Panasonic KX-TES824 ตั้งค่าฟังก์ชันสำนักงานให้ใช้งานสะดวกที่สุดอย่างไร

Panasonic KX-TES824 ตั้งค่าฟังก์ชันสำนักงานให้ใช้งานสะดวกที่สุดอย่างไร? ควรเริ่มจากจัดปุ่มโทรศัพท์ Panasonic Proprietary Telephone (PT) ให้ตรงกับหน้าที่ของพนักงาน เช่น ปุ่ม DSS สำหรับโทรหาเบอร์ภายใน ปุ่ม One-touch Dialling สำหรับเบอร์ที่ใช้บ่อย ปุ่ม CO สำหรับเลือกสายนอก และปุ่ม FWD/DND สำหรับจัดการสายเมื่อไม่อยู่โต๊ะ

จากนั้นตั้ง Personal Speed Dialling สำหรับเบอร์ส่วนตัว และ System Speed Dialling สำหรับหมายเลขส่วนกลางของบริษัท พร้อมสอนพนักงานใช้ Call Pickup, Transfer, Hold, Call Waiting และ Paging ให้ถูกต้องตาม Numbering Plan

สำหรับ Panasonic KX-TES824 ระบบรองรับ Personal Speed Dialling สูงสุด 10 หมายเลขต่อเบอร์ภายใน และ System Speed Dialling สูงสุด 100 หมายเลขที่ใช้งานร่วมกันได้ทั้งสำนักงาน นอกจากนี้ยังสามารถตั้งปุ่ม One-touch Dialling บนโทรศัพท์ PT ที่รองรับ เพื่อให้โทรออกด้วยการกดเพียงปุ่มเดียว

ตัวอย่างเช่น ประชาสัมพันธ์ควรมีปุ่ม DSS ของทุกแผนก ฝ่ายขายควรมีปุ่มโทรด่วนของลูกค้าสำคัญ ฝ่ายบัญชีควรมีเบอร์คู่ค้า ส่วนผู้จัดการอาจมีปุ่ม FWD/DND, MESSAGE และ DSS ของผู้ช่วย

อย่างไรก็ตาม การตั้งค่าที่ดีที่สุดไม่ใช่การเปิดทุกฟังก์ชันพร้อมกัน เพราะบางฟังก์ชันอาจกระทบการทำงานร่วมกัน เช่น Call Forwarding กับ Hunting, DND กับ Paging หรือการเปลี่ยนปุ่ม CO เดิมเป็นปุ่มโทรด่วน

บทความนี้ ComSiam อธิบายการปรับแต่ง Panasonic KX-TES824 ให้เหมาะกับสำนักงาน โดยยึดแนวทางจาก User Manual และ Feature Guide ครอบคลุม DSS, BLF, Flexible CO, One-touch Dialling, Speed Dialling, Call Pickup, Transfer, Hold, Paging, Call Forwarding, Operator และ Time Service พร้อมตารางตัวอย่าง Checklist และ FAQ

1. ทำไมต้องปรับแต่ง Panasonic KX-TES824 ให้เหมาะกับสำนักงาน

สำนักงานแต่ละแผนกมีลักษณะการใช้โทรศัพท์แตกต่างกัน

ประชาสัมพันธ์ต้องรับสายและโอนสายบ่อย ฝ่ายขายต้องโทรออกหาลูกค้า บัญชีต้องติดต่อคู่ค้า ส่วนผู้จัดการต้องประสานงานกับหลายแผนก

หากใช้การตั้งค่าเหมือนกันทุกเครื่อง พนักงานอาจต้องจำรหัสจำนวนมาก กดหมายเลขซ้ำ หรือโอนสายผิดเบอร์

1.1 เป้าหมายของการปรับแต่ง

1. ลดจำนวนปุ่มที่ต้องกด
2. เพิ่มความเร็วในการโทรหาเบอร์ที่ใช้บ่อย
3. ลดการโอนสายผิด
4. ให้พนักงานรับสายแทนกันได้
5. ช่วยให้ Operator ตรวจสถานะเบอร์ภายใน
6. จัดการสายเมื่อพนักงานไม่อยู่โต๊ะ
7. ลดสายที่ไม่ได้รับ
8. ทำให้พนักงานใหม่เรียนรู้ระบบได้ง่าย

1.2 ต้องเปลี่ยนตู้สาขาหรือไม่

ไม่จำเป็นหากระบบยังมีความสามารถเพียงพอ และปัญหาเกิดจากการจัดปุ่มหรือการตั้งค่าที่ไม่เหมาะสม

ควรตรวจสอบฟังก์ชันเดิมก่อนตัดสินใจซื้ออุปกรณ์ใหม่

2. Panasonic KX-TES824 รองรับการปรับแต่งอะไรบ้าง

ฟังก์ชัน	ประโยชน์
DSS	โทรหาเบอร์ภายในด้วยปุ่มเดียว
BLF	ดูสถานะการใช้งานเบอร์
Flexible CO	กำหนดหน้าที่ของปุ่มโทรศัพท์
One-touch Dialling	โทรออกด้วยปุ่มเดียว
Personal Speed Dialling	เก็บหมายเลขส่วนตัว 10 รายการ
System Speed Dialling	เก็บหมายเลขส่วนกลาง 100 รายการ
Call Pickup	รับสายแทนโทรศัพท์เครื่องอื่น
Transfer	โอนสายให้แผนกอื่น
Hold	พักสายชั่วคราว
Call Forwarding	ส่งต่อสายไปปลายทางอื่น
Paging	ประกาศเรียกพนักงาน
Call Waiting	แจ้งสายใหม่ระหว่างสนทนา
Time Service	เปลี่ยนรูปแบบการทำงานตามเวลา
Operator	จัดการสายและประสานงาน

3. DSS คืออะไร

Direct Station Selection หรือ DSS เป็นปุ่มที่กำหนดให้เรียกหมายเลขภายในโดยตรง

3.1 ตัวอย่าง

โทรศัพท์ประชาสัมพันธ์มีปุ่ม DSS ดังนี้

ปุ่ม	เบอร์	แผนก
DSS 1	102	ประชาสัมพันธ์สำรอง
DSS 2	103	ฝ่ายขาย
DSS 3	108	บัญชี
DSS 4	111	บริการ
DSS 5	115	ผู้จัดการ

3.2 ประโยชน์

พนักงานสามารถกดปุ่ม DSS เพื่อเรียกเบอร์ภายในโดยไม่ต้องจำหมายเลข

3.3 DSS ใช้โอนสายได้หรือไม่

ได้ตามเงื่อนไข One-touch Transfer ของระบบและชนิดโทรศัพท์ที่รองรับ

4. BLF คืออะไร

Busy Lamp Field หรือ BLF เป็นการแสดงสถานะของเบอร์ภายในผ่านไฟปุ่ม DSS หรืออุปกรณ์ที่รองรับ

4.1 ใช้ทำอะไร

ช่วยให้พนักงานเห็นว่าเบอร์ภายในกำลังใช้งานอยู่หรือไม่ ก่อนโทรหรือโอนสาย

4.2 BLF บอกว่าพนักงานอยู่ที่โต๊ะหรือไม่

ไม่ได้ยืนยันเรื่องนั้น

ไฟแสดงสถานะโทรศัพท์ ไม่ใช่อุปกรณ์ตรวจจับตำแหน่งพนักงาน

4.3 เหมาะกับใคร

เหมาะกับ Operator และประชาสัมพันธ์ที่ต้องโอนสายบ่อย

5. Flexible CO คืออะไร

Flexible CO เป็นปุ่มบน Panasonic PT ที่สามารถกำหนดหน้าที่ให้เหมาะกับการใช้งาน

5.1 ตัวอย่างฟังก์ชันที่กำหนดได้

• Single-CO
• Group-CO
• Other-CO
• DSS
• One-touch Dialling
• Conference
• Message
• FWD/DND
• Day/Night/Lunch ตามความสามารถและสิทธิ์

5.2 ควรเปลี่ยนทุกปุ่มหรือไม่

ไม่ควร

ต้องตรวจสอบว่าปุ่มใดใช้เลือก CO Line อยู่แล้ว เพราะการเปลี่ยนปุ่มดังกล่าวอาจทำให้พนักงานเลือกสายนอกด้วยวิธีเดิมไม่ได้

6. วิธีตั้ง Flexible CO เป็น DSS

สำหรับโทรศัพท์ PT ที่รองรับ Personal Programming

6.1 ขั้นตอน

1. วางหูโทรศัพท์
2. กด PROGRAM
3. เลือกปุ่ม Flexible CO ที่ต้องการ
4. กด 1
5. กดหมายเลขภายในปลายทาง
6. กด STORE
7. กด PROGRAM เพื่อออก
8. ทดลองกด DSS ที่ตั้งไว้

6.2 ตัวอย่าง

ต้องการให้ปุ่ม CO ที่ไม่ได้ใช้งานโทรหาเบอร์ 103

เลือกปุ่มนั้นในโหมด PROGRAM แล้วป้อน

1 → 103 → STORE

6.3 ข้อควรระวัง

ขั้นตอนนี้เป็นการตั้งปุ่ม DSS ไม่ใช่การเปลี่ยนหมายเลข Extension ของระบบ

7. วิธีตั้ง One-touch Dialling

One-touch Dialling ใช้บันทึกหมายเลขโทรศัพท์หรือรหัสฟังก์ชันไว้ในปุ่มเดียว

7.1 ความจุ

รองรับหมายเลขหรือชุดคำสั่งได้สูงสุด 24 หลักต่อปุ่มตาม Feature Guide

7.2 ขั้นตอน

1. วางหู
2. กด PROGRAM
3. เลือก Flexible CO, DSS, PF หรือปุ่มที่รองรับ
4. กด 2
5. กดหมายเลขหรือชุดคำสั่งที่ต้องการบันทึก
6. กด STORE
7. กด PROGRAM เพื่อออก

7.3 ตัวอย่าง

ต้องการตั้งปุ่มโทรหาคู่ค้า ให้บันทึก

รหัสเลือกสายนอก → หมายเลขปลายทาง

7.4 ข้อควรระวัง

หากหมายเลขภายนอกต้องใช้ Account Code หรือรหัสเข้าถึง CO Line ต้องบันทึกลำดับให้ถูกต้องตามระบบที่ตั้งไว้

อย่าบันทึกรหัสผ่านหรือ Account Code ของผู้มีสิทธิ์สูงลงปุ่มในพื้นที่ที่บุคคลทั่วไปเข้าถึงได้

8. Personal Speed Dialling คืออะไร

Personal Speed Dialling เป็นระบบเก็บหมายเลขโทรศัพท์ที่ใช้บ่อยไว้สำหรับผู้ใช้เบอร์ภายในแต่ละเครื่อง

8.1 ความจุ

เก็บหมายเลขได้ 10 รายการ โดยใช้ตำแหน่ง 0–9

8.2 เหมาะกับใคร

พนักงานฝ่ายขาย ฝ่ายบัญชี และผู้จัดการที่มีเบอร์โทรประจำแตกต่างกัน

8.3 ตัวอย่าง

ตำแหน่ง	หมายเลขที่บันทึก
0	ลูกค้า A
1	ลูกค้า B
2	คู่ค้าหลัก
3	ผู้จัดการ
4	ผู้ให้บริการขนส่ง

รายการเป็นตัวอย่างเท่านั้น

9. วิธีบันทึก Personal Speed Dialling

9.1 Numbering Plan 1

1. ยกหูโทรศัพท์ PT หรือ SLT
2. กด 2
3. กดตำแหน่ง 0–9
4. กดหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องการบันทึก
5. กด #
6. รอสัญญาณยืนยัน
7. วางหู

9.2 ตัวอย่าง

บันทึกหมายเลขโทรศัพท์ภายนอกไว้ที่ตำแหน่ง 0

2 → 0 → รหัสเลือกสายนอก + หมายเลขปลายทาง → #

9.3 ข้อควรระวัง

หมายเลขภายนอกอาจต้องมีรหัสเข้าถึงสายนอกนำหน้า ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระบบ

10. วิธีโทรด้วย Personal Speed Dialling

10.1 Numbering Plan 1

ยกหู → กด 1 → กดตำแหน่ง 0–9

10.2 Numbering Plan 2/3

ใช้ # หรือ ## ตาม Numbering Plan ที่คู่มือระบุ แล้วตามด้วยตำแหน่ง Personal Speed Dialling

10.3 ตัวอย่าง

เรียกตำแหน่ง 0 บน Plan 1

1 → 0

10.4 ควรตรวจสอบอะไร

หากโทรไม่ได้ ให้ตรวจหมายเลขที่บันทึก รหัสเข้าถึง CO Line และสิทธิ์โทรออกของ Extension

11. System Speed Dialling คืออะไร

System Speed Dialling ใช้เก็บหมายเลขที่ทุกแผนกสามารถเรียกใช้ร่วมกันได้

11.1 ความจุ

เก็บได้สูงสุด 100 รายการ หมายเลขตำแหน่ง 00–99

11.2 ตัวอย่าง

ตำแหน่ง	หน่วยงาน
00	สำนักงานใหญ่
01	สาขา
02	บริษัทขนส่ง
03	ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต
04	ศูนย์บริการอุปกรณ์

11.3 ใครตั้งค่าได้

ผู้ดูแลที่ได้รับสิทธิ์ System Programming

12. โปรแกรม [001] System Speed Dialling Number

โปรแกรม [001] ใช้บันทึกหมายเลขโทรศัพท์สำหรับ System Speed Dialling

12.1 ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. เลือก 001
3. กด NEXT
4. เลือกหมายเลขตำแหน่ง 00–99
5. กดหมายเลขโทรศัพท์ที่ต้องการบันทึก
6. กด STORE
7. ทำซ้ำสำหรับรายการอื่น
8. ออกจากโปรแกรม

12.2 จำนวนหลักสูงสุด

รองรับหมายเลขได้สูงสุด 32 หลักต่อรายการ

12.3 โปรแกรม [011]

ใช้บันทึกชื่อของหมายเลข System Speed Dialling เพื่อช่วยให้ Display PT แสดงชื่อได้

13. วิธีโทรด้วย System Speed Dialling

13.1 ขั้นตอน

1. ยกหูโทรศัพท์
2. กด AUTO DIAL/STORE บน PT ที่รองรับ หรือใช้รหัส System Speed Dialling ตามคู่มือ
3. กดตำแหน่ง 00–99
4. รอระบบโทรออก

13.2 สำหรับโทรศัพท์ PT

ใช้ AUTO DIAL/STORE ตามด้วยตำแหน่ง System Speed Dialling

13.3 สำหรับ SLT

ใช้รหัส 3 ตามด้วยตำแหน่ง 00–99 ตาม Feature Number Table

13.4 ข้อควรระวัง

การบันทึกหมายเลขใน System Speed Dialling ไม่ได้รับประกันว่าสามารถโทรออกได้ทุกเบอร์ เพราะยังขึ้นอยู่กับสิทธิ์ CO Line และ TRS/COS

14. Personal Speed Dialling กับ System Speed Dialling ต่างกันอย่างไร

รายการ	Personal	System
จำนวนรายการ	10 ต่อเบอร์ภายใน	100 รายการ
ตำแหน่ง	0–9	00–99
ผู้ใช้งาน	เฉพาะผู้ใช้เบอร์นั้น	ใช้ร่วมกันตามสิทธิ์
เหมาะกับ	เบอร์ลูกค้าส่วนตัว	เบอร์บริษัทที่ทุกแผนกใช้
โปรแกรมระดับระบบ	ไม่ต้องใช้ [001]	ใช้ [001]
ชื่อรายการบน Display	ขึ้นกับรุ่นและฟังก์ชัน	ใช้ [011]

15. Call Pickup ใช้รับสายแทนอย่างไร

Call Pickup ช่วยให้พนักงานรับสายจากโทรศัพท์เครื่องอื่นได้

15.1 Group Call Pickup

Numbering Plan 1 ใช้ 40

Numbering Plan 2/3 ใช้ #40

15.2 Directed Call Pickup

Plan 1 ใช้ 4 ตามด้วยหมายเลขภายใน

Plan 2/3 ใช้ #41 ตามด้วยหมายเลขภายใน

15.3 ตัวอย่าง

ต้องการรับสายจากเบอร์ 105 บน Plan 1

4105

15.4 ข้อจำกัด

ต้องตรวจสอบ Extension Group [600] และสถานะ Call Pickup Deny

16. Call Pickup Deny คืออะไร

ใช้ป้องกันไม่ให้โทรศัพท์เครื่องอื่นรับสายแทน

16.1 เปิดการป้องกัน

721#

16.2 ยกเลิกการป้องกัน

720#

16.3 ควรใช้เมื่อใด

สำหรับโทรศัพท์ส่วนตัวที่ต้องการความเป็นส่วนตัว

ไม่ควรเปิดโดยไม่จำเป็นในแผนกที่พนักงานต้องช่วยรับสายกันตลอดเวลา

17. Call Transfer ใช้งานอย่างไร

Call Transfer เป็นการโอนสายสนทนาที่กำลังใช้งานไปยังเบอร์อื่น

17.1 วิธีโอนสายบน PT

1. สนทนากับผู้โทร
2. กด TRANSFER
3. กดเบอร์ภายในปลายทาง
4. รอปลายทางรับสาย
5. แจ้งรายละเอียด
6. วางหูเพื่อส่งมอบสาย

17.2 วิธีโอนสายบน SLT

1. สนทนากับผู้โทร
2. กด Recall หรือ Hook Flash
3. กดรหัส Hold เพิ่มเติมหาก SLT Hold Mode กำหนด
4. กดเบอร์ภายในปลายทาง
5. สนทนาหรือดำเนินการโอนตามขั้นตอน
6. วางหูเมื่อพร้อมส่งสาย

17.3 ข้อควรระวัง

อย่าวางหูทันทีหลังเริ่ม Recall โดยไม่ตรวจสอบสถานะ เพราะอาจทำให้สายต้นทางหลุด

18. One-touch Transfer ใช้งานอย่างไร

ระบบรองรับการใช้ปุ่ม DSS ช่วยโอนสายด้วยการกดเพียงปุ่มเดียวตามโปรแกรมที่เกี่ยวข้อง

18.1 โปรแกรมหลัก

[005] — One-touch Transfer Using a DSS Button

18.2 การทำงาน

เมื่อเปิดการใช้ One-touch Transfer บนระบบที่รองรับ ผู้ใช้ PT สามารถใช้ปุ่ม DSS ของเบอร์ปลายทางเพื่อช่วยโอนสาย

18.3 เหมาะกับใคร

เหมาะกับ Operator และประชาสัมพันธ์

18.4 ต้องทดสอบก่อนใช้งาน

ควรทดสอบทั้งกรณีปลายทางว่าง กำลังสนทนา และไม่มีผู้รับ เพื่อหลีกเลี่ยงสายลูกค้าหลุดระหว่างโอน

19. Call Hold คืออะไร

Call Hold ใช้พักสายที่กำลังสนทนาไว้ชั่วคราว เพื่อให้ผู้ใช้ดำเนินการอื่นก่อนกลับมาสนทนาต่อ

19.1 PT

ระหว่างสนทนาให้กด HOLD ตามขั้นตอนของรุ่นโทรศัพท์

19.2 SLT

ใช้ Recall หรือ Hook Flash โดยบางการตั้งค่าอาจต้องกดรหัส Call Hold เพิ่ม

19.3 รหัส Call Hold ของ SLT

Numbering Plan	รหัส
Plan 1	20
Plan 2/3	#20

บางประเทศ เช่น สหราชอาณาจักรหรือนิวซีแลนด์ มีข้อกำหนดรหัสแตกต่างกัน

19.4 General Hold กับ Exclusive Hold

General Hold เปิดโอกาสให้เบอร์อื่นเรียกคืนสายตามเงื่อนไข ส่วน Exclusive Hold จำกัดการเรียกคืนสายให้เหมาะกับผู้ที่พักสาย

ต้องตรวจสอบไฟแสดงสถานะปุ่ม CO และวิธีเรียกคืนสายของรุ่นโทรศัพท์

20. Call Forwarding ช่วยให้ทำงานสะดวกอย่างไร

Call Forwarding ใช้ส่งสายที่เรียกเข้าจากเบอร์หนึ่งไปยังปลายทางอื่น

20.1 รูปแบบหลัก

• All Calls
• Busy/No Answer
• To Outside CO Line
• Follow Me

20.2 ตัวอย่าง All Calls

ต้องการให้เบอร์ 115 ส่งต่อทุกสายไป 116

จากเบอร์ 115 กด

711116#

20.3 ยกเลิก

710#

20.4 ข้อควรระวัง

ไม่ควรตั้ง Forward ซ้อนกันหลายทอด เพราะระบบมีข้อจำกัดในการส่งต่ออัตโนมัติ

21. Paging ใช้ประกาศเรียกพนักงานอย่างไร

Paging ช่วยประกาศเสียงผ่านลำโพง PT และระบบลำโพงภายนอกที่รองรับ

21.1 รหัสหลัก

รูปแบบ	Plan 1	Plan 2/3
All Extensions	330	#330
Group 1	331	#331
Group 2	332	#332
External Paging	34	#34
Paging Answer	43	#43

21.2 ตัวอย่าง

ประชาสัมพันธ์ต้องการเรียกฝ่ายขาย Group 2

กด 332 จากโทรศัพท์ใน Numbering Plan 1

21.3 ข้อควรระวัง

โทรศัพท์ PT ที่กำลัง Busy เปิด DND หรือ Paging Deny อาจไม่ได้รับเสียงประกาศตามข้อจำกัดระบบ

22. Call Waiting ใช้รับสายซ้อนอย่างไร

Call Waiting ช่วยแจ้งผู้ใช้ว่ามีสายใหม่เข้ามาขณะกำลังสนทนา

22.1 คำสั่ง

การทำงาน	รหัส
เปิด CO Line Call Waiting	7311#
ปิด CO Line Call Waiting	7310#
เปิด Intercom/Doorphone Call Waiting	7321#
ปิด Intercom/Doorphone Call Waiting	7320#

22.2 เหมาะกับใคร

เหมาะกับผู้ใช้ที่ต้องจัดการสายหลายรายการ เช่น Operator หรือประชาสัมพันธ์

22.3 ข้อควรระวัง

หากพนักงานไม่พร้อมสลับสาย ควรใช้ผู้รับสายสำรองหรือระบบกระจายสายร่วมด้วย

23. Operator คืออะไร

Operator เป็นเบอร์ภายในที่ได้รับมอบหมายให้ดูแลการรับสายและประสานงานระหว่างแผนก

23.1 โปรแกรมหลัก

[008] — Operator Assignment

23.2 สิ่งที่ควรมี

• Display PT
• ปุ่ม DSS ของแผนกสำคัญ
• ปุ่ม CO ที่ใช้งานจริง
• ปุ่ม MESSAGE
• ปุ่ม FWD/DND
• ปุ่ม One-touch Dialling
• รายชื่อเบอร์ภายในล่าสุด

23.3 เหมาะกับสำนักงานลักษณะใด

เหมาะกับสำนักงานที่มีหมายเลขโทรศัพท์หลักและพนักงานทำหน้าที่รับสายกลาง

24. Time Service Day, Night และ Lunch

Time Service ใช้เปลี่ยนรูปแบบการรับสายตามช่วงเวลา

24.1 โปรแกรมหลัก

โปรแกรม	หน้าที่
[006]	Time Service Switching Mode
[007]	Time Service Start Time
[414–416]	CO Line Mode
[408–410]	Flexible Ringing

24.2 Day

กำหนดให้พนักงานที่ปฏิบัติงานรับสายตามปกติ

24.3 Lunch

จัดเบอร์สำรองหรือแผนกรับสายแทน

24.4 Night

กำหนดเส้นทางสายนอกสำหรับนอกเวลาทำการ

24.5 ข้อควรระวัง

บางปุ่ม Day/Night/Lunch ต้องใช้สิทธิ์ Operator หรือ Manager จึงควรตรวจสอบก่อนกำหนดปุ่มให้ผู้ใช้งานทั่วไป

25. การตั้งค่าที่เหมาะกับประชาสัมพันธ์

ประชาสัมพันธ์เป็นตำแหน่งที่ควรได้รับการปรับแต่งมากที่สุด เพราะต้องรับและโอนสายจำนวนมาก

25.1 ปุ่มที่แนะนำ

ปุ่ม	หน้าที่
CO1–CO3	เลือกสายนอก
DSS ฝ่ายขาย	โทรหรือโอนสาย
DSS บัญชี	โทรหรือโอนสาย
DSS บริการ	โทรหรือโอนสาย
DSS ผู้จัดการ	ติดต่อผู้บริหาร
MESSAGE	ตรวจรายการให้โทรกลับ
FWD/DND	จัดการสายเมื่อไม่อยู่โต๊ะ

25.2 ฟังก์ชันเสริม

• Group Call Pickup
• Directed Call Pickup
• One-touch Transfer
• Paging
• Delayed Ringing
• DSS/BLF

25.3 แนวทางใช้งาน

ควรมีป้ายชื่อปุ่มที่ชัดเจนและสอนวิธีโอนสายให้พนักงานทุกคนใช้เหมือนกัน

26. การตั้งค่าที่เหมาะกับฝ่ายขาย

ฝ่ายขายมักใช้โทรออกหาลูกค้าและรับสายจากหมายเลขกลางของแผนก

26.1 ปุ่มที่แนะนำ

• One-touch Dialling สำหรับลูกค้าสำคัญ
• Personal Speed Dialling
• DSS เพื่อนร่วมทีม
• FWD/DND
• MESSAGE

26.2 ระบบที่ควรพิจารณา

• UCD สำหรับกระจายสายเข้าทีม
• Call Pickup
• Call Waiting
• Call Forwarding Busy/No Answer
• Account Code หากต้องการแยกการโทรตามลูกค้า

26.3 ข้อควรระวัง

หากบันทึกเบอร์ลูกค้าไว้ใน Speed Dial ควรตรวจสอบสิทธิ์และกระบวนการปรับข้อมูลเมื่อพนักงานเปลี่ยนหน้าที่

27. การตั้งค่าที่เหมาะกับฝ่ายบัญชี

ฝ่ายบัญชีมักติดต่อหมายเลขเดิมเป็นประจำและต้องการควบคุมสิทธิ์โทรออก

27.1 ปุ่มที่แนะนำ

• One-touch Dialling คู่ค้าหลัก
• Personal Speed Dialling
• DSS ผู้จัดการ
• MESSAGE
• FWD/DND

27.2 ระบบที่ควรพิจารณา

• COS/TRS
• Flexible Outward Dialling
• Station Lock
• Account Code
• SMDR

27.3 ข้อควรระวัง

ไม่ควรบันทึกข้อมูลลับ เช่น รหัส OTP, PIN หรือรหัสผ่านระบบธนาคารไว้ในปุ่มโทรด่วน

28. การตั้งค่าที่เหมาะกับผู้จัดการ

ผู้จัดการอาจต้องการโทรศัพท์ที่ใช้งานสะดวกโดยไม่ต้องจำรหัสจำนวนมาก

28.1 ปุ่มที่แนะนำ

• DSS เลขานุการ
• DSS ฝ่ายขาย
• DSS บัญชี
• DSS ฝ่ายบริการ
• FWD/DND
• MESSAGE
• One-touch Dialling

28.2 ระบบที่ควรพิจารณา

• Call Forwarding ไปผู้ช่วย
• Message Waiting
• Station Lock
• Call Waiting ตามความจำเป็น
• Incoming Call Log

28.3 ข้อควรระวัง

หากเปิด DND ตลอดเวลาอาจทำให้พลาดสายสำคัญ จึงควรกำหนดแนวทางรับสายสำรองที่เหมาะสม

29. การตั้งค่าที่เหมาะกับฝ่ายบริการ

ฝ่ายบริการอาจต้องรับสายแจ้งปัญหาและประสานงานพนักงานนอกสถานที่

29.1 ปุ่มที่แนะนำ

• DSS ทีมช่าง
• DSS ประชาสัมพันธ์
• One-touch Dialling
• MESSAGE
• FWD/DND

29.2 ระบบที่ควรพิจารณา

• UCD
• Group Call Pickup
• Call Forwarding
• Paging
• Personal Speed Dialling
• SMDR หากต้องตรวจสอบการโทรติดต่อลูกค้า

29.3 ข้อควรระวัง

การ Forward ไปโทรศัพท์มือถืออาจมีค่าโทรออกจาก CO Line และต้องได้รับสิทธิ์จากโปรแกรมที่เกี่ยวข้อง

30. ตารางตัวอย่างการปรับแต่งแต่ละแผนก

แผนก	ปุ่มที่ควรเน้น	ฟังก์ชันที่เหมาะ
ประชาสัมพันธ์	CO, DSS, MESSAGE	Transfer, Pickup, BLF
ฝ่ายขาย	One-touch, DSS	Speed Dial, UCD, FWD
บัญชี	One-touch, MESSAGE	TRS, Station Lock
ผู้จัดการ	DSS, FWD/DND	FWD, Message Waiting
ฝ่ายบริการ	DSS, One-touch	Pickup, UCD, Paging

31. โปรแกรมที่เกี่ยวข้องกับการปรับแต่งสำนักงาน

โปรแกรม	หน้าที่
[001]	System Speed Dialling Number
[003]	DSS Console Jack Assignment
[004]	Console Paired Telephone
[005]	One-touch Transfer Using a DSS Button
[006]	Time Service Switching Mode
[007]	Time Service Start Time
[008]	Operator Assignment
[009]	Extension Number
[011]	System Speed Dialling Name
[100]	Hunting Group Set
[101]	Hunting Type
[202]	Call Forwarding Start Time
[405–407]	Flexible Outward Dialling
[408–410]	Flexible Ringing
[411–413]	Delayed Ringing
[414–416]	CO Line Mode
[520]	UCD Group
[600]	Extension Group
[601–603]	TRS-COS
[605]	Account Code Mode

32. วิธีวางแผนปรับแต่งก่อนลงมือ

32.1 ตรวจสอบรุ่นโทรศัพท์

ไม่ใช่ Panasonic PT ทุกตัวมีจำนวนปุ่มและหน้าจอเหมือนกัน

32.2 ตรวจสอบปุ่มเดิม

บันทึกว่าปุ่ม CO, DSS, PF และ MESSAGE ใช้ทำอะไรอยู่

32.3 จัดลำดับความสำคัญ

เริ่มจากปุ่มที่ใช้งานทุกวันก่อน เช่น CO, DSS และ Transfer

32.4 จัดทำแผนผังปุ่ม

เขียนรายการว่าปุ่มใดจะใช้กับหมายเลขใด

32.5 ปรับเพียงบางเครื่องก่อน

ควรทดลองกับโทรศัพท์หนึ่งหรือสองเครื่องก่อนนำไปใช้ทั้งสำนักงาน

33. วิธีทดสอบ Flexible CO หลังตั้งค่า

1. ตรวจสอบปุ่ม CO เดิม
2. ตรวจสอบปุ่มที่เปลี่ยนหน้าที่
3. ทดลองกดปุ่ม DSS
4. ทดลอง One-touch Dialling
5. ทดลองเลือกสายนอก
6. ทดลองรับสายเข้า
7. ทดลองโอนสาย
8. ตรวจสอบไฟ BLF
9. ตรวจสอบปุ่ม MESSAGE
10. บันทึกผลและป้ายชื่อปุ่ม

หากปุ่มใดทำงานผิดควรกลับไปตรวจ Personal Programming ของโทรศัพท์เครื่องนั้นก่อนเปลี่ยน System Programming

34. ทำไมปุ่ม DSS ไม่ทำงาน

34.1 ตั้งหมายเลขปลายทางผิด

ตรวจสอบ Extension Number

34.2 เปลี่ยนหมายเลขภายในแล้วไม่ได้แก้ปุ่ม

ต้องปรับ DSS ให้ตรงกับผังเบอร์ใหม่

34.3 ปุ่มถูกกำหนดเป็นฟังก์ชันอื่น

ตรวจ Customising the Buttons

34.4 DSS Console ไม่ได้จับคู่กับ PT

ตรวจโปรแกรม [003] และ [004]

35. ทำไม One-touch Dialling โทรออกไม่ได้

35.1 ไม่ได้บันทึกรหัสเลือกสายนอก

หมายเลขภายนอกอาจต้องมี CO Line Access นำหน้า

35.2 หมายเลขที่บันทึกผิด

ตรวจข้อมูลที่ตั้งไว้ในปุ่ม

35.3 ไม่มีสิทธิ์โทรออก

ตรวจ COS/TRS และ Flexible Outward Dialling

35.4 มี Account Code ที่ต้องป้อน

ตรวจลำดับ Account Code Entry

35.5 สายนอกไม่พร้อมใช้งาน

ตรวจ CO Line และอุปกรณ์ต้นทาง

36. ทำไม Personal Speed Dialling ไม่ทำงาน

36.1 รหัสผิด Numbering Plan

ตรวจ Plan 1, 2 หรือ 3

36.2 ตำแหน่ง 0–9 ไม่มีข้อมูล

ตรวจหมายเลขที่บันทึก

36.3 PF Button ใช้ตำแหน่งร่วมกัน

คู่มือระบุว่า Personal Speed Dialling 0–9 สัมพันธ์กับ PF Button F1–F10 ที่กำหนด One-touch Dialling ไว้

การบันทึกค่าหนึ่งอาจแทนที่อีกค่าหนึ่งที่ใช้ตำแหน่งเดียวกัน

36.4 หมายเลขไม่ถูกต้อง

ตรวจรหัสเข้าสายนอกและสิทธิ์โทรออก

37. ตารางแก้ปัญหาฟังก์ชันสำนักงาน

อาการ	จุดตรวจสอบ
DSS ไม่ทำงาน	Personal Programming
BLF ไม่ตรง	DSS/Extension
One-touch โทรไม่ได้	รหัส CO Line และหมายเลข
Personal Speed Dial ใช้ไม่ได้	Numbering Plan/ตำแหน่ง
System Speed Dial ใช้ไม่ได้	[001]
ชื่อ Speed Dial ไม่แสดง	[011] และรุ่น PT
Group Pickup ใช้ไม่ได้	[600] และ Pickup Deny
Directed Pickup ใช้ไม่ได้	รหัสและเบอร์ปลายทาง
Transfer ไม่สำเร็จ	ขั้นตอน PT/SLT
Hold แล้วรับสายคืนไม่ได้	Hold Mode และปุ่ม CO
FWD ไม่ทำงาน	รหัส 71 และ [202]
Paging ไม่มีเสียง	รหัส Group และสถานะ PT
Call Waiting ไม่แจ้ง	731/732
Operator โทรหาไม่ได้	[008]
Night Mode ไม่ถูกต้อง	[006], [007]
สายเข้าไม่ดัง	[408–416]

38. Checklist ก่อนปรับแต่งโทรศัพท์

• ตรวจสอบรุ่น Panasonic KX-TES824
• ตรวจสอบรุ่น PT ทุกเครื่อง
• ตรวจสอบจำนวนปุ่ม Flexible CO
• ตรวจสอบ DSS Console
• ตรวจสอบโปรแกรม [003–005]
• ตรวจสอบหมายเลข Extension
• ตรวจสอบปุ่ม CO เดิม
• ตรวจสอบปุ่ม DSS เดิม
• ตรวจสอบปุ่ม MESSAGE
• ตรวจสอบระบบ Speed Dial
• ตรวจสอบ Numbering Plan
• ตรวจสอบ Extension Group [600]
• ตรวจสอบ CO Line Access
• ตรวจสอบ COS/TRS
• ตรวจสอบ Call Pickup
• ตรวจสอบ FWD/DND
• ตรวจสอบ Call Waiting
• ตรวจสอบ Time Service
• จัดทำตารางปุ่มใหม่
• สำรองค่าระบบก่อนปรับแต่ง

39. Checklist ทดสอบหลังตั้งค่า

• ทดสอบ DSS ทุกปุ่ม
• ทดสอบ BLF
• ทดสอบ One-touch Dialling
• ทดสอบ Personal Speed Dialling
• ทดสอบ System Speed Dialling
• ทดสอบโทรออก CO Line
• ทดสอบรับสายเข้า
• ทดสอบ Group Pickup
• ทดสอบ Directed Pickup
• ทดสอบ Transfer
• ทดสอบ One-touch Transfer
• ทดสอบ Hold
• ทดสอบ Hold Retrieve
• ทดสอบ FWD
• ทดสอบ FWD Cancel
• ทดสอบ Paging
• ทดสอบ Call Waiting
• ทดสอบ MESSAGE
• ทดสอบ Operator
• ทดสอบ Day/Night/Lunch
• ตรวจสอบสิทธิ์โทรออก
• ตรวจสอบป้ายชื่อปุ่ม
• อบรมพนักงาน
• บันทึกการตั้งค่าหลังส่งมอบ

40. ตัวอย่างแบบฟอร์มตรวจรับ

ชื่อโครงการ: ______________________

สถานที่: _________________________

วันที่ทดสอบ: _____________________

ผู้ทดสอบ: ________________________

ฟังก์ชัน	ผล
DSS	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
BLF	☐ ผ่าน ☐ ไม่เกี่ยวข้อง
Flexible CO	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
One-touch Dialling	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Personal Speed Dialling	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
System Speed Dialling	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Group Pickup	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Directed Pickup	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Transfer	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Hold	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Call Forwarding	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Paging	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Call Waiting	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Operator	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน
Time Service	☐ ผ่าน ☐ ไม่ผ่าน

หมายเหตุ: ______________________

รายการที่ต้องแก้ไข: ________________

ผู้ตรวจรับ: ______________________

41. คำถามที่พบบ่อย FAQ

Panasonic KX-TES824 ตั้งปุ่ม DSS อย่างไร

เข้า Personal Programming เลือกปุ่ม Flexible CO แล้วกำหนดฟังก์ชัน DSS พร้อมหมายเลขภายในปลายทาง จากนั้นกด STORE

Panasonic KX-TES824 ตั้ง One-touch Dialling อย่างไร

เข้า PROGRAM เลือกปุ่มที่รองรับ กด 2 ตามด้วยหมายเลขที่ต้องการ แล้วกด STORE

Personal Speed Dialling เก็บได้กี่เบอร์

ได้สูงสุด 10 หมายเลขต่อเบอร์ภายใน

System Speed Dialling เก็บได้กี่เบอร์

ได้สูงสุด 100 หมายเลข โดยใช้ตำแหน่ง 00–99

โปรแกรม [001] ใช้ทำอะไร

ใช้บันทึก System Speed Dialling Number

โปรแกรม [011] ใช้ทำอะไร

ใช้บันทึกชื่อของ System Speed Dialling

BLF คืออะไร

เป็นไฟแสดงสถานะการใช้งานเบอร์ภายในผ่านปุ่มที่รองรับ เช่น DSS

DSS ใช้โอนสายได้หรือไม่

ได้เมื่อกำหนดและใช้งาน One-touch Transfer ตามเงื่อนไขของระบบ

Group Call Pickup กดอะไร

Plan 1 ใช้ 40 ส่วน Plan 2/3 ใช้ #40

Directed Call Pickup กดอะไร

Plan 1 ใช้ 4 ตามด้วยเบอร์ภายใน ส่วน Plan 2/3 ใช้ #41 ตามด้วยเบอร์ภายใน

Call Transfer บน PT ทำอย่างไร

กด TRANSFER แล้วกดเบอร์ปลายทาง จากนั้นดำเนินการโอนสายตามขั้นตอนคู่มือ

โทรศัพท์ SLT โอนสายได้ไหม

ได้ โดยใช้ Recall หรือ Hook Flash และรหัส Hold ตามการตั้งค่าระบบ

Call Hold ต่างจาก Call Transfer อย่างไร

Hold คือพักสายชั่วคราว ส่วน Transfer คือส่งสายให้ปลายทางอื่นรับผิดชอบ

Call Forwarding ใช้รหัสอะไร

ใช้รหัส 71 พร้อมตัวเลือก FWD ที่เหมาะสม และยกเลิกด้วย 710#

Paging ใช้ทำอะไร

ใช้ประกาศเรียกพนักงานผ่านลำโพง PT หรือ External Pager ที่รองรับ

Call Waiting เปิดอย่างไร

สำหรับ CO Line ใช้ 7311# และสำหรับ Intercom/Doorphone ใช้ 7321# ตามเงื่อนไขที่รองรับ

Operator ตั้งด้วยโปรแกรมอะไร

ใช้โปรแกรม [008] Operator Assignment

Time Service ใช้โปรแกรมอะไร

ใช้ [006] และ [007] รวมถึงโปรแกรมสายเข้าที่เกี่ยวข้อง

ควรตั้งทุกเครื่องเหมือนกันหรือไม่

ไม่ควรทั้งหมด เพราะแต่ละแผนกมีหน้าที่ต่างกัน ควรจัดปุ่มและฟังก์ชันตามความจำเป็นจริง

ต้อง Factory Reset ก่อนปรับแต่งหรือไม่

ไม่จำเป็น ควรตรวจสอบและบันทึกค่าเดิมก่อนเปลี่ยนเฉพาะฟังก์ชันที่ต้องการ

42. สรุป Panasonic KX-TES824 ตั้งค่าฟังก์ชันสำนักงานให้ใช้งานสะดวกที่สุดอย่างไร

Panasonic KX-TES824 สามารถปรับแต่งให้เหมาะกับสำนักงานได้โดยกำหนดปุ่มโทรศัพท์และฟังก์ชันให้ตรงกับบทบาทของพนักงานแต่ละแผนก

DSS และ BLF ช่วยให้ติดต่อเบอร์ภายในและตรวจสถานะก่อนโอนสายได้สะดวก Flexible CO และ One-touch Dialling ช่วยลดจำนวนปุ่มที่ต้องกด ขณะที่ Personal Speed Dialling และ System Speed Dialling ทำให้โทรหาเบอร์ที่ใช้บ่อยได้รวดเร็วขึ้น

Call Pickup ช่วยรับสายแทนกัน Transfer ช่วยส่งสายให้ผู้รับผิดชอบ Hold ช่วยพักสาย และ Call Forwarding ช่วยจัดการสายเมื่อพนักงานไม่อยู่โต๊ะ

Paging เหมาะกับการประกาศเรียกพนักงาน ส่วน Call Waiting และ Time Service ช่วยจัดการสายซ้อนและเปลี่ยนรูปแบบการทำงานตามเวลาของสำนักงาน

สำหรับประชาสัมพันธ์ควรเน้น DSS/BLF, Transfer และ Pickup ฝ่ายขายควรเน้น Speed Dial และ UCD บัญชีควรมีการควบคุมสิทธิ์โทรออก ผู้จัดการควรมี DSS และ FWD/DND ส่วนฝ่ายบริการควรใช้ Pickup, Paging และระบบกระจายสายตามลักษณะงาน

ก่อนนำไปใช้งานจริงควรตรวจสอบ Numbering Plan รุ่นโทรศัพท์ สิทธิ์การใช้งาน และ System Programming ที่เกี่ยวข้อง พร้อมทดสอบทุกปุ่มและจัดทำเอกสารให้ผู้ใช้งาน

ComSiam แนะนำให้เริ่มจากการปรับปรุงโทรศัพท์ของประชาสัมพันธ์และพนักงานที่รับสายจำนวนมากก่อน แล้วจึงขยายรูปแบบการตั้งค่าที่ทดสอบแล้วไปยังแผนกอื่น เพื่อให้ Panasonic KX-TES824 ใช้งานสะดวก ลดข้อผิดพลาด และช่วยให้การสื่อสารของสำนักงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ComSiam Professional Team