วิธีตั้ง UCD Group Panasonic KX-TES824 กระจายสายเข้าให้พนักงานในกลุ่ม

วิธีตั้ง UCD Group Panasonic KX-TES824 เพื่อกระจายสายเข้าให้พนักงานในกลุ่ม ใช้โปรแกรมหลัก 3 ส่วน ได้แก่ 600 — Extension Group, 520 — UCD Group และ 414–416 — CO Line Mode เพื่อให้สายโทรศัพท์ภายนอกที่โทรเข้าบริษัทถูกกระจายไปยังโทรศัพท์ภายในที่ว่างในกลุ่มโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่น บริษัทมีพนักงานฝ่ายขาย 4 คน ใช้เบอร์ภายใน 101, 102, 103 และ 104 ต้องการให้ลูกค้าที่โทรเข้าหมายเลขบริษัทได้รับการกระจายสายไปยังพนักงานที่พร้อมรับสาย โดยไม่ต้องกำหนดให้เครื่องแรกเป็นผู้รับสายทุกครั้ง

สามารถตั้ง Extension Group ให้พนักงานทั้งสี่อยู่ในกลุ่มเดียวกัน จากนั้นกำหนดกลุ่มดังกล่าวเป็น UCD Group ผ่านโปรแกรม 520 และตั้ง CO Line ที่ต้องการให้กระจายสายเป็นโหมด UCD

UCD หรือ Uniform Call Distribution จะค้นหาสมาชิกที่ว่างในกลุ่มแบบวนตามลำดับหมายเลข Extension Jack เพื่อกระจายสายเข้า ไม่ใช่ระบบที่ทำให้โทรศัพท์ทุกเครื่องดังพร้อมกัน

หากพนักงานทั้งหมดไม่ว่าง ระบบยังสามารถจัดการสายรอ ข้อความเสียง และการส่งสายไปยังปลายทางสำรองผ่านโปรแกรม UCD ที่เกี่ยวข้องได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าและอุปกรณ์ที่รองรับ

บทความนี้ comsiam อธิบายวิธีตั้ง UCD Group Panasonic KX-TES824 อย่างละเอียด ตั้งแต่การจัดสมาชิกกลุ่ม การตั้งโปรแกรม 520 การเลือก CO Line Mode การตรวจสอบ Log-in/Log-out ไปจนถึงวิธีทดสอบการกระจายสายและแก้ไขปัญหาเมื่อ UCD ไม่ทำงาน

① UCD Panasonic KX-TES824 คืออะไร?

UCD ย่อมาจาก Uniform Call Distribution เป็นฟังก์ชันกระจายสายโทรศัพท์ภายนอกไปยังสมาชิกใน Extension Group ที่กำหนดไว้

ระบบจะพิจารณาสมาชิกที่พร้อมรับสายและกระจายสายตามลำดับการค้นหาของ UCD

ตัวอย่าง

บริษัทมีพนักงานดังนี้

เบอร์ภายใน	หน้าที่	Extension Jack
101	ฝ่ายขาย 1	01
102	ฝ่ายขาย 2	02
103	ฝ่ายขาย 3	03
104	ฝ่ายขาย 4	04

เมื่อมีลูกค้าโทรเข้าผ่าน CO Line ที่กำหนดเป็น UCD ระบบจะค้นหาพนักงานที่พร้อมรับสายภายในกลุ่ม

หากสมาชิกบางคนกำลังสนทนาอยู่ ระบบจะพิจารณาสมาชิกอื่นที่พร้อมรับสายตามเงื่อนไขของ UCD

ประโยชน์ของ UCD

1. ลดการพึ่งพาพนักงานรับสายเพียงคนเดียว
2. ช่วยกระจายสายเข้าระหว่างสมาชิก
3. ลดโอกาสพลาดสายเมื่อมีพนักงานหลายคน
4. เหมาะกับฝ่ายขายและฝ่ายบริการลูกค้า
5. รองรับการจัดการเมื่อสมาชิกไม่ว่าง
6. ใช้ร่วมกับระบบข้อความเสียง UCD ได้เมื่อมีการตั้งค่าและอุปกรณ์รองรับ

② UCD ต่างจาก Idle Extension Hunting อย่างไร?

แม้ทั้งสองฟังก์ชันเกี่ยวข้องกับการค้นหาเครื่องว่าง แต่มีหลักการใช้งานต่างกัน

รายการ	UCD	Idle Extension Hunting
หน้าที่	กระจายสายเข้ากลุ่ม	ค้นหาเครื่องว่างเมื่อเครื่องที่ถูกเรียก Busy
โปรแกรมกลุ่ม	520	100
รูปแบบการค้นหา	วนตามลำดับสมาชิกที่พร้อมรับสาย	Circular หรือ Terminated
การรับสายจาก CO	ตั้ง CO Line เป็น UCD	สายที่ส่งไป Extension ตามเงื่อนไข
ระบบจัดการสายรอ	มีโปรแกรม UCD ที่เกี่ยวข้อง	ไม่ใช่ระบบคิว UCD

ตัวอย่าง UCD

ลูกค้าโทรเข้า CO 1 และระบบแจกสายให้สมาชิกฝ่ายขายที่พร้อมรับสาย

ตัวอย่าง Hunting

พนักงานโทรหาเบอร์ 101 แต่เบอร์ 101 ไม่ว่าง ระบบค้นหาเครื่องอื่นใน Extension Group ตาม Hunting Type

หากเป้าหมายคือการกระจายสายลูกค้าจากหมายเลขหลักไปยังกลุ่มพนักงาน ควรพิจารณา UCD

③ UCD ต่างจาก Flexible Ringing อย่างไร?

Flexible Ringing ใช้กำหนดว่าโทรศัพท์เครื่องใดจะส่งเสียงเรียกเข้าจาก CO Line ที่อยู่ใน Normal Mode

หากเปิด Flexible Ringing ให้หลายเครื่องพร้อมกัน โทรศัพท์หลายเครื่องสามารถดังพร้อมกันได้

แต่ UCD ใช้กระบวนการกระจายสายไปยังสมาชิกที่พร้อมรับสายตามลำดับของระบบ

ฟังก์ชัน	รูปแบบ
Flexible Ringing	เลือกเครื่องที่ได้รับเสียงเรียกเข้า
Delayed Ringing	หน่วงเวลาเริ่มดัง
Idle Extension Hunting	ค้นหาเครื่องว่างเมื่อปลายทาง Busy
UCD	แจกสายเข้ากลุ่มที่กำหนด

ดังนั้น หากต้องการให้โทรศัพท์ทุกเครื่องดังพร้อมกัน ให้ใช้ Flexible Ringing ไม่ใช่ UCD

④ โปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับ UCD Group

โปรแกรม	หน้าที่
009	Extension Number
600	Extension Group
520	UCD Group
414	CO Line Mode — Day
415	CO Line Mode — Night
416	CO Line Mode — Lunch
521	UCD Busy Waiting Time
522	UCD OGM Message Interval Time
523	UCD Busy Mode
524	UCD Intercept Mode
525	UCD Ring Time before Intercept
526	UCD Ring Time after Intercept
527	UCD Waiting Message เฉพาะรุ่นที่รองรับ
408–410	Flexible Ringing สำหรับปลายทางที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรมสำคัญที่สุด

600: กำหนดสมาชิกใน Extension Group

520: เลือกว่า Extension Group หมายเลขใดเป็น UCD Group

414–416: กำหนดให้ CO Line ส่งสายเข้าระบบ UCD ตามช่วงเวลา

หากตั้งสมาชิกกลุ่มครบ แต่ CO Line ยังเป็น Normal หรือ DIL การรับสายจะไม่เปลี่ยนเป็น UCD เพียงเพราะเปิดโปรแกรม 520

⑤ Panasonic KX-TES824 รองรับ UCD Group ได้กี่กลุ่ม?

Panasonic KX-TES824 รองรับ Extension Group หมายเลข 1–8

แต่โปรแกรม 520 ใช้เลือก Extension Group หนึ่งหมายเลข เพื่อทำหน้าที่เป็น UCD Group ตามการตั้งค่าของระบบ

จึงต้องแยกให้ออกระหว่าง

• จำนวน Extension Group ที่สร้างได้
• จำนวนกลุ่มที่โปรแกรม 520 เลือกใช้เป็น UCD Group

ตัวอย่าง

Extension Group	สมาชิก	บทบาท
Group 1	101–104	ฝ่ายขาย
Group 2	105–106	ฝ่ายบัญชี
Group 3	107–109	ฝ่ายบริการ

หากโปรแกรม 520 เลือก Group 1 ระบบ UCD จะใช้สมาชิกของ Group 1 ตามการตั้งค่า

ไม่ควรเข้าใจว่าโปรแกรม 520 ทำให้ทั้ง 8 กลุ่มมีระบบ UCD แยกอิสระพร้อมกันได้

⑥ Extension Jack กับเบอร์ภายในต่างกันอย่างไร?

ก่อนตั้ง UCD ต้องตรวจสอบว่าแต่ละเบอร์ภายในต่ออยู่กับพอร์ตใดจริง

Extension Jack

คือหมายเลขพอร์ตทางกายภาพของตู้ เช่น 01, 02 หรือ 03

Extension Number

คือหมายเลขภายในที่ใช้โทรหา เช่น 101, 102 หรือ 103

ตัวอย่าง

Extension Jack	Extension Number
01	101
02	102
03	105
04	110

หากต้องการให้เบอร์ 105 เป็นสมาชิก UCD ต้องเลือก Jack 03 ตามตัวอย่าง ไม่ใช่เลือก Jack 05 จากเลขท้ายของเบอร์

สามารถตรวจสอบหมายเลขภายในผ่านโปรแกรม 009 และผังพอร์ตจริงของระบบ

⑦ สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนตั้ง UCD

1. หมายเลขโทรศัพท์ภายนอกที่ต้องการกระจายสาย
2. หมายเลข CO Line ที่ใช้งาน
3. รายชื่อพนักงานที่รับสาย
4. หมายเลข Extension Jack ของพนักงาน
5. Extension Group ที่ต้องการใช้
6. ตารางรับสาย Day, Night และ Lunch
7. ค่าโปรแกรม 520 ปัจจุบัน
8. รูปแบบ CO Line Mode เดิม
9. สถานะ FWD, DND และ Log-in/Log-out
10. แผนจัดการเมื่อพนักงานทุกคนไม่ว่าง
11. โทรศัพท์ Panasonic KX-T7730 หรือรุ่นที่รองรับ System Programming
12. รหัสผ่านผู้ดูแลระบบ
13. เบอร์โทรศัพท์ภายนอกสำหรับทดสอบ
14. ข้อมูลสำรองก่อนแก้ไข

ควรบันทึกค่าทั้งหมดก่อนเริ่มตั้งโปรแกรม เพื่อป้องกันผลกระทบกับระบบรับสายที่ใช้งานอยู่

⑧ วิธีเข้า System Programming Panasonic KX-TES824

โดยทั่วไปสามารถตั้งค่าผ่านโทรศัพท์ Panasonic Proprietary Telephone ที่รองรับ System Programming ซึ่งต่อกับ Extension Jack 01

ขั้นตอน

1. วางหูโทรศัพท์
2. กด PROGRAM
3. กด *#
4. กรอกรหัสผ่าน System Programming ปัจจุบัน
5. รอเข้าสู่หน้าจอตั้งค่า
6. เลือกหมายเลขโปรแกรม

ตัวอย่าง:

PROGRAM → *# → รหัสผ่าน → 600

หากตู้ยังใช้รหัสเริ่มต้น อาจเป็น 1234 แต่ระบบที่ติดตั้งจริงอาจเปลี่ยนรหัสแล้ว

ไม่ควรรีเซ็ตตู้เมื่อไม่ทราบรหัสผ่าน เพราะอาจทำให้ข้อมูลระบบเดิมสูญหาย

⑨ วิธีจัดสมาชิก UCD ผ่านโปรแกรม 600

สมมติว่า

• Jack 01 — เบอร์ 101
• Jack 02 — เบอร์ 102
• Jack 03 — เบอร์ 103
• Jack 04 — เบอร์ 104

ต้องการให้ทั้งสี่เครื่องอยู่ Extension Group 1

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 600
3. กด NEXT
4. เลือก Jack 01
5. กำหนด Group 1
6. กด STORE
7. เลือก Jack 02
8. กำหนด Group 1
9. กด STORE
10. ทำซ้ำกับ Jack 03
11. ทำซ้ำกับ Jack 04
12. กลับเข้าตรวจสอบค่า

ตารางหลังตั้ง

Jack	เบอร์ภายใน	Group
01	101	1
02	102	1
03	103	1
04	104	1

ข้อควรระวัง

การเปลี่ยน Extension Group อาจกระทบฟังก์ชันอื่น เช่น Group Call Pickup, Paging และ Idle Extension Hunting

จึงไม่ควรย้ายสมาชิกออกจากกลุ่มเดิมโดยไม่ตรวจสอบผลกระทบ

⑩ วิธีตั้ง UCD Group โปรแกรม 520

หลังจากจัดสมาชิกในโปรแกรม 600 แล้ว ให้กำหนด Group ที่ต้องการใช้เป็น UCD

ตัวอย่าง

ต้องการให้ Group 1 เป็น UCD Group

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 520
3. กด NEXT
4. กำหนดหมายเลข Extension Group 1
5. กด STORE
6. ตรวจสอบค่าที่บันทึก
7. กด END เมื่อเสร็จสิ้น

ลำดับคำสั่ง

520 → NEXT → Group 1 → STORE → END

ผลที่คาดหวัง

ระบบกำหนดให้ Extension Group 1 เป็นกลุ่มสำหรับ UCD

อย่างไรก็ตาม สายโทรศัพท์ภายนอกจะยังไม่ถูกส่งเข้ากลุ่ม UCD จนกว่าจะกำหนด CO Line Mode ที่เกี่ยวข้องให้เป็น UCD ด้วย

⑪ วิธีตั้ง CO 1 ให้ใช้ UCD ใน Day Mode

ใช้โปรแกรม 414 — CO Line Mode (Day)

ตัวอย่าง

ต้องการให้ CO 1 ส่งสายเข้าฝ่ายขาย Group 1 ในช่วงกลางวัน

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 414
3. กด NEXT
4. เลือก CO Line 1
5. กด SELECT จนแสดง UCD
6. กด STORE
7. ตรวจสอบค่าหลังบันทึก
8. ทดสอบสายเข้าจริง

ลำดับคำสั่ง

414 → NEXT → CO 1 → SELECT (UCD) → STORE

ผลที่คาดหวัง

เมื่อ CO 1 มีสายเข้าใน Day Mode ระบบจะส่งสายเข้ากลุ่มที่กำหนดในโปรแกรม 520

สมาชิกในกลุ่มจะได้รับการพิจารณาตามรูปแบบกระจายสายของ UCD

ข้อควรระวัง: หาก CO 1 เดิมใช้ DISA, DIL หรือ Normal Mode การเปลี่ยนเป็น UCD จะทำให้เส้นทางรับสายเปลี่ยนไป ควรดำเนินการในช่วงที่ได้รับอนุญาต

⑫ วิธีตั้ง UCD ใน Night และ Lunch Mode

Panasonic KX-TES824 รองรับการกำหนด CO Line Mode แยกตาม Time Service

โปรแกรม

โปรแกรม	ช่วงเวลา
414	Day
415	Night
416	Lunch

ตัวอย่าง

บริษัทต้องการให้

• Day Mode ใช้ UCD
• Night Mode ใช้ DIL ไปเครื่องเวร
• Lunch Mode ใช้ UCD

วิธีดำเนินการ

1. โปรแกรม 414 — เลือก UCD สำหรับ CO 1
2. โปรแกรม 415 — เลือก DIL และกำหนดเครื่องเวร
3. โปรแกรม 416 — เลือก UCD สำหรับ CO 1
4. ตรวจสอบโปรแกรม 520
5. ทดสอบแต่ละ Time Service Mode

การกำหนดเป็น UCD ในโปรแกรม 414 เพียงอย่างเดียวไม่ได้ทำให้ Night และ Lunch ใช้ UCD ตามไปด้วย

⑬ UCD กระจายสายแบบไหน?

ตาม Feature Guide ระบบ UCD ค้นหาสมาชิกที่พร้อมรับสายแบบวนตามลำดับหมายเลข Extension Jack

ตัวอย่าง

Group 1 มีสมาชิก

• Jack 01 — เบอร์ 101
• Jack 02 — เบอร์ 102
• Jack 03 — เบอร์ 103
• Jack 04 — เบอร์ 104

เมื่อมีสายเข้าหลายครั้ง ระบบจะกระจายสายตามกลไกการค้นหาของ UCD โดยข้ามสมาชิกที่ไม่พร้อมรับสายตามเงื่อนไข

สิ่งที่ต้องเข้าใจ

UCD ของ KX-TES824 เป็นระบบกระจายสายแบบพื้นฐาน ไม่ใช่ระบบ Call Center ที่มีอัลกอริทึมขั้นสูงทุกประเภท

ไม่ควรอธิบายว่า UCD จะเลือกพนักงานที่รับสายน้อยที่สุดจากสถิติทั้งหมดเสมอ เพราะคู่มือระบุการค้นหาสมาชิกที่ว่างแบบ Circular ตามลำดับหมายเลขพอร์ต

⑭ UCD ทำงานอย่างไรเมื่อพนักงานบางคนไม่ว่าง?

สมมติว่ากลุ่มมีสมาชิกดังนี้

เบอร์	สถานะ
101	Busy
102	Idle
103	Busy
104	Idle

เมื่อมีสายเข้าระบบ UCD จะพิจารณาสมาชิกที่พร้อมรับสายตามลำดับการกระจาย

ผลที่คาดหวัง

เครื่อง 101 และ 103 ไม่พร้อมรับสายใหม่ตามเงื่อนไข Busy

ระบบจึงสามารถค้นหาสมาชิกที่ว่าง เช่น 102 หรือ 104 เพื่อรับสายได้

ข้อควรระวัง

ผลจริงยังขึ้นอยู่กับสถานะ Log-in/Log-out, FWD, DND และความพร้อมของสมาชิก

จึงควรทดสอบพฤติกรรมของระบบหลังตั้งค่าเสร็จ

⑮ Log-in และ Log-out มีผลต่อ UCD หรือไม่?

มีผล เพราะสมาชิกสามารถออกจากการเข้าร่วมรับสายของกลุ่มชั่วคราวตามฟังก์ชันที่รองรับ

ตัวอย่าง

ฝ่ายขายมีสมาชิก 4 คน

• 101 — Log-in
• 102 — Log-in
• 103 — Log-out
• 104 — Log-in

เมื่อระบบ UCD แจกสาย จะไม่พิจารณาเบอร์ 103 ที่ Log-out เป็นสมาชิกพร้อมรับสาย

ข้อจำกัดสำคัญ

คู่มือระบุว่า สมาชิกคนสุดท้ายของกลุ่มไม่สามารถ Log-out ได้

ข้อกำหนดนี้ช่วยป้องกันไม่ให้สมาชิกทุกคนออกจากระบบในลักษณะที่ฟังก์ชันไม่อนุญาต

แนวทางใช้งาน

ควรกำหนดให้พนักงาน Log-out ก่อนพัก และ Log-in เมื่อกลับมารับสาย พร้อมตรวจสอบสถานะหลังเปลี่ยนเวร

⑯ FWD และ DND มีผลต่อ UCD อย่างไร?

สมาชิกที่เปิด Call Forwarding หรือ Do Not Disturb อาจถูกข้ามระหว่างการค้นหาปลายทางที่พร้อมรับสาย

ตามคู่มือ UCD จะข้าม Extension ที่ตั้งค่า

• FWD — All Calls
• FWD — Busy/No Answer
• DND

ตัวอย่าง

หากเบอร์ 102 เปิด DND ระบบ UCD จะไม่เลือกเครื่องนั้นเป็นปลายทางพร้อมรับสายตามเงื่อนไข

วิธีตรวจสอบ

1. ตรวจสอบสมาชิก Extension Group
2. ตรวจสอบสถานะ FWD
3. ตรวจสอบ DND
4. ตรวจสอบ Log-in/Log-out
5. ทดสอบเมื่อมีสายเข้าจริง

ไม่ควรเปลี่ยนโปรแกรม 520 ซ้ำหากปัญหาเกิดจากสถานะเครื่องสมาชิก

⑰ ทำไม UCD ไม่ทำให้ทุกเครื่องดังพร้อมกัน?

เพราะ UCD ออกแบบมาสำหรับการกระจายสายไปยังสมาชิกที่พร้อมรับสาย ไม่ใช่การกระจายเสียงเรียกเข้าไปยังทุกเครื่องพร้อมกัน

ถ้าต้องการดังพร้อมกัน

ให้ใช้

• CO Line Mode — Normal
• Flexible Ringing โปรแกรม 408–410
• Delayed Ringing โปรแกรม 411–413 ตั้งเป็น Immediately

ถ้าต้องการกระจายสาย

ให้ใช้ UCD ตามโปรแกรม 600, 520 และ 414–416

ทั้งสองรูปแบบมีเป้าหมายต่างกัน จึงควรเลือกจากรูปแบบงาน ไม่ใช่เลือกเพียงเพราะต้องการให้พนักงานหลายคนรับสายได้

⑱ หาก UCD ทุกเครื่องไม่ว่างจะเกิดอะไรขึ้น?

เมื่อสมาชิกทุกเครื่องไม่พร้อมรับสาย ระบบอาจเข้าสู่กระบวนการจัดการสายรอตามการตั้งค่า UCD

โปรแกรมที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

โปรแกรม	หน้าที่
521	UCD Busy Waiting Time
522	UCD OGM Message Interval Time
523	UCD Busy Mode
527	UCD Waiting Message ในรุ่นที่รองรับ

ลักษณะการทำงาน

ระบบสามารถกำหนดให้ผู้โทรรอและได้ยินเสียงหรือข้อความที่กำหนดไว้ภายใต้เงื่อนไขของ UCD

หากไม่มีเครื่องว่างเมื่อครบเวลาที่กำหนด ระบบจะดำเนินการตาม UCD Busy Mode

ข้อสำคัญ: ความสามารถด้านข้อความเสียงและโปรแกรมบางรายการขึ้นอยู่กับรุ่นย่อย Country/Area Version และอุปกรณ์ที่ติดตั้งจริง ไม่ควรรับประกันว่าทุกตู้มีข้อความเสียง UCD พร้อมใช้งานทันที

⑲ โปรแกรม 521 UCD Busy Waiting Time คืออะไร?

โปรแกรม 521 ใช้กำหนดระยะเวลาที่ระบบรักษาสายจากภายนอกไว้ในขั้นตอนรอ UCD เมื่อสมาชิกในกลุ่มไม่ว่างตามเงื่อนไข

ตัวเลือกที่คู่มือระบุ

กำหนดระยะเวลารอได้ในรูปแบบนาทีและวินาทีตามขอบเขตที่ระบบรองรับ

วิธีตรวจสอบ

1. เข้า System Programming
2. กด 521
3. กด NEXT
4. อ่านค่าปัจจุบัน
5. ตรวจสอบหน่วยนาทีหรือวินาที
6. บันทึกค่าเดิม
7. ปรับเฉพาะเมื่อมีแผนจัดการสายรอชัดเจน

คำแนะนำ

ไม่ควรตั้งเวลารอนานเกินไปโดยไม่มีข้อความแจ้งผู้โทรหรือขั้นตอนรองรับ เพราะอาจทำให้ลูกค้ารอโดยไม่ทราบสถานะ

⑳ โปรแกรม 522 UCD OGM Message Interval Time คืออะไร?

โปรแกรม 522 ใช้กำหนดระยะห่างระหว่างการเล่นข้อความเสียง UCD ที่เกี่ยวข้องกับการรอสาย

ตัวเลือกที่คู่มือระบุ

• 30 วินาที
• 1 นาที
• 1 นาที 30 วินาที
• 2 นาที

ตัวอย่าง

หากมีการตั้งข้อความ UCD สำหรับแจ้งผู้โทร ระบบสามารถใช้ระยะเวลาที่กำหนดเพื่อควบคุมช่วงห่างของข้อความตามเงื่อนไข

ข้อควรระวัง

โปรแกรมนี้ไม่ใช่โปรแกรมที่ใช้บันทึกเสียงข้อความ

ต้องตรวจสอบฟังก์ชันข้อความเสียงและอุปกรณ์ที่รองรับแยกต่างหาก

㉑ โปรแกรม 523 UCD Busy Mode คืออะไร?

โปรแกรม 523 — UCD Busy Mode ใช้กำหนดการจัดการสายเมื่อเกิดเงื่อนไข Busy ใน UCD

ตามคู่มือรองรับตัวเลือกที่เกี่ยวข้องกับการส่งสายไปยังปลายทางอื่น การใช้ DISA/OGM หรือการตัดสายตามรูปแบบที่เลือก

ตัวอย่างรูปแบบ

• Intercept-Normal
• Disconnect
• Intercept-DISA
• Disconnect-OGM

สิ่งที่ควรระวัง

การเลือกโหมดต้องสอดคล้องกับฟังก์ชันข้อความเสียงที่ระบบรองรับและนโยบายรับสายของสำนักงาน

หากตั้งให้ Disconnect ผู้โทรอาจถูกตัดสายเมื่อเข้าเงื่อนไขที่กำหนด

จึงควรทดสอบพฤติกรรมเมื่อสมาชิกทุกเครื่องไม่ว่างก่อนเปิดใช้งานจริง

㉒ โปรแกรม 524–526 ใช้ทำอะไร?

โปรแกรมกลุ่มนี้เกี่ยวข้องกับการจัดการสาย UCD เมื่อเครื่องที่ได้รับสายไม่รับภายในระยะเวลาที่กำหนด

โปรแกรม	หน้าที่
524	UCD Intercept Mode
525	UCD Ring Time before Intercept
526	UCD Ring Time after Intercept

โปรแกรม 524

กำหนดว่าจะ Intercept หรือ Disconnect ตามเงื่อนไข No Answer ของ UCD

โปรแกรม 525

กำหนดเวลาที่ให้เครื่องปลายทางดัง ก่อนเข้าสู่กระบวนการ Intercept

ตัวเลือกตามคู่มือ ได้แก่

• 10 วินาที
• 20 วินาที
• 30 วินาที
• 40 วินาที
• 60 วินาที
• 120 วินาที

โปรแกรม 526

กำหนดเวลาการดังหลังระบบส่งสายไปยังปลายทาง Intercept

ตัวเลือกตามคู่มือใช้ช่วงเวลา 10–120 วินาทีตามรายการที่รองรับ

ข้อสำคัญ

เมื่อเลือก Intercept ระบบจะใช้ปลายทางที่กำหนดใน Flexible Ringing สำหรับโหมดที่เกี่ยวข้องตามเงื่อนไขของ UCD

จึงต้องตรวจสอบโปรแกรม 408–410 เพิ่มเติมเมื่อออกแบบปลายทางสำรอง

㉓ ทำไมตั้ง UCD แล้วสายยังเข้าประชาสัมพันธ์เครื่องเดิม?

สาเหตุอาจเกิดจาก

1. CO Line ยังเป็น Normal Mode
2. CO Line ยังเป็น DIL
3. ตั้งโปรแกรม 414 แต่กำลังทดสอบใน Night Mode
4. โปรแกรม 520 เลือก Extension Group ผิด
5. โปรแกรม 600 กำหนดสมาชิกไม่ครบ
6. เลือก CO Line ผิดเส้น
7. มีการตั้งค่าระบบรับสายอื่นอยู่เดิม

แนวทางตรวจสอบ

1. ตรวจสอบหมายเลข CO Line ที่ใช้จริง
2. ตรวจสอบ Time Service Mode
3. ตรวจสอบโปรแกรม 414–416
4. ตรวจสอบโปรแกรม 520
5. ตรวจสอบโปรแกรม 600
6. โทรทดสอบอีกครั้ง

อย่าเริ่มจากการรีเซ็ตตู้หรือเปลี่ยนหลายโปรแกรมพร้อมกัน เพราะอาจทำให้ระบบเดิมเสียหายโดยไม่จำเป็น

㉔ ทำไม UCD ไม่ส่งสายไปบางเครื่อง?

1. เครื่องไม่ได้อยู่ใน Extension Group ที่เลือก

ตรวจสอบโปรแกรม 600

2. โปรแกรม 520 เลือกกลุ่มอื่น

ตรวจสอบ UCD Group

3. เครื่องกำลัง Busy

ระบบอาจเลือกเครื่องว่างอื่น

4. เครื่อง Log-out

ตรวจสอบสถานะสมาชิก

5. เครื่องเปิด DND

ระบบอาจข้ามเครื่องนั้น

6. เครื่องเปิด FWD

ตรวจสอบ Forwarding

7. หมายเลข Extension Jack ไม่ตรงกับเบอร์ภายใน

ตรวจสอบผังพอร์ตจริง

8. สมาชิกพร้อมรับสายไม่ครบ

ควรตรวจสอบสภาพเครื่องและการใช้งานของพนักงานทุกคน

㉕ วิธีทดสอบ UCD Group หลังตั้งค่า

ควรทดสอบด้วยโทรศัพท์ภายนอกจริงที่ได้รับอนุญาตให้ใช้งาน

กรณีที่ 1 — ทุกเครื่องว่าง

1. ตรวจสอบ CO 1 ตั้งเป็น UCD
2. ตรวจสอบโปรแกรม 520
3. ให้สมาชิกทุกเครื่องอยู่ในสถานะ Idle
4. โทรเข้าหมายเลข CO 1
5. สังเกตว่าเครื่องใดดัง
6. รับสายและตรวจสอบเสียงสนทนา
7. วางสาย
8. ทำซ้ำหลายครั้งเพื่อสังเกตการกระจายสาย

กรณีที่ 2 — สมาชิกบางคนไม่ว่าง

1. ให้เบอร์ 101 ใช้สนทนาอยู่
2. ให้เบอร์ 102–104 ว่าง
3. โทรเข้า CO 1
4. ตรวจสอบว่า UCD เลือกสมาชิกที่พร้อมรับสาย
5. บันทึกผล

กรณีที่ 3 — สมาชิกบางคน Log-out

1. ให้สมาชิกหนึ่งคน Log-out
2. โทรเข้าทดสอบ
3. ตรวจสอบว่าระบบไม่ส่งสายไปสมาชิกที่ออกจากกลุ่ม
4. คืนสถานะ Log-in หลังทดสอบ

กรณีที่ 4 — ทุกเครื่องไม่ว่าง

1. ให้สมาชิกทุกเครื่องอยู่ในสถานะ Busy
2. โทรเข้า CO 1
3. ตรวจสอบการจัดการสายรอตามโปรแกรม 521–523
4. บันทึกสิ่งที่ผู้โทรได้ยิน
5. ตรวจสอบว่ามีการตัดสายหรือส่งสายไปปลายทางอื่นตามที่กำหนด

กรณีที่ 5 — ไม่มีผู้รับสาย

1. ให้ระบบส่งสายไปสมาชิกที่ว่าง
2. ไม่รับสายจนถึงเวลาที่กำหนด
3. ตรวจสอบโปรแกรม 524–526
4. ยืนยันผลของ Intercept หรือ Disconnect
5. บันทึกผล

㉖ ตารางบันทึกผลการทดสอบ UCD

รายการ	ค่าเป้าหมาย	ผลจริง
Extension Group	Group 1	รอทดสอบ
โปรแกรม 520	Group 1	รอทดสอบ
CO 1 Day	UCD	รอทดสอบ
Jack 01	สมาชิก Group 1	รอทดสอบ
Jack 02	สมาชิก Group 1	รอทดสอบ
Jack 03	สมาชิก Group 1	รอทดสอบ
Jack 04	สมาชิก Group 1	รอทดสอบ
ทุกเครื่องว่าง	แจกสายตาม UCD	รอทดสอบ
บางเครื่อง Busy	เลือกเครื่องพร้อมรับ	รอทดสอบ
สมาชิก Log-out	ข้ามสมาชิก	รอทดสอบ
ทุกเครื่อง Busy	ตาม UCD Busy Mode	รอทดสอบ
ไม่มีผู้รับสาย	ตาม Intercept Mode	รอทดสอบ

ตารางนี้เป็นตัวอย่างแบบตรวจสอบ ไม่ใช่ผลการทดสอบจากอุปกรณ์จริง

㉗ ข้อควรระวังก่อนเปิดใช้งาน UCD

ไม่ควรเปลี่ยน CO Line เป็น UCD โดยไม่ตรวจสอบระบบเดิม

อาจกระทบ DIL, DISA หรือการรับสายด้วยประชาสัมพันธ์

ต้องมีพนักงานพร้อมรับสาย

แม้ระบบกระจายสายอัตโนมัติได้ แต่ถ้าสมาชิกทุกคนไม่พร้อมรับสายก็ยังเกิดสายรอหรือสายที่ไม่สามารถรับได้

ตรวจสอบ FWD และ DND

เพราะสมาชิกที่ตั้งฟังก์ชันเหล่านี้อาจถูกข้าม

ต้องตรวจสอบ Log-in/Log-out

ควรกำหนดขั้นตอนให้พนักงานกลับเข้ากลุ่มเมื่อพร้อมรับสาย

อย่าสับสนระหว่าง UCD กับ Flexible Ringing

หากต้องการให้ทุกเครื่องดังพร้อมกัน UCD ไม่ใช่รูปแบบหลัก

ตรวจสอบข้อความเสียง

ไม่ใช่ทุก Country/Area Version รองรับฟังก์ชันข้อความเสียง UCD เหมือนกัน

ตรวจสอบช่วงเวลา

CO Line สามารถกำหนดโหมดรับสายต่างกันใน Day, Night และ Lunch

บันทึกค่าเดิม

ควรมีข้อมูลโปรแกรม 600, 520 และ 414–416 ก่อนแก้ไข

㉘ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ UCD Group Panasonic KX-TES824

UCD Panasonic KX-TES824 คืออะไร?

เป็นระบบกระจายสายโทรศัพท์ภายนอกไปยังสมาชิกที่ว่างใน Extension Group ที่กำหนด

ใช้โปรแกรมอะไรตั้ง UCD?

ใช้โปรแกรม 600, 520 และ 414–416 เป็นหลัก

โปรแกรม 520 ใช้ทำอะไร?

เลือก Extension Group หมายเลข 1–8 เพื่อทำหน้าที่เป็น UCD Group

ตั้ง Group 1 เป็น UCD ได้หรือไม่?

ได้ หากมีการกำหนดสมาชิกในโปรแกรม 600 และเลือก Group 1 ในโปรแกรม 520

ต้องตั้ง CO Line เป็น UCD หรือไม่?

ต้องกำหนดโหมด UCD ในโปรแกรม 414–416 สำหรับ CO Line และช่วงเวลาที่ต้องการใช้

UCD ทำให้โทรศัพท์ทุกเครื่องดังพร้อมกันหรือไม่?

ไม่ใช่ ฟังก์ชันนี้กระจายสายให้สมาชิกที่พร้อมรับสายตามกลไก UCD

UCD กับ Idle Extension Hunting ต่างกันอย่างไร?

UCD แจกสายเข้ากลุ่ม ส่วน Idle Extension Hunting ค้นหาเครื่องว่างเมื่อ Extension ที่ถูกเรียก Busy

UCD ใช้กับ Night Mode ได้หรือไม่?

ได้ โดยตั้ง CO Line Mode ช่วง Night ในโปรแกรม 415 เป็น UCD ตามแผนที่ต้องการ

พนักงาน Log-out แล้วจะได้รับสาย UCD หรือไม่?

ระบบจะข้ามสมาชิกที่ Log-out ตามเงื่อนไขของ UCD

เปิด DND แล้ว UCD ยังส่งสายมาหรือไม่?

สมาชิกที่เปิด DND จะถูกข้ามเมื่อระบบค้นหาปลายทางพร้อมรับสาย

ถ้าทุกเครื่องไม่ว่างจะเกิดอะไรขึ้น?

ขึ้นอยู่กับโปรแกรม UCD Busy Waiting Time และ Busy Mode ที่ตั้งไว้

โปรแกรม 521 ใช้ทำอะไร?

กำหนด UCD Busy Waiting Time

โปรแกรม 522 ใช้ทำอะไร?

กำหนดช่วงห่างระหว่างการเล่นข้อความ UCD ที่เกี่ยวข้อง

โปรแกรม 524 ใช้ทำอะไร?

กำหนด UCD Intercept Mode ว่าจะ Intercept หรือ Disconnect

โปรแกรม 525 ใช้ทำอะไร?

กำหนดระยะเวลาก่อน Intercept เมื่อเครื่องที่ถูกเรียกไม่รับสาย

โปรแกรม 526 ใช้ทำอะไร?

กำหนดระยะเวลาการดังหลัง Intercept

ทำไมตั้ง UCD แล้วสายไม่กระจาย?

ควรตรวจสอบ CO Line Mode, UCD Group, สมาชิก Extension Group และสถานะ FWD/DND/Log-out ของสมาชิก

㉙ สรุปวิธีตั้ง UCD Group Panasonic KX-TES824 กระจายสายเข้าให้พนักงานในกลุ่ม

การตั้ง UCD Group บน Panasonic KX-TES824 ช่วยให้บริษัทกระจายสายโทรศัพท์ภายนอกไปยังสมาชิกที่พร้อมรับสายได้โดยอัตโนมัติ

โปรแกรมหลักที่ต้องใช้คือ

600 — Extension Group: กำหนดสมาชิกกลุ่ม

520 — UCD Group: เลือกกลุ่มที่ใช้สำหรับ UCD

414–416 — CO Line Mode: กำหนดให้สายเข้าจาก CO Line ใช้การกระจายแบบ UCD

ขั้นตอนสำคัญ

1. ตรวจสอบ CO Line ที่ต้องการกระจายสาย
2. ตรวจสอบ Extension Jack ของพนักงาน
3. วางแผนสมาชิกในกลุ่ม
4. สำรองค่าการตั้งค่าเดิม
5. เข้า System Programming
6. ใช้โปรแกรม 600 จัดสมาชิก Extension Group
7. ใช้โปรแกรม 520 เลือก UCD Group
8. ตั้ง CO Line Mode เป็น UCD ในช่วงเวลาที่ต้องการ
9. ตรวจสอบสถานะ Log-in/Log-out
10. ตรวจสอบ FWD และ DND
11. ตรวจสอบโปรแกรม 521–523 หากต้องจัดการสายรอ
12. ตรวจสอบโปรแกรม 524–526 หากต้องจัดการสายที่ไม่มีผู้รับ
13. ตรวจสอบระบบข้อความเสียงที่รองรับ
14. ทดสอบเมื่อทุกเครื่องว่าง
15. ทดสอบเมื่อบางเครื่องไม่ว่าง
16. ทดสอบเมื่อทุกเครื่องไม่ว่าง
17. ทดสอบกรณีไม่มีผู้รับสาย
18. ตรวจสอบ Day, Night และ Lunch
19. บันทึกผลและจัดเก็บค่าระบบ

สำหรับสำนักงานที่มีฝ่ายขายหรือฝ่ายบริการหลายคน comsiam แนะนำให้เริ่มจาก UCD Group ขนาดเล็กและทดสอบการกระจายสายจริงก่อนเปลี่ยนหมายเลขโทรศัพท์หลักทั้งหมดเข้าสู่ระบบ UCD

สิ่งสำคัญคือการกำหนดวิธีจัดการกรณีสมาชิกทุกคนไม่ว่างและกรณีไม่มีผู้รับสาย เพราะการเปิด UCD เพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันว่าจะไม่มีลูกค้ารอสายหรือหลุดจากระบบ

การตั้ง UCD อย่างถูกต้องช่วยให้พนักงานแบ่งภาระการรับสายได้เป็นระบบ ลดการพึ่งพาเครื่องประชาสัมพันธ์เพียงเครื่องเดียว และทำให้ Panasonic KX-TES824 รองรับการรับสายของสำนักงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ComSiam Professional Team