วิธีตั้งข้อความไม่อยู่ที่โต๊ะ

วิธีตั้งข้อความไม่อยู่ที่โต๊ะ Panasonic KX-TES824 ทำอย่างไร? หากพนักงานไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน ออกไปประชุม หรือย้ายไปนั่งที่เบอร์ภายในอื่น สามารถใช้ฟังก์ชัน Absent Message เพื่อตั้งข้อความแจ้งสถานะให้เพื่อนร่วมงานที่โทรเข้ามาทราบผ่านหน้าจอโทรศัพท์ Panasonic แบบ Display Proprietary Telephone (Display PT)

วิธีตั้งค่าเบื้องต้นคือ ยกหูโทรศัพท์ กด 75 ตามด้วยหมายเลขข้อความ 1–6 และข้อมูลเพิ่มเติมถ้ามี จากนั้นกด # รอฟังเสียงยืนยันแล้ววางหู ส่วนการยกเลิกข้อความใช้รหัส 750#

ตัวอย่างเช่น หากต้องการแจ้งว่ากำลังประชุม ให้กด 756# จากเครื่องของตนเอง หรือหากต้องการแจ้งว่าจะกลับมาเร็ว ๆ นี้ ให้กด 751#

ฟังก์ชัน Absent Message ของ Panasonic KX-TES824 รองรับข้อความมาตรฐาน 6 รูปแบบ เช่น กลับมาเร็ว ๆ นี้ กลับบ้านแล้ว อยู่ที่เบอร์ภายในอื่น กลับมาเวลาใด ไม่อยู่จนถึงวันที่เท่าไร และกำลังประชุม

บทความนี้ ComSiam อธิบายวิธีตั้งข้อความไม่อยู่ที่โต๊ะอย่างละเอียด ทั้งโทรศัพท์เครื่องระบบ PT และโทรศัพท์แอนะล็อก SLT พร้อมตารางคำสั่ง ตัวอย่างการตั้งข้อความ การยกเลิก ข้อจำกัดของหน้าจอ และวิธีแก้ปัญหาเมื่อผู้โทรไม่เห็นข้อความ

① Absent Message ของ Panasonic KX-TES824 คืออะไร

Absent Message คือฟังก์ชันแสดงข้อความแจ้งสถานะการไม่อยู่ของผู้ใช้เบอร์ภายใน เพื่อให้พนักงานคนอื่นทราบเหตุผลหรือข้อมูลติดต่อเพิ่มเติมเมื่อโทรหาเบอร์ดังกล่าว

ตัวอย่างเช่น สำนักงานมีหมายเลขภายในดังนี้

101 — ผู้จัดการ
102 — ประชาสัมพันธ์
103 — ฝ่ายขาย
104 — ฝ่ายบัญชี

หากผู้จัดการเบอร์ 101 กำลังประชุม สามารถตั้ง Absent Message เป็น In a Meeting

เมื่อพนักงานเบอร์ 102 โทรหาเบอร์ 101 ด้วยโทรศัพท์ Panasonic แบบ Display PT ข้อความดังกล่าวจะปรากฏบนหน้าจอของผู้โทรตามเงื่อนไขของระบบ

จุดประสงค์ของ Absent Message

แจ้งให้ผู้โทรทราบว่าผู้ใช้ไม่อยู่ที่โต๊ะ
ลดการโทรซ้ำโดยไม่จำเป็น
แจ้งว่าอยู่ที่หมายเลขภายในอื่น
แจ้งเวลาที่คาดว่าจะกลับมา
แจ้งช่วงวันที่ไม่อยู่
ช่วยให้พนักงานประสานงานกันได้สะดวกขึ้น

สิ่งที่ต้องเข้าใจ

Absent Message เป็นข้อความสำหรับแสดงบนหน้าจอโทรศัพท์ที่รองรับ ไม่ใช่การบันทึกเสียง ไม่ใช่การฝากข้อความเสียง และไม่ใช่การส่งข้อความไปยังโทรศัพท์มือถือ

② Panasonic KX-TES824 มีข้อความ Absent Message กี่แบบ

คู่มือ Panasonic KX-TES824/KX-TEM824 กำหนดข้อความมาตรฐานไว้ 6 แบบ

หมายเลข	ข้อความภาษาอังกฤษ	ความหมาย
1	Will Return Soon	จะกลับมาเร็ว ๆ นี้
2	Gone Home	กลับบ้านแล้ว
3	At Ext %%%	อยู่ที่เบอร์ภายในอื่น
4	Back at %%:%% AM/PM	จะกลับมาในเวลาที่กำหนด
5	Out Until %%/%%	ไม่อยู่จนถึงวันที่กำหนด
6	In a Meeting	กำลังประชุม

เครื่องหมาย % ในข้อความหมายถึงตำแหน่งที่ผู้ใช้ต้องกรอกข้อมูลเพิ่มเติม ไม่ใช่เครื่องหมายที่ต้องกดจากแป้นโทรศัพท์

ข้อความใดต้องกรอกข้อมูลเพิ่ม

ข้อความหมายเลข 1, 2 และ 6 ไม่ต้องระบุข้อมูลอื่น

ข้อความหมายเลข 3 ต้องระบุเบอร์ภายใน

ข้อความหมายเลข 4 ต้องระบุเวลาและ AM/PM

ข้อความหมายเลข 5 ต้องระบุเดือนและวันตามรูปแบบของคู่มือที่ใช้ในระบบ

③ วิธีตั้งข้อความไม่อยู่ที่โต๊ะด้วยรหัส 75

วิธีตั้ง Absent Message สามารถดำเนินการจากโทรศัพท์เบอร์ภายในของผู้ใช้งานโดยตรง

ขั้นตอนที่ 1 ยกหูโทรศัพท์

ยกหูและตรวจสอบว่ามี Dial Tone จากตู้สาขา

ขั้นตอนที่ 2 กดรหัส 75

เข้าสู่คำสั่ง Absent Message

ขั้นตอนที่ 3 เลือกหมายเลขข้อความ

กดหมายเลข 1–6 ตามข้อความที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 4 กรอกข้อมูลเพิ่มเติมหากจำเป็น

หากเลือกข้อความ 3, 4 หรือ 5 ต้องระบุค่าตามรูปแบบของข้อความนั้น

ขั้นตอนที่ 5 กด

ใช้เครื่องหมาย # เพื่อจบคำสั่ง

ขั้นตอนที่ 6 ฟัง Confirmation Tone

เมื่อระบบรับคำสั่ง จะมีเสียงยืนยัน

ขั้นตอนที่ 7 วางหู

หลังได้รับเสียงยืนยันให้วางหู

รูปแบบคำสั่ง

75 → หมายเลขข้อความ → ข้อมูลเพิ่มเติมถ้ามี → #

หากไม่ได้รับเสียงยืนยัน ควรตรวจสอบลำดับการกดก่อนลองตั้งค่าใหม่

④ วิธีตั้งข้อความ Will Return Soon กลับมาเร็ว ๆ นี้

ข้อความหมายเลข 1 คือ Will Return Soon เหมาะสำหรับพนักงานที่ออกจากโต๊ะชั่วคราวและคาดว่าจะกลับมาในไม่ช้า

ขั้นตอนการตั้งค่า

ยกหูโทรศัพท์
กด 75
กด 1
กด #
รอฟังเสียงยืนยัน
วางหู

ตัวอย่างคำสั่ง

751#

ตัวอย่างการใช้งาน

พนักงานฝ่ายขายออกไปพบผู้จัดการอีกห้องหนึ่งประมาณ 10 นาที

ก่อนออกจากโต๊ะสามารถเปิดข้อความ Will Return Soon เพื่อแจ้งผู้โทรจากภายในให้ทราบว่าตนเองจะกลับมาเร็ว ๆ นี้

ข้อควรระวัง

ข้อความนี้ไม่ได้กำหนดเวลาที่แน่นอน หากต้องการแจ้งเวลาชัดเจนควรพิจารณาข้อความหมายเลข 4

⑤ วิธีตั้งข้อความ Gone Home กลับบ้านแล้ว

ข้อความหมายเลข 2 คือ Gone Home ใช้แจ้งว่าพนักงานกลับบ้านหรือออกจากสำนักงานแล้ว

ขั้นตอนการตั้งค่า

ยกหู
กด 75
กด 2
กด #
รอฟัง Confirmation Tone
วางหู

ตัวอย่างคำสั่ง

752#

เหมาะกับการใช้งานแบบใด

เหมาะกับพนักงานที่เลิกงานก่อนเวลาหรือไม่มีผู้รับผิดชอบประจำโต๊ะในช่วงเวลาที่เหลือ

สิ่งที่ควรระวัง

Absent Message ไม่ได้ย้ายสายเรียกเข้าหรือทำให้มีผู้อื่นรับสายแทนโดยอัตโนมัติ

หากต้องการให้สายเข้าถูกส่งไปยังประชาสัมพันธ์หรือพนักงานคนอื่น ต้องพิจารณาการตั้ง Call Forwarding เพิ่มเติมตามความเหมาะสม

⑥ วิธีตั้งข้อความ At Ext แจ้งว่าอยู่ที่เบอร์ภายในอื่น

ข้อความหมายเลข 3 คือ At Ext %%% ใช้แจ้งให้ผู้โทรทราบว่าผู้ใช้ย้ายไปอยู่ที่หมายเลขภายในอื่น

ตัวอย่างสถานการณ์

ผู้จัดการประจำเบอร์ 101 ย้ายไปทำงานที่ห้องประชุมเบอร์ 105

สามารถตั้งข้อความแจ้งว่าอยู่ที่เบอร์ 105 ได้

ขั้นตอนการตั้งค่า

ยกหูจากเครื่องเบอร์ 101
กด 75
กด 3
กดหมายเลขภายในที่ต้องการแจ้ง เช่น 105
กด #
รอฟังเสียงยืนยัน
วางหู

ตัวอย่างคำสั่ง

753105#

หมายถึงให้แสดงข้อความว่าผู้ใช้ขณะนี้อยู่ที่ Extension 105

ข้อควรระวัง

การตั้งข้อความ At Ext ไม่ได้โอนสายไปยังเบอร์ 105 โดยอัตโนมัติ

ผู้โทรที่เห็นข้อความต้องติดต่อหมายเลขที่แสดงด้วยตนเอง หรือสำนักงานอาจตั้ง Follow Me หรือ Call Forwarding แยกต่างหาก หากต้องการส่งสายไปยังเครื่องใหม่

⑦ วิธีตั้งข้อความ Back at แจ้งเวลาที่จะกลับมา

ข้อความหมายเลข 4 คือ Back at ใช้กำหนดเวลาที่คาดว่าจะกลับมาที่โต๊ะทำงาน

คู่มือใช้รูปแบบเวลา 12 ชั่วโมง พร้อมตัวเลือก AM หรือ PM

รูปแบบข้อมูลที่ต้องกรอก

ชั่วโมง: 01–12
นาที: 00–59
AM: กด 0
PM: กด 1

ตัวอย่าง ต้องการแจ้งว่าจะกลับมา 09:30 น.

ยกหูโทรศัพท์
กด 75
กด 4
กด 09 สำหรับชั่วโมง
กด 30 สำหรับนาที
กด 0 สำหรับ AM
กด #
รอฟังเสียงยืนยัน
วางหู

ตัวอย่างคำสั่ง

75409300#

ตัวอย่าง ต้องการแจ้งว่าจะกลับมา 14:30 น.

เวลา 14:30 น. ในรูปแบบ 12 ชั่วโมงคือ 02:30 PM

คำสั่งจึงเป็น

75402301#

จุดที่ต้องตรวจสอบ

ใช้ชั่วโมงสองหลักและนาทีสองหลักตามรูปแบบคู่มือ

อย่ากรอก 14 โดยตรงแทน 02 PM เพราะตัวเลือกเวลาตามคู่มือใช้รูปแบบ 12 ชั่วโมง

⑧ วิธีตั้งข้อความ Out Until แจ้งวันที่จะกลับมา

ข้อความหมายเลข 5 คือ Out Until ใช้แจ้งว่าผู้ใช้งานไม่อยู่จนถึงวันที่กำหนด

ตามคู่มือภาษาอังกฤษรูปแบบที่แสดงคือ Month/Day

ตัวอย่าง ไม่อยู่จนถึงวันที่ 25 ธันวาคม

ให้กรอก

เดือน: 12
วัน: 25

ขั้นตอนการตั้งค่า

ยกหูโทรศัพท์
กด 75
กด 5
กด 12 สำหรับเดือน
กด 25 สำหรับวัน
กด #
รอฟังเสียงยืนยัน
วางหู

ตัวอย่างคำสั่ง

7551225#

ข้อควรระวังเกี่ยวกับรูปแบบวันที่

คู่มือและเวอร์ชันระบบบางภูมิภาคอาจมีรูปแบบลำดับวันและเดือนแตกต่างกัน

ควรตรวจสอบรูปแบบที่โทรศัพท์แสดงจริงก่อนใช้กับสำนักงาน โดยเฉพาะหากเครื่องใช้การตั้งค่าประเทศหรือเฟิร์มแวร์ต่างกัน

เหมาะกับการใช้งานแบบใด

เหมาะกับพนักงานที่ลาหยุด เดินทางไปต่างจังหวัด หรือออกไปปฏิบัติงานนอกสำนักงานหลายวัน

⑨ วิธีตั้งข้อความ In a Meeting กำลังประชุม

ข้อความหมายเลข 6 คือ In a Meeting เหมาะกับการแจ้งว่าผู้ใช้ไม่สะดวกรับสายเนื่องจากกำลังประชุม

ขั้นตอนการตั้งค่า

ยกหูโทรศัพท์
กด 75
กด 6
กด #
รอฟัง Confirmation Tone
วางหู

ตัวอย่างคำสั่ง

756#

เหมาะกับการใช้งานเมื่อใด

ประชุมภายในแผนก
ประชุมกับลูกค้า
ประชุมกับผู้บริหาร
ประชุมผ่านวิดีโอคอล
นำเสนองานภายในสำนักงาน

ควรตั้ง DND เพิ่มหรือไม่

Absent Message เพียงอย่างเดียวไม่ได้ป้องกันเสียงเรียกเข้า

หากต้องการไม่ให้โทรศัพท์ดังรบกวนระหว่างประชุม อาจใช้ DND แยกต่างหาก โดยต้องคำนึงถึงผลกระทบต่อสายสำคัญและการรับสายของสำนักงาน

⑩ ตารางรหัส Absent Message ทั้ง 6 แบบ

ข้อความ	รหัสตัวอย่าง	การใช้งาน
Will Return Soon	751#	จะกลับมาเร็ว ๆ นี้
Gone Home	752#	กลับบ้านแล้ว
At Ext 105	753105#	อยู่ที่เบอร์ 105
Back at 09:30 AM	75409300#	กลับมา 09:30 น.
Out Until Dec 25	7551225#	ไม่อยู่จนถึง 25 ธันวาคม
In a Meeting	756#	กำลังประชุม
Cancel	750#	ยกเลิกข้อความ

รหัสเหล่านี้อ้างอิง Feature Number มาตรฐานและรูปแบบข้อมูลจากคู่มือ Panasonic

หมายเลขภายใน เวลา และวันที่เป็นตัวอย่าง ผู้ใช้งานต้องเปลี่ยนให้ตรงกับข้อมูลจริง

⑪ วิธีตั้ง Absent Message บนโทรศัพท์เครื่องระบบ PT

โทรศัพท์ Panasonic แบบ Proprietary Telephone หรือ PT สามารถใช้คำสั่ง Absent Message ได้

ตัวอย่างเช่น โทรศัพท์แบบมีหน้าจอที่รองรับการแสดงข้อความของตู้สาขา

ขั้นตอนสำหรับ PT

ยกหูโทรศัพท์
กด 75
กดหมายเลขข้อความ 1–6
กรอกข้อมูลหากจำเป็น
กด #
รอฟัง Confirmation Tone
วางหู

ข้อดีของ Display PT

โทรศัพท์ PT ที่มีหน้าจอรองรับสามารถแสดงข้อความ Absent Message ของตนเองเมื่อยกหู และสามารถแสดงข้อความของเบอร์อื่นเมื่อโทรหาเบอร์นั้น

โทรศัพท์ PT ทุกเครื่องแสดงข้อความได้หรือไม่

ไม่ใช่ทุกเครื่อง

คู่มือระบุว่าผู้โทรต้องใช้ Panasonic แบบ Display PT จึงจะเห็นข้อความ Absent Message ของปลายทางบนหน้าจอ

โทรศัพท์ PT ที่ไม่มีหน้าจออาจตั้งค่าได้ แต่ไม่สามารถแสดงข้อความดังกล่าวในลักษณะเดียวกับ Display PT

⑫ วิธีตั้ง Absent Message บนโทรศัพท์แอนะล็อก SLT

โทรศัพท์ SLT หรือ Single Line Telephone สามารถกำหนด Absent Message ได้ผ่านรหัสของตู้สาขา

แม้ไม่มีหน้าจอแสดงข้อความ ก็ยังสามารถตั้งข้อความให้ผู้ใช้ Display PT รายอื่นเห็นเมื่อโทรเข้ามาได้

ขั้นตอนตั้งค่าบน SLT

ยกหูโทรศัพท์
กด 75
เลือกหมายเลขข้อความ
กรอกข้อมูลเพิ่มเติมหากจำเป็น
กด # หรือ 0 ตามรูปแบบที่คู่มือรองรับ
รอฟัง Confirmation Tone
วางหู

ตัวอย่างตั้งข้อความกำลังประชุม

756#

หรือสำหรับ SLT ใช้รูปแบบ

7560

ข้อจำกัดของ SLT

โทรศัพท์แอนะล็อกทั่วไปไม่มีหน้าจอ Panasonic Display PT จึงไม่สามารถใช้หน้าจอของเครื่องแสดงข้อความ Absent Message แบบเดียวกันได้

แต่การตั้งข้อความจาก SLT ยังมีประโยชน์ เพราะเพื่อนร่วมงานที่ใช้ Display PT สามารถเห็นข้อความเมื่อโทรเข้ามา

⑬ วิธียกเลิก Absent Message

เมื่อกลับมาที่โต๊ะหรือไม่ต้องการให้ข้อความเดิมแสดงอีก ควรยกเลิก Absent Message

ขั้นตอนสำหรับ PT

ยกหูโทรศัพท์
กด 75
กด 0
กด #
รอฟัง Confirmation Tone
วางหู

คำสั่งยกเลิก

750#

ขั้นตอนสำหรับ SLT

ใช้ลำดับเดียวกัน โดยสามารถกดเลข 0 แทน # เพื่อจบคำสั่ง

ตัวอย่าง

7500

หลังยกเลิกจะเกิดอะไรขึ้น

เมื่อยกเลิกแล้ว ข้อความ Absent Message ที่ตั้งไว้จะไม่แสดงเป็นสถานะไม่อยู่ของเบอร์นั้นตามการทำงานของระบบ

ควรทดสอบจากโทรศัพท์ Display PT อีกเครื่องเพื่อยืนยันผล

⑭ สามารถตั้ง Absent Message หลายข้อความพร้อมกันได้ไหม

ไม่ได้

Feature Guide ของ Panasonic ระบุว่า Extension หนึ่งเครื่องสามารถเลือก Absent Message ได้ครั้งละหนึ่งข้อความเท่านั้น

ตัวอย่าง

หากตั้งข้อความ 751# ไว้ก่อน แล้วต้องการเปลี่ยนเป็นข้อความกำลังประชุม 756#

ระบบจะใช้ข้อความที่ตั้งล่าสุดตามการทำงานของฟังก์ชัน

ข้อควรระวัง

Absent Message ไม่ใช่ระบบรายการสถานะที่เก็บข้อความหลายชุดให้แสดงเรียงกัน

หากต้องการเปลี่ยนสถานะ ควรตั้งข้อความที่ตรงกับสถานการณ์ปัจจุบัน และยกเลิกเมื่อไม่ต้องการใช้งาน

⑮ Absent Message กับ Message Waiting ต่างกันอย่างไร

แม้ชื่อจะมีคำว่า Message เหมือนกัน แต่เป็นคนละฟังก์ชัน

Absent Message

ใช้แสดงข้อความแจ้งสถานะการไม่อยู่ของผู้ใช้เบอร์ภายใน

Message Waiting

ใช้แจ้งว่ามีผู้โทรฝากสัญญาณให้ติดต่อกลับ หรือมีการแจ้งเตือนข้อความตามฟังก์ชันที่ระบบรองรับ

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	Absent Message	Message Waiting
จุดประสงค์	แจ้งสถานะไม่อยู่	แจ้งให้ติดต่อกลับ
รหัสหลัก	75	70 สำหรับคำสั่งที่เกี่ยวข้อง
แสดงเหตุผลการไม่อยู่	ได้	ไม่ใช่หน้าที่หลัก
แสดงบน Display PT	ได้	แสดงสถานะตามอุปกรณ์
เหมือน Voice Mail หรือไม่	ไม่ใช่	ไม่ใช่สิ่งเดียวกันเสมอไป

สิ่งที่ควรทราบ

Absent Message ไม่ได้เก็บเสียงสนทนาจากผู้โทร และไม่ได้เป็นระบบกล่องข้อความเสียง

หากต้องการให้ลูกค้าฝากข้อความเสียง ต้องใช้ฟังก์ชัน Voice Messaging ที่ระบบรองรับแยกต่างหาก

⑯ Absent Message กับ DND และ Call Forward ต่างกันอย่างไร

ทั้งสามฟังก์ชันสามารถใช้เมื่อพนักงานไม่อยู่ที่โต๊ะ แต่ทำหน้าที่ต่างกัน

Absent Message

แสดงข้อความสถานะบนหน้าจอของผู้โทรที่ใช้ Display PT

DND

ป้องกันเสียงเรียกเข้าตามเงื่อนไขของระบบ

Call Forwarding

ส่งต่อสายไปยังหมายเลขอื่นตามการตั้งค่า

รายการ	Absent Message	DND	Call Forward
แสดงเหตุผลไม่อยู่	ได้	ไม่ใช่หน้าที่หลัก	ไม่ใช่หน้าที่หลัก
ป้องกันเสียงเรียก	ไม่ใช่	ใช่	เปลี่ยนเส้นทางสาย
ส่งสายไปอีกเบอร์	ไม่ใช่	ไม่ใช่	ใช่
ตัวอย่างรหัส	756#	714#	711102#
ยกเลิก	750#	710#	710#

ควรเลือกใช้อะไร

หากต้องการให้เพื่อนร่วมงานทราบว่ากำลังประชุม ให้ใช้ Absent Message

หากไม่ต้องการเสียงโทรศัพท์รบกวน ให้พิจารณา DND

หากต้องการให้มีคนอื่นรับสายแทน ให้ใช้ Call Forwarding

สามารถวางแผนใช้งานร่วมกันตามความเหมาะสมและข้อจำกัดของระบบ

⑰ ทำไมตั้ง Absent Message แล้วผู้โทรไม่เห็นข้อความ

สาเหตุที่ 1 ผู้โทรไม่ได้ใช้ Display PT

นี่เป็นสาเหตุสำคัญ เพราะคู่มือกำหนดว่าผู้โทรต้องใช้โทรศัพท์ Panasonic แบบ Display PT จึงจะเห็น Absent Message

วิธีแก้: ทดสอบด้วย Display PT ที่รองรับ

สาเหตุที่ 2 กดคำสั่งไม่ครบ

หากไม่กด # หรือไม่ได้รับ Confirmation Tone การตั้งค่าอาจไม่สำเร็จ

วิธีแก้: ตรวจสอบลำดับคำสั่ง

สาเหตุที่ 3 เลือกหมายเลขข้อความผิด

หากเลือกหมายเลข 3, 4 หรือ 5 แต่ไม่ได้ใส่ค่าที่จำเป็น ระบบอาจไม่ยอมรับคำสั่ง

วิธีแก้: กรอกหมายเลขภายใน เวลา หรือวันที่ให้ครบ

สาเหตุที่ 4 ใช้รูปแบบเวลาไม่ถูกต้อง

ตัวอย่างเช่น กรอกชั่วโมงในรูปแบบ 24 ชั่วโมง แทนรูปแบบ 12 ชั่วโมงตามคู่มือ

วิธีแก้: ใช้ชั่วโมง 01–12 พร้อม AM/PM

สาเหตุที่ 5 ใช้ลำดับวันเดือนผิด

บางเวอร์ชันมีรูปแบบวันที่แตกต่างกันตามประเทศหรือพื้นที่

วิธีแก้: ตรวจสอบรูปแบบที่แสดงในเครื่องจริง

สาเหตุที่ 6 ข้อความถูกยกเลิกแล้ว

หากมีการกด 750# ข้อความที่เคยตั้งไว้จะถูกยกเลิก

วิธีแก้: ตั้งข้อความใหม่แล้วทดสอบ

สาเหตุที่ 7 โทรศัพท์หรือหน้าจอมีปัญหา

หาก Display PT ไม่สามารถแสดงข้อมูลตามปกติ ต้องตรวจสอบอุปกรณ์และการเชื่อมต่อ

วิธีแก้: ทดลองกับเครื่อง Display PT อีกเครื่องที่ทราบว่าใช้งานได้

⑱ ตารางแก้ปัญหา Absent Message Panasonic KX-TES824

อาการ	สาเหตุที่เป็นไปได้	วิธีตรวจสอบ
กด 75 แล้วไม่ทำงาน	รหัสถูกเปลี่ยนหรือกดผิด	ตรวจ Feature Number
ไม่มี Confirmation Tone	คำสั่งไม่ครบ	ตรวจ # หรือ 0
ผู้โทรไม่เห็นข้อความ	ไม่ได้ใช้ Display PT	ตรวจรุ่นเครื่อง
ข้อความไม่ตรงกับที่เลือก	กดหมายเลขผิด	ตรวจ 1–6
ตั้ง At Ext ไม่ได้	เบอร์ภายในไม่ครบ	ตรวจค่าที่กรอก
เวลาแสดงผิด	ใช้ 12 ชั่วโมงผิด	ตรวจ AM/PM
วันที่แสดงผิด	ลำดับวันเดือนต่างกัน	ตรวจเวอร์ชัน
ข้อความเดิมยังแสดง	ยังไม่ยกเลิกหรือเปลี่ยนค่า	ใช้ 750#
ตั้งหลายข้อความไม่ได้	ระบบรองรับทีละหนึ่งข้อความ	เลือกข้อความล่าสุด
SLT ไม่มีข้อความบนจอ	SLT ไม่ใช่ Display PT	ทดสอบจากเครื่องอื่น
ตั้งข้อความแล้วเครื่องยังดัง	Absent Message ไม่ใช่ DND	ตรวจวัตถุประสงค์
ตั้งข้อความแล้วสายไม่โอน	ไม่ใช่ Call Forward	ตรวจ FWD
ผู้โทรเป็นบุคคลภายนอก	ไม่สามารถเห็นข้อความแบบ Display PT	ใช้วิธีแจ้งสถานะอื่น

⑲ วิธีทดสอบ Absent Message หลังตั้งค่า

ควรใช้โทรศัพท์ Panasonic แบบ Display PT สำหรับตรวจสอบว่าข้อความแสดงตามต้องการหรือไม่

เตรียมอุปกรณ์

เครื่อง A — เบอร์ 101 เครื่องที่ตั้ง Absent Message
เครื่อง B — เบอร์ 102 โทรศัพท์ Display PT สำหรับทดสอบ
เครื่อง C — โทรศัพท์ SLT สำหรับทดสอบการตั้งค่าจากแอนะล็อก หากมี

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบสถานะก่อนตั้งค่า

ให้เครื่อง B โทรหา A และตรวจสอบการทำงานของหน้าจอตามปกติ

ขั้นตอนที่ 2 ตั้ง Absent Message ที่เครื่อง A

ตัวอย่าง กด 756# เพื่อแจ้ง In a Meeting

ขั้นตอนที่ 3 ตรวจสอบเสียงยืนยัน

ยืนยันว่าระบบรับคำสั่งสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 4 ให้เครื่อง B โทรหา A

ตรวจสอบว่าโทรศัพท์ Display PT ของเครื่อง B แสดงข้อความ In a Meeting

ขั้นตอนที่ 5 เปลี่ยนข้อความ

ตั้งข้อความ 751# ที่เครื่อง A แล้วโทรทดสอบอีกครั้ง

ขั้นตอนที่ 6 ทดสอบยกเลิก

ที่เครื่อง A กด 750# แล้วให้ B โทรเข้ามาอีกครั้ง

ขั้นตอนที่ 7 บันทึกผล

จดบันทึกว่าการตั้งค่า การเปลี่ยนข้อความ และการยกเลิกทำงานถูกต้องหรือไม่

⑳ Checklist ก่อนส่งมอบการใช้งาน Absent Message

ตรวจสอบเบอร์ภายในต้นทาง
ตรวจสอบโทรศัพท์ PT/SLT
ตรวจสอบว่ามี Dial Tone
กดรหัส 75 ได้
ตั้งข้อความหมายเลข 1 ได้
ตั้งข้อความหมายเลข 2 ได้
ตั้งข้อความหมายเลข 3 พร้อม Extension ได้
ตั้งข้อความหมายเลข 4 พร้อมเวลาได้
ตั้งข้อความหมายเลข 5 พร้อมวันที่ได้
ตั้งข้อความหมายเลข 6 ได้
ได้ยิน Confirmation Tone
ตรวจสอบด้วยโทรศัพท์ Display PT
ข้อความปรากฏถูกต้อง
ทดสอบการตั้งค่าจาก SLT หากมี
ทดสอบการใช้เลข 0 แทน # ตามคู่มือ
ยกเลิกด้วย 750# ได้
ตรวจสอบว่าไม่ได้สับสนกับ FWD หรือ DND
อธิบายข้อจำกัดให้ผู้ใช้ทราบ
บันทึกผลการทดสอบ

㉑ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Absent Message Panasonic KX-TES824

Q1: Panasonic KX-TES824 ตั้งข้อความไม่อยู่ที่โต๊ะอย่างไร

ยกหู กด 75 เลือกข้อความ 1–6 กรอกข้อมูลเพิ่มเติมหากจำเป็น แล้วกด # รอฟังเสียงยืนยันก่อนวางหู

Q2: รหัสตั้ง Absent Message คืออะไร

ใช้รหัส 75 ตามด้วยหมายเลขข้อความและเครื่องหมายจบคำสั่ง

Q3: ตั้งข้อความกำลังประชุมใช้รหัสอะไร

ใช้ 756#

Q4: ตั้งข้อความกลับมาเร็ว ๆ นี้ใช้รหัสอะไร

ใช้ 751#

Q5: ตั้งข้อความกลับบ้านแล้วใช้รหัสอะไร

ใช้ 752#

Q6: ตั้งข้อความว่าอยู่ที่เบอร์อื่นอย่างไร

ใช้ 753 ตามด้วยหมายเลขภายใน เช่น 753105# สำหรับเบอร์ 105

Q7: ตั้งข้อความเวลาที่จะกลับมาอย่างไร

ใช้ข้อความหมายเลข 4 พร้อมชั่วโมง นาที และ AM/PM ตามรูปแบบ 12 ชั่วโมงที่คู่มือกำหนด

Q8: ตั้งข้อความไม่อยู่จนถึงวันที่กำหนดอย่างไร

ใช้ข้อความหมายเลข 5 ตามด้วยข้อมูลวันและเดือนในรูปแบบของคู่มือที่ใช้กับระบบ

Q9: ยกเลิก Absent Message ใช้รหัสอะไร

ใช้ 750#

Q10: โทรศัพท์แอนะล็อก SLT ตั้ง Absent Message ได้ไหม

ได้ โดยใช้รหัส 75 และข้อมูลข้อความตามที่คู่มือรองรับ

Q11: SLT ใช้เลข 0 แทน # ได้ไหม

ได้ ตามที่คู่มือ Panasonic ระบุสำหรับการจบคำสั่ง Absent Message

Q12: ทำไมโทรศัพท์ SLT ไม่แสดงข้อความ

เพราะการแสดง Absent Message สำหรับผู้โทรต้องใช้ Panasonic แบบ Display PT ที่รองรับ ไม่ใช่หน้าจอของ SLT ทั่วไป

Q13: โทรศัพท์ PT ที่ไม่มีจอเห็นข้อความหรือไม่

ไม่สามารถแสดงข้อความแบบเดียวกับ Display PT ได้ จึงควรใช้โทรศัพท์ที่มีหน้าจอรองรับเมื่อทดสอบ

Q14: ผู้โทรจากมือถือจะเห็นข้อความ Absent Message หรือไม่

ไม่เห็นผ่านฟังก์ชันนี้ เพราะ Absent Message ออกแบบสำหรับการแสดงบนหน้าจอ Display PT ภายในระบบ

Q15: Absent Message ส่ง SMS ได้ไหม

ไม่ได้ เป็นฟังก์ชันแสดงข้อความบนโทรศัพท์ภายในที่รองรับ ไม่ใช่ระบบ SMS

Q16: Absent Message บันทึกเสียงพูดได้ไหม

ไม่ได้ ต้องใช้ฟังก์ชันระบบเสียงหรือ Voice Messaging แยกต่างหาก

Q17: ตั้งหลายข้อความพร้อมกันได้หรือไม่

ไม่ได้ ระบบรองรับการเลือกข้อความครั้งละหนึ่งรายการต่อเบอร์ภายใน

Q18: ตั้ง Absent Message แล้วโทรศัพท์หยุดดังไหม

ไม่ใช่หน้าที่ของฟังก์ชันนี้ หากต้องการป้องกันเสียงเรียกเข้าต้องพิจารณา DND

Q19: ตั้ง Absent Message แล้วสายถูกโอนไปเบอร์อื่นไหม

ไม่ถูกโอนเพียงเพราะตั้งข้อความ ต้องใช้ Call Forwarding หรือฟังก์ชันการโอนสายที่เกี่ยวข้อง

Q20: ต้องเข้า System Programming เพื่อตั้งข้อความหรือไม่

การเลือกข้อความมาตรฐานทั้ง 6 แบบสามารถทำจากโทรศัพท์ภายในด้วยรหัส 75 ตามคู่มือได้โดยตรง

㉒ สรุปวิธีตั้งข้อความไม่อยู่ที่โต๊ะ Panasonic KX-TES824

Panasonic KX-TES824 รองรับฟังก์ชัน Absent Message สำหรับแสดงข้อความแจ้งสถานะการไม่อยู่ของพนักงานบนหน้าจอโทรศัพท์ Panasonic แบบ Display PT ของผู้โทร

มีข้อความมาตรฐานทั้งหมด 6 แบบ ได้แก่

Will Return Soon
Gone Home
At Ext
Back at
Out Until
In a Meeting

รหัสตั้งข้อความ: 75 + หมายเลขข้อความ + ข้อมูลเพิ่มเติมถ้ามี + #

รหัสยกเลิกข้อความ: 750#

สำหรับโทรศัพท์แอนะล็อก SLT สามารถใช้เลข 0 แทน # เพื่อจบคำสั่งได้ตามคู่มือ

สิ่งที่สำคัญคือ Absent Message ไม่ใช่การส่ง SMS ไม่ใช่ Voice Mail ไม่ใช่ DND และไม่ใช่ Call Forwarding

การใช้งานให้เกิดประโยชน์ควรเลือกข้อความให้ตรงกับสถานการณ์และยกเลิกเมื่อกลับมาทำงาน เพื่อให้ข้อมูลที่แสดงแก่เพื่อนร่วมงานเป็นปัจจุบัน

หากสำนักงานใช้งาน Panasonic KX-TES824 แล้วพบปัญหาตั้ง Absent Message ไม่ได้ หน้าจอไม่แสดงข้อความ หรือโทรศัพท์ไม่สามารถใช้งานฟังก์ชันตามคู่มือ ทีมงาน ComSiam สามารถช่วยตรวจสอบ วิเคราะห์ปัญหา และให้คำแนะนำเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์สำนักงานตามสภาพหน้างานได้

ComSiam Professional Team