วิธีตั้งข้อความรอรับสาย KX-TES824 ให้ลูกค้ารู้ว่าสายยังรออยู่

เมื่อสายเรียกเข้ากลุ่ม UCD แล้วสมาชิกทุกคนกำลังสนทนาอยู่ ระบบสามารถเล่นข้อความแจ้งให้ผู้โทรรอสายได้ ข้อความนี้เรียกว่า UCD OGM ใช้บอกสถานะหรือให้ข้อมูลระหว่างรอเจ้าหน้าที่

การตั้งค่าข้อความรอแตกต่างจากการเลือกเพลงรอสายในโปรแกรม [111] และแตกต่างจาก DISA OGM ที่เล่นก่อนผู้โทรเลือกแผนก ทีมงาน comsiam แนะนำให้ตรวจความสามารถของรุ่นและเวอร์ชันตู้ก่อน เพราะโปรแกรม UCD Waiting Message [527] มีเฉพาะบางรุ่นหรือบางพื้นที่

① ข้อความ UCD รอรับสายทำงานอย่างไร

เมื่อสายเข้ากลุ่ม UCD แต่ไม่มีสมาชิกว่าง ระบบจะจัดการสายตามค่าของกลุ่ม เช่น รอคิว เล่นข้อความ หรือส่งต่อไปยังปลายทางสำรอง โดยข้อความ UCD OGM สามารถแจ้งให้ผู้โทรทราบว่ายังมีสายรอรับอยู่

ข้อความนี้เหมาะกับแผนกที่รับสายจำนวนมาก เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการลูกค้า และศูนย์รับจอง

② เตรียมและบันทึกข้อความ UCD OGM

เตรียมข้อความให้สั้น ชัดเจน และไม่ทำให้ผู้โทรเข้าใจว่าจะได้รับบริการทันที ตัวอย่างเช่น

ขณะนี้เจ้าหน้าที่กำลังให้บริการลูกค้าท่านอื่น กรุณารอสักครู่ เราจะรับสายของท่านตามลำดับ

ข้อความ DISA/UCD OGM บันทึกได้จากเครื่องที่กำหนดเป็น Operator หรือ Manager โดยเลือกหมายเลขข้อความ 1–8

1. ยกหูโทรศัพท์จากเครื่องที่ได้รับสิทธิ์
2. กด 9
3. กด 1 เพื่อเลือกบันทึก
4. กดหมายเลข OGM ที่ต้องการใช้ ตั้งแต่ 1 ถึง 8
5. กด Record แล้วพูดข้อความ
6. กด AUTO DIAL/STORE เพื่อหยุดและบันทึก
7. เปิดฟังเพื่อตรวจข้อความก่อนนำไปใช้

บันทึกหมายเลข OGM ไว้ เพราะต้องเลือกหมายเลขเดียวกันในค่าของ UCD

③ เลือกข้อความรอในโปรแกรม [527]

หากตู้มีโปรแกรม [527] UCD Waiting Message ให้เข้า System Programming แล้วเลือกหมายเลข UCD OGM ที่บันทึกไว้ หรือเลือก Not Stored หากไม่ต้องการกำหนดข้อความเฉพาะ จากนั้นกด STORE เพื่อบันทึก

โปรแกรม [527] ไม่มีในทุกรุ่นหรือทุกเวอร์ชัน หากไม่พบในรายการโปรแกรม ให้ตรวจคู่มือและรุ่นของตู้ก่อน ไม่ควรเปลี่ยนค่ารหัสอื่นแทนโดยคาดเดา

④ ตั้งช่วงเวลาการเล่นข้อความซ้ำ

โปรแกรม [522] UCD OGM Message Interval Time ใช้กำหนดช่วงห่างระหว่างข้อความ UCD OGM ที่เล่นซ้ำ ตัวเลือกตามคู่มือ ได้แก่

• 30 วินาที
• 1 นาที
• 1.5 นาที
• 2 นาที

เลือกช่วงเวลาที่เหมาะกับความยาวของข้อความและเวลารอจริง ไม่ควรตั้งให้ข้อความเล่นถี่จนรบกวน หรือเว้นช่วงนานจนผู้โทรคิดว่าสายหลุด

⑤ ตรวจการตั้งค่ากลุ่ม UCD ที่เกี่ยวข้อง

ข้อความรอจะทำงานเมื่อสายถูกส่งเข้ากลุ่ม UCD และระบบตั้งการจัดการสายให้เล่นข้อความตามเงื่อนไขแล้ว ตรวจสอบรายการหลักเหล่านี้

• [600] กำหนดสมาชิกของ Extension Group
• [520] กำหนดกลุ่มที่ใช้เป็น UCD Group
• [414]–[416] ตั้ง CO Line ให้เข้ากลุ่ม UCD ในโหมดกลางวัน กลางคืน หรือพักกลางวัน
• [521] ตั้งเวลารอเมื่อสมาชิกไม่ว่าง
• [522] ตั้งช่วงห่างของข้อความที่เล่นซ้ำ
• [523] และ [524] ตรวจวิธีจัดการสายเมื่อกลุ่มไม่ว่างหรือไม่มีผู้รับ

การตั้งค่าที่ใช้จริงขึ้นกับเวอร์ชันระบบและรูปแบบการรับสายของสำนักงาน

⑥ ทดสอบข้อความจากสายภายนอก

หลังบันทึกและตั้งค่าแล้ว ให้ทดสอบดังนี้

1. โทรเข้าหมายเลขบริษัทจากโทรศัพท์ภายนอก
2. ทำให้สมาชิก UCD ทุกเครื่องไม่ว่างหรืออยู่ในสาย
3. ตรวจว่าระบบเล่น UCD OGM ที่เลือกไว้หรือไม่
4. รอฟังว่าข้อความเล่นซ้ำตามช่วงเวลาที่ตั้งไว้หรือไม่
5. วางสายสมาชิกหนึ่งเครื่อง แล้วตรวจว่าสายรอถูกส่งไปยังพนักงานหรือไม่
6. ทดสอบปลายทางสำรอง หากตั้งให้ Intercept เมื่อรอนานหรือไม่มีผู้รับ

หากมีแต่เสียงเพลง ให้ตรวจว่าระบบกำลังเล่น Music on Hold หรือข้อความ UCD OGM เพราะเป็นคนละฟังก์ชัน หากไม่มีข้อความ ให้ตรวจหมายเลข OGM, [527] (ถ้ามี) และการตั้ง Busy Mode ของ UCD ทีมงาน comsiam แนะนำให้ทดสอบช่วงเวลารอจริงก่อนเปิดใช้กับลูกค้า

สรุป

ข้อความรอรับสาย UCD บน KX-TES824 ใช้ UCD OGM หมายเลข 1–8 ตั้งหมายเลขข้อความใน [527] หากตู้มีโปรแกรมนี้ และกำหนดช่วงเล่นซ้ำใน [522] โดยต้องมีการตั้งกลุ่ม UCD และ CO Line ให้ถูกต้องก่อน จากนั้นทดสอบเมื่อสมาชิกทุกคนไม่ว่างเพื่อยืนยันว่าข้อความและการส่งสายต่อทำงานตามต้องการ

ComSiam Professional Team