วิธีตั้งเสียงต้อนรับก่อนโอนสาย KX-TES824 ด้วย DISA และ OGM

หากต้องการให้ผู้โทรได้ยินข้อความต้อนรับก่อนเข้าสู่แผนก เช่น “ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท กรุณากดหมายเลขภายในที่ต้องการ หรือติดต่อโอเปอเรเตอร์” สามารถใช้ฟังก์ชัน DISA และข้อความ OGM ของ Panasonic KX-TES824 ได้

การตั้งค่านี้มีทั้งการกำหนดสายนอกให้เล่นข้อความ การเลือกว่าจะให้ผู้โทรกดหมายเลขเองหรือไม่ และการกำหนดปลายทางเมื่อผู้โทรไม่กดเลือก ทีมงาน comsiam แนะนำให้วางลำดับการรับสายก่อนตั้งค่า เพื่อให้ผู้โทรไปถึงแผนกที่ถูกต้อง

① DISA และ OGM คืออะไร

• DISA เป็นฟังก์ชันที่รับสายจากภายนอกและเปิดให้ผู้โทรกดหมายเลขภายในหรือเลือกเมนูตามที่ระบบกำหนด
• OGM คือข้อความเสียงที่ผู้โทรได้ยิน เช่น คำทักทาย คำแนะนำให้กดหมายเลข หรือแจ้งเวลาทำการ
• DISA OGM คือข้อความต้อนรับที่ใช้กับสายซึ่งกำหนดให้เข้าสู่ DISA

ความสามารถในการบันทึกข้อความอาจขึ้นกับการ์ดเสียงและการตั้งค่าของตู้ คู่มือระบุว่าการ์ดเสริม KX-TE82491 เพิ่มเวลาบันทึกและรองรับการเล่นข้อความพร้อมกันได้มากขึ้น ควรตรวจอุปกรณ์ที่ติดตั้งอยู่จริงก่อนวางแผนใช้งานหลายสายพร้อมกัน

② เลือกรูปแบบการต้อนรับที่ต้องการ

ก่อนโปรแกรม ให้เลือกรูปแบบที่เหมาะกับสำนักงาน

1. เล่นข้อความและให้ผู้โทรกดเบอร์ภายในเอง
   ตั้ง DISA ให้ใช้ Automated Attendant (AA) และกำหนดปลายทางของหมายเลขที่ผู้โทรกด
2. เล่นข้อความแล้วส่งต่อเมื่อผู้โทรไม่กดอะไร
   กำหนดการจัดการสายเมื่อไม่มีการกดหมายเลข เพื่อให้ส่งต่อไปยังปลายทางรับสาย เช่น โอเปอเรเตอร์ ตามการตั้งค่าระบบ
3. แยกข้อความตามช่วงเวลา
   ตั้งข้อความหรือวิธีรับสายต่างกันตามโหมด Day, Night และ Lunch

③ กำหนดสายนอกให้เล่น OGM

ใช้ System Programming เพื่อกำหนดโหมดการทำงานของสายนอกในแต่ละช่วงเวลา โดยโปรแกรมที่เกี่ยวข้องคือ

• [414] กำหนด CO Line Mode สำหรับกลางวัน
• [415] กำหนด CO Line Mode สำหรับกลางคืน
• [416] กำหนด CO Line Mode สำหรับพักกลางวัน

เลือกหมายเลขสายนอกที่ต้องการ แล้วเลือกโหมด OGM1 หรือ OGM2 ตามข้อความที่เตรียมไว้ จากนั้นบันทึกค่าและทำซ้ำกับโหมดอื่น หากต้องการให้ใช้ข้อความต้อนรับต่างกันในแต่ละช่วงเวลา

ก่อนตั้งค่า ให้ตรวจว่าพอร์ตสายนอกที่เลือกตรงกับสายโทรศัพท์ที่ต้องการใช้งาน และข้อความ OGM ที่เลือกมีการบันทึกไว้แล้ว

④ ตั้งให้ผู้โทรเลือกแผนกหรือเครื่องภายใน

หากต้องการให้ผู้โทรกดหมายเลขเพื่อไปยังแผนก ให้ตรวจโปรแกรม [500] DISA Incoming Call Dial Mode และเลือกการทำงานแบบ With AA จากนั้นกำหนดปลายทางของหมายเลขที่ผู้โทรกดใน [501] DISA Built-in AA

ตัวอย่างข้อความ:

ขอบคุณที่ติดต่อบริษัท กรุณากด 1 สำหรับฝ่ายขาย กด 2 สำหรับบัญชี หรือติดต่อโอเปอเรเตอร์ กรุณากด 0

ตัวเลขแต่ละปุ่มต้องกำหนดปลายทางไว้ในระบบ และควรทดสอบจากโทรศัพท์ภายนอกว่ากดแล้วไปยังแผนกที่ถูกต้อง

⑤ ตั้งปลายทางเมื่อผู้โทรไม่กดหมายเลข

หากต้องการให้สายไม่หลุดเมื่อผู้โทรฟังข้อความแล้วไม่ได้กดตัวเลือก ให้ตรวจการตั้ง [510] DISA No Dial Mode และกำหนดให้ระบบส่งต่อสายตามปลายทาง Intercept ที่ตั้งไว้

ควรตรวจการกำหนดเครื่องรับสายของช่วงเวลานั้นด้วย เช่น โปรแกรม Flexible Ringing [408]–[410] เพื่อให้มีเครื่องหรือโอเปอเรเตอร์รับสายต่อเมื่อไม่มีการกดหมายเลข

อย่าตั้งให้ตัดสายโดยไม่ตั้งใจ หากต้องการให้พนักงานรับสายแทนผู้โทรที่ไม่เลือกเมนู

⑥ ทดสอบเสียงต้อนรับก่อนเปิดใช้งานจริง

หลังตั้งค่าแล้ว ให้โทรเข้าจากโทรศัพท์ภายนอกและตรวจทีละข้อ

• ข้อความต้อนรับเริ่มเล่นหลังระบบรับสายหรือไม่
• เสียงชัดเจนและระดับเสียงเหมาะสมหรือไม่
• กดหมายเลขแล้วไปยังปลายทางที่ตั้งไว้หรือไม่
• หากไม่กดหมายเลข สายถูกส่งต่อไปยังเครื่องที่ต้องการหรือไม่
• โหมดกลางวัน กลางคืน และพักกลางวันใช้ข้อความและปลายทางถูกต้องหรือไม่
• มีสายพร้อมกันแล้วระบบยังเล่นข้อความและรับสายได้ตามความสามารถของอุปกรณ์หรือไม่

ถ้าได้ยินเสียงสั้นแทนข้อความ อาจยังไม่ได้บันทึก OGM ที่เลือก หรือสายนอกอาจไม่ได้กำหนดให้ใช้ OGM1/OGM2 ตรวจข้อความที่บันทึกและการตั้ง [414]–[416] ก่อนเปลี่ยนค่าอื่น

รายละเอียดการอัดและตรวจฟังเสียง OGM จะอธิบายในบทความถัดไป ทีมงาน comsiam แนะนำให้ทดสอบทุกสายนอกแยกกันก่อนใช้งานจริง

สรุป

การตั้งเสียงต้อนรับก่อนโอนสาย KX-TES824 ต้องกำหนดสายนอกให้ใช้ OGM1 หรือ OGM2 ใน [414]–[416] เลือกวิธีให้ผู้โทรกดเลือกปลายทางผ่าน [500]–[501] และตั้งการจัดการเมื่อไม่มีการกดหมายเลขใน [510] พร้อมตรวจปลายทางรับสายและอุปกรณ์เสียงของตู้ จากนั้นโทรทดสอบจากภายนอกให้ครบทุกโหมด

ComSiam Professional Team