วิธีเพิ่ม เปลี่ยน และลบ Account Code Panasonic KX-TES824 สำหรับพนักงาน

การ เพิ่ม เปลี่ยน และลบ Account Code Panasonic KX-TES824 สามารถจัดการผ่านโปรแกรม 310 (Account Code) ซึ่งรองรับรหัสตัวเลข 4 หลัก จำนวนสูงสุด 50 รายการ โดยทำงานร่วมกับโปรแกรม 605 สำหรับกำหนดโหมดการใช้งาน Account Code ของโทรศัพท์แต่ละเครื่อง

ระบบนี้เหมาะสำหรับบริษัท สำนักงาน โรงแรม โรงงาน และองค์กรที่ต้องการควบคุมการโทรออกสายนอก รวมถึงตรวจสอบรายการโทรของพนักงานผ่านระบบ SMDR (Station Message Detail Recording)

เมื่อมีพนักงานใหม่เข้าทำงาน ผู้ดูแลสามารถเพิ่ม Account Code ได้ หากพนักงานย้ายแผนกหรือจำเป็นต้องเปลี่ยนรหัสก็สามารถแก้ไขรายการเดิม ส่วนกรณีพนักงานลาออกควรยกเลิกรหัสเก่าเพื่อป้องกันการนำรหัสกลับมาใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต

อย่างไรก็ตาม การลบ Account Code ออกจากโปรแกรม 310 เพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันว่าจะห้ามพนักงานใช้สายนอกได้ทั้งหมด เพราะยังขึ้นอยู่กับ Account Code Mode, COS, TRS และสิทธิ์การใช้ CO Line ของเครื่องนั้น

บทความนี้ comsiam อธิบายวิธีเพิ่ม เปลี่ยน และยกเลิก Account Code อย่างละเอียด พร้อมตัวอย่างรหัสโปรแกรม การตั้งค่า Panasonic KX-T7730 และการตรวจสอบหลังแก้ไขเพื่อให้สำนักงานนำไปใช้ได้อย่างเหมาะสม

① Account Code Panasonic KX-TES824 คืออะไร?

Account Code คือรหัสตัวเลข 4 หลักที่ใช้ประกอบการโทรออกผ่านสายนอก CO Line สำหรับระบุการใช้งาน ตรวจสอบรายการโทร และจัดทำข้อมูลค่าใช้จ่ายตามพนักงาน แผนก ลูกค้า หรือโครงการ

Panasonic KX-TES824 สามารถบันทึก Account Code ได้สูงสุด 50 รายการผ่านโปรแกรม 310

Account Code มีประโยชน์อย่างไร?

1. กำหนดรหัสให้พนักงานแต่ละคน
2. บังคับกรอกรหัสก่อนโทรออกตามโหมดที่ตั้งไว้
3. ตรวจสอบรหัสที่ได้รับอนุญาต
4. แยกการใช้โทรศัพท์ตามแผนก
5. บันทึกข้อมูลประกอบรายการโทรผ่าน SMDR
6. สนับสนุนการตรวจสอบค่าโทรศัพท์
7. ยกเลิกรหัสที่ไม่จำเป็นได้
8. ใช้ร่วมกับระบบ TRS เพื่อควบคุมสิทธิ์โทรออก

Account Code ไม่ใช่รหัสผ่านสำหรับเข้าสู่ระบบตู้สาขา และไม่ใช่ Extension Password แม้ว่าฟังก์ชันบางโหมดจะมีเงื่อนไขเกี่ยวข้องกับรหัสทั้งสองประเภทก็ตาม

② โปรแกรม Account Code Panasonic KX-TES824 ที่ต้องรู้

โปรแกรม	หน้าที่
310	เพิ่มและแก้ไขรายการ Account Code
605	กำหนด Account Code Mode ของแต่ละ Extension Jack
805	กำหนดรูปแบบ Account Code ใน SMDR
601	กำหนด COS ช่วงกลางวัน
602	กำหนด COS ช่วงกลางคืน
603	กำหนด COS ช่วงพักกลางวัน
302–305	กำหนดข้อจำกัดหมายเลขโทรออก TRS

โปรแกรม 310

ใช้จัดการรายการรหัส Account Code ซึ่งมีตำแหน่งจัดเก็บตั้งแต่ 01–50

โปรแกรม 605

ใช้เลือกว่าจะให้โทรศัพท์ภายในแต่ละเครื่องทำงานด้วยโหมด Option, Forced, Verify-All หรือ Verify-Toll

โปรแกรม 805

ใช้กำหนดการแสดงข้อมูล Account Code ใน SMDR เช่น การแสดงรหัสหรือหมายเลขตำแหน่งของรหัส

การเปลี่ยนโปรแกรม 310 อาจส่งผลต่อโทรศัพท์หลายเครื่องที่ใช้รหัสร่วมกัน ไม่ใช่เฉพาะเครื่องของพนักงานที่ต้องการแก้ไข

③ Panasonic KX-TES824 ตั้ง Account Code ได้กี่รหัส?

Panasonic KX-TES824 รองรับ Account Code สูงสุด 50 รายการ โดยแต่ละรายการเป็นตัวเลข 4 หลัก

รายการ	รายละเอียด
โปรแกรม	310
จำนวนรายการ	50
Code Number	01–50
ความยาวรหัส	4 หลัก
ตัวเลขที่รองรับ	0–9
ตัวอย่างรหัส	5832
การใช้งาน	ตรวจสอบและบันทึกรหัสโทรออก

Code Number กับ Account Code ต่างกันอย่างไร?

Code Number คือตำแหน่งจัดเก็บรหัสในระบบ เช่น 01, 02 หรือ 03

Account Code คือรหัส 4 หลักที่พนักงานใช้กรอก เช่น 5832 หรือ 7164

ตัวอย่าง:

Code Number	Account Code	ผู้รับผิดชอบ
01	5832	ฝ่ายขาย 1
02	7164	ฝ่ายขาย 2
03	4296	ฝ่ายบัญชี
04	8527	ฝ่ายจัดซื้อ

ตัวเลขเหล่านี้เป็นตัวอย่างสมมติ ไม่ใช่รหัสที่แนะนำให้ใช้จริง เพราะรหัสที่เผยแพร่ในบทความไม่ควรนำมาใช้เป็นรหัสรักษาความปลอดภัยขององค์กร

④ สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเพิ่มหรือเปลี่ยน Account Code

ก่อนเริ่มควรเตรียมข้อมูลดังต่อไปนี้

1. ตู้ Panasonic KX-TES824 ที่ทำงานปกติ
2. โทรศัพท์ Panasonic KX-T7730 หรือรุ่นที่รองรับ System Programming
3. รหัสผ่านสำหรับเข้า System Programming
4. รายชื่อพนักงานที่ต้องการเพิ่มหรือยกเลิกรหัส
5. หมายเลข Extension Jack ของแต่ละเครื่อง
6. รายการ Code Number ที่ใช้งานอยู่
7. ตาราง Account Code Mode
8. ข้อมูล COS และ TRS ปัจจุบัน
9. รายการรหัสที่ใช้กับระบบโทรด่วนหรืออุปกรณ์อื่น
10. แผนการทดสอบหลังเปลี่ยนรหัส

ข้อควรระวัง: ควรสำรองข้อมูลเดิมก่อนแก้ไขทุกครั้ง และตรวจสอบว่ารหัสที่ต้องการเปลี่ยนไม่ได้ถูกใช้ร่วมกับพนักงานหรืออุปกรณ์อื่นอยู่

⑤ วิธีเข้า System Programming Panasonic KX-TES824

การตั้งค่าโปรแกรม 310 และ 605 สามารถทำผ่านโทรศัพท์ Panasonic ที่รองรับ System Programming โดยทั่วไปใช้เครื่องที่เชื่อมต่อกับ Extension Jack 01

ขั้นตอนเข้าโปรแกรม

1. ตรวจสอบว่าโทรศัพท์อยู่ในสถานะวางหู
2. กดปุ่ม PROGRAM
3. กด *#
4. ใส่รหัสผ่าน System Programming
5. รอให้หน้าจอเข้าสู่โหมดตั้งค่าระบบ
6. เลือกโปรแกรมที่ต้องการ

ตัวอย่าง:

PROGRAM → *# → รหัสผ่าน → 310

หากระบบยังใช้รหัสผ่านเริ่มต้นอาจเป็น 1234 แต่ตู้ที่ใช้งานจริงควรใช้รหัสผ่านที่ผู้ดูแลกำหนดไว้

ไม่ควรรีเซ็ตตู้เพื่อแก้ปัญหาลืมรหัสผ่าน เนื่องจากอาจกระทบการตั้งค่าโทรศัพท์ทั้งหมดของสำนักงาน

⑥ วิธีเพิ่ม Account Code Panasonic KX-TES824 สำหรับพนักงานใหม่

หากมีพนักงานใหม่เข้าทำงาน สามารถเพิ่ม Account Code ลงในตำแหน่งว่างของโปรแกรม 310 ได้

ตัวอย่างการตั้งค่า

ต้องการเพิ่มพนักงานฝ่ายขายใหม่ โดยใช้ Code Number 05 และ Account Code สมมติ 6384

ขั้นตอนเพิ่ม Account Code

1. เข้า System Programming
2. กด 310
3. กด NEXT
4. เลือก Code Number 05
5. ตรวจสอบว่าตำแหน่งดังกล่าวว่าง
6. ใส่ Account Code 6384
7. กด STORE
8. ตรวจสอบค่าที่บันทึก
9. กด END เมื่อเสร็จสิ้น

ตัวอย่างลำดับ:

310 → NEXT → 05 → 6384 → STORE

เมื่อบันทึกแล้ว รหัสจะอยู่ในรายการ Account Code ของระบบ

เพิ่มรหัสแล้วต้องตั้งอะไรต่อ?

ต้องตรวจสอบว่าโทรศัพท์ของพนักงานใช้ Account Code Mode แบบใด

หากต้องการให้พนักงานกรอกรหัสที่ระบบตรวจสอบก่อนโทรออกทุกครั้ง ควรใช้ Verify-All ผ่านโปรแกรม 605

หากต้องการให้ใช้รหัสเพิ่มสิทธิ์ TRS ชั่วคราว ให้พิจารณา Verify-Toll ตามเงื่อนไข COS ของระบบ

⑦ วิธีตั้ง Account Code Mode ด้วยโปรแกรม 605

โปรแกรม 605 ใช้กำหนดโหมดการใช้งาน Account Code ของแต่ละ Extension Jack

โหมดที่รองรับ

โหมด	การทำงาน
Option	กรอกหรือไม่กรอก Account Code ก็ได้
Forced	บังคับกรอก Account Code 4 หลัก
Verify-All	บังคับกรอกรหัสที่ตรงกับรายการในระบบ
Verify-Toll	ใช้รหัสที่ถูกต้องเพื่อข้าม TRS บางระดับ

ตัวอย่างตั้ง Verify-All สำหรับพนักงานใหม่

สมมติพนักงานใหม่ใช้ Extension Jack 07

1. เข้า System Programming
2. กด 605
3. กด NEXT
4. เลือก Extension Jack 07
5. กด SELECT เพื่อเลือก Account Code Mode
6. เลือก Verify-All
7. กด STORE
8. ตรวจสอบค่าที่บันทึก
9. ออกจากโปรแกรม

ตัวอย่าง:

605 → NEXT → 07 → SELECT (Verify-All) → STORE

การตั้ง Verify-All ทำให้เครื่องต้องใช้ Account Code ที่ตรงกับรายการในโปรแกรม 310 ตามเงื่อนไขการโทรออก

⑧ วิธีเปลี่ยน Account Code เดิมของพนักงาน

หากพนักงานต้องการเปลี่ยนรหัส หรือผู้ดูแลพบว่ารหัสเก่าถูกเปิดเผย สามารถแก้ไขรายการเดิมในโปรแกรม 310 ได้

ตัวอย่าง

พนักงานฝ่ายขายใช้ Code Number 05 และต้องการเปลี่ยนจากรหัสสมมติ 6384 เป็น 9275

ขั้นตอนเปลี่ยนรหัส

1. ตรวจสอบ Code Number เดิม
2. ตรวจสอบว่ารหัสไม่ได้ถูกใช้งานร่วมกับบุคคลอื่น
3. เข้า System Programming
4. กด 310
5. กด NEXT
6. เลือก Code Number 05
7. ตรวจสอบรหัสเดิมที่แสดง
8. แทนที่ด้วยรหัสใหม่ 9275
9. กด STORE
10. ตรวจสอบค่าหลังบันทึก

ตัวอย่าง:

310 → NEXT → 05 → 9275 → STORE

เมื่อเปลี่ยนรหัสแล้ว ควรแจ้งรหัสใหม่แก่ผู้ที่ได้รับอนุญาตผ่านช่องทางที่ปลอดภัย และหลีกเลี่ยงการเผยแพร่รหัสในเอกสารหรือกลุ่มสนทนาที่มีผู้เข้าถึงจำนวนมาก

หลังเปลี่ยนรหัสต้องทดสอบอะไร?

• รหัสใหม่ผ่านการตรวจสอบใน Verify-All
• รหัสเดิมไม่ผ่านการตรวจสอบแล้ว
• พนักงานยังโทรภายในได้
• COS และ TRS ยังทำงานตามนโยบาย
• รายการ SMDR แสดงข้อมูลตามการตั้งค่า

⑨ วิธีลบ Account Code พนักงานที่ลาออก

เมื่อพนักงานลาออกหรือไม่มีความจำเป็นต้องใช้ Account Code ควรยกเลิกรหัสที่เคยได้รับอนุญาต

ขั้นตอนตรวจสอบก่อนลบ

1. ตรวจสอบชื่อพนักงาน
2. ตรวจสอบ Code Number
3. ตรวจสอบว่ารหัสมีผู้ใช้งานร่วมกันหรือไม่
4. ตรวจสอบว่า Account Code ถูกบันทึกไว้ในระบบ Speed Dialling หรือไม่
5. บันทึกข้อมูลที่จำเป็นสำหรับตรวจสอบย้อนหลัง
6. จัดเตรียมแผนเปลี่ยนรหัสหากมีผู้อื่นใช้งานร่วมกัน

ขั้นตอนลบรายการผ่านโปรแกรม 310

1. เข้า System Programming
2. เลือกโปรแกรม 310
3. กด NEXT
4. เลือก Code Number ที่ต้องการยกเลิก
5. ตรวจสอบรหัสเดิม
6. ใช้คำสั่ง CLEAR เพื่อล้างข้อมูลในช่องรหัสตามวิธีที่หน้าจอโปรแกรมรองรับ
7. กด STORE เพื่อบันทึก
8. กลับเข้ารายการเดิมเพื่อตรวจสอบว่าไม่มีรหัสคงอยู่
9. ทดสอบว่ารหัสเก่าไม่ได้รับสิทธิ์เดิมอีก

ข้อสำคัญ: คำสั่ง CLEAR ในขณะกรอกรหัสโทรออกกับคำสั่งลบข้อมูลใน System Programming เป็นคนละกระบวนการ ต้องตรวจสอบสถานะหน้าจอและปุ่มที่ใช้ก่อนบันทึก โดยเฉพาะโทรศัพท์ที่มีการกำหนดหน้าที่ปุ่มต่างกัน

หากไม่สามารถยืนยันวิธีลบช่องรหัสจากเครื่องโปรแกรมที่ใช้งานอยู่ได้ ไม่ควรเดาปุ่มหรือล้างค่าทั้งตู้ ให้ตรวจสอบคู่มือ Programming ของเครื่องนั้นก่อน

⑩ ลบ Account Code แล้วพนักงานยังโทรออกได้ เพราะอะไร?

การลบ Account Code ไม่ได้หมายความว่าเครื่องภายในจะถูกห้ามโทรออกทุกกรณี

กรณีที่ 1 — เครื่องใช้ Option

ผู้ใช้สามารถโทรออกตามสิทธิ์ปกติโดยไม่ต้องกรอก Account Code

กรณีที่ 2 — เครื่องใช้ Forced

Forced บังคับให้กรอกตัวเลข 4 หลัก แต่ไม่ได้ตรวจสอบรายการที่บันทึกไว้เหมือน Verify-All

กรณีที่ 3 — เครื่องใช้ Verify-Toll

หากไม่ได้กรอกรหัส ระบบยังสามารถอนุญาตการโทรตาม COS ปกติของเครื่องได้

กรณีที่ 4 — มีรหัสอื่นใช้ได้

รหัสที่บันทึกในโปรแกรม 310 เป็นรายการระดับระบบ ไม่ใช่รหัสที่ถูกผูกกับพนักงานเพียงคนเดียวโดยอัตโนมัติ

กรณีที่ 5 — เครื่องใช้สิทธิ์ COS สูง

แม้ยกเลิกรหัสแล้ว เครื่องที่ได้รับสิทธิ์โทรออกตาม COS และ CO Line ก็อาจยังโทรออกได้ตามโหมด Account Code ที่ใช้

แนวทางป้องกัน

หากต้องการยกเลิกสิทธิ์ของพนักงานที่ลาออก ควรตรวจสอบทั้ง Account Code, Extension Password, COS, การใช้สายนอก และสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติม

⑪ วิธีเปลี่ยน Account Code เมื่อพนักงานย้ายแผนก

เมื่อพนักงานย้ายแผนก ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน Account Code ทุกกรณี แต่ควรตรวจสอบสิทธิ์ที่พนักงานได้รับ

ตัวอย่าง

พนักงานฝ่ายขายย้ายไปฝ่ายบัญชี

สิ่งที่ควรตรวจสอบคือ

1. รหัส Account Code เดิมยังเหมาะสมหรือไม่
2. รหัสนั้นถูกใช้ร่วมกับทีมฝ่ายขายหรือไม่
3. ต้องเปลี่ยน COS ของเครื่องหรือไม่
4. มีข้อจำกัด TRS ใหม่หรือไม่
5. มีสิทธิ์ใช้ CO Line มากเกินความจำเป็นหรือไม่
6. ต้องแก้ไขรายชื่อผู้รับผิดชอบในเอกสารหรือไม่

กรณีใช้รหัสประจำบุคคล

อาจเก็บรหัสเดิมได้หากนโยบายองค์กรอนุญาต และไม่มีปัญหาด้านความปลอดภัย

กรณีใช้รหัสประจำแผนก

ควรยกเลิกสิทธิ์การใช้รหัสของแผนกเดิม และจัดรหัสของแผนกใหม่ให้เหมาะสม

comsiam แนะนำ ให้เลือกแนวทางจัดรหัสให้ชัดตั้งแต่ต้นว่าจะใช้รหัสประจำบุคคล ประจำแผนก หรือประจำโครงการ เพื่อให้ตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย

⑫ Account Code ใช้ร่วมกันหลายเครื่องได้หรือไม่?

ได้ตามลักษณะการทำงานของระบบ เพราะโปรแกรม 310 จัดเก็บรายการ Account Code สำหรับให้ระบบตรวจสอบ ไม่ได้ผูกแต่ละรายการกับ Extension Jack ใดโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่าง

หากโทรศัพท์ Jack 03 และ Jack 05 ใช้ Verify-All ทั้งคู่ และพนักงานทราบ Account Code ที่ถูกต้อง ระบบอาจยอมรับรหัสเดียวกันจากทั้งสองเครื่องได้

ดังนั้นรหัสที่บันทึกไว้ไม่ควรถูกมองว่าเป็นระบบยืนยันตัวผู้ใช้งานที่ปลอดภัยสมบูรณ์

วิธีลดความเสี่ยง

• ไม่แชร์รหัสโดยไม่มีความจำเป็น
• เปลี่ยนรหัสเมื่อสงสัยว่าถูกเปิดเผย
• ตรวจสอบรายการโทรผ่าน SMDR
• จำกัดสิทธิ์ COS ของแต่ละเครื่อง
• ควบคุมการเข้าถึงพื้นที่โทรศัพท์
• ทบทวนสิทธิ์เมื่อมีการเปลี่ยนพนักงาน

⑬ วิธีจัด Account Code ให้เป็นมาตรฐานสำหรับบริษัท

สำนักงานที่มีพนักงานจำนวนมากควรวางระบบจัดรหัสให้ชัดเจน

ตัวอย่างตารางบริหารรหัส

Code Number	Account Code	แผนก	สถานะ
01	รหัส A	ผู้บริหาร	ใช้งาน
02	รหัส B	ฝ่ายขาย	ใช้งาน
03	รหัส C	ฝ่ายบัญชี	ใช้งาน
04	รหัส D	จัดซื้อ	ใช้งาน
05	ว่าง	–	พร้อมกำหนด

ในเอกสารที่มีผู้เข้าถึงทั่วไป ไม่ควรแสดง Account Code จริง ควรจัดเก็บรหัสในพื้นที่ปลอดภัยที่มีสิทธิ์เข้าถึงจำกัด

ข้อมูลที่ควรบันทึก

1. Code Number
2. ชื่อผู้ใช้งานหรือแผนก
3. วันที่เริ่มใช้งาน
4. Account Code Mode
5. COS ของเครื่อง
6. ผู้อนุมัติ
7. วันที่ยกเลิก
8. ประวัติการเปลี่ยนแปลง

⑭ เปลี่ยน Account Code แล้วมีผลกับ Verify-All อย่างไร?

Verify-All ตรวจสอบ Account Code กับรายการที่บันทึกในโปรแกรม 310

ดังนั้นเมื่อแก้ไขรหัสเก่าเป็นรหัสใหม่ ผลที่คาดหวังคือ

• รหัสใหม่ที่บันทึกไว้สามารถผ่านการตรวจสอบ
• รหัสเก่าที่ไม่มีรายการอื่นใช้ซ้ำจะไม่ผ่าน
• ผู้ใช้ต้องกรอกรหัสใหม่ก่อนโทรออก
• COS และสิทธิ์ CO Line ยังคงต้องได้รับอนุญาตตามปกติ

หากรหัสเก่ายังใช้ได้

ควรตรวจสอบว่ามี Account Code ซ้ำในตำแหน่งอื่นหรือไม่ รวมถึงตรวจสอบว่าเครื่องใช้ Verify-All จริง ไม่ใช่ Forced หรือ Option

⑮ เปลี่ยน Account Code แล้วมีผลกับ Verify-Toll อย่างไร?

Verify-Toll ใช้รหัสที่ตรวจสอบผ่านเพื่อข้ามข้อจำกัด TRS บางระดับ

สำหรับเครื่อง COS 3–5 รหัส Account Code ที่ถูกต้องสามารถให้สิทธิ์ COS 2 ชั่วคราวตามเงื่อนไขของระบบ

หลังเปลี่ยนรหัส

1. รหัสเก่าที่ถูกยกเลิกไม่ควรใช้ข้าม TRS ผ่านรายการ Account Code เดิมได้อีก
2. รหัสใหม่ที่ถูกต้องสามารถใช้ตามเงื่อนไข Verify-Toll
3. การโทรที่ไม่ใช้รหัสยังถูกตรวจสอบตาม COS ปกติ
4. หมายเลขที่ถูกจำกัดใน Class 2 ยังคงอยู่ภายใต้ข้อจำกัด
5. ต้องตรวจสอบ Extension Password แยกต่างหาก

ข้อควรระวัง: หากรหัสเก่าตรงกับ Extension Password ที่ยังใช้งาน ระบบอาจมีพฤติกรรมตามเงื่อนไข Walking COS หรือ TRS Override ที่เกี่ยวข้อง จึงต้องตรวจสอบรหัสทั้งสองประเภทเมื่อยกเลิกสิทธิ์พนักงาน

⑯ วิธีตรวจสอบ Account Code ใน SMDR

SMDR ใช้บันทึกรายละเอียดการโทรออก ซึ่งสามารถนำข้อมูล Account Code มาช่วยจัดรายการตามผู้ใช้งานหรือแผนกได้

ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอาจประกอบด้วย

• วันที่โทร
• เวลาโทร
• เบอร์ภายใน
• CO Line ที่ใช้
• หมายเลขปลายทาง
• ระยะเวลาสนทนา
• Account Code หรือหมายเลข INDEX

โปรแกรม 805

ใช้กำหนดรูปแบบข้อมูล Account Code ใน SMDR ตามตัวเลือกที่ระบบรองรับ

ควรตรวจสอบว่าหลังเปลี่ยนรหัสแล้ว รายงานแสดงข้อมูลตามที่ต้องการหรือไม่

ข้อควรระวังด้านความปลอดภัย

รายงาน SMDR อาจแสดงข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ของลูกค้าและข้อมูลการติดต่อทางธุรกิจ จึงควรจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงและเก็บรักษาเอกสารอย่างเหมาะสม

⑰ วิธีทดสอบหลังเพิ่ม Account Code ใหม่

หลังเพิ่มรหัสใหม่ควรตรวจสอบดังนี้

ตรวจสอบโปรแกรม 310

1. รหัสถูกบันทึกใน Code Number ที่ต้องการ
2. ไม่มีการเขียนทับรหัสสำคัญเดิม
3. รหัสมีความยาว 4 หลัก
4. ไม่มีรหัสซ้ำโดยไม่ตั้งใจ

ทดสอบ Verify-All

1. เลือกเครื่องที่กำหนด Verify-All
2. เลือกสายนอก
3. กรอกรหัสใหม่
4. โทรไปยังหมายเลขทดสอบที่ได้รับอนุญาต
5. ตรวจสอบการเชื่อมต่อ
6. ทดสอบรหัสที่ไม่ถูกต้อง
7. ตรวจสอบการปฏิเสธของระบบ

ทดสอบการใช้งานทั่วไป

ตรวจสอบการโทรภายใน การรับสายเข้า และสิทธิ์การโทรออกตาม COS โดยไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนค่าระบบอื่น

⑱ วิธีทดสอบหลังเปลี่ยนหรือลบ Account Code

หากมีการเปลี่ยนหรือยกเลิกรหัส ควรทดสอบทั้งรหัสเก่าและรหัสใหม่

รายการทดสอบ	ผลที่ต้องการ
กรอกรหัสใหม่	ผ่านตามโหมดที่กำหนด
กรอกรหัสเก่าที่เลิกใช้	ไม่ได้รับสิทธิ์จากรายการเดิม
กรอกรหัสผิด	ถูกจัดการตาม Account Code Mode
โทรภายใน	ใช้งานได้
รับสายเข้า	ใช้งานได้
โทรออกตาม COS	เป็นไปตามนโยบาย
SMDR	บันทึกข้อมูลตามการตั้งค่า

ไม่ควรทดสอบกับหมายเลขฉุกเฉินหรือบริการเสียค่าบริการสูงโดยไม่จำเป็น

⑲ ปัญหาที่พบบ่อยหลังเปลี่ยน Account Code

1. ใส่รหัสใหม่แล้วโทรออกไม่ได้

ตรวจสอบว่า Code Number และตัวเลข 4 หลักถูกบันทึกถูกต้องหรือไม่

2. รหัสเก่ายังใช้ได้

ตรวจสอบรายการซ้ำในโปรแกรม 310 และตรวจสอบโหมดในโปรแกรม 605

3. พนักงานใหม่ไม่ต้องกรอกรหัสก็โทรได้

เครื่องอาจตั้ง Option หรือ Verify-Toll ซึ่งไม่บังคับรหัสทุกการโทรตามแบบ Verify-All

4. กรอกรหัสแล้วได้ยิน Reorder Tone

อาจเกิดจากรหัสไม่ผ่านการตรวจสอบ หรือมีข้อจำกัดการโทรอื่น ต้องตรวจสอบขั้นตอนและสถานะของระบบ

5. เปลี่ยนรหัสแล้วรายงาน SMDR ไม่ตรง

ตรวจสอบโปรแกรม 805 และวิธีแสดง CODE หรือ INDEX

6. พนักงานลาออกแล้วเครื่องยังโทรออกได้

การยกเลิก Account Code ไม่เท่ากับการปิดสิทธิ์ CO Line ต้องตรวจสอบโปรแกรม 405–407 รวมถึง COS และ TRS

⑳ ข้อควรระวังเมื่อยกเลิกรหัสพนักงาน

หากต้องการยกเลิกสิทธิ์ของพนักงานที่ลาออก ควรดำเนินการให้ครบทุกส่วนที่เกี่ยวข้อง

1. ตรวจสอบ Account Code ในโปรแกรม 310
2. ยกเลิกหรือเปลี่ยนรหัสตามนโยบาย
3. ตรวจสอบ Extension Password
4. ตรวจสอบสิทธิ์ Walking COS
5. ตรวจสอบ COS ของเครื่องที่พนักงานเคยใช้งาน
6. ตรวจสอบสิทธิ์ใช้ CO Line
7. ตรวจสอบรหัสที่บันทึกใน Speed Dialling
8. ตรวจสอบผู้ใช้คนอื่นที่ทราบรหัสเดียวกัน
9. บันทึกวันที่และผู้ดำเนินการ
10. ทดสอบว่ารหัสเดิมไม่สามารถใช้รับสิทธิ์ที่ยกเลิกแล้ว

การยกเลิกสิทธิ์ครบถ้วนช่วยลดความเสี่ยงจากการใช้ระบบโทรศัพท์โดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต

㉑ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Account Code Panasonic KX-TES824

Panasonic KX-TES824 เพิ่ม Account Code ได้อย่างไร?

เข้า System Programming แล้วใช้โปรแกรม 310 เลือก Code Number ที่ว่าง กรอกรหัส 4 หลัก และกด STORE

โปรแกรม 310 ใช้ทำอะไร?

ใช้เพิ่มและแก้ไขรายการ Account Code จำนวนสูงสุด 50 รายการ

Account Code มีกี่หลัก?

ใช้ตัวเลข 4 หลัก ตั้งแต่ 0000 ถึง 9999

เปลี่ยน Account Code ต้องรีสตาร์ตตู้หรือไม่?

โดยทั่วไปสามารถบันทึกการแก้ไขผ่าน STORE แล้วตรวจสอบค่าใหม่ได้ โดยไม่จำเป็นต้องรีสตาร์ตตู้ทั้งระบบ

พนักงานหลายคนใช้ Account Code เดียวกันได้หรือไม่?

ระบบสามารถรับรหัสที่อยู่ในรายการจากเครื่องที่ใช้โหมดรองรับได้ แต่ไม่แนะนำให้แชร์รหัสหากต้องการตรวจสอบผู้ใช้งานแยกเป็นรายบุคคล

ลบ Account Code แล้วเครื่องโทรออกไม่ได้เลยหรือไม่?

ไม่เสมอไป ขึ้นอยู่กับ Account Code Mode และสิทธิ์โทรออกของเครื่อง

ทำไมลบรหัสแล้วพนักงานยังโทรออกได้?

อาจเป็นเพราะเครื่องใช้ Option, Forced หรือ Verify-Toll ซึ่งไม่ได้กำหนดให้ต้องมีรหัสที่ตรวจสอบผ่านในทุกสถานการณ์เหมือน Verify-All

โปรแกรม 605 ใช้ทำอะไร?

ใช้กำหนด Account Code Mode ได้แก่ Option, Forced, Verify-All และ Verify-Toll

หากต้องการให้รหัสผิดโทรออกไม่ได้ ควรใช้โหมดใด?

ใช้ Verify-All โดยต้องบันทึกรหัสที่อนุญาตไว้ในโปรแกรม 310

Account Code กับ Extension Password เหมือนกันหรือไม่?

ไม่เหมือนกัน แต่บางฟังก์ชัน เช่น Verify-Toll มีเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับ Extension Password ด้วย

เปลี่ยน Account Code แล้วข้อมูล SMDR เดิมหายหรือไม่?

การเปลี่ยนรหัสในโปรแกรม 310 ไม่ใช่คำสั่งลบรายงาน SMDR ที่จัดเก็บหรือส่งออกไว้แล้ว แต่การแสดง CODE หรือ INDEX และการตีความข้อมูลย้อนหลังต้องตรวจสอบตามระบบบันทึกที่ใช้

㉒ สรุปวิธีเพิ่ม เปลี่ยน และลบ Account Code Panasonic KX-TES824

การจัดการ Account Code เป็นงานสำคัญของผู้ดูแลตู้สาขา Panasonic KX-TES824 โดยเฉพาะสำนักงานที่ใช้รหัสโทรออกเพื่อควบคุมสิทธิ์และตรวจสอบข้อมูลการใช้งาน

ขั้นตอนสำคัญประกอบด้วย

1. ตรวจสอบรายการ Account Code ปัจจุบัน
2. ตรวจสอบ Code Number 01–50
3. เพิ่มรหัสใหม่ผ่านโปรแกรม 310
4. เปลี่ยนรหัสเดิมเมื่อจำเป็น
5. ลบหรือยกเลิกรหัสที่ไม่ได้ใช้งาน
6. ตรวจสอบ Account Code Mode ผ่านโปรแกรม 605
7. ตรวจสอบ COS และ TRS
8. ตรวจสอบ Extension Password และ Walking COS
9. ตรวจสอบรายการบันทึกใน SMDR
10. ทดสอบรหัสเก่าและรหัสใหม่
11. จัดเก็บเอกสารการเปลี่ยนแปลงอย่างปลอดภัย

สำหรับสำนักงานที่มีพนักงานเข้าออกหรือย้ายแผนกเป็นประจำ comsiam แนะนำให้จัดทำทะเบียน Account Code โดยระบุผู้รับผิดชอบ วันที่เริ่มใช้งาน สถานะรหัส และประวัติการเปลี่ยนแปลง เพื่อให้ตรวจสอบและยกเลิกสิทธิ์ได้อย่างถูกต้อง

ควรเลือก Verify-All หากต้องการบังคับให้ใช้เฉพาะรหัสที่ได้รับอนุญาต และใช้ Verify-Toll เฉพาะกรณีที่จำเป็นต้องข้ามข้อจำกัด TRS ภายใต้การควบคุมที่เหมาะสม

การบริหาร Account Code อย่างรอบคอบช่วยให้องค์กรตรวจสอบการใช้โทรศัพท์ได้มีประสิทธิภาพ ลดความเสี่ยงจากรหัสที่ไม่ได้รับอนุญาต และรักษาความปลอดภัยของระบบตู้สาขาโทรศัพท์ได้ดียิ่งขึ้น

ComSiam Professional Team