใน 30 นาที ระบบจะตัดสายตามข้อกำหนดใน Feature Guide

ต้องรีเซ็ตตู้เมื่อ Exclusive Hold ใช้ไม่ได้หรือไม่

ไม่ควรรีเซ็ตทันที ควรตรวจสอบวิธีกด HOLD สถานะไฟ รุ่นโทรศัพท์ และสายที่พักไว้ก่อน

㉕ สรุปวิธีใช้ Exclusive Hold บนเครื่องระบบ Panasonic KX-TES824

Exclusive Hold เป็นฟังก์ชันพักสายแบบเฉพาะเครื่องบน Panasonic KX-TES824 ที่ช่วยให้ PT ซึ่งเป็นผู้พักสายยังคงควบคุมการดึงสายกลับได้ โดยป้องกันไม่ให้เครื่องภายในอื่นใช้ Call Hold Retrieve ปกติมารับสายดังกล่าว

หลักการสำคัญ ได้แก่

• กด HOLD หนึ่งครั้งเพื่อพักสายแบบ General Hold
• กด HOLD สองครั้งเพื่อเข้าสู่ Exclusive Hold
• กด HOLD เพิ่มเติมขณะพักสายเพื่อสลับระหว่างสองโหมด
• ไฟเขียวกะพริบช้าแสดง General Hold ของเครื่องตนเอง
• ไฟเขียวกะพริบปานกลางแสดง Exclusive Hold ของเครื่องตนเอง
• ดึง Exclusive Hold กลับจากโทรศัพท์ PT เครื่องเดิม
• เครื่องอื่นไม่สามารถดึง Exclusive Hold ด้วย Call Hold Retrieve ปกติ
• SLT ไม่รองรับ Exclusive Hold แบบ PT
• โปรแกรม [200] ควบคุมระยะเวลา Hold Recall
• สายนอกที่พักไว้และไม่ดึงกลับภายใน 30 นาทีจะถูกตัด
• Call Hold ไม่รองรับสาย Doorphone

หากต้องการให้พนักงานเครื่องอื่นรับสายต่อ ควรเปลี่ยนเป็น General Hold หรือใช้ขั้นตอน Call Transfer หรือ Call Park ที่เหมาะสม แทนการพยายามดึง Exclusive Hold จากเครื่องอื่น

ComSiam แนะนำให้สำนักงานกำหนดแนวทางการพักสายอย่างชัดเจน โดยแยกให้พนักงานเข้าใจว่าเมื่อใดควรใช้ General Hold และเมื่อใดควรใช้ Exclusive Hold พร้อมฝึกดูสถานะไฟ CO/INTERCOM และดึงสายกลับให้ถูกต้อง เพื่อลดปัญหาพักสายผิดประเภท ลูกค้ารอสายนาน และเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน Panasonic KX-TES824