วิธีตั้งเมนูโทรศัพท์ KX-TES824 กด 1 ฝ่ายขาย กด 2 บัญชี

ระบบตอบรับอัตโนมัติของ Panasonic KX-TES824 สามารถให้ผู้โทรฟังเสียงต้อนรับแล้วกดเลขสั้น ๆ เพื่อไปยังแผนกที่ต้องการได้ เช่น กด 1 ฝ่ายขาย กด 2 ฝ่ายบัญชี โดยใช้ DISA และ Built-in Automated Attendant (AA)

การตั้งค่ามี 3 ส่วนหลัก คือกำหนดสายนอกให้เล่น OGM เปิดโหมด With AA และผูกเลขที่ผู้โทรกดเข้ากับเครื่องหรือกลุ่มภายใน ทีมงาน comsiam แนะนำให้เตรียมรายการแผนก หมายเลขเครื่อง และข้อความเสียงให้ครบก่อนเริ่มโปรแกรม

① เตรียมหมายเลขเครื่องและข้อความเมนู

ก่อนตั้งค่า ให้จัดทำตารางปลายทาง เช่น

เลขที่ผู้โทรกด	ข้อความในเมนู	ปลายทาง
1	ฝ่ายขาย	เครื่องฝ่ายขายหรือกลุ่มฝ่ายขาย
2	ฝ่ายบัญชี	เครื่องบัญชีหรือกลุ่มบัญชี
0	ติดต่อโอเปอเรเตอร์	เครื่องโอเปอเรเตอร์

ใช้หมายเลขช่องเครื่องภายในหรือหมายเลขกลุ่มที่กำหนดไว้ในตู้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องปลายทางใช้งานได้ และมีผู้รับสายตามเวลาที่เปิดเมนู

② ตั้งสายนอกให้เล่น DISA OGM

กำหนด CO Line ที่ต้องการให้ใช้เมนูเสียงในโปรแกรมตามโหมดเวลา

• [414] สำหรับกลางวัน
• [415] สำหรับกลางคืน
• [416] สำหรับพักกลางวัน

เลือกสายนอกที่ต้องการ แล้วกำหนดเป็น DISA OGM1 หรือหมายเลขข้อความที่เตรียมไว้ หากต้องการให้เมนูทำงานทุกช่วงเวลา ให้ตั้งค่าในแต่ละโหมดที่ใช้งาน

③ เปิดเมนูกดหมายเลขเดียวด้วย With AA

เข้าโปรแกรม [500] DISA Incoming Call Dial Mode แล้วเลือก With AA สำหรับโหมดที่ต้องการให้ผู้โทรกดเลขสั้นเพื่อเลือกปลายทาง

เมื่อเปิด With AA ระบบจะใช้ตัวเลข 0–9 เป็นหมายเลขเมนูตามที่กำหนดไว้ ตัวเลขแต่ละตัวจึงต้องจับคู่กับปลายทางให้ตรงกับข้อความเสียง

④ กำหนดเลข 1 และ 2 ในโปรแกรม [501]

เปิดโปรแกรม [501] DISA Built-in AA แล้วกำหนดปลายทางให้แต่ละหมายเลข

1. เลือกหมายเลข AA 1
2. เลือกปลายทางเป็นช่องเครื่องของฝ่ายขาย หรือกลุ่มฝ่ายขาย
3. กด STORE เพื่อบันทึก
4. เลือกหมายเลข AA 2
5. เลือกปลายทางเป็นช่องเครื่องของฝ่ายบัญชี หรือกลุ่มบัญชี
6. กด STORE เพื่อบันทึก
7. ตั้งเลข 0 เป็นโอเปอเรเตอร์ หากต้องการให้ผู้โทรกด 0 ติดต่อพนักงาน

หากให้สายดังหลายเครื่องพร้อมกัน สามารถกำหนดเป็นกลุ่มภายในที่ตั้งสมาชิกไว้ในระบบ แทนการส่งไปยังเครื่องเดียว

⑤ บันทึกข้อความเสียงให้ตรงกับเมนู

ข้อความ OGM ต้องตรงกับเลขปลายทางที่ตั้งไว้ ตัวอย่างเช่น

ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท กด 1 เพื่อติดต่อฝ่ายขาย กด 2 เพื่อติดต่อฝ่ายบัญชี หรือติดต่อโอเปอเรเตอร์ กรุณากด 0

ก่อนใช้งาน ให้ตรวจว่าข้อความนี้ถูกบันทึกไว้ในหมายเลข OGM เดียวกับที่กำหนดให้สายนอก และพูดหมายเลขเมนูชัดเจน ไม่พูดเร็วเกินไป

⑥ ทดสอบเมนูจากโทรศัพท์ภายนอก

โทรเข้าจากมือถือหรือโทรศัพท์ภายนอก แล้วตรวจสอบตามนี้

• OGM เล่นข้อความต้อนรับถูกต้องหรือไม่
• กด 1 แล้วสายไปฝ่ายขายหรือไม่
• กด 2 แล้วสายไปบัญชีหรือไม่
• กด 0 แล้วติดต่อโอเปอเรเตอร์ได้หรือไม่
• ปลายทางดังในช่วง Day, Night และ Lunch ตามที่ตั้งไว้หรือไม่
• เมื่อกดผิดหรือไม่กด ระบบจัดการสายตามที่ต้องการหรือไม่

หากกด 1 หรือ 2 แล้วไปผิดแผนก ให้ตรวจการกำหนดปลายทางใน [501] หากเมนูไม่เริ่มทำงาน ให้ตรวจ With AA ใน [500] และการกำหนด CO Line Mode ใน [414]–[416] อีกครั้ง

⑦ ข้อควรระวังเรื่องเลขเมนูและเบอร์ภายใน

เมนู AA ใช้เลขหลักเดียวเป็นตัวเลือก ขณะที่หมายเลขภายในอาจมีหลายหลัก หากต้องการให้ลูกค้ากดเบอร์ภายในโดยตรงแทนการเลือกเมนู ควรกำหนดแนวทางการรับสายให้ชัดเจน และทดสอบการกดหมายเลขภายในจริง เพื่อหลีกเลี่ยงการตีความเลขแรกเป็นตัวเลือก AA

ควรตรวจการตั้งเวลา [517] DISA AA Wait Time หากผู้โทรกดหมายเลขหลายหลัก เพราะช่วงเวลาระหว่างตัวเลขมีผลต่อวิธีที่ระบบตีความการกด ทีมงาน comsiam แนะนำให้ใช้เมนูสั้นและจำง่ายสำหรับลูกค้าทั่วไป

สรุป

การตั้งเมนู KX-TES824 แบบกด 1 ฝ่ายขาย กด 2 บัญชี ต้องกำหนดสายนอกให้เล่น DISA OGM ใน [414]–[416] เปิด With AA ใน [500] และผูกเลขเมนูเข้ากับเครื่องหรือกลุ่มแผนกใน [501] จากนั้นตรวจเสียง OGM และโทรทดสอบจากภายนอกให้ครบทุกตัวเลือกและทุกโหมดที่ใช้งาน

ComSiam Professional Team