Panasonic KX-TES824 มีฟังก์ชันขั้นสูงอะไรบ้างที่ควรรู้

Panasonic KX-TES824 มีฟังก์ชันขั้นสูงอะไรบ้างที่ควรรู้? ตู้สาขาโทรศัพท์รุ่นนี้ไม่ได้มีความสามารถเพียงรับสายและโทรออกเท่านั้น แต่ยังรองรับระบบโทรด่วน Speed Dialing ปุ่ม DSS การโอนสาย Call Transfer การพักสาย Call Hold ระบบพักสายส่วนกลาง Call Park การประชุมสาย Conference ระบบตอบรับอัตโนมัติ DISA การจำกัดสิทธิ์ TRS/COS และการจัดการโทรศัพท์สำนักงานอีกหลายรูปแบบ

ฟังก์ชันเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานสามารถจัดการสายเรียกเข้า ลดเวลาโอนสาย ควบคุมค่าโทรศัพท์ และเพิ่มความสะดวกในการติดต่อระหว่างแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม บางฟังก์ชันต้องใช้โทรศัพท์ Panasonic Proprietary Telephone ที่รองรับ บางฟังก์ชันต้องตั้งโปรแกรมเพิ่มเติม และบางฟังก์ชันต้องมีอุปกรณ์เสริมหรือการ์ดเฉพาะ จึงไม่ควรเข้าใจว่าทุกความสามารถสามารถใช้งานได้ทันทีจากอุปกรณ์พื้นฐานทุกชุด

บทความนี้ ComSiam จะพาไปรู้จักฟังก์ชันขั้นสูงของ Panasonic KX-TES824 ตามกลุ่มการใช้งาน พร้อมตัวอย่างการใช้งานจริง ตารางเปรียบเทียบ และคำแนะนำสำหรับการเลือกเปิดใช้งานให้เหมาะกับสำนักงาน

1. Panasonic KX-TES824 เป็นตู้สาขาโทรศัพท์ประเภทใด

Panasonic KX-TES824 เป็นตู้สาขาโทรศัพท์แบบ Advanced Hybrid System ที่ออกแบบมาสำหรับสำนักงานและธุรกิจที่ต้องการจัดการสายโทรศัพท์ภายนอกกับเบอร์ภายในผ่านระบบส่วนกลาง

รุ่นพื้นฐานรองรับสายนอกอนาล็อก 3 วงจร และเบอร์ภายใน 8 วงจร สามารถขยายเป็นสายนอกสูงสุด 8 วงจรและเบอร์ภายในสูงสุด 24 วงจร ด้วยอุปกรณ์ขยายที่รองรับ

1.1 ประเภทโทรศัพท์ที่รองรับ

ระบบสามารถใช้งานกับอุปกรณ์ที่เข้ากันได้ เช่น

Panasonic Analogue Proprietary Telephone (APT)
โทรศัพท์อนาล็อก Single Line Telephone (SLT)
DSS Console ที่รองรับ
เครื่องแฟกซ์หรืออุปกรณ์อนาล็อกที่เหมาะสม
อุปกรณ์เสริมที่ Panasonic ระบุว่าใช้ร่วมกับระบบได้

ความสามารถที่พนักงานใช้งานได้จริงอาจแตกต่างกันตามประเภทโทรศัพท์

1.2 ฟังก์ชันขั้นสูงมีประโยชน์อย่างไร

สำนักงานสามารถใช้ฟังก์ชันเหล่านี้เพื่อ

โทรหาพนักงานหรือคู่ค้าได้รวดเร็ว
ลดขั้นตอนการกดหมายเลข
โอนสายไปยังแผนกต่าง ๆ
รับสายแทนเพื่อนร่วมงาน
จัดการหลายสายพร้อมกัน
ตั้งระบบตอบรับอัตโนมัติ
ควบคุมสิทธิ์โทรออก
กำหนดการรับสายตามช่วงเวลา
เพิ่มความสะดวกแก่ผู้ดูแลระบบ
ลดความผิดพลาดในการรับสายลูกค้า

2. ตารางรวมฟังก์ชันขั้นสูง Panasonic KX-TES824

ฟังก์ชัน	ประโยชน์หลัก	เงื่อนไขสำคัญ
DSS	เรียกเบอร์ภายในรวดเร็ว	ปุ่มหรือ Console ที่รองรับ
One-Touch Dialing	กดปุ่มเดียวเพื่อโทร	โทรศัพท์และการตั้งค่าที่รองรับ
System Speed Dialing	ใช้หมายเลขโทรด่วนส่วนกลาง	ต้องบันทึกข้อมูล
Personal Speed Dialing	โทรด่วนส่วนบุคคล	ตั้งค่าตามประเภทเครื่อง
Call Transfer	โอนสายให้แผนกอื่น	ใช้คำสั่งถูกต้อง
Call Hold	พักสายชั่วคราว	ขึ้นกับประเภทโทรศัพท์
Call Pickup	รับสายแทน	ขึ้นกับกลุ่มและสิทธิ์
Call Park	พักสายไว้ในพื้นที่ส่วนกลาง	ต้องเรียกคืนตามตำแหน่งพัก
Call Waiting	แจ้งสายเรียกซ้อน	ต้องเปิดใช้
Conference	ประชุมสายหลายฝ่าย	ตามเงื่อนไขระบบ
Call Forwarding	ส่งต่อสายเรียกเข้า	ต้องกำหนดปลายทาง
DND	ปฏิเสธการรบกวน	ต้องเปิดใช้
Paging	ประกาศเรียกบุคคล	ขึ้นกับรูปแบบ Paging
DISA	รับสายและส่งต่ออัตโนมัติ	ต้องตั้งค่าเสียงและปลายทาง
TRS/COS	ควบคุมสิทธิ์โทรออก	ต้องกำหนดระดับสิทธิ์
Day/Night/Lunch	เปลี่ยนการทำงานตามเวลา	ต้องตั้งค่าช่วงเวลา
Doorphone	ติดต่อจากประตู	ต้องมีอุปกรณ์ที่รองรับ
Caller ID	แสดงหมายเลขผู้โทร	ขึ้นกับอุปกรณ์และบริการ
SMDR	บันทึกรายละเอียดการโทร	ต้องมีระบบรับข้อมูลที่เหมาะสม

3. DSS คืออะไร และช่วยให้สำนักงานทำงานเร็วขึ้นอย่างไร

DSS ย่อมาจาก Direct Station Selection เป็นความสามารถในการเลือกโทรหาเบอร์ภายในผ่านปุ่มที่กำหนดไว้

แทนที่จะต้องจำหมายเลขภายในจำนวนมาก พนักงานสามารถกดปุ่มเพื่อเรียกเพื่อนร่วมงานได้โดยตรง

3.1 ตัวอย่างการใช้งาน DSS

สำนักงานมีเบอร์ภายในดังนี้

101 ประชาสัมพันธ์
102 ฝ่ายขาย
103 ฝ่ายบัญชี
104 ผู้จัดการ
105 ฝ่ายบริการ

สามารถกำหนดปุ่ม DSS ให้สัมพันธ์กับหมายเลขเหล่านี้ได้

เมื่อพนักงานต้องการติดต่อฝ่ายขาย เพียงกดปุ่มที่กำหนดไว้แทนการกดหมายเลขทุกครั้ง

3.2 DSS Console ต่างจากปุ่ม DSS อย่างไร

ปุ่ม DSS บนโทรศัพท์ที่รองรับช่วยเรียกเบอร์ภายในด้วยปุ่มเดียว

ส่วน DSS Console เป็นอุปกรณ์เสริมที่มีปุ่มจำนวนมาก เหมาะกับโต๊ะโอเปอเรเตอร์หรือประชาสัมพันธ์ที่ต้องติดต่อเบอร์ภายในบ่อย

3.3 DSS เหมาะกับสำนักงานประเภทใด

เหมาะสำหรับ

สำนักงานที่มีเบอร์ภายในจำนวนมาก
โรงแรมหรือเคาน์เตอร์ต้อนรับ
สำนักงานฝ่ายขาย
ศูนย์บริการลูกค้า
บริษัทที่มีโอเปอเรเตอร์ประจำ

ต้องตรวจสอบรุ่นโทรศัพท์และ Console ว่าสามารถใช้งานร่วมกับ KX-TES824 ได้ก่อนจัดซื้อ

4. One-Touch Dialing คืออะไร

One-Touch Dialing คือการตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์หรือคำสั่งที่รองรับไว้บนปุ่ม เพื่อให้ผู้ใช้กดเพียงครั้งเดียว

4.1 ตัวอย่างการใช้งาน

สามารถตั้งค่าปุ่มสำหรับติดต่อ

ผู้จัดการ
ฝ่ายขาย
สำนักงานสาขา
ผู้ให้บริการที่ติดต่อประจำ
เบอร์ภายในที่ใช้งานบ่อย

4.2 ประโยชน์ของ One-Touch Dialing

ช่วยลดการกดหมายเลขผิด ประหยัดเวลา และเหมาะกับพนักงานที่ต้องโทรหมายเลขซ้ำเป็นประจำ

4.3 ข้อควรระวัง

ปุ่ม One-Touch สามารถใช้พื้นที่ปุ่มร่วมกับฟังก์ชันบางประเภทบนโทรศัพท์ที่รองรับได้

จึงควรตรวจสอบการกำหนดปุ่มเดิมก่อนเปลี่ยนค่า เพื่อไม่ให้กระทบการเลือก CO Line หรือคำสั่งสำคัญที่ใช้งานอยู่

5. System Speed Dialing กับ Personal Speed Dialing ต่างกันอย่างไร

ทั้งสองฟังก์ชันช่วยลดเวลาการโทร แต่แตกต่างกันในด้านการจัดเก็บและขอบเขตการใช้งาน

5.1 System Speed Dialing

เป็นระบบหมายเลขโทรด่วนส่วนกลางที่ผู้ใช้งานซึ่งได้รับสิทธิ์สามารถเรียกใช้ตามเงื่อนไขของระบบ

ตัวอย่างหมายเลขที่ควรบันทึก ได้แก่

หมายเลขสำนักงานใหญ่
หมายเลขสำนักงานสาขา
หมายเลขผู้ให้บริการสำคัญ
หมายเลขลูกค้าที่ต้องติดต่อเป็นประจำ

5.2 Personal Speed Dialing

เป็นหมายเลขโทรด่วนเฉพาะผู้ใช้งานหรือเบอร์ภายในตามความสามารถของระบบ

เหมาะกับพนักงานแต่ละคนที่มีรายชื่อผู้ติดต่อแตกต่างกัน

5.3 ตารางเปรียบเทียบ

หัวข้อ	System Speed Dialing	Personal Speed Dialing
ขอบเขต	ส่วนกลาง	รายบุคคล
ผู้กำหนด	ผู้ดูแลระบบ	ผู้ใช้ตามสิทธิ์
ประโยชน์	ใช้หมายเลขร่วมกัน	โทรหาผู้ติดต่อส่วนตัว
เหมาะกับ	หมายเลขบริษัทคู่ค้า	หมายเลขที่โทรบ่อย

ต้องตรวจสอบข้อจำกัดจำนวนหมายเลขและวิธีกดตาม User Manual ของเวอร์ชันเครื่องที่ใช้

6. Call Transfer โอนสายได้กี่รูปแบบ

Call Transfer เป็นฟังก์ชันสำหรับโอนสายที่กำลังสนทนาไปยังปลายทางอื่น

6.1 โอนสายไปยังเบอร์ภายใน

ตัวอย่างเช่น ลูกค้าโทรเข้าประชาสัมพันธ์และต้องการติดต่อฝ่ายขาย

พนักงานประชาสัมพันธ์สามารถโอนสายไปยังเบอร์ของฝ่ายขายได้

6.2 โอนสายแบบแจ้งก่อน

ผู้รับสายติดต่อปลายทางเพื่อแจ้งข้อมูลก่อนโอน

เหมาะกับกรณีที่ต้องแจ้งชื่อหรือรายละเอียดลูกค้า

6.3 โอนสายโดยไม่แจ้งก่อน

ส่งสายไปยังปลายทางโดยไม่ต้องสนทนากับผู้รับก่อนตามขั้นตอนที่ระบบรองรับ

6.4 โอนสายไปยังสายนอก

KX-TES824 มีความสามารถเกี่ยวกับการโอนสายไปยังสายนอกตามเงื่อนไขและการตั้งค่าที่อนุญาต

ต้องพิจารณาสิทธิ์การโทร จำนวนสายนอกที่ใช้ และความเสี่ยงด้านค่าโทรเพิ่มเติม

6.5 ข้อควรระวัง

การใช้ปุ่ม TRANSFER บน Proprietary Telephone แตกต่างจากการใช้ Hook Flash หรือ Recall บนโทรศัพท์ SLT

ช่างควรทดสอบคำสั่งจริงก่อนจัดทำคู่มือให้พนักงาน

7. Call Hold และ Call Park ต่างกันอย่างไร

สองฟังก์ชันนี้เกี่ยวข้องกับการพักสาย แต่มีวัตถุประสงค์ต่างกัน

7.1 Call Hold

ใช้พักสายที่กำลังสนทนาไว้ชั่วคราว เพื่อดำเนินการอย่างอื่นก่อนกลับมารับสายเดิม

ตัวอย่างเช่น พนักงานต้องค้นหาข้อมูลสินค้าแล้วกลับมาสนทนากับลูกค้า

7.2 Call Park

ใช้พักสายไว้ในพื้นที่พักสายของระบบ เพื่อให้สามารถเรียกคืนสายจากเบอร์ภายในที่รองรับได้

ตัวอย่างเช่น ประชาสัมพันธ์รับสายไว้ แต่ผู้จัดการอยู่ที่โต๊ะอีกจุดหนึ่ง จึงพักสายในตำแหน่ง Call Park และแจ้งให้ผู้จัดการเรียกคืนสาย

7.3 ความแตกต่าง

คุณสมบัติ	Call Hold	Call Park
จุดประสงค์	พักสายชั่วคราว	พักสายส่วนกลาง
การรับกลับ	ตามวิธีของสายที่พัก	เรียกคืนด้วยตำแหน่งพัก
การใช้งาน	พนักงานทั่วไป	งานประสานงานหลายโต๊ะ
ความซับซ้อน	ต่ำกว่า	ต้องเข้าใจตำแหน่งพักสาย

ควรบันทึกวิธีเรียกคืนสายไว้ในคู่มือผู้ใช้ เพื่อไม่ให้สายลูกค้าค้างอยู่ในระบบ

8. Call Pickup รับสายแทนพนักงานคนอื่นได้อย่างไร

Call Pickup ช่วยให้ผู้ใช้รับสายที่กำลังเรียกเข้าบนโทรศัพท์อีกเครื่องได้ตามเงื่อนไขของระบบ

8.1 ตัวอย่างการใช้งาน

ฝ่ายขายมีพนักงาน 5 คน หากมีสายเข้าที่โต๊ะของพนักงานคนหนึ่งซึ่งไม่อยู่ พนักงานอีกคนสามารถใช้คำสั่งรับสายแทนได้เมื่อระบบอนุญาต

8.2 ประเภทของการรับสายแทน

ระบบมีความสามารถด้าน Directed Call Pickup และ Group Call Pickup ตามการตั้งค่า

แบบ Directed ใช้รับสายที่กำลังเรียกยังเบอร์ที่กำหนด ส่วน Group ใช้รับสายภายในกลุ่มที่เกี่ยวข้อง

8.3 ประโยชน์

ช่วยลดสายที่ไม่ได้รับ และเพิ่มความยืดหยุ่นในสำนักงานที่พนักงานทำงานร่วมกัน

9. Call Waiting คืออะไร

Call Waiting เป็นฟังก์ชันแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่ามีสายอื่นพยายามติดต่อระหว่างที่กำลังใช้งานโทรศัพท์

9.1 ลักษณะการทำงาน

ผู้ใช้ที่เปิดใช้งานอาจได้ยินสัญญาณแจ้งสายเรียกซ้อนตามประเภทการเรียกเข้าและเงื่อนไขระบบ

9.2 เหมาะกับใคร

เหมาะกับพนักงานที่ต้องรับสายเป็นประจำ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการ หรือผู้จัดการ

9.3 ข้อควรระวัง

Call Waiting ไม่ได้หมายความว่าทุกสถานการณ์สามารถสนทนาหลายสายพร้อมกันได้ทันที

ต้องใช้คำสั่งพักสาย สลับสาย หรือวิธีที่โทรศัพท์และระบบรองรับ

10. Conference Call ประชุมสายได้กี่คน

Panasonic KX-TES824 รองรับฟังก์ชัน Conference สำหรับการประชุมสาย โดยคู่มือระบุการประชุมแบบ 3 ฝ่ายและ 5 ฝ่ายตามเงื่อนไขที่รองรับ

10.1 ประชุมสาย 3 ฝ่าย

เหมาะกับการให้พนักงานสองคนร่วมสนทนากับลูกค้า หรือให้ผู้จัดการเข้าร่วมการสนทนา

10.2 ประชุมสาย 5 ฝ่าย

สามารถใช้งานภายใต้เงื่อนไขของระบบและข้อจำกัดเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมและสายนอก

ไม่ควรสมมติว่าการประชุม 5 ฝ่ายสามารถใช้สายนอกได้ทุกฝ่ายโดยไม่มีข้อจำกัด

10.3 ประโยชน์

ปรึกษาข้อมูลร่วมกัน
ประชุมงานภายใน
แก้ไขปัญหาลูกค้า
ประสานงานระหว่างแผนก

10.4 สิ่งที่ควรทดสอบ

ตรวจสอบวิธีเริ่มประชุมสาย การเพิ่มผู้เข้าร่วม การออกจากสาย และพฤติกรรมเมื่อมีผู้เข้าร่วมวางสาย

11. Call Forwarding ส่งต่อสายอัตโนมัติได้อย่างไร

Call Forwarding หรือ FWD ใช้ส่งต่อสายเรียกเข้าไปยังปลายทางตามเงื่อนไขที่ระบบรองรับ

11.1 Forward All Calls

ใช้ส่งต่อสายเรียกเข้าตามการตั้งค่าโดยไม่ต้องให้โทรศัพท์ปลายทางเดิมรับสายก่อน

11.2 Forward Busy/No Answer

สามารถใช้รูปแบบการส่งต่อเมื่อเบอร์ภายในไม่ว่างหรือไม่มีผู้รับสายตามเงื่อนไขที่รองรับ

11.3 Follow Me

ใช้จัดการการส่งต่อสายเมื่อผู้ใช้ไปทำงานที่เบอร์ภายในอื่น ตามวิธีของระบบ

11.4 ตัวอย่างการใช้งาน

ผู้จัดการย้ายจากห้องทำงานไปยังห้องประชุม สามารถตั้งให้สายที่เรียกเข้าเบอร์เดิมส่งต่อไปยังเบอร์ที่ต้องการได้ตามความสามารถและการตั้งค่า

12. DND คืออะไร และต่างจาก Call Forwarding อย่างไร

DND ย่อมาจาก Do Not Disturb เป็นฟังก์ชันสำหรับจำกัดการรบกวนจากสายเรียกเข้าตามการตั้งค่า

12.1 การใช้งาน DND

เหมาะกับกรณีที่ผู้ใช้กำลังประชุม ทำงานสำคัญ หรือไม่ต้องการรับสายเข้าที่เบอร์ของตนชั่วคราว

12.2 ความแตกต่างระหว่าง DND กับ Forwarding

ฟังก์ชัน	วัตถุประสงค์
DND	ลดหรือปฏิเสธการรบกวนจากสายเรียกเข้า
Forwarding	ส่งต่อสายไปยังปลายทางอื่น

12.3 ข้อควรระวัง

หากพนักงานเปิด DND โดยไม่ทราบ อาจทำให้ผู้ติดต่อไม่สามารถเรียกเข้าตามปกติได้

ผู้ดูแลควรสอนวิธีตรวจสอบและยกเลิกฟังก์ชันนี้

13. Paging ประกาศเรียกพนักงานได้อย่างไร

Paging เป็นความสามารถสำหรับประกาศเรียกบุคคลหรือกลุ่มผ่านอุปกรณ์ที่รองรับ

13.1 Paging ผ่านโทรศัพท์ภายใน

ระบบรองรับการประกาศไปยังกลุ่มหรือโทรศัพท์ที่เหมาะสม ตามประเภทเครื่องและการตั้งค่า

13.2 External Paging

สามารถใช้งานร่วมกับอุปกรณ์ประกาศเสียงภายนอกที่เข้ากันได้และติดตั้งอย่างถูกต้อง

13.3 ตัวอย่างการใช้งาน

สำนักงานต้องการประกาศเรียกพนักงานฝ่ายคลังสินค้า โดยไม่ต้องโทรหาพนักงานแต่ละคน

13.4 ข้อควรระวัง

การมีพอร์ตหรือความสามารถ Paging ไม่ได้หมายความว่าสามารถต่อลำโพงทั่วไปเข้ากับตู้สาขาโดยตรงได้

ต้องเลือกอุปกรณ์ที่รองรับตามข้อกำหนดทางไฟฟ้าและการเชื่อมต่อของ Panasonic

14. DISA ระบบตอบรับอัตโนมัติทำงานอย่างไร

DISA หรือ Direct Inward System Access เป็นหนึ่งในฟังก์ชันสำคัญสำหรับสำนักงานที่ต้องการจัดการสายเข้าอัตโนมัติ

14.1 หลักการทำงาน

เมื่อมีลูกค้าโทรเข้ามา ระบบสามารถเล่นข้อความต้อนรับและดำเนินการตามหมายเลขที่ผู้โทรกด

ตัวอย่างเช่น

กด 1 ติดต่อฝ่ายขาย
กด 2 ติดต่อฝ่ายบัญชี
กด 3 ติดต่อฝ่ายบริการ
กด 0 ติดต่อโอเปอเรเตอร์

ตัวอย่างนี้ต้องปรับให้ตรงกับแผน DISA ที่ตั้งไว้จริง

14.2 Automated Attendant

KX-TES824 รองรับการจัดการเมนู Automated Attendant ตามความสามารถของระบบและเวอร์ชัน

เอกสารบางเวอร์ชันระบุความสามารถ 3-Level Automated Attendant ซึ่งช่วยสร้างการเลือกปลายทางหลายระดับได้

14.3 ข้อจำกัด

ต้องตรวจสอบความจุช่อง DISA จำนวนและความยาวข้อความ และอุปกรณ์เสริมที่ติดตั้งก่อนออกแบบระบบ

14.4 ความปลอดภัย

ห้ามเปิดให้ผู้โทรจากภายนอกสามารถใช้ระบบโทรออกผ่านสายนอกของบริษัทโดยไม่มีการควบคุมสิทธิ์ที่เหมาะสม

ควรทดสอบรหัสรักษาความปลอดภัยและการจำกัดการโทรตามคู่มือ

15. TRS/COS ควบคุมค่าโทรศัพท์สำนักงานได้อย่างไร

TRS หรือ Toll Restriction ใช้ควบคุมการโทรออกไปยังหมายเลขบางประเภท

COS หรือ Class of Service กำหนดระดับสิทธิ์การใช้งานของเบอร์ภายใน

15.1 ระดับ COS

Panasonic KX-TES824 มีระดับ COS สำหรับ TRS จำนวน 5 ระดับ โดย COS 1 เป็นระดับที่มีสิทธิ์โทรออกกว้างที่สุด และ COS 5 มีข้อจำกัดมากที่สุดตามตารางที่ตั้งค่า

15.2 ตัวอย่างการใช้งาน

กลุ่มพนักงาน	แนวทางกำหนดสิทธิ์
พนักงานทั่วไป	จำกัดตามหน้าที่
ฝ่ายขาย	อนุญาตหมายเลขที่เกี่ยวข้อง
ฝ่ายบัญชี	จำกัดหมายเลขที่ไม่จำเป็น
ผู้จัดการ	กำหนดสิทธิ์ตามนโยบาย
โอเปอเรเตอร์	กำหนดตามภาระงาน

ระดับ COS จริงต้องสอดคล้องกับตาราง Denied และ Exception ที่ตั้งโปรแกรมไว้

15.3 การกำหนดสิทธิ์ตามช่วงเวลา

คู่มือ Feature Guide ระบุรายการโปรแกรม TRS-COS สำหรับ

[601] Day
[602] Night
[603] Lunch

จึงสามารถวางนโยบายสิทธิ์ที่แตกต่างกันตามช่วงเวลาที่ระบบกำหนดได้

15.4 ข้อควรระวัง

การจำกัดสิทธิ์ต้องไม่ทำให้พนักงานไม่สามารถติดต่อหมายเลขฉุกเฉินที่จำเป็นได้

ควรตรวจสอบการกำหนด Emergency Number และการเข้าถึงสายนอกอย่างเหมาะสม โดยไม่ทดลองโทรรบกวนหน่วยฉุกเฉินจริง

16. Day, Night และ Lunch Mode ช่วยอะไร

ระบบสามารถกำหนดพฤติกรรมการรับสายและสิทธิ์ต่าง ๆ ตามช่วงเวลา

16.1 Day Mode

ใช้สำหรับเวลาทำการปกติ เช่น ให้สายเรียกเข้าไปยังประชาสัมพันธ์

16.2 Night Mode

ใช้สำหรับช่วงนอกเวลาทำการ เช่น เปลี่ยนปลายทางรับสายหรือรูปแบบตอบรับตามที่กำหนด

16.3 Lunch Mode

ใช้สำหรับช่วงพักกลางวัน เช่น ส่งสายไปยังพนักงานเวรหรือกลุ่มที่ยังรับสาย

16.4 เหตุผลที่ควรตั้งค่า

ช่วยลดการรับสายผิดแผนกและทำให้ระบบโทรศัพท์ทำงานสอดคล้องกับเวลาทำการ

17. Doorphone และ Door Opener ใช้ทำอะไร

Panasonic KX-TES824 มีฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องกับการติดต่อผ่านอุปกรณ์ Doorphone และการควบคุม Door Opener ตามอุปกรณ์เสริมและการตั้งค่าที่รองรับ

17.1 Doorphone

ใช้ติดต่อระหว่างจุดทางเข้าและโทรศัพท์ภายในที่กำหนด

17.2 Door Opener

ใช้ควบคุมอุปกรณ์เปิดประตูที่รองรับผ่านระบบตามเงื่อนไขและสิทธิ์การใช้งาน

17.3 ข้อควรระวัง

ต้องใช้อุปกรณ์และวงจรเชื่อมต่อที่เหมาะสม ไม่ควรต่อชุดล็อกไฟฟ้าเข้ากับพอร์ตโทรศัพท์โดยตรง

ก่อนติดตั้งต้องตรวจสอบข้อกำหนดด้านความปลอดภัย การระบายคนออกจากอาคาร และการทำงานเมื่อไฟฟ้าขัดข้อง

18. Caller ID และ Incoming Call Log

Caller ID ช่วยให้ผู้ใช้งานทราบหมายเลขผู้โทรจากภายนอกเมื่อบริการและอุปกรณ์ที่ใช้รองรับ

18.1 Caller ID

เหมาะกับแผนกที่ต้องตรวจสอบหมายเลขก่อนรับสาย เช่น ฝ่ายขายหรือบริการลูกค้า

18.2 Incoming Call Log

สามารถช่วยตรวจสอบข้อมูลสายเรียกเข้าที่ระบบและโทรศัพท์รองรับ

18.3 เงื่อนไขสำคัญ

การแสดงหมายเลขขึ้นอยู่กับบริการ Caller ID จากผู้ให้บริการโทรศัพท์ ความเข้ากันได้ของสัญญาณ การ์ดหรืออุปกรณ์ที่จำเป็น และประเภทโทรศัพท์

ไม่ควรรับรองว่าจะเห็นหมายเลขผู้โทรทุกสายโดยไม่มีการทดสอบจริง

19. Message Waiting และระบบข้อความเสียง

Message Waiting เป็นฟังก์ชันสำหรับแจ้งว่ามีข้อความหรือการติดต่อที่รอให้ผู้ใช้ดำเนินการ

ระบบยังมีความสามารถด้าน Built-in Voice Message ในบางเวอร์ชันและการกำหนดอุปกรณ์ที่รองรับ

19.1 Message Waiting

สามารถใช้แจ้งเตือนให้ผู้ใช้ทราบว่ามีผู้ติดต่อฝากการแจ้งเตือนหรือข้อความตามรูปแบบที่รองรับ

19.2 Built-in Voice Message

เป็นความสามารถสำหรับจัดการข้อความเสียงตามข้อกำหนดของระบบและอุปกรณ์ที่ติดตั้ง

19.3 สิ่งที่ต้องตรวจสอบ

เวอร์ชันระบบ
ความสามารถของการ์ดที่ติดตั้ง
ความจุในการบันทึก
วิธีเรียกฟังข้อความ
สิทธิ์ผู้ใช้งาน
วิธีลบข้อความที่ไม่จำเป็น

ไม่ควรเข้าใจว่า KX-TES824 ทุกเครื่องมีความจุฝากข้อความเท่ากัน

20. Account Code มีประโยชน์อย่างไร

Account Code ใช้ประกอบการควบคุมหรือระบุการโทรออกตามรูปแบบที่ตั้งไว้

20.1 ตัวอย่างการใช้งาน

สำนักงานอาจกำหนดรหัสเพื่อใช้กับการโทรในงานที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า โครงการ หรือการควบคุมสิทธิ์

20.2 การใช้ร่วมกับ TRS

คู่มือระบุความสามารถเกี่ยวกับ Toll Restriction Override by Account Code ซึ่งต้องกำหนดเงื่อนไขและรหัสที่เหมาะสม

20.3 ข้อควรระวัง

รหัสที่มีผลต่อการข้ามข้อจำกัดการโทรไม่ควรถูกเปิดเผยแก่ผู้ไม่มีสิทธิ์

ผู้ดูแลควรบันทึกการกำหนดรหัสและทบทวนสิทธิ์เมื่อพนักงานเปลี่ยนหน้าที่หรือออกจากองค์กร

21. SMDR บันทึกข้อมูลการโทรได้อย่างไร

SMDR หรือ Station Message Detail Recording เป็นฟังก์ชันสำหรับส่งข้อมูลรายละเอียดการโทรตามรูปแบบที่ระบบรองรับ

21.1 ประโยชน์

ช่วยใช้ประกอบการตรวจสอบการใช้งานสายนอกและวิเคราะห์รูปแบบการโทรของสำนักงาน

21.2 ข้อจำกัด

SMDR ไม่ใช่ระบบบันทึกเสียงสนทนา และไม่ได้เท่ากับระบบคิดค่าบริการโทรศัพท์สำเร็จรูป

ต้องมีอุปกรณ์หรือโปรแกรมที่รองรับสำหรับรับและจัดการข้อมูลตามรูปแบบการเชื่อมต่อที่ใช้

21.3 ความเป็นส่วนตัว

ควรกำหนดสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลการโทร รวมทั้งระยะเวลาจัดเก็บตามนโยบายขององค์กรและกฎหมายที่เกี่ยวข้อง

22. ฟังก์ชันใดเหมาะกับสำนักงานแต่ละประเภท

ประเภทสำนักงาน	ฟังก์ชันที่น่าสนใจ
สำนักงานขนาดเล็ก	Speed Dialing, Transfer, Pickup
ฝ่ายขาย	DSS, Call Waiting, Call Forwarding
ประชาสัมพันธ์	DSS Console, Hold, Transfer
ฝ่ายบริการ	DISA, Call Pickup, Conference
ผู้บริหาร	FWD, DND, Speed Dialing
บริษัทหลายแผนก	DISA, TRS/COS, Day/Night/Lunch
อาคารที่มีจุดเข้าออก	Doorphone, Door Opener
สำนักงานต้องการข้อมูลการโทร	SMDR, Account Code

การเลือกใช้งานควรพิจารณาจำนวนผู้ใช้ ประเภทโทรศัพท์ สายนอก งบประมาณ และฟังก์ชันที่มีอยู่จริงในระบบ

23. ฟังก์ชันใดต้องใช้อุปกรณ์เสริม

ฟังก์ชัน	สิ่งที่ต้องพิจารณา
DSS Console	Console รุ่นที่รองรับและการเชื่อมต่อ
Doorphone	อุปกรณ์ Doorphone และการ์ดที่เกี่ยวข้อง
Door Opener	อุปกรณ์ควบคุมประตูที่เข้ากันได้
External Paging	ระบบประกาศเสียงที่รองรับ
Caller ID	บริการและฮาร์ดแวร์ที่จำเป็น
Built-in Voice Message	เวอร์ชันและอุปกรณ์รองรับ
SMDR	เครื่องหรือโปรแกรมรับข้อมูล
ฟังก์ชันปุ่มเฉพาะ	โทรศัพท์ PT ที่รองรับ

ก่อนซื้ออุปกรณ์เพิ่มเติม ควรตรวจสอบรหัสรุ่นการ์ด ช่องติดตั้งที่ว่างอยู่ และความเข้ากันได้กับเวอร์ชันตู้สาขา

24. วิธีตรวจสอบว่าฟังก์ชันขั้นสูงเปิดใช้งานแล้วหรือไม่

24.1 ตรวจสอบรุ่นอุปกรณ์

บันทึกรุ่นโทรศัพท์ การ์ดเสริม และเวอร์ชันตู้สาขา

24.2 ตรวจสอบโปรแกรมระบบ

ผู้ดูแลที่ได้รับอนุญาตสามารถใช้ KX-TE Maintenance Console ที่เข้ากันได้ หรือวิธี System Programming ผ่านโทรศัพท์ที่รองรับตามคู่มือ

24.3 ตรวจสอบสิทธิ์ใช้งาน

บางฟังก์ชันอาจเปิดใช้งานในระบบแล้ว แต่เบอร์ภายในบางหมายเลขไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้งาน

24.4 ทดสอบการทำงานจริง

ตัวอย่างเช่น

ทดลอง DSS เรียกเบอร์ภายใน
ทดลองพักและเรียกคืนสาย
ทดลอง Call Pickup
ทดลองประชุมสาย
ทดลอง DISA จากภายนอก
ทดลองสิทธิ์ TRS/COS ด้วยหมายเลขที่ได้รับอนุญาต

24.5 สำรองค่าก่อนเปลี่ยนแปลง

ก่อนปรับโปรแกรมสำคัญ ควรสำรองข้อมูลเมื่อเครื่องมือและเวอร์ชันรองรับ พร้อมบันทึกค่าเดิม

หลีกเลี่ยงการ Factory Reset หากไม่มีความจำเป็น

25. ปัญหาฟังก์ชันขั้นสูง Panasonic KX-TES824 ที่พบบ่อย

อาการ	จุดที่ควรตรวจสอบ
ปุ่ม DSS ไม่ทำงาน	การกำหนดปุ่มและอุปกรณ์
Speed Dial โทรไม่ได้	หมายเลขที่บันทึกและสิทธิ์
โอนสายไม่ได้	คำสั่งและปลายทาง
Hold แล้วรับกลับไม่ได้	ประเภท Hold และวิธีเรียกคืน
Call Park หาสายไม่เจอ	ตำแหน่งพักสาย
Call Pickup ไม่ทำงาน	กลุ่มรับสายและคำสั่ง
ไม่ได้ยิน Call Waiting	การเปิดใช้งานและเงื่อนไขสาย
Conference ไม่สำเร็จ	ขั้นตอนและข้อจำกัดระบบ
Forwarding ไม่ทำงาน	ปลายทางและการตั้งค่า
DND ทำให้สายเข้าไม่ได้	สถานะ DND
DISA กดเมนูไม่ได้	DTMF และการตั้งค่า
โทรออกบางหมายเลขไม่ได้	TRS/COS
ไม่แสดง Caller ID	บริการและอุปกรณ์
Doorphone ไม่ทำงาน	การ์ด สาย และอุปกรณ์
ไม่มีข้อมูล SMDR	การเชื่อมต่อและการตั้งค่า

26. คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับฟังก์ชัน Panasonic KX-TES824

Panasonic KX-TES824 มีระบบตอบรับอัตโนมัติหรือไม่

มีฟังก์ชัน DISA และ Automated Attendant ตามความสามารถของระบบ แต่ต้องตั้งค่าข้อความ ปลายทาง และตรวจสอบอุปกรณ์ที่ติดตั้งจริง

Panasonic KX-TES824 ตั้งปุ่มโทรด่วนได้หรือไม่

ได้ โดยรองรับ One-Touch Dialing, System Speed Dialing และ Personal Speed Dialing ตามประเภทโทรศัพท์และการตั้งค่า

Panasonic KX-TES824 ใช้ DSS Console ได้หรือไม่

รองรับ DSS Console รุ่นที่เข้ากันได้ โดยต้องตรวจสอบอุปกรณ์และตำแหน่งการเชื่อมต่อที่เหมาะสม

Panasonic KX-TES824 โอนสายออกไปเบอร์มือถือได้หรือไม่

ระบบมีความสามารถเกี่ยวกับการโอนสายไปยังสายนอกภายใต้เงื่อนไขและสิทธิ์ที่กำหนด ต้องทดสอบความเข้ากันได้กับผู้ให้บริการและพิจารณาค่าโทร

Panasonic KX-TES824 ประชุมสายได้กี่คน

คู่มือระบุความสามารถการประชุมสาย 3 ฝ่ายและ 5 ฝ่ายตามเงื่อนไขของระบบ ไม่ใช่ทุกการผสมระหว่างสายนอกและเบอร์ภายในจะรองรับเท่ากัน

Panasonic KX-TES824 พักสายเพื่อให้เครื่องอื่นรับต่อได้หรือไม่

ได้ผ่านฟังก์ชันที่เหมาะสม เช่น Call Park โดยต้องใช้ตำแหน่งพักและวิธีเรียกคืนตามคู่มือ

Panasonic KX-TES824 จำกัดการโทรออกของพนักงานได้หรือไม่

ได้ผ่าน TRS และ COS โดยกำหนดระดับสิทธิ์และตารางหมายเลขที่อนุญาตหรือจำกัด รวมถึงกำหนดตามช่วง Day/Night/Lunch ได้

Panasonic KX-TES824 มีระบบ DND หรือไม่

มี Do Not Disturb แต่การใช้งานขึ้นอยู่กับการเปิดฟังก์ชันและสิทธิ์ของเบอร์ภายใน

Panasonic KX-TES824 ใช้ Doorphone ได้หรือไม่

รองรับเมื่อมีอุปกรณ์และการ์ดที่เข้ากันได้ รวมถึงการตั้งค่าตามคู่มือ

Panasonic KX-TES824 บันทึกเสียงสนทนาได้หรือไม่

SMDR เป็นการบันทึกรายละเอียดการโทร ไม่ใช่การบันทึกเสียง หากต้องการบันทึกเสียงสนทนาต้องพิจารณาระบบภายนอกที่เหมาะสมและข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัว

Panasonic KX-TES824 ใช้โทรศัพท์ IP Phone ได้โดยตรงหรือไม่

KX-TES824 เป็น Advanced Hybrid System ไม่ใช่ระบบ IP PBX ที่มีการลงทะเบียน SIP Extension เป็นมาตรฐาน การเชื่อมต่อกับอุปกรณ์ IP ต้องพิจารณาการแปลงสัญญาณและความเข้ากันได้ของระบบเพิ่มเติม

Panasonic KX-TES824 ยังเหมาะกับสำนักงานหรือไม่

เหมาะกับสำนักงานที่ยังใช้ระบบโทรศัพท์อนาล็อกและต้องการฟังก์ชัน PBX แบบดั้งเดิม แต่ควรพิจารณาความพร้อมของอุปกรณ์อะไหล่ การสนับสนุนทางเทคนิค และความต้องการระบบสื่อสารในอนาคต

27. สรุป Panasonic KX-TES824 มีฟังก์ชันขั้นสูงอะไรบ้าง

Panasonic KX-TES824 เป็นตู้สาขาโทรศัพท์ที่มีความสามารถครอบคลุมทั้งการโทรภายใน การรับสายภายนอก การโอนสาย และฟังก์ชันขั้นสูงสำหรับสำนักงาน

ฟังก์ชันที่น่าสนใจ ได้แก่ DSS, One-Touch Dialing, Speed Dialing, Call Transfer, Call Hold, Call Park, Call Pickup, Call Waiting, Conference, Call Forwarding, DND, Paging, DISA, TRS/COS และการจัดการระบบตามช่วงเวลา

นอกจากนี้ยังมีความสามารถเกี่ยวกับ Doorphone, Caller ID, Message Waiting, Account Code และ SMDR ภายใต้เงื่อนไขของอุปกรณ์และการตั้งค่าที่รองรับ

ก่อนเปิดใช้ฟังก์ชันเพิ่มเติม ควรตรวจสอบคู่มือ Panasonic ให้ตรงกับเวอร์ชันระบบและอุปกรณ์ที่มีอยู่จริง รวมถึงทดสอบการทำงานและสำรองค่าที่สำคัญ เพื่อป้องกันปัญหากระทบต่อการใช้งานโทรศัพท์สำนักงาน

ComSiam แนะนำให้เริ่มจากฟังก์ชันที่พนักงานใช้งานบ่อย เช่น Speed Dialing, DSS, Call Transfer และ Call Pickup ก่อนขยายไปยังฟังก์ชันด้านการจัดการสายและการควบคุมสิทธิ์ เพื่อให้สำนักงานได้รับประโยชน์จากระบบอย่างเต็มที่โดยไม่เพิ่มความซับซ้อนเกินความจำเป็น

ComSiam Professional Team