วิธีอัดเสียงต้อนรับ DISA KX-TES824 พร้อมวิธีฟังและลบข้อความ

การอัดเสียงต้อนรับ DISA บน Panasonic KX-TES824 ทำได้จากเครื่องที่กำหนดเป็น Operator หรือ Manager โดยบันทึกข้อความลงหมายเลข OGM ที่ต้องการ แล้วนำหมายเลขนั้นไปกำหนดให้สายนอกเล่นเมื่อลูกค้าโทรเข้ามา

บทความนี้ครอบคลุมข้อความ DISA/UCD OGM หมายเลข 1–8 ซึ่งเป็นคนละส่วนกับข้อความสำหรับเมนู 3-level AA ทีมงาน comsiam แนะนำให้จดหมายเลข OGM ที่บันทึกไว้ เพื่อเลือกใช้ให้ตรงกับค่าที่ตั้งในสายนอก

① เตรียมก่อนเริ่มอัดเสียง

ก่อนบันทึก ให้ตรวจสอบรายการต่อไปนี้

• ใช้เครื่องโทรศัพท์จากช่องที่กำหนดเป็น Operator หรือ Manager
• เตรียมข้อความให้สั้น ชัดเจน และอ่านจบภายในเวลาที่ต้องการ
• เลือกหมายเลข OGM ที่ต้องการใช้ ตั้งแต่ 1–8
• ตรวจว่าตู้มีอุปกรณ์เสียงและความจุบันทึกเพียงพอกับการใช้งาน
• หลีกเลี่ยงการอัดทับข้อความที่ใช้งานอยู่โดยไม่สำรองข้อความเดิม

คู่มือระบุเวลาบันทึกรวมของระบบไว้ตามความสามารถของอุปกรณ์ และการ์ดเสริม KX-TE82491 ช่วยเพิ่มเวลาบันทึก DISA/UCD OGM จาก 3 นาทีเป็น 6 นาที พร้อมรองรับการเล่นข้อความพร้อมกันได้สูงสุด 2 ข้อความ

② วิธีบันทึกข้อความ DISA/UCD OGM

ใช้เครื่อง Operator หรือ Manager แล้วยกหู จากนั้นกดตามลำดับนี้

1. กด 9
2. กด 1 เพื่อเลือกคำสั่งบันทึก
3. กดหมายเลข OGM ที่ต้องการบันทึก ตั้งแต่ 1 ถึง 8
4. กดปุ่ม Record บนเครื่องโทรศัพท์
5. พูดข้อความหลังได้ยินเสียงเริ่มบันทึก
6. กด AUTO DIAL/STORE เพื่อสิ้นสุดและบันทึกข้อความ

ชื่อปุ่มอาจแสดงเป็น AUTO DIAL หรือ STORE ตามรุ่นโทรศัพท์ที่ใช้งาน หลังบันทึกเสร็จให้เปิดฟังข้อความก่อนนำไปใช้จริง

③ วิธีเปิดฟังข้อความที่บันทึกไว้

ยกหูจากเครื่อง Operator หรือ Manager แล้วทำตามขั้นตอนนี้

1. กด 9
2. กด 2 เพื่อเลือกคำสั่งเล่นข้อความ
3. กดหมายเลข OGM ที่ต้องการฟัง ตั้งแต่ 1 ถึง 8

ฟังตั้งแต่ต้นจนจบเพื่อตรวจเสียงขาดหาย ระดับเสียง และความชัดของตัวเลขหรือคำแนะนำ หากต้องการแก้ ให้บันทึกทับหมายเลขเดิมหรือเลือกหมายเลขใหม่ แล้วตรวจว่าสายนอกตั้งให้ใช้ OGM หมายเลขใด

④ วิธีลบข้อความ OGM

หากต้องการลบข้อความ ให้ยกหูจากเครื่อง Operator หรือ Manager แล้ว

1. กด 9
2. กด 0 เพื่อเลือกคำสั่งลบ
3. กดหมายเลข OGM ที่ต้องการลบ ตั้งแต่ 1 ถึง 8
4. กด AUTO DIAL/STORE เพื่อยืนยันตามขั้นตอนของเครื่อง

ตรวจหมายเลขให้ถูกต้องก่อนยืนยัน เพราะการลบข้อความที่ใช้งานอยู่จะทำให้สายโทรเข้าอาจเล่นเสียงสั้นแทนข้อความที่ต้องการ

⑤ ตัวอย่างสคริปต์เสียงต้อนรับ

ตัวอย่างข้อความสำหรับให้ลูกค้าเลือกแผนก:

ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท กรุณากด 1 เพื่อติดต่อฝ่ายขาย กด 2 เพื่อติดต่อฝ่ายบัญชี หรือติดต่อโอเปอเรเตอร์ กรุณากด 0

ตัวอย่างข้อความสำหรับแจ้งเวลาทำการ:

ขณะนี้อยู่นอกเวลาทำการ กรุณาติดต่ออีกครั้งในวันและเวลาทำการ หรือกดหมายเลขภายในที่ต้องการ หากทราบหมายเลข

ควรพูดช้าและชัดเจน ระบุหมายเลขตัวเลือกให้ครบ และเว้นช่วงสั้น ๆ ระหว่างตัวเลือก เพื่อให้ผู้โทรฟังและกดตามได้ทัน

⑥ ถ้าอัดเสียงไม่ได้หรือเสียงไม่เล่น

ตรวจสอบตามนี้

• ใช้เครื่อง Operator หรือ Manager ที่ได้รับสิทธิ์หรือไม่
• กดรหัส 9 ตามด้วย 1 เพื่อบันทึก หรือ 2 เพื่อฟัง ถูกต้องหรือไม่
• หมายเลข OGM อยู่ในช่วง 1–8 หรือไม่
• ความจุบันทึกเต็มหรือมีช่องสัญญาณเสียงกำลังถูกใช้งานหรือไม่
• สายนอกถูกกำหนดให้ใช้ OGM หมายเลขเดียวกับที่บันทึกไว้หรือไม่
• โหมด Day, Night หรือ Lunch ตั้งให้สายนั้นเล่น OGM ตามต้องการหรือไม่

หลังบันทึก ควรโทรเข้าจากภายนอกเพื่อทดสอบเสียงจริง เพราะการเปิดฟังจากเครื่องผู้ดูแลอย่างเดียวไม่ยืนยันว่าระบบเลือก OGM ให้สายนอกถูกต้อง ทีมงาน comsiam แนะนำให้ทดสอบทุกสายนอกและทุกโหมดที่ใช้งาน

สรุป

การอัด DISA/UCD OGM บน KX-TES824 ใช้เครื่อง Operator หรือ Manager โดยกด 9 แล้ว 1 และหมายเลข OGM 1–8 จากนั้นกด Record พูดข้อความ และกด AUTO DIAL/STORE เพื่อบันทึก การเปิดฟังใช้ 9 ตามด้วย 2 และหมายเลขข้อความ ส่วนการลบใช้ 9 ตามด้วย 0 และหมายเลข OGM ควรทดสอบโทรเข้าจริงหลังบันทึกทุกครั้ง

ComSiam Professional Team