ComSiam Service
วิธีแยกสายนอก Panasonic KX-TES824 ให้แต่ละแผนกใช้คนละกลุ่มสาย ต้องตั้งค่าร่วมกันอย่างน้อย 2 ส่วน ได้แก่ โปรแกรม 404 สำหรับกำหนด CO Line Group และโปรแกรม 405–407 สำหรับกำหนดสิทธิ์ให้แต่ละเบอร์ภายในใช้ CO Line ในช่วง Day, Night และ Lunch
ตัวอย่างเช่น สำนักงานมีสายนอก 4 เส้น ต้องการให้ฝ่ายธุรการใช้ CO 1–2 และฝ่ายขายใช้ CO 3–4 สามารถกำหนด CO 1–2 เป็น Group 1 และ CO 3–4 เป็น Group 2 จากนั้นอนุญาตให้เบอร์ภายในของฝ่ายธุรการใช้เฉพาะ CO 1–2 และอนุญาตฝ่ายขายใช้เฉพาะ CO 3–4
เมื่อกำหนดสิทธิ์เรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถเลือกกลุ่มสายนอกด้วยรหัส 81 สำหรับ Group 1 หรือ 82 สำหรับ Group 2 ตาม Numbering Plan มาตรฐาน รวมถึงตั้งปุ่ม Group-CO บนโทรศัพท์ Panasonic KX-T7730 เพื่อใช้งานได้สะดวกขึ้น
ข้อสำคัญ: การแบ่งกลุ่มด้วยโปรแกรม 404 เพียงอย่างเดียวไม่ได้ป้องกันพนักงานจากการเลือกสายนอกกลุ่มอื่น ต้องกำหนดสิทธิ์โทรออกในโปรแกรม 405–407 ควบคู่กัน มิฉะนั้นพนักงานอาจยังสามารถเลือก CO Line นอกกลุ่มที่ต้องการได้
บทความนี้ ComSiam จะอธิบายการแยก CO Line สำหรับแต่ละแผนกแบบทีละขั้นตอน ตั้งแต่การวางผังสายนอก การใช้โปรแกรม 404 การกำหนดสิทธิ์ Extension Jack การตั้งปุ่ม Group-CO และการทดสอบว่าแต่ละแผนกใช้ได้เฉพาะสายนอกที่ได้รับอนุญาตจริง
① วิธีแยกสายนอก KX-TES824 ตามแผนกแบบรวดเร็ว
หากมีแผนการแบ่งสายนอกเรียบร้อยแล้ว สามารถดำเนินการตามขั้นตอนนี้
① ตรวจสอบจำนวน CO Line ที่ต่อใช้งานจริง
② ตรวจสอบว่าคู่สายแต่ละเส้นมีสัญญาณพร้อมใช้งาน
③ จดว่าแต่ละแผนกใช้ Extension Jack หมายเลขใด
④ กำหนดกลุ่มสายนอก เช่น CO 1–2 เป็น Group 1 และ CO 3–4 เป็น Group 2
⑤ Backup ค่าโปรแกรมเดิม
⑥ ตรวจโปรแกรม 400 ให้ CO ที่มีสายจริงเป็น Connect
⑦ ใช้โปรแกรม 404 กำหนด CO Line Group
⑧ ใช้โปรแกรม 405 กำหนดสิทธิ์โทรออกช่วง Day
⑨ ใช้โปรแกรม 406 กำหนดสิทธิ์ช่วง Night
⑩ ใช้โปรแกรม 407 กำหนดสิทธิ์ช่วง Lunch
⑪ ตั้งปุ่ม Group-CO ให้โทรศัพท์ KX-T7730 ตามความเหมาะสม
⑫ ตรวจพฤติกรรม Automatic Line Access และ Line Preference
⑬ ทดลองโทรออกจากฝ่ายธุรการผ่าน Group 1
⑭ ทดลองโทรออกจากฝ่ายขายผ่าน Group 2
⑮ ทดสอบว่าทั้งสองแผนกไม่สามารถใช้ CO Line ที่ถูกห้ามได้
⑯ ตรวจสอบระบบรับสายเข้า หากมีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม
⑰ Backup โปรแกรมหลังตั้งค่าเสร็จ
ลำดับสำคัญ: จัดกลุ่มด้วย 404 → จำกัดสิทธิ์ด้วย 405–407 → ตั้งวิธีเลือกสาย → ทดสอบจริง
② ทำไมสำนักงานต้องแยกสายนอกให้แต่ละแผนก?
สำนักงานที่มีพนักงานหลายแผนกอาจต้องการควบคุมการใช้งานสายนอกให้เหมาะสมกับหน้าที่
1. ป้องกันการแย่งใช้คู่สาย
หากทุกแผนกใช้สายนอกชุดเดียวกัน อาจเกิดปัญหาสายเต็มจนฝ่ายขายหรือฝ่ายบริการลูกค้าโทรออกไม่ได้
2. แยกการใช้งานตามหน้าที่
เช่น
- ฝ่ายขายใช้หมายเลขโทรศัพท์สำหรับติดต่อลูกค้า
- ฝ่ายธุรการใช้หมายเลขสำนักงาน
- ฝ่ายบริการลูกค้าใช้หมายเลขเฉพาะ
- ผู้บริหารมีสิทธิ์ใช้สายนอกหลายกลุ่ม
3. ควบคุมสิทธิ์การโทร
ผู้ดูแลสามารถจำกัดว่าเครื่องใดใช้ CO Line ใดได้
4. ช่วยบริหารค่าใช้จ่าย
หากสายนอกแต่ละกลุ่มใช้บริการหรือแพ็กเกจต่างกัน การแยกสิทธิ์ช่วยกำหนดผู้ใช้ตามความเหมาะสม
5. ลดความผิดพลาดจากการเลือกสาย
พนักงานไม่ต้องจำหมายเลข CO Line ทีละเส้น หากตั้งปุ่ม Group-CO ไว้แล้ว
6. รองรับการขยายสำนักงาน
เมื่อเพิ่มสายนอกหรือพนักงาน สามารถตรวจสอบผังกลุ่มและสิทธิ์ที่มีอยู่ก่อนปรับระบบ
③ CO Line Group ของ KX-TES824 ทำงานอย่างไร?
CO Line Group คือการรวมพอร์ต CO หลายพอร์ตไว้ในกลุ่มเดียวกัน
Panasonic KX-TES824 รองรับ CO Line Group หมายเลข 1–8 โดยแต่ละ CO Line ถูกกำหนดให้อยู่ได้หนึ่งกลุ่มในเวลาเดียวกัน
ตัวอย่าง
| CO Line | Group | แผนก |
|---|---|---|
| CO 1 | 1 | ธุรการ |
| CO 2 | 1 | ธุรการ |
| CO 3 | 2 | ฝ่ายขาย |
| CO 4 | 2 | ฝ่ายขาย |
เมื่อพนักงานเลือก Group 1 ระบบจะพิจารณา CO Line ที่ว่างและได้รับอนุญาตใน Group 1
เมื่อเลือก Group 2 ระบบจะพิจารณา CO 3 หรือ CO 4 ที่พร้อมใช้งาน
CO Group แตกต่างจาก Extension Group อย่างไร?
CO Group ใช้จัดกลุ่มสายนอก ส่วน Extension Group ใช้จัดกลุ่มโทรศัพท์ภายใน
การนำเบอร์ 101 และ 102 มาอยู่ Extension Group เดียวกันไม่ได้หมายความว่าทั้งสองเครื่องจะได้รับสิทธิ์ใช้ CO Group เดียวกันโดยอัตโนมัติ
④ KX-TES824 แยกสายนอกได้กี่กลุ่ม?
KX-TES824 รองรับ CO Line Group สูงสุด 8 กลุ่ม
อย่างไรก็ตาม ตู้รุ่นนี้มีจำนวนพอร์ตสายนอกจำกัดตามฮาร์ดแวร์
| รายการ | ความจุ |
|---|---|
| สายนอกเริ่มต้น | 3 CO Lines |
| สายนอกสูงสุดเมื่อขยาย | 8 CO Lines |
| เบอร์ภายในเริ่มต้น | 8 Extensions |
| เบอร์ภายในสูงสุดเมื่อขยาย | 24 Extensions |
| CO Line Group | 8 Groups |
ข้อควรเข้าใจ
การมี 8 กลุ่มไม่ได้หมายความว่าตู้สามารถสร้างสายนอกได้ 8 เส้นโดยไม่ติดตั้งฮาร์ดแวร์
ตัวอย่างเช่น หากตู้มีสายนอกจริงเพียง 3 เส้น ก็สามารถแบ่งสายนอกเหล่านั้นตามกลุ่มได้ แต่จำนวนช่องสนทนาจริงยังมีเพียงเท่าที่คู่สายและบริการรองรับ
⑤ ก่อนแยกสายนอกต้องตรวจสอบอะไรบ้าง?
ควรสำรวจระบบเดิมก่อนเปลี่ยนโปรแกรม เพราะการตั้งสิทธิ์ผิดอาจทำให้พนักงานโทรออกไม่ได้
รายการสำคัญ
① จำนวน CO Line ที่ใช้งานจริง
② พอร์ต CO ที่เชื่อมต่อกับหมายเลขภายนอกแต่ละหมายเลข
③ Extension Jack ของพนักงานแต่ละแผนก
④ หมายเลขภายในที่ใช้งานจริง
⑤ CO Line Group ปัจจุบัน
⑥ สิทธิ์โทรออกช่วง Day
⑦ สิทธิ์โทรออกช่วง Night
⑧ สิทธิ์โทรออกช่วง Lunch
⑨ การตั้งค่าปุ่ม CO บนโทรศัพท์แต่ละเครื่อง
⑩ วิธีเลือกสายนอกอัตโนมัติ
⑪ การตั้งค่า ARS หากสำนักงานใช้งาน
⑫ ไฟล์ Backup ล่าสุด
ตัวอย่างตารางเตรียมงาน
| แผนก | Extension Jack | เบอร์ภายใน | กลุ่มที่ต้องการ |
|---|---|---|---|
| ธุรการ | 01 | 101 | Group 1 |
| ธุรการ | 02 | 102 | Group 1 |
| ฝ่ายขาย | 03 | 103 | Group 2 |
| ฝ่ายขาย | 04 | 104 | Group 2 |
| ผู้บริหาร | 05 | 105 | Group 1 และ 2 |
หมายเลขในตารางเป็นตัวอย่างสมมุติ ควรตรวจ Extension Jack จริงก่อนตั้งค่า
⑥ ทำไมต้องแยก Extension Jack ออกจากหมายเลขภายใน?
โปรแกรม Flexible Outward Dialling ของ KX-TES824 ใช้หมายเลข Extension Jack ในการกำหนดสิทธิ์
จึงต้องทราบว่าโทรศัพท์แต่ละเครื่องเชื่อมต่ออยู่กับ Jack ใด
ตัวอย่าง
เบอร์ภายใน 103 อาจถูกกำหนดให้อยู่ที่ Jack 05
หากเข้าใจผิดว่าเบอร์ 103 ต้องอยู่ Jack 03 แล้วนำสิทธิ์ไปตั้งที่ Jack 03 อาจทำให้พนักงานผิดคนได้รับสิทธิ์ใช้สายนอก
วิธีตรวจสอบ
① เปิดผังหมายเลขภายใน
② ตรวจสอบหมายเลข Extension Jack
③ อ่านค่าโปรแกรม 009 หรือ Extension Number
④ ยืนยันว่าแต่ละเบอร์อยู่ Jack ใด
⑤ บันทึกข้อมูลก่อนตั้งสิทธิ์
ข้อควรจำ
Extension Number ไม่เท่ากับ Extension Jack Number เสมอไป
จึงต้องใช้ข้อมูลจากตู้จริง ไม่ควรคาดเดาจากตัวเลขเบอร์ภายใน
⑦ วิธี Backup โปรแกรมก่อนแยก CO Line
ก่อนปรับกลุ่มและสิทธิ์ของหลายแผนก ควรสำรองข้อมูลระบบเดิม
ขั้นตอน
① เปิด KX-TE Maintenance Console
② เชื่อมต่อกับตู้ผ่าน USB หรือ RS-232C
③ ตรวจสอบว่ากำลังอ่านค่าจากตู้จริง
④ เปิดเมนู File
⑤ เลือก File Transfer PBX to PC
⑥ ตั้งชื่อไฟล์ที่สื่อความหมาย
⑦ บันทึกไฟล์
⑧ รอการถ่ายโอนเสร็จ
⑨ ตรวจสอบว่าไฟล์เปิดอ่านได้
ตัวอย่างชื่อไฟล์
KX-TES824-Before-Department-Groups
ควรเพิ่มวันที่ดำเนินการจริงในชื่อไฟล์
ทำไมต้อง Backup?
เพราะการเปลี่ยนโปรแกรม 404 และ 405–407 อาจส่งผลต่อเครื่องจำนวนมาก
หากพบปัญหา สามารถใช้ไฟล์ Before เพื่อตรวจสอบค่าที่เปลี่ยนไปโดยไม่จำเป็นต้องรีเซ็ตตู้ทั้งหมด
⑧ วิธีตั้ง CO Line Group ด้วยโปรแกรม 404
โปรแกรม 404 หรือ CO Line Group Number ใช้กำหนดว่า CO Line แต่ละเส้นอยู่กลุ่มใด
ตัวอย่างแผน
CO 1 และ CO 2 อยู่ Group 1
CO 3 และ CO 4 อยู่ Group 2
ขั้นตอนผ่าน KX-T7730
① เชื่อมต่อ KX-T7730 กับ Extension Jack 01
② วางหูโทรศัพท์
③ กด PROGRAM
④ กด * ตามด้วย #
⑤ ป้อน System Password ปัจจุบัน
⑥ กด 404
⑦ กด NEXT
⑧ เลือกหมายเลข CO Line
⑨ กำหนด Group Number ตั้งแต่ 1–8
⑩ กด STORE
⑪ เลือก CO Line ถัดไป
⑫ ทำซ้ำจนตั้งครบ
⑬ อ่านค่ากลับเพื่อตรวจสอบ
ค่าที่ต้องการ
| CO Line | Group Number |
|---|---|
| 1 | 1 |
| 2 | 1 |
| 3 | 2 |
| 4 | 2 |
เมื่อกำหนดครบแล้ว CO 1–2 จะอยู่ในกลุ่มเดียวกัน และ CO 3–4 จะอยู่ในอีกกลุ่มหนึ่ง
⑨ วิธีตั้งสิทธิ์โทรออกของฝ่ายธุรการด้วยโปรแกรม 405
เมื่อแบ่ง CO Group แล้ว ต้องกำหนดว่าฝ่ายธุรการสามารถใช้สายนอกใดได้บ้าง
โปรแกรม 405 ใช้กำหนด Flexible Outward Dialling ในช่วง Day
สมมุติว่า
ฝ่ายธุรการอยู่ Jack 01 และ 02
ต้องการให้ใช้ CO 1 และ CO 2 เท่านั้น
ตารางสิทธิ์
| Jack | CO 1 | CO 2 | CO 3 | CO 4 |
|---|---|---|---|---|
| 01 | Enable | Enable | Disable | Disable |
| 02 | Enable | Enable | Disable | Disable |
ขั้นตอน
① เข้า System Programming
② กด 405
③ กด NEXT
④ เลือก CO Line ที่ต้องการ เช่น CO 1
⑤ เลือก Extension Jack 01
⑥ กำหนดเป็น Enable
⑦ กด STORE
⑧ ตั้ง Jack 02 เป็น Enable สำหรับ CO 1
⑨ ทำซ้ำกับ CO 2
⑩ สำหรับ CO 3 และ CO 4 ให้กำหนด Jack 01 และ 02 เป็น Disable
⑪ อ่านค่ากลับทุกพอร์ต
ข้อควรระวัง
อย่ากำหนด Disable ให้ทุก CO Line ของฝ่ายธุรการโดยไม่ตั้งใจ เพราะจะทำให้ไม่สามารถเลือกสายนอกได้ตามปกติ
⑩ วิธีตั้งสิทธิ์โทรออกของฝ่ายขาย
ฝ่ายขายอยู่ที่ Jack 03 และ Jack 04
ต้องการให้ใช้เฉพาะ CO 3 และ CO 4
ตัวอย่างสิทธิ์
| Jack | CO 1 | CO 2 | CO 3 | CO 4 |
|---|---|---|---|---|
| 03 | Disable | Disable | Enable | Enable |
| 04 | Disable | Disable | Enable | Enable |
ขั้นตอน
① เข้าโปรแกรม 405
② เลือก CO 1
③ กำหนด Jack 03 และ 04 เป็น Disable
④ เลือก CO 2
⑤ กำหนด Jack 03 และ 04 เป็น Disable
⑥ เลือก CO 3
⑦ กำหนด Jack 03 และ 04 เป็น Enable
⑧ เลือก CO 4
⑨ กำหนด Jack 03 และ 04 เป็น Enable
⑩ กด STORE ทุกครั้งตามขั้นตอน
⑪ ตรวจสอบค่าอีกครั้ง
ผลที่ต้องการ
ฝ่ายขายสามารถเลือก CO 3 หรือ CO 4 ที่ว่างและได้รับอนุญาตได้
แต่ไม่สามารถใช้ CO 1 หรือ CO 2 ตามนโยบายที่กำหนดในช่วง Day
⑪ วิธีให้ผู้บริหารใช้สายนอกได้ทั้งสองกลุ่ม
บางสำนักงานต้องการให้ผู้บริหารใช้สายนอกได้หลายกลุ่ม
ตัวอย่างเช่น Manager อยู่ที่ Jack 05
ต้องการให้ใช้ CO 1–4 ได้ทั้งหมด
ตารางสิทธิ์ตัวอย่าง
| Jack | CO 1 | CO 2 | CO 3 | CO 4 |
|---|---|---|---|---|
| 05 Manager | Enable | Enable | Enable | Enable |
วิธีตั้งค่า
① เข้าโปรแกรม 405
② กำหนด Jack 05 เป็น Enable สำหรับ CO 1
③ กำหนด Jack 05 เป็น Enable สำหรับ CO 2
④ กำหนด Jack 05 เป็น Enable สำหรับ CO 3
⑤ กำหนด Jack 05 เป็น Enable สำหรับ CO 4
⑥ บันทึกทุกค่า
⑦ ตรวจสอบการเลือก Group 1
⑧ ตรวจสอบการเลือก Group 2
ข้อควรระวัง
การอนุญาตให้ใช้ CO ทุกเส้นไม่ได้ยกเลิก Toll Restriction หรือข้อจำกัดการโทรทุกประเภท
หากผู้บริหารต้องโทรไปยังหมายเลขที่มีข้อจำกัด ต้องตรวจ COS และนโยบายการโทรที่เกี่ยวข้องแยกต่างหาก
⑫ วิธีตั้งสิทธิ์แยกแผนกช่วง Night ด้วยโปรแกรม 406
หากสำนักงานต้องการสิทธิ์โทรออกแตกต่างระหว่างกลางวันและกลางคืน ต้องตรวจโปรแกรม 406
ตัวอย่าง
ช่วง Day ฝ่ายขายใช้ CO 3–4 ได้
แต่ช่วง Night ต้องการให้พนักงานเวรฝ่ายขายใช้ CO 4 เท่านั้น
ตารางตัวอย่าง
| Jack | CO 3 Night | CO 4 Night |
|---|---|---|
| 03 | Disable | Enable |
| 04 | Disable | Enable |
ขั้นตอน
① เข้าโปรแกรม 406
② เลือก CO 3
③ กำหนดสิทธิ์ Jack 03 และ 04 ตามแผน
④ เลือก CO 4
⑤ กำหนดสิทธิ์ Jack 03 และ 04 เป็น Enable
⑥ บันทึกค่า
⑦ ตรวจโปรแกรม Time Service
⑧ ทดสอบในเงื่อนไขช่วง Night อย่างปลอดภัย
ทำไมต้องตรวจโปรแกรม 406?
เพราะการกำหนดสิทธิ์ในโปรแกรม 405 มีผลกับช่วง Day ไม่ใช่ทุกช่วงเวลาโดยอัตโนมัติ
หากไม่ได้ตรวจ Night Mode อาจเกิดปัญหาพนักงานโทรออกไม่ได้หลังเวลาทำการ
⑬ วิธีตั้งสิทธิ์แยกแผนกช่วง Lunch ด้วยโปรแกรม 407
โปรแกรม 407 ใช้กำหนด Flexible Outward Dialling ในช่วง Lunch
ตัวอย่าง
ช่วงพักกลางวันต้องการให้
- Reception ใช้ CO 1 ได้
- ฝ่ายขายใช้ CO 3 ได้
- ผู้บริหารใช้ CO 1–4 ได้ตามนโยบาย
ขั้นตอน
① เข้าโปรแกรม 407
② เลือก CO Line ที่ต้องการ
③ เลือก Extension Jack
④ กำหนด Enable หรือ Disable
⑤ กด STORE
⑥ ทำซ้ำกับคู่ CO/Jack ทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง
⑦ ตรวจค่าที่บันทึก
⑧ ทดสอบการใช้งานช่วง Lunch ตามแผน
ข้อควรระวัง
การตั้งสิทธิ์ Lunch ไม่ได้กำหนดว่าโทรศัพท์เครื่องใดรับสายจากภายนอก
หากต้องการตั้งการรับสายเข้าช่วง Lunch ต้องตรวจโปรแกรมด้าน Incoming Call และ Flexible Ringing เพิ่มเติม
⑭ วิธีเลือก Group 1 และ Group 2 จากโทรศัพท์
เมื่อกำหนด CO Group และสิทธิ์เรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถเลือกกลุ่มสายนอกตามที่ได้รับอนุญาต
ตาม User Manual ของ Panasonic รูปแบบมาตรฐานคือ
8 + หมายเลข CO Line Group
ตัวอย่าง
เลือก Group 1:
81
เลือก Group 2:
82
วิธีโทรออก
① ยกหูโทรศัพท์
② กด 81 หรือ 82 ตามกลุ่มที่ต้องการ
③ รอให้ระบบเลือกสายนอกว่างตามเงื่อนไข
④ กดหมายเลขภายนอก
⑤ รอปลายทางรับสาย
⑥ สนทนา
ข้อควรจำ
รหัส 8 เป็นค่ามาตรฐานตาม User Manual แต่ระบบบางเครื่องอาจมีการเปลี่ยน Feature Numbering
จึงควรตรวจ Numbering Plan ที่ใช้งานจริงก่อน
⑮ วิธีตั้งปุ่ม Group-CO บน KX-T7730 ให้แต่ละแผนก
หากใช้โทรศัพท์ Panasonic KX-T7730 สามารถตั้งปุ่ม Flexible CO เป็น Group-CO เพื่อเลือกสายนอกได้สะดวก
ฝ่ายธุรการ
ตั้งปุ่ม Group-CO เป็น Group 1
ฝ่ายขาย
ตั้งปุ่ม Group-CO เป็น Group 2
ผู้บริหาร
อาจกำหนดปุ่มสองปุ่ม
- ปุ่มแรก Group 1
- ปุ่มที่สอง Group 2
ขั้นตอนทั่วไป
① วางหูโทรศัพท์
② กด PROGRAM
③ กดปุ่ม Flexible CO ที่ต้องการ
④ เลือกฟังก์ชัน Group-CO ด้วยรหัส 1
⑤ ป้อน Group Number เช่น 2
⑥ กด AUTO DIAL/STORE
⑦ กด PROGRAM เพื่อออก
⑧ ทดลองกดปุ่ม
สิ่งที่ต้องเข้าใจ
การตั้งปุ่ม Group-CO ไม่ใช่การสร้างสิทธิ์
หากผู้ใช้งานไม่ได้รับอนุญาตในโปรแกรม 405–407 ก็ยังอาจไม่สามารถใช้สายนอกในกลุ่มนั้นได้
⑯ ทำไมกด 9 แล้วอาจเลือกสายนอกผิดกลุ่ม?
นี่เป็นปัญหาสำคัญเมื่อต้องการแยกสายนอกสำหรับแต่ละแผนก
รหัส 9 หรือรหัส Automatic Line Access ที่ระบบกำหนด ใช้ให้ PBX เลือกสายนอกว่างอัตโนมัติตามการตั้งค่าระบบ
การจัด CO Line Group ไม่ได้แปลว่าการกด 9 จะเลือกกลุ่มตามแผนกโดยอัตโนมัติ
ตัวอย่าง
ฝ่ายขายต้องการใช้ Group 2
หากกด 9 ระบบอาจพิจารณาสายนอกตามการตั้งค่า Automatic Line Access และสิทธิ์ที่มีอยู่
วิธีป้องกัน
① กำหนดสิทธิ์ CO Line ให้ถูกต้องด้วย 405–407
② ตั้งปุ่ม Group-CO ตามแผนก
③ แนะนำให้พนักงานเลือกกลุ่มที่กำหนด
④ ตรวจ Automatic Designated Line Access [419] หากมีการใช้งาน
⑤ ตรวจ Line Preference ของโทรศัพท์แต่ละเครื่อง
⑥ ทดสอบการกด 9 และการเลือกกลุ่มแยกกัน
ข้อควรระวัง
หากต้องการแยกสายนอกอย่างเคร่งครัด ต้องกำหนดสิทธิ์เพื่อป้องกันการเลือกสายนอกที่ไม่ได้รับอนุญาต ไม่ควรพึ่งเพียงปุ่มโทรศัพท์หรือการบอกให้พนักงานกด 81/82
⑰ Automatic Designated Line Access [419] เกี่ยวข้องอย่างไร?
โปรแกรม 419 หรือ Automatic Designated Line Access ใช้กำหนด CO Line ที่ระบบสามารถเลือกในกระบวนการ Automatic Line Access ตามเงื่อนไขของฟังก์ชัน
ทำไมต้องตรวจ?
เพราะสำนักงานที่ต้องการแบ่งกลุ่มอาจพบว่า
- กด Group-CO แล้วใช้ถูกกลุ่ม
- แต่กดรหัสเลือกสายอัตโนมัติแล้วได้ผลต่างกัน
จึงควรตรวจการตั้งค่า Automatic Line Access ร่วมด้วย
แนวทางตรวจสอบ
① ตรวจ CO Line ที่เปิดใช้งานอยู่
② ตรวจ CO Group
③ ตรวจสิทธิ์ในโปรแกรม 405–407
④ ตรวจค่าโปรแกรม 419
⑤ ตรวจ Line Preference ของโทรศัพท์ที่เกี่ยวข้อง
⑥ ทดสอบ Automatic Line Access
ข้อสำคัญ
โปรแกรม 419 ไม่ใช่ตัวแทนของการกำหนดสิทธิ์ราย Extension
หากต้องการให้แต่ละแผนกถูกจำกัดการใช้ CO Line ต้องกำหนดสิทธิ์ใน 405–407 ให้เหมาะสมด้วย
⑱ วิธีตรวจสอบว่าฝ่ายธุรการใช้ได้เฉพาะ Group 1
หลังตั้งค่าต้องทดสอบทั้งกรณีที่อนุญาตและไม่อนุญาต
ขั้นตอน
① เลือกโทรศัพท์ฝ่ายธุรการ Jack 01
② กด 81
③ ตรวจสอบว่าเลือกสายนอกใน Group 1 ได้
④ ทดลองโทรออกไปยังหมายเลขทดสอบ
⑤ วางสาย
⑥ กด 82
⑦ ตรวจสอบว่าระบบไม่อนุญาตให้เลือก CO Line ที่ถูกกำหนดห้ามใช้
⑧ ทดลองจาก Jack 02
⑨ บันทึกผล
ตารางทดสอบ
| Jack | Group 1 | Group 2 |
|---|---|---|
| 01 | อนุญาต | ไม่อนุญาต |
| 02 | อนุญาต | ไม่อนุญาต |
หากฝ่ายธุรการยังสามารถใช้ Group 2 ได้ ต้องอ่านโปรแกรม 405–407 ของ CO 3 และ CO 4 อีกครั้ง
⑲ วิธีตรวจสอบว่าฝ่ายขายใช้ได้เฉพาะ Group 2
ทดสอบจากโทรศัพท์ฝ่ายขายในทำนองเดียวกัน
ขั้นตอน
① เลือกโทรศัพท์ Jack 03
② กด 82
③ ตรวจสอบว่าสามารถเลือก Group 2 ได้
④ ทดลองโทรออก
⑤ วางสาย
⑥ กด 81
⑦ ตรวจว่าระบบไม่อนุญาตให้ใช้ CO 1–2 ตามนโยบาย
⑧ ทดลองจาก Jack 04
⑨ บันทึกผล
ตารางทดสอบ
| Jack | Group 1 | Group 2 |
|---|---|---|
| 03 | ไม่อนุญาต | อนุญาต |
| 04 | ไม่อนุญาต | อนุญาต |
หากเลือก Group 2 ไม่ได้
ให้ตรวจ
- โปรแกรม 404
- โปรแกรม 400
- โปรแกรม 405–407
- สถานะสายว่างของ CO 3–4
- รหัสเลือกกลุ่มที่ใช้งานจริง
- การกำหนดปุ่ม Group-CO
⑳ วิธีแยกสายนอกให้ฝ่ายบริการลูกค้า
นอกจากฝ่ายขายและธุรการ สำนักงานอาจต้องการแยกคู่สายสำหรับฝ่ายบริการลูกค้า
ตัวอย่าง
- CO 1–2 เป็น Group 1 สำหรับธุรการ
- CO 3–4 เป็น Group 2 สำหรับฝ่ายขาย
- CO 5 เป็น Group 3 สำหรับบริการลูกค้า
สิ่งที่ต้องตรวจสอบ
① ตู้มีฮาร์ดแวร์รองรับ CO 5 จริงหรือไม่
② CO 5 มีคู่สายและสัญญาณพร้อมใช้งานหรือไม่
③ โปรแกรม 400 ตั้ง Connect หรือไม่
④ โปรแกรม 404 ตั้ง CO 5 เป็น Group 3 หรือไม่
⑤ Extension ของบริการลูกค้าได้รับสิทธิ์ใช้ CO 5 หรือไม่
⑥ ช่วง Day/Night/Lunch ถูกต้องหรือไม่
⑦ โทรศัพท์มีปุ่ม G-CO Group 3 หรือใช้รหัส 83 ตามค่าระบบได้หรือไม่
⑧ การรับสายเข้า CO 5 ถูกกำหนดตามที่ต้องการหรือไม่
ข้อควรระวัง
การตั้งให้ CO 5 อยู่ Group 3 ไม่ได้หมายความว่าเมื่อสายภายนอกโทรเข้า CO 5 จะไปดังที่ฝ่ายบริการลูกค้าโดยอัตโนมัติ
ต้องตรวจระบบรับสายเข้าแยกต่างหาก
㉑ วิธีแยกสายนอกสำหรับโทรออกกับรับสายเข้า
การแยกสายนอกให้แต่ละแผนกมีสองประเด็นที่ต้องแยกจากกัน
การโทรออก
ควบคุมด้วย
- CO Line Group [404]
- Flexible Outward Dialling [405–407]
- วิธีเลือกสายนอกและการตั้งค่าที่เกี่ยวข้อง
การโทรเข้า
ควบคุมด้วย
- Flexible Ringing Day [408]
- Flexible Ringing Night [409]
- Flexible Ringing Lunch [410]
- CO Line Mode Day [414]
- CO Line Mode Night [415]
- CO Line Mode Lunch [416]
ตัวอย่าง
ฝ่ายขายใช้ CO 3–4 สำหรับโทรออก
แต่ต้องการให้สายโทรเข้าที่ CO 3–4 ดังที่ Reception ก่อน แล้วจึงโอนไปฝ่ายขาย
สามารถวางแผนแยกการโทรออกกับการรับสายเข้าได้ โดยตรวจรูปแบบการรับสายที่ระบบรองรับ
อย่าสับสนว่าแผนกที่ได้รับสิทธิ์โทรออกผ่าน CO Line จะเป็นแผนกที่ต้องรับสายจาก CO Line นั้นเสมอไป
㉒ ตัวอย่างการตั้งค่าครบทั้งสำนักงาน 3 แผนก
สมมุติสำนักงานมีสายนอก 5 เส้น และโทรศัพท์ภายใน 10 เครื่อง
แผน CO Line
| CO Line | Group | แผนก |
|---|---|---|
| CO 1 | 1 | ธุรการ |
| CO 2 | 1 | ธุรการ |
| CO 3 | 2 | ฝ่ายขาย |
| CO 4 | 2 | ฝ่ายขาย |
| CO 5 | 3 | บริการลูกค้า |
แผน Extension
| Jack | แผนก | กลุ่มที่อนุญาต |
|---|---|---|
| 01 | Reception | 1 |
| 02 | ธุรการ | 1 |
| 03 | ธุรการ | 1 |
| 04 | ฝ่ายขาย | 2 |
| 05 | ฝ่ายขาย | 2 |
| 06 | ฝ่ายขาย | 2 |
| 07 | บริการลูกค้า | 3 |
| 08 | บริการลูกค้า | 3 |
| 09 | ผู้บริหาร | 1, 2, 3 |
| 10 | ผู้จัดการ | 1, 2 |
ขั้นตอนตั้งค่าตามแผน
① ตรวจสอบฮาร์ดแวร์และ CO Line ที่ติดตั้งจริง
② ตั้งโปรแกรม 400 ให้ตรงกับคู่สาย
③ ตั้งโปรแกรม 404 แบ่ง Group 1–3
④ ตั้งโปรแกรม 405 สำหรับสิทธิ์ช่วง Day
⑤ ตั้งโปรแกรม 406 สำหรับ Night
⑥ ตั้งโปรแกรม 407 สำหรับ Lunch
⑦ ตั้งปุ่ม G-CO ของพนักงาน
⑧ ตรวจ Automatic Line Access
⑨ ทดสอบสิทธิ์ของแต่ละแผนก
⑩ ทดสอบกรณี CO Line ในกลุ่มไม่ว่าง
⑪ ตรวจการรับสายเข้าหากมีการเปลี่ยนแปลง
⑫ บันทึกผลและ Backup
สิ่งที่ควรจำ
การให้ผู้บริหารใช้หลายกลุ่มต้องกำหนดสิทธิ์ให้ CO Line ทุกเส้นที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่เพียงใส่ผู้บริหารไว้ในหลาย Extension Group
㉓ ตั้งกลุ่มแล้วบางแผนกโทรออกไม่ได้ แก้ยังไง?
หลังแยกสายนอก อาการที่พบได้คือพนักงานบางเครื่องโทรออกไม่ได้
สาเหตุที่ควรตรวจสอบ
① CO Line ถูกตั้ง Not Connect
② CO Line อยู่ผิด Group
③ Extension ไม่ได้รับสิทธิ์ใช้ CO
④ สิทธิ์ Day ถูกต้อง แต่ Night ไม่ถูกต้อง
⑤ สิทธิ์ Lunch ไม่ตรงกับแผน
⑥ กดเลือก Group ผิด
⑦ ปุ่ม G-CO ตั้งหมายเลขกลุ่มผิด
⑧ ทุกสายนอกในกลุ่มไม่ว่าง
⑨ มี Toll Restriction จำกัดหมายเลขปลายทาง
⑩ Line Preference หรือ Automatic Line Access ไม่ตรงกับแผน
วิธีแก้ไข
เริ่มจากตรวจว่าเครื่องสามารถเลือก CO Line ที่อนุญาตได้หรือไม่
หากเลือกไม่ได้ ให้ตรวจ 400, 404 และ 405–407
หากเลือกสายได้ แต่กดหมายเลขปลายทางไม่สำเร็จ ให้ตรวจข้อจำกัดการโทรหรือ Dial Mode เพิ่มเติม
ไม่ควรเปิดสิทธิ์ทุก CO Line ให้ทุกแผนกเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะหน้า เพราะจะทำให้การแยกกลุ่มตามนโยบายหมดความหมาย
㉔ ตารางแก้ปัญหาการแยกสายนอกตามแผนก
| อาการ | จุดที่ควรตรวจ | แนวทางแก้ไข |
|---|---|---|
| ฝ่ายขายใช้ CO ของธุรการได้ | 405–407 | ปรับสิทธิ์ CO 1–2 |
| ธุรการใช้ CO ฝ่ายขายได้ | 405–407 | ปรับสิทธิ์ CO 3–4 |
| กด 82 แล้วไม่ได้สาย | 404 และสถานะ CO | ตรวจสมาชิก Group 2 |
| โทรออกไม่ได้ทั้งแผนก | 400 และ 405–407 | ตรวจ Connect และสิทธิ์ |
| ใช้ได้เฉพาะกลางวัน | 406–407 | ตรวจ Night/Lunch |
| กด 9 แล้วเลือกผิดสาย | Automatic Line Access | ตรวจ 419 และสิทธิ์ |
| ปุ่ม G-CO ไม่ทำงาน | Personal Programming | ตรวจหมายเลข Group |
| เลือก Group แล้วสายเต็ม | จำนวน CO ใน Group | ตรวจการใช้งานพร้อมกัน |
| สายเข้าไปผิดแผนก | 408–410, 414–416 | ตรวจระบบรับสายเข้า |
| ผู้บริหารใช้ Group 2 ไม่ได้ | 405–407 | ตรวจ CO ที่อนุญาต |
| เพิ่ม CO ใหม่แล้วเลือกไม่ได้ | 400, 404 | ตรวจ Connect และ Group |
| ไม่ทราบว่า Jack ไหนเป็นฝ่ายขาย | โปรแกรม 009 | ตรวจผัง Extension |
| แก้ผิดหลายรายการ | Backup เดิม | เปรียบเทียบ Before–After |
㉕ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการแยกสายนอก KX-TES824
KX-TES824 แยกสายนอกให้แต่ละแผนกได้ไหม?
ได้ โดยกำหนด CO Line Group และสิทธิ์ของ Extension ให้เหมาะสม
ใช้โปรแกรมอะไรแบ่งกลุ่มสายนอก?
ใช้โปรแกรม 404 หรือ CO Line Group Number
ใช้โปรแกรมอะไรห้ามพนักงานใช้สายนอกบางเส้น?
ใช้ Flexible Outward Dialling โปรแกรม 405–407 ตามช่วงเวลา
โปรแกรม 404 ตั้งอย่างเดียวเพียงพอไหม?
ไม่เพียงพอสำหรับการจำกัดสิทธิ์ เพราะเป็นเพียงการกำหนดกลุ่มสายนอก
โปรแกรม 405 ใช้ทำอะไร?
กำหนดว่า Extension Jack ใดสามารถใช้ CO Line ใดในช่วง Day
โปรแกรม 406 และ 407 คืออะไร?
กำหนดสิทธิ์ใช้ CO Line ในช่วง Night และ Lunch
สามารถให้ฝ่ายขายใช้ CO 3–4 เท่านั้นได้ไหม?
ได้ โดยจัด CO 3–4 เป็นกลุ่มตามแผนและกำหนดสิทธิ์ให้ Extension ฝ่ายขายใช้เฉพาะ CO 3–4
ผู้บริหารใช้ได้สองกลุ่มไหม?
ได้ หากกำหนดสิทธิ์ให้ใช้ CO Line ในทั้งสองกลุ่มอย่างถูกต้อง
CO Line หนึ่งเส้นอยู่สอง Group ได้ไหม?
โปรแกรม 404 กำหนด CO Line หนึ่งเส้นให้อยู่ได้หนึ่งกลุ่มในเวลาเดียวกัน
กดรหัสอะไรเลือก Group 1?
ตามค่ามาตรฐาน ใช้ 81
กดรหัสอะไรเลือก Group 2?
ตามค่ามาตรฐาน ใช้ 82
ตั้งปุ่ม Group-CO บน KX-T7730 ได้ไหม?
ได้ โดยกำหนด Flexible CO Button เป็น Group-CO แล้วระบุ Group Number
ทำไมกด Group-CO แล้วโทรออกไม่ได้?
อาจเป็นเพราะไม่มีสิทธิ์ใช้ CO Line ในกลุ่ม ไม่มีสายว่าง หรือกำหนดกลุ่มผิด
กด 9 แล้วจะใช้สายนอกตามแผนกไหม?
ไม่จำเป็น ต้องตรวจการตั้งค่า Automatic Line Access และสิทธิ์ของ Extension ร่วมด้วย
สามารถแยกสายนอกสำหรับฝ่ายบริการลูกค้าได้ไหม?
ได้ หากมี CO Line จริงเพียงพอและกำหนดกลุ่มกับสิทธิ์ตามแผน
การแบ่ง CO Group มีผลกับการรับสายเข้าไหม?
ไม่ได้กำหนดเครื่องรับสายเข้าโดยอัตโนมัติ ต้องตั้ง Flexible Ringing และ CO Line Mode ตามที่ต้องการ
แยกกลุ่มแล้วต้องรีสตาร์ตตู้ไหม?
ไม่ควรรีสตาร์ตโดยอัตโนมัติ ให้ตรวจการบันทึกค่าและทดสอบก่อน
ต้อง Backup ก่อนตั้งค่าไหม?
ควรทำ โดยเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนสิทธิ์ของพนักงานหลายเครื่อง
㉖ สรุปวิธีแยกสายนอก Panasonic KX-TES824 ให้แต่ละแผนกใช้คนละกลุ่มสาย
การแยกสายนอก Panasonic KX-TES824 ให้แต่ละแผนกใช้คนละกลุ่ม สามารถทำได้ด้วยการกำหนด CO Line Group และสิทธิ์ใช้สายนอกของแต่ละ Extension
ขั้นตอนสำคัญคือ ตรวจ CO Line → วางแผนกลุ่ม → โปรแกรม 404 → โปรแกรม 405–407 → ตั้ง Group-CO → ตรวจการเลือกสายอัตโนมัติ → ทดสอบสิทธิ์จริง
โปรแกรม 404 ใช้กำหนดว่า CO Line ใดอยู่ในกลุ่มไหน ส่วนโปรแกรม 405–407 ใช้ควบคุมว่าแต่ละ Extension Jack สามารถใช้สายนอกเส้นใดได้บ้างในช่วง Day, Night และ Lunch
หากต้องการแยกสายนอกอย่างจริงจัง ไม่ควรพึ่งเพียงการกำหนดปุ่ม Group-CO หรือบอกให้พนักงานกด 81 และ 82 เพราะหากสิทธิ์ยังเปิดอยู่ ผู้ใช้บางเครื่องอาจสามารถเลือกสายนอกอื่นได้ด้วยวิธีที่ระบบรองรับ
สำหรับสำนักงานที่มีหลายแผนก ควรจัดทำตาราง CO Line, Group Number และ Extension Jack ให้ชัดเจน พร้อมทดสอบทั้งกรณีที่อนุญาตและไม่อนุญาต เพื่อยืนยันว่านโยบายการใช้สายนอกทำงานตามที่ต้องการจริง
ComSiam แนะนำให้ช่างติดตั้งและผู้ดูแลระบบโทรศัพท์สำรองค่าโปรแกรมก่อนเปลี่ยนสิทธิ์ ตรวจสอบหมายเลข Extension Jack ให้ถูกต้อง และทดสอบการโทรในทุกช่วงเวลาที่ใช้งาน เพื่อให้ Panasonic KX-TES824 สามารถแยกสายนอกตามแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดปัญหาการแย่งใช้คู่สาย และช่วยควบคุมการใช้งานโทรศัพท์ของสำนักงานได้อย่างเหมาะสม
ComSiam Professional Team
