Panasonic KX-TES824 โอนสายแบบรอแจ้งปลายทาง ทำอย่างไร

Panasonic KX-TES824 โอนสายแบบรอแจ้งปลายทาง ทำอย่างไร? หากต้องการโอนสายลูกค้าไปยังพนักงานคนอื่น โดยพูดคุยแจ้งรายละเอียดกับปลายทางก่อน สามารถใช้ฟังก์ชัน Call Transfer with Announcement ของตู้สาขา Panasonic KX-TES824 ได้

สำหรับโทรศัพท์เครื่องระบบ (PT) ให้กด TRANSFER ตามด้วยเบอร์ภายใน รอให้ปลายทางรับ แจ้งรายละเอียด แล้ววางหูเพื่อส่งต่อสาย ส่วนโทรศัพท์แอนะล็อก (SLT) ใช้ Flash หรือ Recall แทนปุ่ม TRANSFER โดยบางระบบต้องกดรหัส Call Hold เพิ่มตามการตั้งค่า

การโอนสายแบบนี้เหมาะกับสำนักงานที่ต้องรับสายลูกค้า ประสานงานระหว่างแผนก และต้องการลดความผิดพลาดจากการส่งสายไปยังพนักงานที่ไม่พร้อมรับ

บทความนี้ ComSiam อธิบายขั้นตอนการโอนสายแบบรอแจ้งปลายทางอย่างละเอียด ทั้งโทรศัพท์ PT และ SLT พร้อมวิธีกลับมารับสายลูกค้าเมื่อปลายทางไม่รับ วิธีเปลี่ยนเบอร์ปลายทาง การตรวจสอบปัญหา และแนวทางใช้งานในสำนักงาน

① Panasonic KX-TES824 โอนสายแบบรอแจ้งปลายทาง คืออะไร

Call Transfer with Announcement คือการโอนสายโดยให้ผู้โอนติดต่อพนักงานปลายทางและแจ้งข้อมูลก่อนส่งต่อสายลูกค้า

ฟังก์ชันนี้เรียกอีกอย่างว่า Screened Transfer หรือ Attended Transfer

ตัวอย่างเช่น สำนักงานมีหมายเลขภายในดังนี้

• 101 — ประชาสัมพันธ์
• 102 — ฝ่ายบัญชี
• 103 — ฝ่ายขาย
• 104 — ฝ่ายบริการลูกค้า

เมื่อลูกค้าโทรเข้าหาเบอร์ 101 และต้องการติดต่อฝ่ายบัญชี พนักงานประชาสัมพันธ์สามารถกดโอนสายไปยังเบอร์ 102 แล้วแจ้งฝ่ายบัญชีก่อนว่า ลูกค้าต้องการสอบถามเรื่องใบแจ้งหนี้

เมื่อฝ่ายบัญชีพร้อมรับ พนักงานประชาสัมพันธ์จึงวางหูเพื่อเชื่อมต่อสายลูกค้ากับฝ่ายบัญชี

จุดเด่นของการโอนสายแบบรอแจ้ง

• ทราบว่าพนักงานปลายทางรับสายได้จริง
• แจ้งรายละเอียดให้ปลายทางทราบล่วงหน้า
• ลดการส่งสายผิดแผนก
• ลดโอกาสลูกค้าต้องรอสายโดยไม่มีผู้รับ
• เหมาะกับลูกค้าที่มีเรื่องต้องประสานงานหลายขั้นตอน

การโอนแบบนี้ใช้เวลามากกว่าการโอนแบบไม่รอรับเล็กน้อย แต่ช่วยให้การรับสายมีความเป็นระบบมากขึ้น

② โอนสายแบบรอแจ้งปลายทางทำงานอย่างไร

เมื่อผู้ใช้เริ่มคำสั่ง Transfer ตู้สาขา Panasonic KX-TES824 จะพักสายลูกค้าเดิมชั่วคราว เพื่อให้ผู้โอนติดต่อปลายทางอีกเครื่องหนึ่ง

ลักษณะการพักสายนี้เรียกว่า Consultation Hold

Consultation Hold คืออะไร

Consultation Hold คือสถานะที่ระบบพักสายคู่สนทนาเดิมไว้ ขณะที่ผู้ใช้กำลังติดต่อบุคคลอื่นเพื่อสอบถามข้อมูลหรือเตรียมโอนสาย

ลำดับการทำงานมีดังนี้

1. พนักงาน A กำลังสนทนากับลูกค้า
2. พนักงาน A กดคำสั่ง Transfer
3. ระบบพักสายลูกค้าเดิม
4. พนักงาน A โทรหาเบอร์ภายในของพนักงาน B
5. พนักงาน B รับสาย
6. พนักงาน A แจ้งรายละเอียดให้พนักงาน B
7. พนักงาน A วางหู
8. ระบบเชื่อมต่อลูกค้ากับพนักงาน B

ระหว่างที่สายลูกค้าถูกพักไว้ ลูกค้าอาจได้ยินเสียง Music on Hold หรือสัญญาณพักสายตามการตั้งค่าของระบบ

③ วิธีโอนสายแบบรอแจ้งด้วยโทรศัพท์เครื่องระบบ PT

โทรศัพท์แบบ Proprietary Telephone หรือ PT เป็นโทรศัพท์ Panasonic ที่มีปุ่มฟังก์ชันสำหรับใช้งานกับตู้สาขาโดยเฉพาะ

ตัวอย่างเช่น Panasonic KX-T7730 ซึ่งมีปุ่ม TRANSFER สำหรับเริ่มการโอนสาย

สมมติว่าพนักงานเบอร์ 101 ต้องการโอนสายลูกค้าไปยังเบอร์ 102

ขั้นตอนที่ 1 รับสายลูกค้า

รับสายตามปกติและสอบถามว่าลูกค้าต้องการติดต่อใคร

ควรแจ้งลูกค้าว่ากำลังประสานงานไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 2 กดปุ่ม TRANSFER

ขณะสนทนากับลูกค้า ให้กดปุ่ม TRANSFER บนโทรศัพท์เครื่องระบบ

ระบบจะพักสายลูกค้าชั่วคราว และเปิดโอกาสให้กดหมายเลขภายในปลายทาง

ขั้นตอนที่ 3 กดหมายเลขภายในปลายทาง

กดหมายเลข 102

ระบบจะเริ่มเรียกโทรศัพท์ฝ่ายบัญชี และผู้โอนจะได้ยินสัญญาณตามสถานะของปลายทาง

ขั้นตอนที่ 4 รอให้ปลายทางรับสาย

เมื่อพนักงานฝ่ายบัญชีรับสาย ให้แจ้งรายละเอียดก่อน เช่น

“มีลูกค้าติดต่อสอบถามเรื่องใบแจ้งหนี้ ต้องการให้ช่วยรับสายต่อครับ”

ระหว่างนี้ลูกค้ายังไม่ได้เข้าร่วมบทสนทนาระหว่างผู้โอนกับปลายทาง

ขั้นตอนที่ 5 วางหูเพื่อโอนสาย

เมื่อพนักงานปลายทางยืนยันว่าพร้อมรับ ให้ผู้โอนวางหู

ระบบจะเชื่อมต่อลูกค้ากับเบอร์ 102 เพื่อสนทนาต่อ

สรุปคำสั่ง PT

รับสาย → TRANSFER → 102 → รอปลายทางรับ → แจ้งรายละเอียด → วางหู

หมายเลข 102 เป็นตัวอย่างเท่านั้น ต้องใช้หมายเลขภายในจริงของสำนักงาน

④ วิธีโอนสายแบบรอแจ้งด้วยโทรศัพท์แอนะล็อก SLT

โทรศัพท์แอนะล็อกหรือ Single Line Telephone (SLT) สามารถใช้งานการโอนสายแบบรอแจ้งปลายทางผ่านปุ่ม Flash หรือ Recall ได้

แต่ขั้นตอนอาจแตกต่างกันตาม SLT Hold Mode ที่กำหนดไว้ในตู้สาขา

ขั้นตอนที่ 1 รับสายลูกค้า

ยกหูรับสายและสนทนากับลูกค้าตามปกติ

ขั้นตอนที่ 2 กด Flash หรือ Recall

ระหว่างสนทนา ให้กดปุ่ม Flash หรือ Recall เพื่อเริ่มกระบวนการโอนสาย

ขั้นตอนที่ 3 กดรหัส Call Hold ถ้าระบบกำหนด

หากตู้สาขาตั้งค่า Hold-3 จะต้องกดรหัส Call Hold เพิ่มก่อนหมายเลขภายในปลายทาง

สำหรับ Hold-1 หรือ Hold-2 การโอนสายเข้าภายในใช้ Flash ตามด้วยหมายเลขภายในได้

ขั้นตอนที่ 4 กดเบอร์ภายในปลายทาง

ตัวอย่าง กดเบอร์ 102

ขั้นตอนที่ 5 รอปลายทางรับและแจ้งรายละเอียด

เมื่อปลายทางรับสาย ให้แจ้งข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าที่ต้องการติดต่อ

ขั้นตอนที่ 6 วางหูเพื่อส่งต่อสาย

เมื่อปลายทางพร้อมรับ ให้วางหูโทรศัพท์แอนะล็อก

สายลูกค้าจะถูกส่งต่อไปยังเบอร์ปลายทางตามขั้นตอนของระบบ

ตัวอย่างคำสั่งสำหรับ Hold-1 และ Hold-2

รับสาย → Flash → 102 → รอรับ → แจ้งรายละเอียด → วางหู

ตัวอย่างคำสั่งสำหรับ Hold-3

รับสาย → Flash → รหัส Call Hold → 102 → รอรับ → แจ้งรายละเอียด → วางหู

หากไม่ทราบว่าเครื่องโทรศัพท์ใช้โหมดใด ควรตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบก่อนทดลองกับสายลูกค้าจริง

⑤ SLT Hold Mode มีผลต่อการโอนสายอย่างไร

SLT Hold Mode เป็นการตั้งค่าที่กำหนดวิธีใช้คำสั่งพักสายและโอนสายบนโทรศัพท์แอนะล็อก โดย Panasonic KX-TES824 ใช้โปรแกรมระบบ [104] สำหรับการตั้งค่านี้

SLT Hold Mode	ขั้นตอนโอนสายเข้าภายใน
Hold-1	Flash → เบอร์ภายใน
Hold-2	Flash → เบอร์ภายใน
Hold-3	Flash → รหัส Call Hold → เบอร์ภายใน

Hold-1

รองรับการกด Flash ตามด้วยเบอร์ภายในเพื่อโอนสาย โดยไม่ต้องกดรหัส Call Hold เพิ่มสำหรับการโอนเข้าภายใน

Hold-2

การโอนเข้าภายในใช้วิธีเดียวกับ Hold-1 แต่การพักสายทั่วไปมีข้อกำหนดแตกต่างกัน

Hold-3

ต้องกด Flash ตามด้วยรหัส Call Hold ก่อนกดหมายเลขภายในปลายทาง

รหัส Call Hold ตาม Numbering Plan

รูปแบบ	รหัสตามคู่มือ
Plan 1	20
Plan 2	#20
Plan 3	#20
UK/NZ บางเวอร์ชัน Plan 1	50
UK/NZ บางเวอร์ชัน Plan 2/3	#50

ตัวอย่าง หากใช้ Hold-3 และ Numbering Plan 1 ที่กำหนดรหัส 20 จะกดดังนี้

Flash → 20 → 102 → รอปลายทางรับ → แจ้งรายละเอียด → วางหู

ควรตรวจสอบ Numbering Plan และค่าระบบก่อนใช้งาน เพราะตัวเลขดังกล่าวไม่ได้ใช้ได้กับทุกตู้โดยอัตโนมัติ

⑥ หากปลายทางไม่รับ จะกลับมารับสายลูกค้าอย่างไร

นี่เป็นส่วนสำคัญของการโอนสายแบบรอแจ้ง เพราะผู้โอนยังไม่ได้วางหูและยังสามารถจัดการกับสายลูกค้าต่อได้

กรณีโทรศัพท์เครื่องระบบ PT

หากกด TRANSFER และหมายเลขปลายทางแล้ว แต่ปลายทางยังไม่รับ ให้ทำดังนี้

1. อย่าเพิ่งวางหู
2. ตรวจสอบว่าเครื่องปลายทางยังเรียกเข้าอยู่หรือไม่
3. กดปุ่ม TRANSFER อีกครั้ง หรือปุ่ม CO/INTERCOM ที่เกี่ยวข้องตามสถานะสาย เพื่อกลับไปยังสายที่พักไว้
4. ตรวจสอบว่าได้ยินเสียงลูกค้าเดิม
5. แจ้งลูกค้าว่าพนักงานปลายทางยังไม่สะดวกรับสาย

หากต้องการโอนไปยังเบอร์อื่น สามารถเริ่มขั้นตอน Transfer ใหม่ได้

กรณีโทรศัพท์แอนะล็อก SLT

หากปลายทางยังไม่ตอบรับและผู้โอนยังไม่ได้วางหู ให้ใช้ Recall/hookswitch ตามขั้นตอนการกลับไปยังสายเดิมของระบบ

ก่อนทดลองใช้งานจริง ควรทดสอบกับเบอร์ภายในที่จัดไว้สำหรับทดสอบ เพื่อให้แน่ใจว่า Flash และ SLT Hold Mode ทำงานถูกต้อง

ข้อควรระวัง

ไม่ควรวางหูทันทีหากต้องการกลับไปพูดคุยกับลูกค้า เพราะเมื่อวางหูเพื่อโอนเสร็จแล้ว สถานะสายจะเปลี่ยนไปเป็นการโอนที่เสร็จสมบูรณ์

⑦ วิธีเปลี่ยนเบอร์ปลายทางเมื่อโอนผิดเครื่อง

บางครั้งผู้รับสายอาจกดเบอร์ภายในผิด เช่น ต้องการโอนไปเบอร์ 102 แต่กดเป็น 103

หากยังไม่ได้วางหู ผู้โอนควรเรียกสายลูกค้าเดิมกลับมาก่อน แล้วเริ่มโอนสายใหม่ไปยังหมายเลขที่ถูกต้อง

ขั้นตอนสำหรับ PT

1. ตรวจพบว่าเลือกเบอร์ปลายทางผิด
2. อย่าเพิ่งวางหู
3. กดปุ่ม CO ที่มีไฟกะพริบช้าเพื่อเรียกสายเดิมกลับ ตามขั้นตอนที่คู่มือระบุ
4. ยืนยันว่าได้กลับมาสนทนากับสายเดิม
5. กด TRANSFER อีกครั้ง
6. กดหมายเลขภายในที่ถูกต้อง
7. รอปลายทางรับและแจ้งรายละเอียด
8. วางหูเพื่อโอนสาย

สำหรับการเรียกสายที่พักไว้ คู่มือยังระบุวิธีใช้ปุ่ม TRANSFER หรือปุ่ม CO/INTERCOM ที่เกี่ยวข้องในสถานการณ์ที่รองรับ

การตรวจสอบสถานะไฟของปุ่ม CO จึงเป็นสิ่งสำคัญบนโทรศัพท์เครื่องระบบ

⑧ ถ้าปลายทางรับแล้ว แต่ไม่สะดวกรับลูกค้าต้องทำอย่างไร

กรณีนี้พบได้บ่อย เช่น พนักงานปลายทางกำลังประชุมหรือกำลังทำงานเร่งด่วน

วิธีจัดการที่เหมาะสม

1. แจ้งปลายทางว่ามีลูกค้าต้องการติดต่อ
2. สอบถามว่าพร้อมรับสายหรือไม่
3. หากยังไม่พร้อม อย่าเพิ่งวางหูเพื่อโอนสาย
4. กลับไปยังสายลูกค้าเดิมด้วยวิธีที่ระบบรองรับ
5. แจ้งลูกค้าว่าปลายทางยังไม่สะดวก
6. เสนอให้ติดต่อพนักงานอื่น หรือรับข้อมูลเพื่อประสานงานต่อ

การดำเนินการเช่นนี้ช่วยให้ลูกค้าทราบสถานะการติดต่อ และลดปัญหาการถูกโอนสายไปยังเครื่องที่ไม่มีผู้รับผิดชอบ

⑨ โอนสายแบบรอแจ้งกับไม่รอรับ ต่างกันอย่างไร

Panasonic KX-TES824 รองรับทั้ง Call Transfer with Announcement และ Call Transfer without Announcement

รายการ	แบบรอแจ้งปลายทาง	แบบไม่รอรับ
ชื่อภาษาอังกฤษ	With Announcement	Without Announcement
ชื่อที่ใช้เรียก	Screened/Attended	Unscreened/Blind
ต้องรอปลายทางรับ	ใช่	ไม่จำเป็น
แจ้งรายละเอียดก่อนโอน	ได้	โดยทั่วไปไม่ได้
วางหูเมื่อใด	หลังแจ้งปลายทาง	ก่อนปลายทางรับ
ความรวดเร็ว	ใช้เวลามากกว่า	รวดเร็วกว่า
ทราบความพร้อมปลายทาง	ทราบก่อนโอนเสร็จ	ไม่แน่นอน
เหมาะกับ	งานบริการและประสานงาน	การส่งต่อสายทั่วไป

ควรเลือกแบบไหน

หากเป็นสายลูกค้าที่ต้องประสานงานรายละเอียด เช่น การเงิน งานบริการหลังการขาย หรือข้อร้องเรียน ควรใช้แบบรอแจ้งปลายทาง

หากเป็นการส่งสายทั่วไปและทราบว่าเบอร์ปลายทางมีคนประจำอยู่ สามารถเลือกแบบไม่รอรับเพื่อความรวดเร็วได้

⑩ Transfer Recall เกี่ยวข้องกับการโอนแบบรอแจ้งหรือไม่

Transfer Recall เป็นฟังก์ชันที่เรียกสายกลับไปยังผู้โอน เมื่อสายที่โอนไปยังปลายทางแล้วไม่มีผู้รับภายในเวลาที่กำหนด

การโอนแบบรอแจ้งช่วยลดโอกาสเกิดปัญหานี้ เพราะผู้โอนจะตรวจสอบว่าปลายทางรับสายและพร้อมสนทนาก่อนวางหู

อย่างไรก็ตาม หากผู้โอนเปลี่ยนไปวางหูโดยไม่รอให้ปลายทางรับ กระบวนการโอนจะมีลักษณะเป็นการโอนแบบไม่รอรับ และอาจเกิด Transfer Recall ได้

Transfer Recall กับการกลับมารับสายก่อนวางหูแตกต่างกันอย่างไร

กลับมารับสายก่อนวางหู: ผู้โอนยังคงอยู่ในกระบวนการโอนและเรียกสายเดิมกลับมาด้วยปุ่มที่ระบบรองรับ

Transfer Recall: ผู้โอนวางหูเพื่อส่งต่อสายไปแล้ว แต่ระบบเรียกกลับเนื่องจากปลายทางไม่ตอบรับภายในเวลาที่ตั้งไว้

ทั้งสองกรณีจึงไม่ใช่ฟังก์ชันเดียวกัน

⑪ Panasonic KX-TES824 โอนสายแล้วปลายทางไม่รับ เกิดจากอะไร

1. กดหมายเลขภายในผิด

ผู้โอนอาจกดเบอร์ผิดหรือใช้ตารางเบอร์ภายในที่ไม่เป็นปัจจุบัน

วิธีแก้: ตรวจสอบหมายเลขภายใน และทดลองโทรตรงไปยังปลายทาง

2. เครื่องปลายทางไม่มีเสียงเรียกเข้า

อาจเกิดจากเครื่องโทรศัพท์ สายสัญญาณ หรือการตั้งค่าการรับสาย

วิธีแก้: ทดสอบการโทรจากเครื่องภายในอื่นไปยังปลายทาง

3. ปลายทางกำลังติดสาย

หากพนักงานกำลังสนทนาอยู่ อาจได้ยิน Busy Tone หรือสัญญาณอื่นตามค่าระบบ

วิธีแก้: ติดต่อภายหลังหรือโอนไปยังพนักงานคนอื่น

4. โทรศัพท์ปลายทางไม่ทำงาน

อาจเกิดจากสายโทรศัพท์หลุด พอร์ตมีปัญหา หรืออุปกรณ์ชำรุด

วิธีแก้: ตรวจสอบด้วยเครื่องโทรศัพท์ที่ทราบว่าใช้งานได้

5. ปุ่ม TRANSFER หรือ Flash ไม่ทำงาน

หากไม่สามารถเริ่มขั้นตอนโอนสายได้ อาจเกิดจากปุ่มกดหรือระยะเวลา Flash ไม่ตรงกับระบบ

วิธีแก้: ทดลองกับโทรศัพท์อีกเครื่องและตรวจสอบค่าระบบที่เกี่ยวข้อง

6. SLT Hold Mode ไม่ตรงกับขั้นตอนที่ใช้

หากโทรศัพท์แอนะล็อกใช้ Hold-3 แต่ไม่ได้กดรหัส Call Hold เพิ่ม การโอนสายอาจไม่สำเร็จ

วิธีแก้: ตรวจสอบ SLT Hold Mode ผ่านโปรแกรม [104]

⑫ ตารางตรวจสอบปัญหาการโอนสายแบบรอแจ้ง

อาการ	สาเหตุที่เป็นไปได้	แนวทางแก้ไข
กด TRANSFER ไม่ทำงาน	ปุ่มหรือเครื่องผิดปกติ	ทดลองเครื่องอื่น
กด Flash แล้วสายหลุด	Flash Time ไม่เหมาะสม	ตรวจสอบค่า [207]
SLT โอนสายไม่ได้	Hold Mode ไม่ตรง	ตรวจสอบค่า [104]
โทรหาปลายทางไม่ติด	เบอร์ผิดหรืออุปกรณ์มีปัญหา	โทรตรงทดสอบ
ปลายทางรับแล้วโอนไม่สำเร็จ	ขั้นตอนการวางหูหรือสถานะสายผิด	ทดลองตามคู่มือ
ต้องการกลับมาคุยกับลูกค้า	สายอยู่ใน Consultation Hold	ใช้ปุ่มเรียกสายกลับ
โอนผิดเบอร์	กดเลขผิด	เรียกสายเดิมแล้วโอนใหม่
โอนแล้วสายย้อนกลับ	ปลายทางไม่รับก่อนวางหูหรือโอนแบบไม่รอรับ	ตรวจสอบ Transfer Recall
โอนไปสายนอกไม่ได้	สิทธิ์ไม่เพียงพอ	ตรวจสอบสิทธิ์และประเภทเครื่อง

⑬ วิธีทดสอบ Call Transfer with Announcement หลังติดตั้งตู้สาขา

หลังติดตั้ง Panasonic KX-TES824 หรือเปลี่ยนอุปกรณ์โทรศัพท์ ควรทดสอบฟังก์ชันโอนสายแบบรอแจ้งก่อนส่งมอบลูกค้า

ขั้นตอนที่ 1 เตรียมโทรศัพท์ทดสอบ 3 เครื่อง

กำหนดให้

• เครื่อง A เป็นเครื่องรับสาย
• เครื่อง B เป็นเครื่องปลายทาง
• เครื่อง C เป็นผู้โทรทดสอบ

ขั้นตอนที่ 2 ให้เครื่อง C โทรเข้า A

เมื่อเครื่อง A รับสาย ให้ตรวจสอบว่าเสียงสนทนาชัดเจน

ขั้นตอนที่ 3 ให้เครื่อง A เริ่มโอนสายไป B

ใช้ปุ่ม TRANSFER สำหรับ PT หรือ Flash/Recall สำหรับ SLT ตามค่าระบบ

ขั้นตอนที่ 4 ให้เครื่อง B รับสาย

ผู้ใช้เครื่อง A แจ้งรายละเอียดให้ B แล้วตรวจสอบว่าเสียงสนทนาระหว่าง A และ B ทำงานได้ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 5 ให้เครื่อง A วางหู

ตรวจสอบว่าเครื่อง B สามารถสนทนากับเครื่อง C ได้ตามปกติ

ขั้นตอนที่ 6 ทดสอบกรณีปลายทางไม่รับ

ทดลองใหม่โดยให้เครื่อง B ไม่รับสาย และให้เครื่อง A เรียกสายลูกค้าเดิมกลับมาก่อนวางหู

ขั้นตอนที่ 7 ทดสอบกรณีโอนผิดเบอร์

ให้เครื่อง A กดหมายเลขปลายทางที่ไม่ได้ต้องการ แล้วเรียกสายเดิมกลับมาเพื่อโอนใหม่

ควรใช้หมายเลขทดสอบแทนสายลูกค้าจริง เพื่อป้องกันผลกระทบต่อการทำงานของสำนักงาน

⑭ Checklist สำหรับช่างติดตั้ง Panasonic KX-TES824

• โทรศัพท์ PT กดปุ่ม TRANSFER ได้
• โทรศัพท์ SLT กด Flash/Recall ได้
• หมายเลขภายในปลายทางถูกต้อง
• โอนสายแบบรอแจ้งปลายทางได้
• ปลายทางรับสายและแจ้งรายละเอียดได้
• วางหูแล้วลูกค้าสนทนากับปลายทางได้
• กลับมารับสายเดิมก่อนวางหูได้
• เปลี่ยนหมายเลขปลายทางก่อนโอนเสร็จได้
• SLT Hold Mode ตรงกับวิธีใช้งาน
• พนักงานทราบวิธีจัดการเมื่อปลายทางไม่พร้อมรับ
• มีตารางหมายเลขภายในสำหรับใช้งาน
• มีการบันทึกผลทดสอบก่อนส่งมอบ

หากต้องปรับค่าระบบ ควรให้ผู้ดูแลที่ได้รับอนุญาตดำเนินการ และบันทึกค่าเดิมก่อนเปลี่ยนแปลงทุกครั้ง

⑮ เทคนิคใช้ Call Transfer with Announcement ให้มีประสิทธิภาพ

1. แจ้งลูกค้าก่อนพักสาย

ควรบอกลูกค้าสั้น ๆ ว่ากำลังประสานงานไปยังพนักงานปลายทาง

2. รอให้ปลายทางรับสายก่อนวางหู

เป็นจุดสำคัญที่สุดของการโอนแบบรอแจ้ง เพราะช่วยยืนยันว่ามีผู้พร้อมรับสาย

3. แจ้งเฉพาะรายละเอียดที่จำเป็น

ไม่จำเป็นต้องอธิบายเรื่องทั้งหมดซ้ำ แต่ควรแจ้งข้อมูลสำคัญที่ช่วยให้ปลายทางเริ่มสนทนากับลูกค้าได้ทันที

4. ตรวจสอบความพร้อมของปลายทาง

หากพนักงานปลายทางกำลังติดงานหรือไม่สามารถรับสายได้ ควรกลับมาพูดคุยกับลูกค้าก่อน

5. ฝึกการกลับมารับสายเดิม

พนักงานควรทราบวิธีใช้ TRANSFER, CO/INTERCOM หรือ Recall/hookswitch ในสถานการณ์ที่ระบบรองรับ

6. จัดตารางเบอร์ภายในให้ทันสมัย

ควรปรับปรุงรายการหมายเลขภายในเมื่อมีการย้ายพนักงานหรือเปลี่ยนเครื่องโทรศัพท์

⑯ FAQ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Panasonic KX-TES824 โอนสายแบบรอแจ้ง

Q1: Panasonic KX-TES824 โอนสายแบบรอแจ้งปลายทางทำอย่างไร

สำหรับโทรศัพท์ PT ให้กด TRANSFER ตามด้วยเบอร์ภายใน รอปลายทางรับ แจ้งรายละเอียด แล้ววางหูเพื่อโอนสาย

Q2: โทรศัพท์แอนะล็อกสามารถโอนสายแบบรอแจ้งได้หรือไม่

ได้ โดยใช้ Flash หรือ Recall และกดหมายเลขภายในตาม SLT Hold Mode ที่ระบบกำหนด

Q3: หากปลายทางไม่รับ ต้องวางหูหรือไม่

ไม่จำเป็น หากต้องการกลับมาสนทนากับลูกค้า ควรเรียกสายเดิมกลับมาก่อนวางหูตามขั้นตอนของระบบ

Q4: กด TRANSFER ไปแล้ว จะกลับมารับสายเดิมได้ไหม

ได้ในสถานการณ์ที่รองรับ โดยใช้ปุ่ม TRANSFER หรือ CO/INTERCOM ที่เกี่ยวข้อง ก่อนวางหูเพื่อโอนสายเสร็จ

Q5: โอนผิดเบอร์ต้องทำอย่างไร

หากยังไม่วางหู ให้เรียกสายเดิมกลับมาและเริ่มคำสั่ง Transfer ใหม่ โดยกดเบอร์ภายในที่ถูกต้อง

Q6: โอนสายแบบรอแจ้งกับไม่รอรับ แบบไหนดีกว่า

หากต้องการยืนยันว่าปลายทางพร้อมรับ ควรใช้แบบรอแจ้ง แต่หากต้องการส่งต่อสายอย่างรวดเร็วและไม่จำเป็นต้องประสานงานก่อน แบบไม่รอรับอาจเหมาะกว่า

Q7: Panasonic KX-TES824 ใช้ปุ่ม DSS โอนสายแบบรอแจ้งได้ไหม

ได้ในกรณีที่โทรศัพท์และระบบรองรับ One-touch Transfer หรือใช้ปุ่ม DSS เพื่อเลือกหมายเลขภายในระหว่างกระบวนการโอนสายตามที่ตั้งค่าไว้

Q8: ลูกค้าจะได้ยินอะไรระหว่างรอให้พนักงานโอนสาย

ลูกค้าอาจได้ยิน Music on Hold หรือเสียงพักสายตามการตั้งค่าและแหล่งเสียงที่ระบบรองรับ

Q9: SLT Hold-3 ต่างจาก Hold-1 อย่างไร

สำหรับการโอนเข้าภายใน Hold-3 ต้องกดรหัส Call Hold เพิ่มหลัง Flash แต่ Hold-1 สามารถกด Flash ตามด้วยเบอร์ภายในได้

Q10: Transfer Recall ทำงานเมื่อใด

ทำงานเมื่อสายถูกโอนไปแล้วแต่ปลายทางไม่รับภายในเวลาที่ระบบกำหนด ซึ่งต่างจากการเรียกสายเดิมกลับมาก่อนผู้โอนวางหู

Q11: สามารถใช้โทรศัพท์แอนะล็อกโอนสายไปเบอร์มือถือได้หรือไม่

ตามคู่มือการโอนสายออกไปยังหมายเลขภายนอกของ KX-TES824 เป็นฟังก์ชันที่กำหนดสำหรับโทรศัพท์ PT ที่ได้รับสิทธิ์ ไม่ควรใช้ขั้นตอนโอนเข้าภายในของ SLT แล้วสรุปว่าจะโอนไปเบอร์มือถือได้เช่นเดียวกัน

Q12: จำเป็นต้องเปลี่ยนค่าตู้สาขาก่อนใช้ฟังก์ชันนี้หรือไม่

โดยทั่วไปการโอนสายเข้าภายในเป็นฟังก์ชันพื้นฐาน แต่ต้องมีการกำหนดเบอร์และตั้งค่าระบบอย่างถูกต้อง โดยเฉพาะการใช้ Flash บน SLT

⑰ สรุป Panasonic KX-TES824 โอนสายแบบรอแจ้งปลายทางอย่างไร

Panasonic KX-TES824 รองรับ Call Transfer with Announcement สำหรับผู้ใช้งานที่ต้องการแจ้งรายละเอียดให้พนักงานปลายทางก่อนส่งต่อสายลูกค้า

สำหรับโทรศัพท์เครื่องระบบ PT ขั้นตอนหลักคือ

รับสาย → TRANSFER → เบอร์ภายใน → รอรับ → แจ้งรายละเอียด → วางหู

สำหรับโทรศัพท์แอนะล็อก SLT คือ

รับสาย → Flash/Recall → เบอร์ภายใน → รอรับ → แจ้งรายละเอียด → วางหู

ในกรณีที่ใช้ Hold-3 จะต้องกดรหัส Call Hold เพิ่มตามค่าระบบ

หากปลายทางไม่รับหรือไม่พร้อมรับสาย ผู้โอนที่ยังไม่ได้วางหูสามารถกลับมาสนทนากับลูกค้าตามวิธีที่ระบบรองรับ และเลือกโอนสายไปยังพนักงานคนอื่นแทนได้

การโอนแบบรอแจ้งจึงเหมาะกับสำนักงานที่ให้ความสำคัญกับการบริการลูกค้า เพราะช่วยให้การประสานงานระหว่างแผนกเป็นระบบและลดโอกาสโอนสายไปยังเครื่องที่ไม่มีผู้รับ

หากพบปัญหาการโอนสาย โทรศัพท์ไม่ตอบสนองต่อปุ่ม TRANSFER หรือ Flash รวมถึงการตั้งค่าเบอร์ภายในไม่ถูกต้อง ทีมงาน ComSiam สามารถช่วยตรวจสอบ ให้คำแนะนำ และวางแนวทางแก้ไขระบบโทรศัพท์สำนักงานตามสภาพหน้างานได้

ComSiam Professional Team