วิธีตั้ง Panasonic KX-TES824 จำกัดเวลาสนทนาสายนอก ลดค่าโทรศัพท์

การตั้งค่า Panasonic KX-TES824 จำกัดเวลาสนทนาสายนอก สามารถทำได้ด้วยฟังก์ชัน Outside (CO) Line Call Limitation โดยใช้โปรแกรม 212 กำหนดระยะเวลาสนทนา และโปรแกรม 613 เลือกโทรศัพท์ภายในที่ต้องการเปิดใช้การจำกัดเวลา

ฟังก์ชันนี้เหมาะสำหรับสำนักงาน บริษัท โรงงาน โรงแรม และองค์กรที่ต้องการควบคุมระยะเวลาการโทรออกของพนักงาน ลดปัญหาการใช้สายนอกนานเกินความจำเป็น และช่วยบริหารค่าใช้จ่ายด้านโทรศัพท์

Panasonic KX-TES824 รองรับการตั้งเวลาสนทนาระหว่างเบอร์ภายในกับสายนอกตั้งแต่ 1–32 นาที เมื่อใกล้ครบกำหนด ระบบจะส่งเสียงเตือนให้คู่สนทนาทั้งสองฝ่ายได้ยิน ก่อนตัดสายเมื่อหมดเวลา

นอกจากนี้ยังมีโปรแกรม 205 สำหรับจำกัดเวลาการสนทนาระหว่างสายนอกสองฝ่าย หรือ CO-to-CO ซึ่งเกี่ยวข้องกับการโอนสายออกภายนอก การโอนสายอัตโนมัติ และการใช้งาน DISA บางรูปแบบ

บทความนี้ comsiam อธิบายวิธีตั้งเวลาจำกัดการโทรบน Panasonic KX-TES824 อย่างละเอียด พร้อมรหัสโปรแกรม ขั้นตอนตั้งค่าผ่านโทรศัพท์ Panasonic KX-T7730 ตัวอย่างการจำกัดเวลา 5 นาที วิธีเปิดใช้เฉพาะเครื่อง และการแก้ปัญหาเมื่อระบบตัดสายเร็วกว่าที่ต้องการ

① Panasonic KX-TES824 จำกัดเวลาสนทนาสายนอกได้หรือไม่?

ได้ โดยใช้ฟังก์ชัน Extension-to-Outside (CO) Line Call Duration ซึ่งออกแบบมาเพื่อกำหนดระยะเวลาสูงสุดของการสนทนาระหว่างโทรศัพท์ภายในกับบุคคลภายนอก

เมื่อเปิดฟังก์ชันกับ Extension Jack ที่ต้องการ ระบบจะนับเวลาการโทรตามเงื่อนไข และตัดการสนทนาเมื่อถึงระยะเวลาที่ตั้งไว้

ประโยชน์ของการจำกัดเวลาสนทนา

1. ลดการใช้สายนอกนานเกินความจำเป็น
2. ช่วยควบคุมต้นทุนค่าโทรศัพท์
3. ป้องกันการสนทนาส่วนตัวเป็นเวลานานผ่านโทรศัพท์สำนักงาน
4. เพิ่มโอกาสให้พนักงานคนอื่นได้ใช้ CO Line
5. จำกัดเวลาการโทรของโทรศัพท์ส่วนกลาง
6. ปรับระยะเวลาให้เหมาะกับลักษณะงาน
7. ลดความเสี่ยงจากสายที่เชื่อมต่อค้างเป็นเวลานาน
8. ใช้ร่วมกับ TRS และ COS เพื่อเพิ่มการควบคุมการโทรออก

ข้อสำคัญ: การจำกัดเวลาไม่ได้รับประกันว่าค่าโทรจะลดลงเสมอไป เพราะขึ้นอยู่กับอัตราค่าบริการ แพ็กเกจ และรูปแบบการใช้งานจริง

② โปรแกรมจำกัดเวลาสนทนา Panasonic KX-TES824 มีอะไรบ้าง?

โปรแกรมหลักที่เกี่ยวข้อง ได้แก่

โปรแกรม	หน้าที่
212	กำหนดเวลาสนทนาระหว่าง Extension กับ CO Line
613	เปิดหรือปิดการจำกัดเวลาสายนอกของแต่ละ Extension Jack
205	กำหนดเวลาสนทนาระหว่าง CO Line กับ CO Line
204	กำหนดเวลาเริ่มต้นของตัวนับระยะเวลาการโทร
601–603	กำหนด COS ตามช่วงเวลา
302–306	ควบคุมข้อจำกัดหมายเลขโทรออกผ่าน TRS

โปรแกรม 212

ใช้กำหนดระยะเวลาสูงสุดของการสนทนาระหว่างโทรศัพท์ภายในกับสายนอก

โปรแกรม 613

ใช้เลือกว่าจะให้ Extension Jack ใดถูกจำกัดด้วยเวลาที่ตั้งไว้ในโปรแกรม 212

โปรแกรม 205

ใช้กำหนดระยะเวลาสูงสุดสำหรับการสนทนาระหว่างสายนอกสองฝ่าย

โปรแกรม 204

ใช้กำหนดเงื่อนไขเริ่มนับเวลาการโทร โดยเกี่ยวข้องกับการตรวจจับสัญญาณจากสายนอก

ต้องแยกความแตกต่างระหว่างโปรแกรมเหล่านี้ก่อนตั้งค่า เพราะแต่ละโปรแกรมควบคุมคนละส่วนของระบบ

③ โปรแกรม 212 ตั้งเวลาสนทนาได้กี่นาที?

โปรแกรม 212 หรือ Extension-to-CO Line Call Duration สามารถกำหนดเวลาได้ตั้งแต่ 1–32 นาที

ตัวอย่างเวลาที่เลือกใช้ได้

เวลาที่ตั้ง	การใช้งานที่เหมาะสม
3 นาที	การโทรแจ้งข้อมูลสั้น ๆ
5 นาที	โทรศัพท์ส่วนกลาง
10 นาที	การติดต่อทั่วไป
15 นาที	งานธุรการ
20 นาที	การประสานงานที่ใช้เวลามากขึ้น
30 นาที	งานที่ต้องสนทนายาว
32 นาที	ค่าสูงสุดที่ระบบรองรับ

ตารางนี้เป็นตัวอย่างการวางนโยบาย ไม่ใช่คำแนะนำว่าทุกองค์กรควรใช้เวลาเท่ากัน

ควรตั้งกี่นาที?

สำหรับสำนักงานทั่วไปอาจเริ่มประเมินที่ 10–15 นาที แล้วพิจารณาตามพฤติกรรมการใช้งานจริง

สำหรับโทรศัพท์ส่วนกลางที่ใช้โทรแจ้งข้อมูลสั้น ๆ อาจใช้เวลา 3–5 นาที

แต่ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการลูกค้า หรือเจ้าหน้าที่ที่ต้องสนทนานาน ควรได้รับการยกเว้นหรือกำหนดนโยบายให้เหมาะสม

④ โปรแกรม 613 สำคัญอย่างไร?

โปรแกรม 613 หรือ CO Line Call Duration Limitation ใช้กำหนดว่าจะเปิดการจำกัดเวลาสนทนาสายนอกให้ Extension Jack ใดบ้าง

แม้ตั้งเวลาไว้ในโปรแกรม 212 แล้ว หาก Extension Jack นั้นไม่ได้เปิดใช้โปรแกรม 613 ก็ไม่ควรคาดหวังว่าระบบจะจำกัดเวลาให้เครื่องดังกล่าว

ตัวอย่าง

สำนักงานมีโทรศัพท์ 6 เครื่อง

Extension Jack	ผู้ใช้งาน	จำกัดเวลา
01	ผู้บริหาร	Disable
02	ผู้จัดการ	Disable
03	ฝ่ายขาย	Disable
04	ฝ่ายบัญชี	Enable
05	พนักงานทั่วไป	Enable
06	โทรศัพท์ส่วนกลาง	Enable

หากกำหนดโปรแกรม 212 เป็น 5 นาที เครื่อง 04–06 จะถูกจำกัดด้วยเวลาดังกล่าวตามเงื่อนไขของระบบ ส่วนเครื่องที่ตั้ง Disable จะไม่ใช้ข้อจำกัดนี้

ข้อควรรู้: โปรแกรม 212 เป็นการตั้งระยะเวลาร่วม ไม่ใช่ตารางตั้งเวลาแยกเฉพาะพนักงานแต่ละคน

⑤ โปรแกรม 212 กับ 613 ต้องตั้งร่วมกันหรือไม่?

ต้องตรวจสอบทั้งสองโปรแกรมร่วมกัน เพื่อให้ฟังก์ชันจำกัดเวลาการโทรจากเครื่องภายในทำงานตามต้องการ

โปรแกรม	สิ่งที่กำหนด
212	ให้คุยได้นานกี่นาที
613	ให้เครื่องใดถูกจำกัดเวลา

ตัวอย่าง

ต้องการให้โทรศัพท์ส่วนกลางเบอร์ 105 สนทนาสายนอกได้ไม่เกิน 5 นาที

ขั้นตอนคือ

1. ตรวจสอบว่าเบอร์ 105 เชื่อมต่อกับ Extension Jack ใด
2. ตั้งโปรแกรม 212 เป็น 5 นาที
3. ตั้งโปรแกรม 613 เป็น Enable สำหรับ Extension Jack นั้น
4. ตรวจสอบว่าเครื่องอื่นที่ไม่ต้องการจำกัดเป็น Disable
5. ทดสอบการสนทนาด้วยหมายเลขที่ได้รับอนุญาต
6. ตรวจสอบเสียงเตือนและการตัดสายเมื่อครบเวลา

⑥ สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนตั้งค่าจำกัดเวลา

ก่อนเริ่มตั้งค่า ควรเตรียมข้อมูลและอุปกรณ์ต่อไปนี้

1. ตู้ Panasonic KX-TES824 ที่ทำงานปกติ
2. โทรศัพท์ Panasonic KX-T7730 หรือรุ่นที่รองรับ System Programming
3. รหัสผ่านสำหรับเข้า System Programming
4. รายการ Extension Jack ของโทรศัพท์ภายใน
5. รายชื่อเครื่องที่ต้องการจำกัดเวลา
6. ระยะเวลาสนทนาที่องค์กรต้องการ
7. รายการ CO Line ที่ใช้งาน
8. ข้อมูลการตั้งค่าปัจจุบัน
9. หมายเลขทดสอบที่ได้รับอนุญาต
10. ช่วงเวลาสำหรับทดสอบโดยไม่กระทบลูกค้า

ควรสำรองค่าระบบก่อนเปลี่ยนแปลง และตรวจสอบว่าไม่มีข้อจำกัดเวลาที่ตั้งไว้เดิมซึ่งอาจกระทบพนักงานคนอื่น

⑦ วิธีเข้า System Programming Panasonic KX-TES824

สามารถตั้งค่าผ่านโทรศัพท์ Panasonic ที่รองรับ System Programming โดยทั่วไปใช้เครื่องที่เชื่อมต่อกับ Extension Jack 01

ขั้นตอนเข้าโปรแกรม

1. วางหูโทรศัพท์
2. กดปุ่ม PROGRAM
3. กด *#
4. ใส่รหัสผ่าน System Programming
5. รอให้หน้าจอเข้าสู่โหมดตั้งค่า
6. เลือกหมายเลขโปรแกรมที่ต้องการ

ตัวอย่าง:

PROGRAM → *# → รหัสผ่าน → 212

หากยังใช้รหัสผ่านเริ่มต้น อาจเป็น 1234 แต่ตู้ที่ใช้งานจริงอาจมีการเปลี่ยนรหัสแล้ว

ไม่ควรรีเซ็ตตู้เพียงเพราะลืมรหัสผ่าน เนื่องจากอาจทำให้การตั้งค่าเดิมสูญหาย

⑧ วิธีตั้งเวลาจำกัดการโทรด้วยโปรแกรม 212

โปรแกรม 212 ใช้กำหนดระยะเวลาสูงสุดของการสนทนาระหว่าง Extension กับ CO Line

ตัวอย่าง

ต้องการตั้งเวลาสนทนาสายนอกสูงสุด 5 นาที

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 212
3. กด NEXT
4. ใส่ตัวเลขระยะเวลา 5
5. กด STORE
6. ตรวจสอบค่าที่บันทึก
7. กด END เมื่อเสร็จสิ้น

ตัวอย่างลำดับ:

212 → NEXT → 5 → STORE

หากต้องการเปลี่ยนเป็น 10 นาที

เข้าโปรแกรม 212 อีกครั้ง แล้วกำหนดเวลาเป็น 10 และกด STORE

ข้อควรระวัง

โปรแกรมนี้กำหนดเวลาสำหรับ Extension ที่เปิดใช้งานการจำกัดเวลาในโปรแกรม 613 จึงต้องตรวจสอบรายชื่อพอร์ตที่ได้รับผลก่อนเปลี่ยนค่า

⑨ วิธีเปิดจำกัดเวลาสายนอกด้วยโปรแกรม 613

หลังตั้งเวลาในโปรแกรม 212 แล้ว ต้องกำหนดเครื่องที่จะใช้ข้อจำกัดด้วยโปรแกรม 613

ตัวอย่าง

ต้องการเปิดฟังก์ชันให้ Extension Jack 05

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 613
3. กด NEXT
4. เลือก Extension Jack 05
5. กด SELECT เพื่อเลือก Enable
6. กด STORE
7. ตรวจสอบค่าที่บันทึก
8. ออกจากโปรแกรม

ตัวอย่าง:

613 → NEXT → 05 → SELECT (Enable) → STORE

หากต้องการยกเลิกการจำกัดเวลา

เข้าโปรแกรม 613 ของ Extension Jack เดิม เลือก Disable แล้วกด STORE

ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโปรแกรม 212 ทุกครั้งเมื่อจะยกเว้นเครื่องบางเครื่อง

⑩ ตัวอย่างตั้งเวลาการโทรสำหรับสำนักงาน

สมมติสำนักงานมีพนักงานหลายแผนก และต้องการควบคุมระยะเวลาการใช้สายนอก

ตารางนโยบาย

ตำแหน่ง	จำกัดเวลา	เหตุผล
ผู้บริหาร	ไม่จำกัดด้วย 613	ต้องสนทนาธุรกิจนาน
ฝ่ายขาย	ไม่จำกัดด้วย 613	ต้องติดต่อและเจรจากับลูกค้า
ฝ่ายบัญชี	จำกัด 10 นาที	โทรประสานงานทั่วไป
ธุรการ	จำกัด 10 นาที	โทรแจ้งข้อมูล
โทรศัพท์ส่วนกลาง	จำกัด 10 นาที	ลดการใช้สายนอกนานเกินไป

ข้อจำกัดของระบบ

หากเปิดโปรแกรม 613 ให้หลายเครื่อง เวลาที่กำหนดในโปรแกรม 212 จะเป็นค่าเดียวกันสำหรับเครื่องเหล่านั้น

ดังนั้นไม่ควรเข้าใจว่าสามารถตั้งฝ่ายขาย 20 นาที ฝ่ายบัญชี 10 นาที และโทรศัพท์ส่วนกลาง 5 นาทีพร้อมกันด้วยโปรแกรม 212 เพียงตัวเดียว

หากต้องการเวลาจำกัดที่แตกต่างกันในแต่ละกลุ่มผู้ใช้ ควรตรวจสอบความสามารถของระบบเพิ่มเติมหรือพิจารณาโซลูชันที่รองรับการตั้งเวลารายเครื่องโดยตรง

⑪ เสียงเตือนก่อนตัดสายทำงานอย่างไร?

เมื่อใช้ฟังก์ชัน Extension-to-CO Line Call Duration ระบบจะส่งเสียงเตือนก่อนครบเวลาที่กำหนด

ลักษณะเสียงเตือน

• เริ่มเตือนเมื่อเหลือเวลา 15 วินาที
• มีเสียงเตือนทุก 5 วินาทีในช่วงก่อนครบกำหนด
• คู่สนทนาทั้งสองฝ่ายได้ยินเสียงเตือน
• เมื่อครบเวลา ระบบจะตัดการสนทนา

ตัวอย่างตั้งเวลา 5 นาที

หากระบบเริ่มนับเวลาตามเงื่อนไขแล้ว

• ช่วงต้นสาย สนทนาได้ตามปกติ
• เมื่อใกล้ครบ 5 นาที จะมีเสียงเตือน
• เมื่อเหลือเวลา 15 วินาที ระบบเริ่มส่งสัญญาณเตือน
• เมื่อครบกำหนด ระบบตัดสาย

ข้อสำคัญ: ฟังก์ชันนี้ไม่ใช่ระบบเตือนอย่างเดียว หากเปิดการจำกัดเวลา ระบบสามารถตัดสายจริงเมื่อครบกำหนด

⑫ เสียงเตือนก่อนตัดสายได้ยินเฉพาะพนักงานหรือไม่?

ตามการทำงานของ Extension-to-CO Line Call Duration คู่สนทนาทั้งฝ่ายโทรศัพท์ภายในและฝ่ายสายนอกจะได้ยินเสียงเตือน

ดังนั้นลูกค้าที่กำลังสนทนาอยู่ก็อาจได้ยินสัญญาณเตือนก่อนระบบตัดสายด้วย

ผลกระทบที่ควรพิจารณา

1. ลูกค้าอาจเข้าใจผิดว่าเครือข่ายมีปัญหา
2. การเจรจาธุรกิจอาจถูกขัดจังหวะ
3. การสนทนาสำคัญอาจไม่สามารถสรุปได้ทัน
4. เจ้าหน้าที่ต้องโทรกลับเพื่อดำเนินการต่อ
5. อาจเพิ่มจำนวนครั้งของการโทรโดยไม่จำเป็น

จึงควรแจ้งพนักงานก่อนเริ่มใช้ข้อจำกัด และพิจารณาว่าแผนกใดไม่เหมาะกับการตัดสายอัตโนมัติ

⑬ โปรแกรม 205 จำกัดเวลาสายนอกกับสายนอกอย่างไร?

นอกจากการจำกัดเวลาระหว่าง Extension กับ CO Line แล้ว Panasonic KX-TES824 ยังรองรับการจำกัดเวลาระหว่าง CO Line สองฝ่ายด้วย

ใช้โปรแกรม 205 หรือ CO-to-CO Line Call Duration

ตัวอย่างการใช้งาน

• การโอนสายเข้าจากภายนอกออกไปยังเบอร์ภายนอก
• การทำ Call Forwarding to Outside CO Line
• การโทรออกผ่าน DISA ตามฟังก์ชันที่รองรับ
• การประชุมแบบ Unattended Conference

ระยะเวลาที่ตั้งได้

โปรแกรม 205 รองรับการตั้งเวลา 1–32 นาที

เมื่อใกล้ครบกำหนด ทั้งสองฝ่ายภายนอกจะได้ยินเสียงเตือนก่อนระบบตัดสายตามเงื่อนไข

⑭ วิธีตั้งเวลาสายนอกกับสายนอกด้วยโปรแกรม 205

ตัวอย่าง

ต้องการกำหนดให้การเชื่อมต่อระหว่างสายนอกสองฝ่ายมีระยะเวลาสูงสุด 10 นาที

ขั้นตอน

1. เข้า System Programming
2. กด 205
3. กด NEXT
4. ใส่เวลา 10
5. กด STORE
6. ตรวจสอบค่าที่บันทึก
7. กด END

ตัวอย่าง:

205 → NEXT → 10 → STORE

ข้อควรระวัง

โปรแกรม 205 ไม่ใช่โปรแกรมหลักสำหรับกำหนดเวลาสนทนาระหว่างพนักงานกับสายนอก แต่เป็นการจำกัดการเชื่อมต่อ CO-to-CO

หากสำนักงานใช้ DISA หรือโอนสายออกเบอร์มือถือ ควรตรวจสอบผลกระทบก่อนลดเวลาลงมากเกินไป

⑮ โปรแกรม 212 กับ 205 ต่างกันอย่างไร?

รายการ	โปรแกรม 212	โปรแกรม 205
ชื่อ	Extension-to-CO Duration	CO-to-CO Duration
ลักษณะสาย	เบอร์ภายในกับสายนอก	สายนอกกับสายนอก
ระยะเวลา	1–32 นาที	1–32 นาที
เลือกเครื่องที่มีผล	ผ่านโปรแกรม 613	ควบคุมประเภทการเชื่อมต่อ CO-to-CO
มีเสียงเตือน	มี	มี
ครบเวลา	ตัดสาย	ตัดสาย
เหมาะกับ	ควบคุมการโทรของพนักงาน	ควบคุมการโอนสายออกภายนอกและ DISA

ควรใช้โปรแกรมใด?

หากต้องการให้พนักงานโทรออกได้ไม่เกิน 5 นาที ให้ใช้โปรแกรม 212 ร่วมกับ 613

หากต้องการจำกัดเวลาการเชื่อมต่อระหว่างสองสายนอก ให้ใช้โปรแกรม 205

⑯ การตั้งเวลาเริ่มนับสายด้วยโปรแกรม 204 สำคัญอย่างไร?

โปรแกรม 204 หรือ Call Duration Counter Start ใช้กำหนดเงื่อนไขเริ่มต้นของการนับระยะเวลาการโทร

ระบบรองรับการกำหนดให้เริ่มนับหลังการกดหมายเลขตามช่วงเวลาที่เลือก หรือเริ่มทันทีตามเงื่อนไขของโปรแกรม

ตัวอย่างตัวเลือก

• 5 วินาที
• 10 วินาที
• 15 วินาที
• 20 วินาที
• 25 วินาที
• 30 วินาที
• 35 วินาที
• 40 วินาที
• 45 วินาที
• 50 วินาที
• เริ่มทันที

ข้อควรระวัง

การเริ่มนับเวลาจริงยังเกี่ยวข้องกับวิธีตรวจจับสัญญาณจากสายนอก เช่น Polarity Reverse Detection

จึงไม่ควรสรุปว่าทุกสายจะเริ่มนับเวลาเมื่อคู่สนทนารับสายได้อย่างแม่นยำเท่ากัน

หากพบว่าเวลาที่วัดได้ไม่ตรงกับระยะเวลาที่ตั้ง ควรตรวจสอบโปรแกรม 204 และวิธีตรวจจับสถานะการรับสาย

⑰ ตั้งเวลาจำกัดแล้วมีผลต่อ TRS และ COS หรือไม่?

การจำกัดเวลาสนทนาเป็นฟังก์ชันคนละส่วนกับ TRS และ COS

TRS

ใช้จำกัดหมายเลขโทรออก

COS

ใช้กำหนดระดับสิทธิ์โทรออกของเครื่องภายใน

Call Duration Limitation

ใช้จำกัดเวลาการสนทนาสายนอก

ตัวอย่าง

พนักงานใช้ COS 3 และได้รับอนุญาตให้โทรหาลูกค้า

หาก Extension Jack นั้นเปิดโปรแกรม 613 และกำหนดเวลาในโปรแกรม 212 เป็น 10 นาที การโทรที่ได้รับอนุญาตตาม TRS ก็จะยังถูกจำกัดเวลาด้วย

การตั้งเวลาไม่ได้ทำให้เครื่องได้รับอนุญาตให้โทรหมายเลขที่ถูกบล็อก และไม่ได้เปลี่ยน COS ของพนักงานโดยอัตโนมัติ

⑱ จำกัดเวลาสนทนาแล้ว โทรภายในถูกตัดด้วยหรือไม่?

ฟังก์ชัน Extension-to-CO Line Call Duration ใช้จำกัดการสนทนาระหว่างเบอร์ภายในกับสายนอก

จึงไม่ได้ออกแบบมาเพื่อตัดการสนทนาระหว่างหมายเลขภายในสองเครื่องตามเวลาของโปรแกรม 212

ตัวอย่าง

• เบอร์ 101 โทรหาเบอร์ 102: ไม่ใช่การโทรผ่าน CO Line
• เบอร์ 101 โทรหาลูกค้าภายนอก: อยู่ในขอบเขตของฟังก์ชันเมื่อเปิดโปรแกรม 613
• สายนอกโทรออกไปยังสายนอกอีกเส้น: อาจอยู่ในขอบเขตของโปรแกรม 205

อย่างไรก็ตาม หากมีการโอนสายหรือใช้ฟังก์ชันพิเศษร่วมกัน ควรตรวจสอบเงื่อนไขของการเชื่อมต่อจริงเพิ่มเติม

⑲ จำกัดเวลาสนทนาเฉพาะพนักงานบางคนได้หรือไม่?

ได้ โดยใช้โปรแกรม 613 เลือก Extension Jack ที่ต้องการให้ระบบจำกัดเวลาสายนอก

ตัวอย่าง

สำนักงานต้องการให้

• ผู้บริหาร: ไม่จำกัดเวลา
• ฝ่ายขาย: ไม่จำกัดเวลา
• ฝ่ายบัญชี: จำกัดเวลา
• พนักงานทั่วไป: จำกัดเวลา
• โทรศัพท์ส่วนกลาง: จำกัดเวลา

สามารถตั้งโปรแกรม 613 เป็น Enable เฉพาะเครื่องที่ต้องการ และกำหนดระยะเวลาร่วมในโปรแกรม 212

สิ่งที่ต้องตรวจสอบ

1. Extension Jack ของพนักงาน
2. ค่าปัจจุบันของโปรแกรม 613
3. ระยะเวลาจากโปรแกรม 212
4. ความเหมาะสมของการตัดสาย
5. หมายเลขทดสอบที่ใช้ตรวจสอบผล

ไม่ควรอ้างอิงเพียงเลขเบอร์ภายใน เพราะหมายเลข Extension Jack อาจแตกต่างจากเบอร์ที่พนักงานใช้จริง

⑳ ทำไมตั้งเวลา 5 นาทีแล้วสายไม่ตัด?

หากตั้งโปรแกรม 212 เป็น 5 นาที แต่ระบบไม่ตัดสายเมื่อครบกำหนด ให้ตรวจสอบดังนี้

1. โปรแกรม 613 ยังเป็น Disable

ต้องเปิดใช้งานสำหรับ Extension Jack ที่ต้องการ

2. เลือก Extension Jack ผิด

อาจเปิดการจำกัดเวลาให้เครื่องอื่นโดยไม่ตั้งใจ

3. ทดสอบการโทรผิดประเภท

โปรแกรม 212 ใช้กับการสนทนาระหว่าง Extension กับ CO Line ไม่ใช่การสนทนาภายใน

4. ยังไม่ถึงเวลาเริ่มนับตามเงื่อนไข

ตรวจสอบโปรแกรม 204 และรูปแบบการตรวจจับสัญญาณ

5. การโทรเป็น CO-to-CO

ควรตรวจสอบโปรแกรม 205 แทน

6. ยังไม่ได้บันทึกค่า

ตรวจสอบว่ากด STORE และกลับเข้าโปรแกรมเพื่อดูค่าที่บันทึกแล้วหรือไม่

7. มีการใช้อุปกรณ์หรือเส้นทางโทรศัพท์อื่น

หากใช้งานผ่าน VoIP Gateway หรือระบบอื่นร่วมอยู่ ต้องตรวจสอบว่าการโทรผ่านตู้และอยู่ในขอบเขตของฟังก์ชันนี้จริง

㉑ ทำไม Panasonic KX-TES824 ตัดสายทุก 5 นาที?

หากพบว่าการสนทนาถูกตัดใกล้เคียง 5 นาทีเป็นประจำ ควรตรวจสอบระบบจำกัดเวลาก่อนสรุปว่าสายนอกเสีย

ขั้นตอนตรวจสอบ

1. ตรวจสอบว่าเกิดกับเครื่องใดบ้าง
2. ตรวจสอบว่าเป็นการโทรสายนอกหรือโทรภายใน
3. ตรวจสอบค่าของโปรแกรม 212
4. ตรวจสอบโปรแกรม 613 ของเครื่องที่มีปัญหา
5. ตรวจสอบว่ามีเสียงเตือน 15 วินาทีก่อนตัดสายหรือไม่
6. ตรวจสอบโปรแกรม 205 หากเป็นสาย CO-to-CO
7. ตรวจสอบอุปกรณ์และผู้ให้บริการหากไม่พบข้อจำกัดของตู้

วิธีแยกสาเหตุ

หากมีเสียงเตือนตามรูปแบบที่กำหนดก่อนครบเวลา และสายถูกตัดตรงกับค่าที่ตั้งไว้ มีแนวโน้มว่าเป็นผลจากฟังก์ชัน Call Duration Limitation

หากไม่มีเสียงเตือนและเวลาตัดสายไม่แน่นอน ควรตรวจสอบสายนอก การเชื่อมต่อ และอุปกรณ์อื่นร่วมด้วย

㉒ วิธีทดสอบเวลาจำกัดการโทรหลังตั้งค่า

หลังตั้งโปรแกรม 212 และ 613 ควรทดสอบด้วยหมายเลขที่องค์กรควบคุมได้หรือได้รับอนุญาต

ตัวอย่างการทดสอบเวลา 2 นาที

เพื่อไม่ให้ต้องใช้เวลานานในการทดสอบ สามารถตั้งเวลา 2 นาทีชั่วคราวในช่วงบำรุงรักษาที่ไม่มีผลกระทบต่อผู้ใช้งาน แล้วคืนค่าที่ต้องการหลังเสร็จสิ้น

ขั้นตอนทดสอบ

1. สำรองค่าปัจจุบันของโปรแกรม 212
2. ตรวจสอบ Extension Jack ของเครื่องทดสอบ
3. เปิด Enable ในโปรแกรม 613 สำหรับเครื่องนั้น
4. ตั้งเวลา 2 นาทีในโปรแกรม 212
5. โทรไปยังหมายเลขทดสอบที่ได้รับอนุญาต
6. เริ่มจับเวลาตามวิธีตรวจสอบที่เหมาะสม
7. ฟังเสียงเตือนก่อนครบกำหนด
8. ตรวจสอบว่าสายถูกตัดเมื่อถึงเวลาที่กำหนด
9. บันทึกผล
10. คืนเวลาของโปรแกรม 212 เป็นค่าที่องค์กรต้องการ

ข้อควรระวัง: การเปลี่ยนค่าโปรแกรม 212 กระทบทุก Extension ที่เปิดใช้โปรแกรม 613 จึงต้องทดสอบในช่วงเวลาที่ปลอดภัย ไม่ควรลดเวลาโดยไม่แจ้งผู้ใช้งานที่ได้รับผล

㉓ วิธีลดค่าโทรศัพท์เพิ่มเติมนอกจากจำกัดเวลา

แม้จะตั้งเวลาสนทนาแล้ว องค์กรยังควรมีมาตรการควบคุมเพิ่มเติม

1. ใช้ TRS จำกัดหมายเลขต้องห้าม

ป้องกันการโทรออกไปยังกลุ่มหมายเลขที่ไม่ได้รับอนุญาต

2. ใช้ COS แยกสิทธิ์พนักงาน

ไม่ควรให้ทุกเครื่องได้รับสิทธิ์สูงสุดโดยไม่มีความจำเป็น

3. ใช้ Account Code

ช่วยระบุรหัสประกอบรายการโทรและตรวจสอบการใช้งาน

4. ตรวจสอบ SMDR

ใช้ข้อมูลบันทึกการโทรเพื่อวิเคราะห์ระยะเวลาสนทนาและรูปแบบการใช้งาน

5. ตรวจสอบแพ็กเกจโทรศัพท์

หากองค์กรใช้แพ็กเกจโทรฟรีหรือเหมาจ่าย การลดระยะเวลาสนทนาอาจไม่ลดค่าใช้จ่ายเท่าที่คาด

6. ตรวจสอบ DISA

ป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกใช้ตู้สาขาเพื่อโทรออกโดยไม่ได้รับอนุญาต

7. ปรับนโยบายตามแผนก

ควรยกเว้นเครื่องที่ต้องสนทนากับลูกค้านานเป็นพิเศษ เพื่อลดผลกระทบต่อธุรกิจ

㉔ ข้อควรระวังในการตั้งเวลาตัดสายอัตโนมัติ

การสนทนาสำคัญอาจถูกตัด

เช่น การแจ้งเหตุหรือการประสานงานที่ต้องใช้เวลาต่อเนื่อง

ลูกค้าได้ยินเสียงเตือน

อาจทำให้ลูกค้าเข้าใจว่าระบบโทรศัพท์มีปัญหา

ต้องโทรกลับเมื่อเวลาหมด

อาจเพิ่มภาระงานและค่าโทรแทนที่จะลดค่าใช้จ่าย

ใช้เวลาเดียวกันหลายเครื่อง

โปรแกรม 212 ใช้ร่วมกับ Extension ที่เปิดโปรแกรม 613

อาจกระทบระบบบริการลูกค้า

โดยเฉพาะฝ่ายขาย ศูนย์บริการ และฝ่ายสนับสนุนเทคนิค

ต้องเตรียมช่องทางติดต่อฉุกเฉิน

ควรมีเครื่องหรือช่องทางสื่อสารที่ไม่ถูกตัดสายอัตโนมัติอย่างไม่เหมาะสม โดยเฉพาะสำหรับการประสานงานด้านความปลอดภัย

㉕ คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Panasonic KX-TES824 จำกัดเวลาสนทนา

Panasonic KX-TES824 จำกัดเวลาสนทนาได้หรือไม่?

ได้ โดยใช้โปรแกรม 212 ร่วมกับโปรแกรม 613 สำหรับการสนทนาระหว่าง Extension กับ CO Line

โปรแกรม 212 ใช้ทำอะไร?

ใช้กำหนดระยะเวลาสนทนาสายนอกสูงสุดตั้งแต่ 1–32 นาที

โปรแกรม 613 ใช้ทำอะไร?

ใช้เปิดหรือปิดการจำกัดเวลาสายนอกของแต่ละ Extension Jack

โปรแกรม 205 ใช้ทำอะไร?

ใช้จำกัดเวลาการสนทนาระหว่างสายนอกสองฝ่ายหรือ CO-to-CO

ตั้งเวลาสนทนา 5 นาทีได้หรือไม่?

ได้ โดยกำหนดโปรแกรม 212 เป็น 5 นาที แล้วเปิดโปรแกรม 613 สำหรับเครื่องที่ต้องการ

ตั้งให้ผู้บริหารไม่ถูกจำกัดเวลาได้หรือไม่?

ได้ โดยตั้งโปรแกรม 613 เป็น Disable สำหรับ Extension Jack ของผู้บริหาร

ตั้งเวลาต่างกันในแต่ละเครื่องได้หรือไม่?

โปรแกรม 212 เป็นเวลาร่วมสำหรับเครื่องที่เปิดฟังก์ชันผ่านโปรแกรม 613 จึงไม่รองรับการกำหนดเวลาต่างกันรายเครื่องด้วยสองโปรแกรมนี้เพียงอย่างเดียว

มีเสียงเตือนก่อนตัดสายหรือไม่?

มี โดย Extension-to-CO ส่งเสียงเตือนทุก 5 วินาทีในช่วง 15 วินาทีสุดท้ายก่อนครบเวลา

ลูกค้าได้ยินเสียงเตือนด้วยหรือไม่?

ได้ยินทั้งสองฝ่ายตามการทำงานของฟังก์ชัน

ตั้งเวลาแล้วโทรภายในถูกตัดหรือไม่?

โปรแกรม 212 ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อจำกัดการสนทนาระหว่างเบอร์ภายในสองเครื่อง

ตั้งโปรแกรม 212 แล้วสายยังไม่ตัด เกิดจากอะไร?

มักต้องตรวจสอบว่าโปรแกรม 613 เปิด Enable ให้ Extension Jack ที่ถูกต้องหรือไม่ รวมถึงประเภทสายที่ทดสอบและเงื่อนไขการนับเวลา

สายถูกตัดหลังสนทนา 5 นาที แปลว่าตู้เสียหรือไม่?

ไม่จำเป็น อาจเกิดจากฟังก์ชันจำกัดเวลาที่กำหนดไว้ ควรตรวจสอบโปรแกรม 212, 613 และ 205 ก่อน

㉖ สรุปวิธีตั้ง Panasonic KX-TES824 จำกัดเวลาสนทนาสายนอก

การจำกัดเวลาสนทนาสายนอกเป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้องค์กรควบคุมการใช้งานโทรศัพท์สำนักงานได้อย่างเป็นระบบ โดย Panasonic KX-TES824 รองรับทั้งการจำกัดเวลาระหว่างเบอร์ภายในกับสายนอก และการจำกัดเวลาระหว่างสายนอกสองฝ่าย

ขั้นตอนที่ควรดำเนินการมีดังนี้

1. ตรวจสอบประเภทการโทรที่ต้องการจำกัด
2. ตรวจสอบ Extension Jack ของพนักงาน
3. สำรองค่าระบบเดิม
4. กำหนดระยะเวลาผ่านโปรแกรม 212
5. เปิด Enable ในโปรแกรม 613 เฉพาะเครื่องที่ต้องการ
6. ตรวจสอบโปรแกรม 205 หากมีการโทร CO-to-CO
7. ตรวจสอบโปรแกรม 204 หากการนับเวลาไม่ตรงตามที่คาด
8. ทดสอบเสียงเตือนและการตัดสายจริง
9. ตรวจสอบผลกระทบต่อฝ่ายบริการลูกค้า
10. บันทึกค่าที่เปลี่ยนแปลง
11. ทบทวนระยะเวลาที่เหมาะสมตามการใช้งานจริง

สำหรับสำนักงานที่ต้องการลดค่าโทรศัพท์ comsiam แนะนำให้เริ่มจากการตรวจสอบข้อมูลการโทรจริงก่อนเลือกเวลาจำกัด แล้วเปิดใช้กับเครื่องที่เหมาะสม แทนการกำหนดเวลา 5 นาทีให้โทรศัพท์ทุกเครื่องทันที

การใช้ Call Duration Limitation ร่วมกับ TRS, COS และระบบตรวจสอบรายการโทรช่วยให้บริหารค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น โดยยังคงความสะดวกและความต่อเนื่องในการติดต่อทางธุรกิจ

ComSiam Professional Team