วิธีโอนสายตรง Panasonic KX-TES824 โดยไม่ต้องรอปลายทางรับสาย

วิธีโอนสายตรง Panasonic KX-TES824 โดยไม่ต้องรอปลายทางรับสาย เป็นการส่งต่อสายโทรศัพท์ที่กำลังสนทนาอยู่ไปยังหมายเลขภายในอื่นทันที โดยผู้โอนไม่จำเป็นต้องรอให้เครื่องปลายทางรับสายก่อนวางหู ช่วยลดขั้นตอนการรับสายและเพิ่มความรวดเร็วในการประสานงานระหว่างพนักงานในสำนักงาน

ฟังก์ชันนี้เรียกว่า Call Transfer without Announcement หรือ Unscreened Transfer เหมาะกับกรณีที่พนักงานต้อนรับทราบหมายเลขปลายทางแน่นอน และต้องการโอนลูกค้าไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องโดยไม่ต้องแจ้งรายละเอียดแก่ผู้รับโอนล่วงหน้า

สำหรับโทรศัพท์ระบบ Panasonic หรือ Proprietary Telephone (PT) สามารถกด TRANSFER ตามด้วยหมายเลขภายใน แล้ววางหูได้เมื่อระบบเข้าสู่ขั้นตอนเรียกปลายทาง ส่วนโทรศัพท์แอนะล็อก Single Line Telephone (SLT) ใช้ Recall/Hookflash และต้องดำเนินการให้ตรงกับโปรแกรม [104] SLT Hold Mode

Panasonic KX-TES824 ยังรองรับ Transfer Recall ซึ่งช่วยเรียกสายกลับมายังเครื่องผู้โอน หากปลายทางไม่ตอบรับภายในเวลาที่กำหนดโดยโปรแกรม [201] Transfer Recall Time

บทความนี้จาก ComSiam จะอธิบายวิธีโอนสายตรง Panasonic KX-TES824 อย่างละเอียด ครอบคลุมขั้นตอน PT, SLT, DSS, One-touch Transfer, Hold-1, Hold-2, Hold-3, Transfer Recall และวิธีแก้ปัญหาที่พบบ่อย เพื่อให้สามารถนำไปใช้งานกับระบบโทรศัพท์สำนักงานได้อย่างถูกต้อง

① Unscreened Transfer บน Panasonic KX-TES824 คืออะไร

Unscreened Transfer คือการโอนสายจากโทรศัพท์เครื่องหนึ่งไปยังหมายเลขภายในอีกเครื่องโดยไม่จำเป็นต้องรอให้ผู้รับปลายทางตอบรับก่อน

เมื่อผู้ใช้เริ่มคำสั่งโอนสาย ตู้สาขาจะพักผู้โทรต้นทางไว้ชั่วคราว และเริ่มเรียกหมายเลขภายในที่ต้องการ

หากผู้โอนวางหูระหว่างที่กำลังได้ยิน Ringback Tone ระบบจะดำเนินการเรียกเครื่องปลายทางต่อไป

ตัวอย่างการใช้งาน

สำนักงานมีหมายเลขภายในดังนี้

หมายเลข	แผนก
101	พนักงานต้อนรับ
102	บัญชี
103	ฝ่ายขาย
104	บริการลูกค้า
105	ผู้จัดการ

ลูกค้าโทรเข้าเครื่อง 101 และต้องการติดต่อฝ่ายขาย

พนักงาน 101 สามารถกด TRANSFER ตามด้วยหมายเลข 103 แล้ววางหู โดยไม่ต้องรอให้ฝ่ายขายรับสายก่อน

ข้อดี

ส่งต่อสายได้รวดเร็ว
ลดเวลาที่พนักงานต้อนรับต้องถือสาย
เหมาะกับการส่งสายไปยังแผนกที่ทราบหมายเลขแน่นอน
ไม่ต้องสนทนากับผู้รับโอนทุกครั้ง
ใช้ร่วมกับ DSS หรือ One-touch Transfer ได้
มี Transfer Recall ช่วยจัดการกรณีปลายทางไม่รับ

② วิธีโอนสายตรงด้วยปุ่ม TRANSFER บนโทรศัพท์ PT

ตามคู่มือ Panasonic KX-TES824 User Manual ส่วน 1.4.1 ผู้ใช้โทรศัพท์ระบบ PT สามารถโอนสายไปหมายเลขภายในได้ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 รับสายหรือเริ่มสนทนา

ตัวอย่างเช่น เครื่อง 101 กำลังสนทนากับลูกค้าทาง CO1

ขั้นตอนที่ 2 แจ้งลูกค้าว่าจะโอนสาย

ควรแจ้งลูกค้าว่ากำลังส่งต่อสายไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนที่ 3 กด TRANSFER

ขณะถือสาย ให้กดปุ่ม

TRANSFER

ระบบจะพักสายลูกค้าไว้ในสถานะ Consultation Hold

ขั้นตอนที่ 4 กดเบอร์ภายในปลายทาง

หากต้องการโอนไปฝ่ายขาย ให้กด

103

ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบเสียงตอบรับ

หากได้ยิน Ringback Tone แสดงว่าระบบกำลังเรียกหมายเลขปลายทาง

ขั้นตอนที่ 6 วางหูโทรศัพท์

เมื่อเข้าสู่ขั้นตอนเรียกปลายทางที่ถูกต้อง สามารถวางหูเพื่อโอนสายได้ โดยไม่ต้องรอให้เครื่อง 103 รับก่อน

รูปแบบคือ

รับสาย → TRANSFER → 103 → ได้ยิน Ringback Tone → วางหู

③ ตัวอย่างโอนสายจากเครื่อง 101 ไปเครื่อง 104

สมมติลูกค้าต้องการติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าที่หมายเลขภายใน 104

พนักงานต้อนรับหมายเลข 101 สามารถทำดังนี้

รับสายลูกค้า
ยืนยันว่าต้องการติดต่อฝ่ายบริการ
กด TRANSFER
กด 104
รอฟัง Ringback Tone
วางหูโทรศัพท์
ระบบเรียกเครื่อง 104 ต่อไป

ต้องรอให้เครื่อง 104 รับหรือไม่

ไม่ต้องสำหรับ Unscreened Transfer

แต่ต้องแน่ใจว่าหมายเลขปลายทางถูกต้องและการโอนเข้าสู่ขั้นตอนที่ระบบรองรับแล้ว

ต้องกดเลข 9 ก่อนหมายเลขภายในหรือไม่

ไม่ต้อง

หมายเลข 9 ใช้สำหรับการเข้าถึงสายนอกตามการตั้งค่า ไม่ใช่รหัสบังคับก่อนโอนสายไปเบอร์ภายใน

หลังจากวางหู สายลูกค้าอยู่ที่ไหน

สายจะอยู่ระหว่างรอการตอบรับจากหมายเลขปลายทางตามกลไกของการโอนสาย

หากปลายทางไม่รับภายในเวลาที่กำหนด อาจเกิด Transfer Recall

④ Unscreened Transfer ต่างจาก Screened Transfer อย่างไร

Panasonic KX-TES824 รองรับ Call Transfer สองลักษณะ

Unscreened Transfer

โอนสายโดยไม่รอให้ปลายทางรับก่อน

Screened Transfer

โอนสายโดยรอให้ปลายทางรับ แล้วแจ้งข้อมูลหรือยืนยันความพร้อมก่อนวางหู

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	Unscreened	Screened
ต้องรอปลายทางรับ	ไม่ต้อง	ต้อง
แจ้งรายละเอียดล่วงหน้า	ไม่จำเป็น	ได้
ระยะเวลาจัดการโดยผู้โอน	โดยทั่วไปสั้นกว่า	อาจนานกว่า
โอกาสเกิด Transfer Recall	มีเมื่อไม่มีผู้รับ	ลดได้เมื่อยืนยันผู้รับก่อน
เหมาะกับ	สายทั่วไป	สายสำคัญ
ปุ่มเริ่มบน PT	TRANSFER	TRANSFER

ควรเลือกแบบไหน

หากเป็นสายทั่วไปและทราบว่าฝ่ายปลายทางสามารถรับสายได้ตามปกติ Unscreened Transfer ช่วยประหยัดเวลา

หากเป็นเรื่องสำคัญหรือจำเป็นต้องแจ้งข้อมูลให้ผู้รับโอนทราบก่อน Screened Transfer มักเหมาะสมกว่า

⑤ เสียง Ringback Tone และ Busy Tone หมายถึงอะไร

Feature Guide ของ Panasonic KX-TES824 ระบุว่าการโอนสายแบบ Without Announcement สามารถดำเนินการโดยวางหูหลังจากได้ยิน Ringback Tone หรือ Busy Tone ตามเงื่อนไข

Ringback Tone

เป็นเสียงที่บอกว่าระบบกำลังเรียกหมายเลขภายในปลายทาง

หากปลายทางรับสาย จะเริ่มการสนทนากับผู้โทรที่ถูกโอนไป

Busy Tone

เป็นเสียงแสดงว่าเครื่องปลายทางกำลังไม่ว่าง

Panasonic KX-TES824 มีฟังก์ชัน Camp-on Transfer ที่เกี่ยวข้องกับการโอนสายไปยังหมายเลขภายในที่ไม่ว่าง

ควรวางหูทันทีเมื่อได้ยิน Busy Tone หรือไม่

แม้ระบบรองรับการโอนขณะปลายทางไม่ว่าง แต่ควรพิจารณาความเหมาะสม เพราะผู้โทรอาจต้องรอจนปลายทางว่างและอาจเกิด Transfer Recall

สำหรับสายสำคัญ ควรกลับมาแจ้งลูกค้าหรือเลือกปลายทางอื่นแทน

⑥ Camp-on Transfer คืออะไร

Camp-on Transfer เป็นการโอนสายไปยังหมายเลขภายในที่กำลังไม่ว่าง โดยให้ระบบรอจนหมายเลขนั้นพร้อมรับสาย

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 ต้องการโอนสายลูกค้าไปยังเครื่อง 103

แต่เครื่อง 103 กำลังสนทนากับลูกค้าอีกคน

ระบบอาจอนุญาตให้เครื่อง 101 โอนสายไปยังเครื่อง 103 ขณะได้ยิน Busy Tone

เมื่อเครื่อง 103 ว่าง สายที่ถูกโอนจะเริ่มเรียกที่เครื่อง 103

ข้อควรระวัง

Camp-on Transfer เป็นการทำงานตามเงื่อนไขของระบบ ไม่ได้หมายความว่าปลายทางจะรับสายทันที

หากไม่มีผู้รับภายในเวลาที่กำหนด อาจมี Transfer Recall

⑦ วิธีโอนสายตรงด้วยปุ่ม DSS

DSS ย่อมาจาก Direct Station Selection เป็นปุ่มเลือกหมายเลขภายในโดยตรงบนโทรศัพท์ระบบหรือ DSS Console

ตัวอย่างการกำหนดปุ่ม

ปุ่ม	หมายเลขภายใน
DSS1	101
DSS2	102
DSS3	103
DSS4	104

วิธีใช้ DSS ระหว่างขั้นตอน TRANSFER

รับสายลูกค้า
กด TRANSFER
กด DSS ที่ตรงกับหมายเลขภายในปลายทาง
รอฟังสัญญาณเรียก
วางหูเพื่อดำเนินการโอนแบบไม่รอรับ

ข้อดี

ลดการกดหมายเลขผิด
ช่วยให้โอนสายรวดเร็ว
เหมาะกับพนักงานต้อนรับ
ใช้งานสะดวกเมื่อมีหลายแผนก

ต้องตรวจสอบอะไร

ต้องแน่ใจว่าปุ่ม DSS ถูกกำหนดให้ตรงกับหมายเลขภายในจริง

หากมีการย้ายโต๊ะหรือเปลี่ยนหมายเลขภายใน ต้องปรับการกำหนดปุ่มหรือป้ายชื่อให้ตรงกัน

⑧ One-touch Transfer ด้วย DSS คืออะไร

One-touch Transfer เป็นความสามารถที่ช่วยให้ PT หรือ DSS Console สามารถเริ่มการโอนสายนอกไปยังหมายเลขภายในด้วยการกดปุ่ม DSS โดยตรง

โปรแกรมที่เกี่ยวข้องคือ

[005] One-touch Transfer Using a DSS Button

วิธีใช้งาน

เมื่อมีสายนอกที่กำลังสนทนาอยู่ และระบบเปิด One-touch Transfer ตามเงื่อนไข

กดปุ่ม DSS ของปลายทาง
ระบบเริ่มการโอนสาย
รอฟัง Ringback Tone
วางหูเพื่อจบการโอนแบบไม่รอรับ

ต่างจากการกด TRANSFER อย่างไร

การกด TRANSFER แล้วกดเบอร์ภายในเป็นขั้นตอนมาตรฐาน

One-touch Transfer ลดขั้นตอนเลือกปลายทาง โดยใช้ DSS ที่ตั้งค่าไว้แล้ว

ต้องเปิดฟังก์ชันหรือไม่

ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าโปรแกรม [005]

ไม่ควรสมมติว่าโทรศัพท์ทุกเครื่องสามารถกด DSS ระหว่างสนทนาแล้วโอนสายได้ทันที

⑨ โทรศัพท์ SLT โอนสายตรงโดยไม่รอรับได้หรือไม่

ได้ สำหรับการโอนสายไปยังหมายเลขภายในตามขั้นตอนที่ระบบรองรับ

โทรศัพท์แอนะล็อก Single Line Telephone หรือ SLT ใช้ Recall/Hookflash แทนปุ่ม TRANSFER แบบ PT

ขั้นตอนพื้นฐาน

รับสายลูกค้า
กด FLASH หรือ RECALL
กดหมายเลขภายในตาม SLT Hold Mode
รอฟัง Ringback Tone
วางหูโทรศัพท์
ระบบเรียกปลายทางต่อไป

ข้อควรระวัง

ขั้นตอนหลัง FLASH แตกต่างกันตามโปรแกรม [104] SLT Hold Mode

จึงควรตรวจสอบก่อนว่าใช้ Hold-1, Hold-2 หรือ Hold-3

⑩ โปรแกรม [104] SLT Hold Mode คืออะไร

โปรแกรม [104] ใช้กำหนดวิธีพักสายและโอนสายสำหรับโทรศัพท์แอนะล็อก

Panasonic KX-TES824 รองรับโหมดต่อไปนี้

Hold-1
Hold-2
Hold-3

ตารางเปรียบเทียบการโอนสาย

โหมด	วิธีเริ่มโอนสายภายใน
Hold-1	FLASH → เบอร์ภายใน
Hold-2	FLASH → เบอร์ภายใน
Hold-3	FLASH → Call Hold Feature Number → เบอร์ภายใน

จุดสำคัญ

Hold-1 และ Hold-2 ใช้ขั้นตอนโอนสายภายในแบบเดียวกัน

ส่วน Hold-3 ต้องใช้รหัส Call Hold เพิ่มเติมก่อนกดหมายเลขภายใน

การตั้งค่า [104] จึงส่งผลโดยตรงต่อวิธีโอนสายจากโทรศัพท์แอนะล็อก

⑪ วิธีโอนสายตรง SLT แบบ Hold-1

หากระบบตั้งเป็น Hold-1 สามารถใช้ Recall/Hookflash เพื่อเริ่มโอนสายได้

ขั้นตอน

กำลังสนทนา
กด FLASH หรือ RECALL
รอฟังเสียงจากระบบ
กดหมายเลขภายใน เช่น 103
ได้ยิน Ringback Tone
วางหูโดยไม่ต้องรอให้เครื่อง 103 รับ

รูปแบบคือ

FLASH → 103 → วางหู

ข้อควรระวัง

หากใช้การกด Hookswitch ด้วยมือและกดค้างนานเกินไป ระบบอาจเข้าใจว่าเป็นการวางสายจริง

จึงควรใช้ปุ่ม FLASH ที่รองรับและทดสอบก่อนใช้งานกับลูกค้า

⑫ วิธีโอนสายตรง SLT แบบ Hold-2

หากระบบตั้งเป็น Hold-2 ขั้นตอนการโอนสายภายในยังใช้ FLASH ตามด้วยหมายเลขภายในเช่นเดียวกับ Hold-1

ขั้นตอน

กำลังสนทนากับลูกค้า
กด FLASH
กดหมายเลขภายใน เช่น 104
รอฟัง Ringback Tone
วางหูเพื่อโอนสาย

รูปแบบคือ

FLASH → 104 → วางหู

ต้องกดรหัส 20 ก่อนหรือไม่

ไม่ต้องสำหรับการเริ่มโอนสายภายในแบบ Hold-2 ตามตาราง Feature Guide

รหัส Call Hold ใช้ในการพักสายตามเงื่อนไขของ Hold-2 แต่ไม่จำเป็นต้องแทรกก่อนหมายเลขภายในในขั้นตอนโอนสายนี้

⑬ วิธีโอนสายตรง SLT แบบ Hold-3

หากตั้งค่า Hold-3 ระบบกำหนดให้กดรหัส Call Hold เพิ่มเติมหลัง FLASH

รหัสที่เกี่ยวข้อง

Numbering Plan	Call Hold Feature Number
Plan 1	`20`
Plan 2	`#20`
Plan 3	`#20`
บางประเทศ เช่น UK/NZ	`50` หรือ `#50`

ตัวอย่าง Plan 1

ต้องการโอนไปหมายเลขภายใน 103

กด FLASH
กด 20
กด 103
รอฟัง Ringback Tone
วางหู

รูปแบบคือ

FLASH → 20 → 103 → วางหู

ตัวอย่าง Plan 2/3

FLASH → #20 → หมายเลขภายใน → วางหู

ต้องใช้หมายเลขภายในจริงของ Numbering Plan ที่ตั้งไว้ ไม่ใช่สมมติว่าทุกระบบใช้หมายเลขสามหลัก

⑭ ทำไมกด FLASH แล้วโอนสายไม่ได้

โทรศัพท์แอนะล็อกอาจโอนสายไม่ได้จากหลายสาเหตุ

สาเหตุที่ 1 FLASH ส่งสัญญาณผิด

โทรศัพท์บางรุ่นส่งสัญญาณ Hookflash ไม่ตรงกับช่วงเวลาที่ระบบยอมรับ

สาเหตุที่ 2 กด Hookswitch นานเกินไป

อาจทำให้ตู้สาขาตีความว่าเป็นการวางสายจริง

สาเหตุที่ 3 ใช้ SLT Hold Mode ผิด

หากเครื่องใช้ Hold-3 แต่ผู้ใช้กด FLASH แล้วตามด้วยหมายเลขภายในทันที อาจไม่ทำงานตามขั้นตอน

สาเหตุที่ 4 หมายเลขปลายทางผิด

ตรวจสอบหมายเลขภายในที่ต้องการโอน

สาเหตุที่ 5 ปลายทางไม่พร้อมรับ

เครื่องปลายทางอาจปิดใช้งาน ไม่ว่าง หรืออยู่ในสถานะที่รับสายไม่ได้

วิธีแก้

ให้ตรวจสอบโปรแกรม [104] และ [207] โดยผู้ดูแล และทดลองด้วยโทรศัพท์ SLT ที่ทราบว่าใช้งานได้ปกติ

⑮ Consultation Hold ระหว่างโอนสายทำงานอย่างไร

เมื่อผู้ใช้ PT กด TRANSFER หรือผู้ใช้ SLT กด Recall/Hookflash เพื่อเริ่มโอนสาย ระบบจะนำสายเดิมเข้าสู่สถานะ Consultation Hold

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 กำลังคุยกับลูกค้าผ่าน CO1

ผู้ใช้กด TRANSFER แล้วกดหมายเลข 103

ระหว่างที่เครื่อง 103 กำลังดัง ลูกค้าจะถูกพักไว้ตามขั้นตอนการโอน

ผู้โทรจะได้ยินอะไร

หากระบบมี Music on Hold และตั้งค่าแหล่งเสียงที่เหมาะสม ผู้โทรภายนอกจะได้ยินเพลงหรือเสียงพักสายตามเงื่อนไขของ PBX

โปรแกรมที่เกี่ยวข้องคือ

[111] Music on Hold

ต้องกด HOLD เพิ่มหรือไม่

ไม่จำเป็นสำหรับการเริ่ม Call Transfer ตามขั้นตอนปกติของ PT เพราะปุ่ม TRANSFER ทำให้สายเดิมเข้าสู่ Consultation Hold อยู่แล้ว

⑯ Transfer Recall คืออะไร

Transfer Recall เป็นฟังก์ชันแจ้งเตือนกรณีโอนสายแบบไม่รอให้ปลายทางรับ แล้วไม่มีผู้รับภายในเวลาที่กำหนด

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 รับสายลูกค้า
กด TRANSFER
กด 103
วางหู
เครื่อง 103 ไม่รับสาย
ระบบรอตาม Transfer Recall Time
สายเรียกกลับมายังเครื่อง 101

ประโยชน์

ช่วยให้ผู้โอนทราบว่าปลายทางไม่รับสาย
ลดการปล่อยสายลูกค้าค้างโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ
เปิดโอกาสให้พนักงานต้อนรับจัดการสายใหม่
สามารถเลือกโอนไปแผนกอื่นหรือรับเรื่องไว้ได้

⑰ โปรแกรม [201] Transfer Recall Time คืออะไร

โปรแกรม [201] ใช้กำหนดระยะเวลาที่ระบบรอการตอบรับจากเครื่องปลายทางก่อนส่ง Transfer Recall

ตัวเลือกตามคู่มือ

ตัวเลือก	ระยะเวลา
1	15 วินาที
2	30 วินาที
3	1 นาที
4	2 นาที

ตัวเลข 1–4 ในตารางเป็นเพียงลำดับแสดงรายการ ไม่ใช่รหัสกดเปลี่ยนค่าโปรแกรมโดยตรง

ตัวอย่าง

หากตั้ง Transfer Recall Time เป็น 30 วินาที และเครื่องปลายทางไม่รับภายในช่วงเวลานั้น ระบบจะเริ่มเรียกสายกลับไปยังเครื่องผู้โอนตามเงื่อนไข

โปรแกรม [201] ต่างจาก [200] อย่างไร

[200] Hold Recall Time ใช้กำหนดเวลาการแจ้งเตือนสายพัก
[201] Transfer Recall Time ใช้กำหนดเวลาเรียกกลับเมื่อโอนสายแบบไม่รอรับแล้วปลายทางไม่ตอบ

ทั้งสองโปรแกรมใช้คนละวัตถุประสงค์

⑱ Transfer Recall กลับมาแล้วต้องทำอย่างไร

หากโทรศัพท์ผู้โอนดังอีกครั้งหลังโอนสายไปแล้ว อาจเป็น Transfer Recall

ขั้นตอน

รับสายที่เรียกกลับ
ตรวจสอบว่าเป็นลูกค้ารายเดิมหรือไม่
แจ้งลูกค้าว่าเครื่องปลายทางยังไม่รับ
เสนอทางเลือกที่เหมาะสม
อาจลองโอนไปหมายเลขอื่น
หรือรับเรื่องไว้เพื่อติดต่อกลับ
ปิดการสนทนาเมื่อดำเนินการเสร็จ

ถ้าไม่รับ Transfer Recall จะเกิดอะไรขึ้น

Feature Guide ระบุว่า หากไม่มีผู้รับเป็นเวลา 30 นาทีหลัง Transfer Recall เริ่มทำงาน สายจะถูกตัด

ข้อแนะนำ

ไม่ควรปล่อยให้สาย Transfer Recall ดังโดยไม่มีผู้รับผิดชอบ เพราะลูกค้าอาจรอสายนานและสุดท้ายถูกตัดสาย

⑲ โอนสายแบบไม่รอรับไปเครื่องที่ไม่ว่างได้ไหม

Feature Guide ระบุว่าระบบรองรับ Call Transfer without Announcement ระหว่างได้ยิน Busy Tone ตามเงื่อนไขของ Camp-on Transfer

Camp-on Transfer คืออะไร

เป็นการโอนสายไปยังหมายเลขภายในที่กำลังไม่ว่าง เพื่อให้ระบบรอและเริ่มเรียกเครื่องนั้นเมื่อกลับมาว่าง

ตัวอย่าง

เครื่อง 101 ต้องการโอนลูกค้าไปเครื่อง 103

แต่เครื่อง 103 กำลังสนทนาอยู่

หากระบบและสถานะเข้าเงื่อนไข ผู้โอนสามารถดำเนินการโอนแบบ Camp-on ได้

ควรทำหรือไม่

ควรพิจารณาเป็นรายกรณี

หากเป็นลูกค้าสำคัญหรือคาดว่าจะรอนาน ควรแจ้งลูกค้าก่อน หรือใช้การโอนแบบรอรับหลังปลายทางว่างแทน

⑳ โอนสายแล้วเครื่องปลายทางไม่ดัง เกิดจากอะไร

หากกด TRANSFER ไปยังหมายเลข 103 แล้วเครื่องปลายทางไม่ดัง อาจมีสาเหตุดังนี้

1. หมายเลขภายในไม่ถูกต้อง

ตรวจสอบว่าระบบใช้หมายเลข 103 จริงหรือไม่

2. ปลายทางเปิด DND

หากเปิด Do Not Disturb อาจไม่รับการเรียกตามปกติ

3. เปิด Call Forwarding

ปลายทางอาจตั้งให้โอนสายไปหมายเลขอื่น

4. ปลายทางกำลังไม่ว่าง

อาจมีการแจ้ง Busy Tone หรือระบบเข้าสู่ Camp-on Transfer

5. โทรศัพท์หรือสายภายในมีปัญหา

ควรทดสอบว่าเครื่องปลายทางสามารถรับสายภายในโดยตรงได้หรือไม่

6. ผู้โอนกดหมายเลขผิด

อาจกดตัวเลขไม่ครบหรือใช้หมายเลขภายในตามแผนเก่า

วิธีตรวจสอบ

ลองโทรจากเครื่องอื่นไปยังหมายเลขปลายทางโดยตรง หากยังไม่ดัง ควรแก้ปัญหาการรับสายของเครื่องปลายทางก่อน

㉑ ทำไมโอนสายแล้วกลับมาดังที่เครื่องเดิม

อาการนี้มักเกี่ยวข้องกับ Transfer Recall

สาเหตุ

ผู้โอนส่งสายไปปลายทางแบบไม่รอรับ แต่เครื่องปลายทางไม่ตอบภายในเวลาที่ตั้งไว้

วิธีตรวจสอบ

ตรวจสอบหมายเลขที่โอน
ตรวจสอบสถานะเครื่องปลายทาง
ตรวจสอบค่า Transfer Recall Time
ทดสอบโอนสายใหม่
ยืนยันว่ามีคนรับสายปลายทางได้จริง

ต้องรีเซ็ตตู้หรือไม่

ไม่จำเป็นสำหรับ Transfer Recall ที่ทำงานตามปกติ

ควรแยกก่อนว่าเป็นการแจ้งเตือนตามฟังก์ชันหรือเป็นปัญหาที่เกิดจากการตั้งค่าผิด

㉒ ทำไมกด TRANSFER แล้วสายหลุด

1. สายเดิมถูกตัด

ผู้โทรต้นทางอาจวางสายก่อนการโอนสำเร็จ

2. กดปุ่มผิด

อาจกด HOLD หรือ FLASH/RECALL แทน TRANSFER

3. วางหูก่อนเข้าสู่ขั้นตอนที่รองรับ

ควรตรวจสอบว่าระบบได้รับหมายเลขปลายทางครบแล้ว

4. หมายเลขปลายทางไม่ถูกต้อง

อาจเป็นหมายเลขที่ไม่มีอยู่จริง

5. มีปัญหาสายนอก

หากเกิดเฉพาะ CO Line หนึ่งเส้น ควรตรวจสอบสัญญาณและการเชื่อมต่อของสายนั้น

6. โทรศัพท์ PT มีปัญหา

ปุ่ม TRANSFER หรือสายเชื่อมต่ออาจทำงานผิดปกติ

แนวทางแก้

ใช้สายทดสอบ แล้วบันทึกลำดับการกดและเสียงตอบรับของตู้สาขาอย่างละเอียด ก่อนปรับระบบ

㉓ สามารถยกเลิกการโอนก่อนปลายทางรับได้ไหม

ได้ตามขั้นตอนที่โทรศัพท์และตู้สาขารองรับ หากยังไม่ได้จบการโอน

สำหรับ PT คู่มือระบุว่าสามารถกลับไปยังสายที่พักไว้ก่อนปลายทางรับ โดยกด TRANSFER หรือปุ่ม CO/INTERCOM ที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนทั่วไป

กำลังอยู่ระหว่างเรียกปลายทาง
ยังไม่ได้วางหูเพื่อจบการโอน
ใช้ปุ่ม TRANSFER หรือ CO/INTERCOM ตามขั้นตอนที่รองรับ
ตรวจสอบว่ากลับมาสนทนากับผู้โทรเดิมได้
แจ้งลูกค้าว่าปลายทางยังไม่พร้อมรับ

ข้อควรระวัง

หากวางหูไปแล้วและระบบดำเนินการโอนแบบ Unscreened Transfer สำเร็จ การยกเลิกอาจไม่ได้ใช้ขั้นตอนเดียวกัน

จึงควรทดสอบการกลับสู่สายเดิมก่อนใช้งานจริง

㉔ Unscreened Transfer ต่างจาก Call Hold อย่างไร

Call Hold

ใช้พักสายชั่วคราว โดยผู้ใช้งานอาจกลับมารับเองหรือให้เครื่องอื่นดึงสายตามเงื่อนไข

Unscreened Transfer

ใช้ส่งสายไปยังหมายเลขภายในที่ระบุ โดยไม่รอให้ปลายทางรับก่อนวางหู

ตารางเปรียบเทียบ

รายการ	Call Hold	Unscreened Transfer
จุดประสงค์	พักสาย	โอนสาย
ต้องระบุเบอร์ปลายทาง	ไม่จำเป็น	ต้อง
ผู้โอนวางหูแล้ว	สายยังพักอยู่ตามเงื่อนไข	ระบบเรียกปลายทาง
เครื่องอื่นรับต่อ	ตาม General Hold	ปลายทางรับสาย
มี Transfer Recall	ไม่ใช่	มี
PT ใช้ปุ่ม	HOLD	TRANSFER

㉕ Unscreened Transfer ต่างจาก Call Park อย่างไร

Call Park เป็นการฝากสายไว้ใน System Parking Zone เพื่อให้เครื่องอื่นดึงกลับด้วยรหัสและเลขโซน

Unscreened Transfer เป็นการโอนสายไปยังหมายเลขภายในโดยตรง

ตัวอย่าง

Call Park: ฝากสายที่ Zone 2 แล้วให้ฝ่ายขายกดรหัสรับจากโซน
Unscreened Transfer: กด TRANSFER ไปหมายเลข 103 แล้ววางหู

ควรเลือกแบบไหน

หากทราบหมายเลขผู้รับและต้องการให้ระบบเรียกปลายทาง ใช้ Call Transfer

หากต้องการฝากสายไว้ให้ผู้ใช้งานเครื่องใดก็ได้ที่ทราบโซนมารับ ใช้ Call Park

㉖ โอนสายภายในกับโอนสายนอกต่างกันอย่างไร

บทความนี้อธิบายการโอนสายไปยังหมายเลขภายในของ Panasonic KX-TES824

ส่วนการโอนสายไปหมายเลขภายนอก เช่น โทรศัพท์มือถือ มีเงื่อนไขเพิ่มเติม

โอนสายไปหมายเลขภายใน

โทรศัพท์ PT และ SLT สามารถใช้ Call Transfer ได้ตามขั้นตอนของระบบ

โอนสายไปหมายเลขภายนอก

ต้องพิจารณาสิทธิ์ของหมายเลขภายในและโปรแกรม

[606] Call Transfer to CO Line

Feature Guide ระบุว่าโทรศัพท์ SLT ไม่สามารถใช้ Call Transfer ไปยังปลายทางภายนอกในรูปแบบดังกล่าวได้

ข้อควรจำ

การโอนสายนอกมายังเบอร์ภายใน กับการโอนสายนอกออกไปมือถือ เป็นการทำงานต่างประเภท

จึงไม่ควรใช้ข้อกำหนดของการโอนออกภายนอกมาอธิบายการโอนสายภายในทั้งหมด

㉗ วิธีตั้งค่า Transfer Recall Time ให้เหมาะกับสำนักงาน

การกำหนดเวลา Transfer Recall ควรพิจารณาลักษณะงาน

สำนักงานที่รับสายรวดเร็ว

อาจใช้ช่วงเวลาที่สั้นกว่า เพื่อให้สายเรียกกลับเร็วเมื่อปลายทางไม่รับ

สำนักงานที่พนักงานต้องเดินมารับสาย

อาจใช้เวลาที่นานขึ้นตามตัวเลือกของระบบ เพื่อให้ผู้รับมีโอกาสเดินมารับโทรศัพท์

ตัวอย่างแนวทาง

ลักษณะงาน	สิ่งที่ควรพิจารณา
พนักงานต้อนรับ	ไม่ควรปล่อยลูกค้ารอนาน
ฝ่ายขาย	ควรมีผู้รับผิดชอบสายที่เรียกกลับ
โกดังสินค้า	อาจต้องใช้เวลาเดินมารับโทรศัพท์
ฝ่ายบริการ	ควรกำหนดผู้รับสำรอง
ผู้จัดการ	อาจเหมาะกับการโอนแบบแจ้งก่อน

ตารางนี้เป็นแนวทางการจัดการสำนักงาน ไม่ใช่ค่าที่ Panasonic กำหนดว่าต้องใช้กับแต่ละแผนก

ใครควรแก้โปรแกรม [201]

ควรเป็นผู้ดูแลระบบหรือช่างที่รับผิดชอบตู้สาขา โดยตรวจสอบค่าเดิมก่อนและทดสอบหลังเปลี่ยนค่า

㉘ วิธีทดสอบ Unscreened Transfer อย่างปลอดภัย

ควรใช้โทรศัพท์ภายในอย่างน้อยสองเครื่องและสายทดสอบที่ควบคุมได้

เตรียมอุปกรณ์

เครื่อง 101 เป็นผู้โอน
เครื่อง 103 เป็นผู้รับโอน
สายทดสอบเข้ามายังเครื่อง 101

ทดสอบขั้นตอนโอน

สร้างสายทดสอบเข้ามา
เครื่อง 101 รับสาย
กด TRANSFER
กด 103
ตรวจสอบ Ringback Tone
วางหูก่อนเครื่อง 103 รับ
ให้เครื่อง 103 รับสาย
ยืนยันว่าสนทนากับผู้โทรต้นทางได้

ทดสอบ Transfer Recall

สร้างสายทดสอบใหม่
เครื่อง 101 โอนสายไปเครื่อง 103 แบบไม่รอรับ
ไม่ให้เครื่อง 103 รับสาย
รอจนถึง Transfer Recall Time
ตรวจสอบว่าเครื่อง 101 มีเสียงเรียกกลับ
รับสายที่เรียกกลับ
ยืนยันว่าผู้โทรต้นทางยังอยู่
จบการทดสอบให้เรียบร้อย

สิ่งที่ควรบันทึก

รุ่นโทรศัพท์ PT หรือ SLT
หมายเลขภายใน
SLT Hold Mode
Numbering Plan
ปุ่มและตัวเลขที่กด
เสียง Ringback/Busy/Reorder
เวลาที่เกิด Transfer Recall
ผลการเชื่อมต่อปลายทาง

㉙ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Unscreened Transfer

Panasonic KX-TES824 โอนสายแบบไม่รอรับทำอย่างไร

บน PT ให้กด TRANSFER ตามด้วยหมายเลขภายใน รอฟังสัญญาณเรียก แล้ววางหูโดยไม่ต้องรอให้ปลายทางรับ

Unscreened Transfer คืออะไร

เป็นการโอนสายโดยไม่ต้องแจ้งผู้รับปลายทางก่อนหรือรอให้รับสายก่อนวางหู

Call Transfer without Announcement คืออะไร

เป็นชื่อทางการของ Unscreened Transfer ตาม Feature Guide

สามารถกด DSS เพื่อโอนสายได้ไหม

ได้บน PT หรือ DSS Console ที่รองรับและมีการตั้งค่าที่เหมาะสม

โปรแกรม 005 ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนด One-touch Transfer Using a DSS Button

โอนสายจาก SLT โดยไม่รอรับได้หรือไม่

ได้สำหรับการโอนไปยังเบอร์ภายใน โดยใช้ Recall/Hookflash และขั้นตอนตาม SLT Hold Mode

Hold-1 โอนสายอย่างไร

FLASH → เบอร์ภายใน → วางหู

Hold-2 โอนสายอย่างไร

FLASH → เบอร์ภายใน → วางหู เช่นเดียวกับ Hold-1

Hold-3 โอนสายอย่างไร

FLASH → รหัส Call Hold → เบอร์ภายใน → วางหู

โปรแกรม 104 คืออะไร

ใช้กำหนด SLT Hold Mode สำหรับการพักและโอนสายของโทรศัพท์แอนะล็อก

รหัส 20 ใช้ทำอะไร

เป็น Call Hold Feature Number สำหรับ Plan 1 ในขั้นตอนที่ระบบกำหนดให้ต้องใช้

รหัส #20 ใช้ทำอะไร

เป็น Call Hold Feature Number สำหรับ Plan 2 หรือ Plan 3 ตามคู่มือ

Transfer Recall คืออะไร

เป็นการเรียกสายกลับมายังเครื่องผู้โอนเมื่อปลายทางไม่รับภายในเวลาที่กำหนด

โปรแกรม 201 ใช้ทำอะไร

ใช้กำหนด Transfer Recall Time

ตั้ง Transfer Recall Time ได้กี่แบบ

มีตัวเลือก 15 วินาที, 30 วินาที, 1 นาที และ 2 นาที

ทำไมโอนสายแล้วดังกลับมาเครื่องเดิม

มักเกิดจาก Transfer Recall เพราะเครื่องปลายทางไม่รับสาย

ถ้าไม่รับ Transfer Recall จะเป็นอย่างไร

Feature Guide ระบุว่าหากไม่มีผู้รับ 30 นาทีหลัง Transfer Recall เริ่มทำงาน ระบบจะตัดสาย

โอนสายไปเครื่องที่ไม่ว่างได้หรือไม่

ได้ตามเงื่อนไขของ Camp-on Transfer ที่ระบบรองรับ

Camp-on Transfer คืออะไร

เป็นการให้ระบบรอจนเครื่องปลายทางว่าง แล้วจึงเริ่มเรียกสายที่ถูกโอน

ต้องกดเลข 9 ก่อนโอนภายในไหม

ไม่ต้อง หากโอนไปหมายเลขภายในตาม Numbering Plan

กด TRANSFER แล้วสายหลุดต้องทำอย่างไร

ตรวจสอบลำดับการกด หมายเลขปลายทาง สถานะสายนอก และการทำงานของปุ่ม TRANSFER

โทรศัพท์ SLT ใช้ Unscreened Transfer ไปมือถือได้ไหม

Feature Guide ระบุว่า SLT ไม่รองรับ Call Transfer ไปยังปลายทางภายนอกในรูปแบบดังกล่าว

ต้องรีเซ็ตตู้ Panasonic KX-TES824 เมื่อโอนสายไม่ได้หรือไม่

ไม่ควรรีเซ็ตทันที ให้ตรวจสอบการใช้งานและค่าที่เกี่ยวข้องก่อน

㉚ สรุปวิธีโอนสายตรง Panasonic KX-TES824 โดยไม่ต้องรอปลายทางรับสาย

Unscreened Transfer เป็นฟังก์ชันโอนสายที่ช่วยให้พนักงานส่งต่อสายจากโทรศัพท์เครื่องหนึ่งไปยังหมายเลขภายในอื่นได้โดยไม่ต้องรอผู้รับปลายทางตอบรับก่อน ช่วยเพิ่มความรวดเร็วในการรับสายของสำนักงาน

หลักการสำคัญ ได้แก่

PT ใช้ TRANSFER ตามด้วยหมายเลขภายใน แล้ววางหู
DSS สามารถช่วยเลือกหมายเลขภายในได้
โปรแกรม [005] เกี่ยวข้องกับ One-touch Transfer
SLT ใช้ Recall/Hookflash ตาม SLT Hold Mode
Hold-1 และ Hold-2 ใช้ FLASH ตามด้วยหมายเลขภายใน
Hold-3 ต้องกด Call Hold Feature Number เพิ่มเติม
Consultation Hold ใช้พักสายเดิมระหว่างดำเนินการโอน
Transfer Recall เรียกสายกลับเมื่อปลายทางไม่รับ
โปรแกรม [201] ใช้กำหนด Transfer Recall Time
ระบบรองรับ Camp-on Transfer ตามเงื่อนไข
หากปลายทางไม่รับภายในเวลาที่กำหนด ควรมีผู้รับผิดชอบสายเรียกกลับ
ไม่ควรรีเซ็ตตู้สาขาโดยไม่ตรวจสอบขั้นตอนและสถานะสายก่อน

หากพนักงานต้องการโอนสายรวดเร็วไปยังหมายเลขภายในที่ทราบแน่นอน สามารถใช้ Unscreened Transfer ได้ แต่หากเป็นสายสำคัญ ควรพิจารณารูปแบบ Screened Transfer เพื่อยืนยันว่ามีผู้รับสายพร้อมดำเนินการ

ComSiam แนะนำให้สำนักงานจัดทำตารางหมายเลขภายในและฝึกพนักงานให้เข้าใจวิธีโอนสายแบบไม่รอรับ ควบคู่กับการตรวจสอบ Transfer Recall และการใช้งาน DSS เพื่อช่วยลดปัญหาโอนสายผิด ปลายทางไม่รับ และเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารโทรศัพท์ Panasonic KX-TES824 ในองค์กร